Elke aanvraag is anders. Het uitzoekwerk hoeft dat niet te zijn.

Herken je dit?

Er komt een aanvraag binnen voor een groep van een ander formaat, met een ander budget, op een andere datum. Voor je iets kunt sturen, zoek je eerst uit: welke locatie, welke leverancier, wat kostte het de vorige keer.

• Een aanvraag van gisteravond is nog niet beantwoord, terwijl de klant het ook bij anderen heeft gevraagd.

• Het aantal gasten verandert, en die wijziging moet naar de locatie, de leverancier en de factuur.

• Jaren aan offertes staan in het systeem, maar niemand vindt de vorige keer terug.

Je loopt altijd een beetje achter. De klant gaat ervan uit dat het geregeld is, terwijl jij nog drie leveranciers moet bellen. En in het najaar wil iedereen tegelijk.

Waar zit het handwerk?

In de voorbereiding en de opvolging. Wat past bij deze groep, wat kostte het de vorige keer, welke partner kan op die datum, en welke aanvraag wacht nog op antwoord. Het antwoord ligt bijna altijd al ergens: in oude offertes, in de mail, in het hoofd van een collega. Het kost alleen elke keer weer tijd om het te vinden, ook voor aanvragen die nooit een boeking worden.

Hoe pakken we dat aan?

Eerst alles wat er al ligt aan elkaar knopen, daarna pas automatiseren. Bij Beach Events brachten we het offertesysteem, de oude aanvragen, de partnerlijst en de mail samen. Sindsdien staat het uitzoekwerk klaar voordat er gebeld wordt. De eigenaar zei het zo: het systeem bereidt voor, ik voer het gesprek.

Het systeem verzint niets. Het laat zien wat jullie eerder deden en wat het kostte. De prijs en het voorstel bepaal jij.

Wanneer loont automatiseren (nog) niet?

• Je doet een handvol events per jaar, en elke aanvraag krijgt al je volle aandacht.

• Er ligt nog niets vast: geen oude offertes, geen prijzen, geen partnerlijst.

• Je offertepakket kan het al. Gebruik dat eerst.

Dat zeggen we in de scan, ook als het betekent dat je ons niet nodig hebt.