Beach Events

Beach Events organiseert bedrijfsevents aan de Nederlandse kust, IJs Koud doet hetzelfde in de winter. Twee merken, één bedrijf, en elk event op maat gemaakt.

Industry

Zakelijke events

Company Size

8 werknemers

Timeline

3 maanden

min

Uitzoekwerk per aanvraag, was twee uur

min

Uitzoekwerk per aanvraag, was twee uur

min

Uitzoekwerk per aanvraag, was twee uur

4.800

Offertes en aanvragen als geheugen ontsloten

4.800

Offertes en aanvragen als geheugen ontsloten

4.800

Offertes en aanvragen als geheugen ontsloten

7 augustus 2026

Hoe Beach Events van twee uur uitzoekwerk naar tien minuten per aanvraag ging

Het startpunt

Vijftien jaar aan offertes in het systeem. En elke aanvraag die weer bij nul begon.

Beach Events organiseert bedrijfsevents aan het strand, IJsKoud doet dat in de winter. Twee merken, één bedrijf, en niets standaard: elke aanvraag is een andere groep, een ander budget, een andere locatie en een ander programma. Alles wat nodig was om zo'n aanvraag te beantwoorden, bestond al. Het zat alleen overal: honderden offertes in de mail, duizenden oude aanvragen in Asana, prijzen in een Excel, menukaarten in mailwisselingen en contacten in vier mailboxen. Wie een aanvraag oppakte, zocht het opnieuw bij elkaar. Twee uur voor één telefoontje was geen uitzondering, en soms bleef een mail gewoon liggen. Erik wilde geen tool die het overneemt. Hij wilde dat zijn team bij elke aanvraag begint met wat het bedrijf al weet.

Hoe we het aanpakten

Eerst alles wat er al lag aan elkaar knopen, daarna pas automatiseren

We begonnen bij de data. Het offertesysteem, de oude aanvragen, de partnerlijst, de mailboxen en de prijshistorie zijn samengebracht in één databank. Daarin staat niet alleen wat er gewonnen is, maar ook wat er verloren ging en voor welke prijs. Daarbovenop kwam de agent. Elke ochtend haalt hij de nieuwe aanvragen op, bepaalt of het een zomer- of winterevent is, zoekt vergelijkbare events uit het verleden op en zet klaar wat een offerte scherp maakt: passende locaties, wie de activiteit levert, wat wij er eerder voor vroegen, wat het inkoopt en welke marge eronder zit. Dat alles komt samen in een belscript, zodat de eerste zin al klopt. De rest van de cirkel is meegenomen: een dagplanning gebouwd op de vorm van vergelijkbare gewonnen events, concept-mails naar partners voor beschikbaarheid en prijs, en een invoerblad dat de offerte kant-en-klaar in MICE laat zetten. Elke geaccepteerde offerte gaat weer terug de databank in, dus het systeem wordt vanzelf scherper.

Wat het opleverde

De tijdwinst zit in de voorbereiding: het uitzoekwerk staat klaar voordat er gebeld wordt. De 29 aanvragen kwamen boven water toen bleek dat de mailkoppeling er stilletjes uit lag en de spamfilter lange bedrijfsnamen weigerde. Result 5 was de grootste correctie: prijzen per seizoen zetten een winteraanvraag met alleen een activiteit drie keer te duur neer. Alles binnen drie maanden samenwerken.

Van twee uur uitzoekwerk naar tien minuten per aanvraag.

4.800+ offertes en aanvragen ontsloten als doorzoekbaar geheugen.

29 aanvragen die stil wegvielen, komen nu wél binnen.

65 aanvragen die onterecht werden tegengehouden vóór de offerte.

De richtprijs volgt nu de scope in plaats van het seizoen.

"We hebben vijftien jaar aan offertes, maar niemand keek erin, daar had je een middag voor nodig. Ik was juist bang voor een systeem dat mij zou gaan vertellen wat ik moest verkopen. Het eerste wat ze bouwden was een belscript uit onze eigen gewonnen events. Dat is precies andersom: het systeem bereidt voor, ik voer het gesprek."