Bij logistiek automatisering begint het op kantoor
Even een voorbeeld. Een bedrijf met 45 mensen regelt transport en opslag voor zijn klanten. We nemen aan dat er 360 orders per maand binnenkomen, per mail, als pdf of via EDI (een vast berichtformaat tussen twee systemen), en dat het kantoor per order 16 minuten kwijt is aan invoeren, documenten, vragen en uitzoeken. Dat is 96 uur per maand, en het is werk dat niemand op de wagen of in het magazijn ziet. Ook dat kantoorwerk valt onder logistiek automatisering. Weet jij hoeveel minuten één order bij jou op kantoor kost?
Wat logistiek automatisering je oplevert
Logistiek automatiseren is werk dat nu met de hand gaat door een systeem laten doen, volgens regels die jij vastlegt. Dat geeft minder fouten, want een artikelnummer dat het systeem uit de order leest, tikt niemand verkeerd in. Je zoekt minder uit en de klant krijgt sneller antwoord. En bij pieken, zoals de week voor de feestdagen, heb je minder extra handen nodig, want het nakijken kost per order minder tijd dan het invoeren.
Zo loopt het kantoorwerk nu vast
Een order komt binnen in de gedeelde mailbox. Iemand leest hem, zoekt de klant op, zet de regels in het systeem en maakt de documenten voor de vervoerder. Daarna belt de klant om te vragen waar de zending is, en dezelfde collega wordt weer onderbroken. Een vrachtofferte vraag je met de hand bij twee vervoerders aan, en de antwoorden komen weer per mail binnen.
De uren zijn niet eens de zwaarste post. Staat een artikelnummer er verkeerd op, dan merk je dat pas als de wagen bij de klant staat. Dan volgen een retour, een nieuwe rit en een klant die minder zeker is van je.
Zo ziet dezelfde dag eruit als het geregeld is
De order komt binnen en het systeem leest hem uit. Het zet de klant, de artikelen en het afleveradres klaar in je ERP. Een collega kijkt de order na, en pas dan gaat hij door. De verzenddocumenten staan klaar, de vervoerder krijgt de gegevens via een koppeling, en de klant krijgt een statusmelding zodra de wagen rijdt.
De spoedlading en de klant met eigen afspraken komen nog steeds bij je mensen terecht, want daar is een oordeel voor nodig. De telefoon blijft rinkelen, maar met andere vragen: minder over waar de zending is, meer over wat afwijkt.
Kies het kantoorwerk dat past en laat de rest staan
Niet alles hoeft. Een taak past als er drie dingen kloppen: hij komt elke week terug, hij volgt vaste regels en de gegevens staan al digitaal. Welke taak bij jou het eerst aan de beurt is, hangt af van wie er elke dag mee werkt. Eén persoon die het werk kent, weegt zwaarder dan een afdeling die er "iets van vindt".
Terugkerende taken met vaste regels
Orders invoeren, verzenddocumenten maken en een statusmelding sturen zijn terugkerende taken. Je kunt ze in een rij zetten: wat gebeurt er eerst, wat daarna, en wat doet het systeem als iets niet klopt. Lukt dat op één A4, dan past de taak.
Uitzonderingen laat je bij je mensen
De spoedlading, de klant met eigen afspraken en het telefoontje van de chauffeur zijn uitzonderingen. Die laat je staan. Ook de planner blijft de planner: het systeem zet een voorstel klaar, hij past het aan en beslist.
Test hieronder één taak uit je eigen kantoor met vijf stellingen.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Zo werkt het van order tot statusmelding
Per stap doet het systeem het werk en kijkt een mens na, of zet het systeem een voorstel klaar en beslist een mens.
Orderverwerking van mail of EDI tot invoer
Het systeem leest de order uit de mail, de pdf of het EDI-bericht en zet hem in je ERP. Een mens kijkt hem na. Hoe dat gaat, lees je in orderverwerking automatiseren. Bij ons heet dit orderverwerking.
