Privacy Policy

Chef AI is een handelsnaam van LeadPrep VOF. Wij bouwen applicaties, automatiseren salesprocessen en maken dashboards voor bedrijven. Daarbij komen we onvermijdelijk in aanraking met persoonsgegevens: die van jou als bezoeker of klant, en die van de mensen in de systemen die we voor onze klanten bouwen.

Deze verklaring legt uit welke gegevens we verzamelen, waarom, hoe lang we ze bewaren en wat jij daarover te zeggen hebt. In gewone taal, want een privacyverklaring die je niet begrijpt beschermt niemand.

Wie zijn wij

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG:

LeadPrep VOF, handelend onder de naam Chef AI
Zocherstraat 17-3, 1054 LR Amsterdam
KvK-nummer: 42009516
Vestigingsnummer: 000054795702
E-mail: legal@dechef-ai.nl

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat hoeft ook niet voor een organisatie van onze omvang. Vragen over privacy komen binnen op legal@dechef-ai.nl en worden door de vennoten zelf behandeld.

Welke gegevens we verzamelen

Gegevens die je zelf aan ons geeft

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie

• Bedrijfsinformatie die je deelt tijdens een kennismaking of een project: hoe je processen lopen, met welke systemen je werkt, waar het handwerk zit, en soms omzet- of groeicijfers

• Facturatiegegevens: bedrijfsgegevens, btw-nummer, factuuradres, bankgegevens

• Communicatie: e-mails, formulierinzendingen, gespreksnotities, berichten via LinkedIn

Gegevens die we automatisch verzamelen

Als je onze website bezoekt:

• Apparaat- en browsergegevens (browsertype, besturingssysteem, schermresolutie)

• Loggegevens (IP-adres, bezochte pagina's, verwijzende URL, tijdstip)

• Analytics-gegevens via Google Analytics 4, maar alleen als je daar toestemming voor geeft

Gegevens uit andere bronnen

Voor onze eigen acquisitie gebruiken we publiek beschikbare zakelijke informatie: LinkedIn-profielen, bedrijfswebsites, het KvK-handelsregister en vergelijkbare openbare bronnen. Het gaat dan om zakelijke contactgegevens en functiegegevens, nooit om gegevens uit je privéleven.

Als we je op die manier benaderen zonder dat je ons eerder gegevens hebt gegeven, laten we bij het eerste contact weten waar we je gegevens vandaan hebben. Je kunt op elk moment bezwaar maken via legal@dechef-ai.nl, en dan verwijderen we je uit onze bestanden.

Waarvoor we je gegevens gebruiken

We verwerken persoonsgegevens alleen als daar een grondslag voor is. Per doel staat hieronder welke dat is.

Om ons werk te doen
Projecten uitvoeren, overleggen over planning en opleveringen, vragen beantwoorden, support geven.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Om te factureren en onze administratie te voeren
Facturen opstellen en versturen, betalingen bijhouden, boekhouding.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting.

Om nieuwe klanten te bereiken
Zakelijke contactgegevens gebruiken om bedrijven te benaderen waarvan we denken dat we ze verder helpen.
Grondslag: gerechtvaardigd belang (ondernemen en klanten werven). We hebben afgewogen dat het om zakelijke gegevens gaat, dat de impact op je privacy beperkt is, en dat je altijd bezwaar kunt maken.

Om onze website en dienstverlening te verbeteren
Bekijken welke pagina's werken en waar bezoekers afhaken.
Grondslag: toestemming, via de cookiebanner.

Om updates en inzichten te sturen
Nieuwsbrieven of losse berichten over ons werk.
Grondslag: toestemming. Elke e-mail bevat een afmeldlink die het ook echt doet.

Om aan de wet te voldoen
Fiscale bewaarplicht, meewerken aan rechtmatige verzoeken van bevoegde instanties.
Grondslag: wettelijke verplichting.

Cookies

Onze website gebruikt drie soorten cookies:

• Noodzakelijke cookies. Zonder deze werkt de site niet. Hiervoor is geen toestemming nodig.

• Analytische cookies. Google Analytics 4, om te zien hoe de site gebruikt wordt. Deze plaatsen we pas nadat je toestemming hebt gegeven. We hebben GA4 zo ingericht dat IP-adressen worden geanonimiseerd en dat gegevens niet worden gedeeld voor advertentiedoeleinden.

• Voorkeurscookies. Om je instellingen te onthouden.

Je kunt je keuze op elk moment aanpassen via de cookie-instellingen op de site of via je browserinstellingen. We gebruiken geen cookies voor gerichte advertenties, en we verkopen geen bezoekersgegevens.

Met wie we gegevens delen

We schakelen leveranciers in die gegevens voor ons verwerken. Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst. Zij mogen de gegevens uitsluitend gebruiken voor het werk dat ze voor ons doen.

