Orders uit mail en pdf
Elke order staat klaar in je systeem, hoe de klant hem ook stuurt.
Het systeem leest de mail of de pdf en zoekt je eigen artikelnummer, de eenheid en de afgesproken prijs erbij.
Orderverwerking voor groeiende MKB-bedrijven
Wil je groeien met je huidige binnendienst?
Een collega die elke order uit de mail en de pdf leest en klaarzet in je eigen systeem, met het artikel, de eenheid en de prijs nagekeken. Jouw binnendienst keurt goed en houdt elke uitzondering.
GratisRoadmapOrders
PDF · 5 stappenDownload →
Werkt met wat je team al gebruikt
Outlook
Gmail
Adobe Acrobat
Excel
WhatsApp Business
Shopify
WooCommerce
Sana Commerce
Transus
Propeller Commerce
OrderChief
TradecloudMagento
Exact OnlineExact Globe
AFAS Profit
Dynamics 365 Business CentralSAP Business OneOdoo
Isah
Ridder iQ
Sendcloud
PostNLMKGHerken je dit?
Een dinsdag bij jullie, nu.
Zo ziet een gewone werkdag er bij veel teams uit. Zet de schakelaar om en zie dezelfde dag met een collega die het voorwerk doet.
- 08.30
De mailbox staat vol orders, en elke klant stuurt ze anders. Eerst overtypen, dan pas de rest.
overtypen - 10.15
Op de pdf staat het nummer van de klant, niet het jouwe. Welk artikel bedoelt hij nou?
zoeken - 12.30
De prijs op de order is anders dan in het systeem. Een oude prijslijst, of een afspraak die je niet kent?
twijfel - 15.00
"Is mijn order binnen?" De klant belt, want de bevestiging is nog niet weg.
nabellen - 20.00
Thuis nog de orders van vandaag inboeken, anders liggen ze morgen nog.
jouw avond
Wat je aan de roadmap hebt
- ✓Je weet welke orders je binnendienst vandaag al kan laten klaarzetten.
- ✓Je weet welke orders altijd bij een mens blijven, zoals een afwijkende prijs.
- ✓Je weet wat je eerst op orde brengt, zoals de lijst met artikelnummers van je klanten.
Ik schreef deze roadmap voor binnendiensten die willen groeien zonder dat er iemand bij moet om orders over te typen. Begin bij de klant die je de meeste tijd kost.
Bauke, oprichter van Chef AIDe gratis roadmap, als pdf in je mail.
Gratis · Geen nieuwsbrief · Je gegevens blijven van jou
Vier plekken waar het orderwerk nu blijft liggen. Kies de plek die jullie de meeste tijd kost.
Orderbevestiging en status
De bevestiging staat klaar zodra de order is nagekeken.
Vraagt een klant naar zijn order of de levertijd, dan staat het antwoord uit je eigen systeem al klaar.
Inkoop en bestellingen
Je inkooporder gaat de deur uit zonder overtypen.
De inkooporder en de prijsaanvraag aan je leveranciers staan klaar, en de prijzen en levertijden die terugkomen staan naast elkaar.
Pakbon en levering
De pakbon komt uit de order zelf.
De artikelen, de aantallen en het leveradres gaan van de order naar de pakbon, en een deellevering wordt apart gezet.
De vraag die iedereen stelt
Het systeem leest wat de klant vraagt, niet hoe hij het opschrijft. Elke klant mag zijn eigen indeling houden, ook een korte mail of een pdf met een tekeningnummer.
Wat het niet zeker weet, blijft open staan, met de order van de klant ernaast. Het controleert tegen jouw artikelen en prijsafspraken, dus die leggen we eerst samen vast.
Dit doen we niet
- Doen we niet
Een order inboeken zonder dat iemand van jullie hem nakeek.
- Doen we niet
Zelf een prijs of een korting kiezen die afwijkt van de afspraak.
- Doen we niet
Een order raden als niet duidelijk is wat de klant bedoelt.
- Doen we niet
Je ERP vervangen of je klanten naar een nieuw portaal laten overstappen.
Zo werkt het
Je ziet een prototype voordat je iets tekent. Past het niet, dan stop je daar.
Vrijblijvend
- 1
De gratis scan
Een gesprek van een half uur. We kijken waar je orders binnenkomen, wie ze overtypt en met welke klant je het best begint.
- 2
Het prototype
Je klikt door een eerste werkstroom, met een order zoals jullie die krijgen. Met de planning en de investering erbij.
Na je handtekening
- 3
De bouw
We bouwen het en koppelen het aan je ERP en je mailbox. Niemand hoeft over te stappen, je klanten ook niet.
- 4
Livegang
We beginnen met één klant of één soort order. De eerste weken kijk je elke order na, tot je het vertrouwt.
- 5
Monitoren en bijsturen
We houden het in de gaten, maken het elke maand een stukje beter en zetten er klanten en soorten orders bij.
De vragen die we het vaakst krijgen van teams die met orders aan de slag gaan.
Meer vragen? Mail ons ieder moment.start@dechef-ai.nl
Ja. We bouwen bovenop het ERP en de mailbox die je team al gebruikt, en vervangen niets. Welke koppeling bij jullie past, bekijken we in de scan.
Nee. De order staat klaar in je eigen systeem, met erbij wat de klant letterlijk vroeg. Inboeken doet je binnendienst, nadat iemand hem heeft nagekeken.
Het systeem controleert tegen je eigen artikelen en prijsafspraken, dus die moeten kloppen. Staan ze nu in één hoofd of één rekenblad, dan leggen we ze eerst samen vast. Zijn ze niet op orde, dan zeggen we dat in de scan.
De prijs hangt af van wat we bouwen. Je hoort hem na de scan, voordat je iets tekent.
Ja. We werken volledig AVG-conform, maken duidelijke verwerkersafspraken en je data blijft van jou. Veiligheid en compliance zijn onderdeel van elk ontwerp, niet een bijzaak.
Alle artikelen, per onderdeel.
