Grip op kantoor, terwijl jouw mensen op de klus staan.

Herken je dit?

Je staat op een dak, de telefoon gaat, en de klant die belde hoort pas dagen later iets. Op kantoor ligt intussen een stapel werkbonnen, en een gemeente heeft net een regeling geopend waar je klant recht op had.

• Elke gemeente heeft eigen regels, en de klant verwacht dat jij ze kent.

• Werkbonnen komen niet compleet terug, en het meerwerk staat er niet op.

• Er is werk genoeg, maar de planning zit in één hoofd, en die persoon staat vandaag op de klus.

Je bent ondernemer geworden om goed werk af te leveren, niet om 's avonds achter kantoorwerk aan te lopen. Elke regeling die je mist en elke bon die blijft liggen, kost je klant geld en jou je naam.

Waar zit het handwerk?

In het bijhouden. Welke gemeente welke regeling heeft, wat er op de offerte moet staan, welke aanvraag nog op een offerte wacht en welke werkbon nog geen factuur is. Niemand is ervoor aangenomen, dus het gebeurt tussendoor. En tussendoor is het eerste wat blijft liggen als het druk is.

Hoe pakken we dat aan?

Eén proces tegelijk, bovenop wat je al gebruikt. Voor H&K Isolatietechniek bouwden we een monitor die elke ochtend alle 342 gemeenten naloopt en één mail per dag stuurt met wat past bij wat zij verkopen.

Zo werken we ook bij offertes, planning en de berichten aan de klant: het systeem zoekt uit en zet klaar, jij of je planner beslist.

Wanneer loont automatiseren (nog) niet?

• Je werkt in één of twee gemeenten en kent de regelingen uit je hoofd.

• Werkbonnen worden nog niet vastgelegd, of elke ploeg doet het anders. Begin daar.

• Je pakket kan het al. Gebruik dat eerst.

Dat zeggen we in de scan, ook als het betekent dat je ons niet nodig hebt.