Daarnaast kunnen we gegevens delen met onze accountant of boekhouder, en met juridische adviseurs wanneer dat nodig is.

We verkopen je gegevens niet. Niet aan datahandelaren, niet aan advertentienetwerken, niet aan wie dan ook.

Doorgifte buiten de EU

Een deel van onze leveranciers is gevestigd in de Verenigde Staten of slaat gegevens daar op. Doorgifte gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework voor partijen die daarbij aangesloten zijn, en anders op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met technische maatregelen zoals versleuteling.

Waar het kan kiezen we voor Europese hosting. Bij projecten waarin gevoelige gegevens een rol spelen, bespreken we vooraf welke onderdelen binnen de EU moeten blijven en richten we het systeem daarop in.

AI en je gegevens

We bouwen met AI, dus dit verdient een apart stuk.

Wanneer we AI-modellen inzetten in oplossingen voor onze klanten, gaan er gegevens naar de aanbieder van dat model. Wij werken hoofdzakelijk met Anthropic. Daarbij geldt:

• Gegevens die via de zakelijke API worden verstuurd, worden niet gebruikt om modellen te trainen.

• We sturen alleen door wat nodig is voor de taak. Waar mogelijk anonimiseren of pseudonimiseren we vooraf.

• Welk model wordt gebruikt en waar de gegevens naartoe gaan, leggen we vast in de verwerkersovereenkomst met onze klant.

• We zetten geen persoonsgegevens in consumentenversies of gratis tools van AI-aanbieders.

Als je twijfelt of iets veilig door een model kan: stuur het niet, en vraag het ons eerst.

Gegevens van onze klanten en hun klanten

Bij de systemen die we bouwen en beheren, verwerken we vaak persoonsgegevens waar onze klant zelf verantwoordelijk voor is. In die situatie zijn wij verwerker, niet verantwoordelijke. Wat we mogen doen, hoe lang we het bewaren en hoe we het beveiligen staat dan in de verwerkersovereenkomst die we met die klant sluiten. Die afspraken gaan boven deze verklaring.

Ben je klant van een bedrijf dat met een door ons gebouwd systeem werkt en heb je een vraag over je gegevens? Richt je dan tot dat bedrijf. Wij verwijzen je verzoek door en helpen hen het af te handelen.

Hoe we gegevens beveiligen

• Versleuteling van gegevens tijdens verzending en in opslag

• Tweefactorauthenticatie en MFA op alle accounts en systemen, zonder uitzondering

• Toegang op basis van need-to-know: niemand heeft toegang tot meer dan nodig is voor het werk

• Wachtwoordbeheer via een beveiligde kluis, geen wachtwoorden in documenten of chats

• Gescheiden omgevingen voor ontwikkeling en productie

• Periodieke controle van rechten, integraties en logging

• Code review en versiebeheer op alles wat we bouwen

Absolute veiligheid bestaat niet, en we zullen niet doen alsof. Wel doen we wat redelijkerwijs van ons verwacht mag worden, en meer waar het om gevoelige gegevens gaat.

Datalekken. Ontdekken we een datalek, dan melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als de wet dat vereist. Loop jij een hoog risico door het lek, dan informeren we jou rechtstreeks, met wat er gebeurd is en wat je kunt doen.

Hoe lang we gegevens bewaren

Daarna verwijderen of anonimiseren we de gegevens.

Je rechten

Onder de AVG heb je het recht om:

• Inzage te vragen in de gegevens die we van je hebben

• Correctie te vragen van gegevens die niet kloppen

• Verwijdering te vragen van je gegevens

• Beperking van de verwerking te vragen

• Bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder onze acquisitie

• Overdracht van je gegevens te vragen, in een gangbaar bestandsformaat

• Toestemming in te trekken, op elk moment, zonder dat dit gevolgen heeft voor wat daarvoor gebeurde

Stuur je verzoek naar legal@dechef-ai.nl. We reageren binnen 30 dagen. Soms vragen we om aanvullende informatie om zeker te weten dat jij het bent. Aan een verzoek zijn geen kosten verbonden.

We nemen geen besluiten over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking waar rechtsgevolgen aan verbonden zijn.

Klachten

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons eerst weten. We lossen het liever samen op.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
autoriteitpersoonsgegevens.nl

Minderjarigen

Onze diensten zijn bedoeld voor bedrijven en professionals. We verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Komen we erachter dat dat toch gebeurd is, dan verwijderen we die gegevens direct.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer ons werk of de wet daarom vraagt. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we actieve klanten per e-mail.

Contact

Vragen over deze verklaring of over hoe we met je gegevens omgaan?

LeadPrep VOF (Chef AI)
Zocherstraat 17-3, 1054 LR Amsterdam
legal@dechef-ai.nl
KvK 42009516