Verzenddocumenten en een vrachtofferte
Het systeem maakt de verzenddocumenten uit de order en stuurt de gegevens door. Zo wordt de communicatie met vervoerders geen losse mail meer. Een vrachtofferte zet het systeem als voorstel klaar met de prijzen van je vervoerders naast elkaar, en een mens kiest.
Koppeling met je ERP
Alles hierboven heeft een koppeling met je ERP of je magazijnsysteem nodig. Zonder die koppeling staat het resultaat nog steeds ergens waar iemand het moet overnemen.
De statusmelding aan de klant
Bij elke stap van de zending, zoals geladen, onderweg en afgeleverd, gaat er een statusmelding naar de klant. Daarmee vangt het systeem een deel van de vragen "waar is mijn zending" op, maar niet allemaal; in het rekenvoorbeeld nemen we aan dat het twee van de drie zijn.
Dit heb je nodig voordat je begint
Een systeem kan alleen nakijken tegen wat klopt. Artikelnummers, adressen en klantafspraken moeten dus op orde zijn, anders staat de fout straks sneller in je ERP. Meet daarna een maand lang de minuten per order, en laat het nieuwe werk een tijd naast het oude lopen. Wat je nog mist, zie je zo vooraf. Het in kaart brengen van je kantoorwerk kan in een scan, of met een stappenlijst naast iemand die de orders doet. Wat het kost, reken je uit in wat kost automatiseren.
Het rekenvoorbeeld: 96 uur kantoorwerk wordt 30 uur
Dit is het bedrijf van 45 mensen uit het begin. De getallen zijn aannames, geen meting: leg je eigen minuten er gerust naast. We nemen aan dat het om 360 orders per maand gaat, en dat de statusmelding twee van de drie vragen weghaalt.
Handeling | Minuten per order nu | Minuten per order straks |
|---|---|---|
Order uit de mail in het systeem zetten | 6 | 0 |
Verzenddocumenten maken | 5 | 0 |
Order en documenten nakijken | 0 | 2 |
Vragen over de status beantwoorden | 3 | 1 |
Uitzonderingen oplossen | 2 | 2 |
Samen | 16 | 5 |
360 orders van 16 minuten is 5.760 minuten: 96 uur per maand. Straks zijn het 360 orders van 5 minuten, 1.800 minuten: 30 uur per maand.
Dat scheelt 66 uur per maand. Het nakijken is nieuw en kost straks 2 minuten per order, want een fout moet eruit voordat de order weggaat. Nu zie je die fout pas bij de levering.
Wat logistiek automatisering niet doet
Belooft iemand je dat alles vanzelf gaat, dan klopt dat niet. Er blijft altijd werk over om na te kijken. Magazijnrobots, transportbanden en geautomatiseerde opslag doen wij niet. Daar zijn leveranciers voor die het gebouw kennen.
Het loont ook niet als je een handvol orders per week krijgt, want dan is invoeren met de hand sneller dan inrichten. Bestellen je klanten al rechtstreeks in je eigen systeem, dan valt er niets over te nemen. En zijn je artikelgegevens en klantafspraken niet op orde, zet dat dan eerst recht.
Waar je op let bij het kiezen
Vier vragen om een aanbieder of een pakket mee te toetsen:
Zegt hij: begin bij het proces? Laat hij meteen een systeem zien, dan heeft hij jouw werk nog niet bekeken.
Kijkt hij naar de hele keten, van order tot factuur, of maar naar één schakel?
Kan hij stapsgewijs beginnen, met één taak? Pak je er vier tegelijk aan, dan komt geen van de vier echt af.
Wie beheert het systeem als de aanbieder volgend jaar is verdwenen? Is het antwoord vaag, dan koop je een systeem dat straks niemand meer beheert.
AI helpt vooral bij het lezen van een order die er elke keer anders uitziet. De regels erachter leg jij vast, en dat kost tijd van iemand die de orders kent. Neem je medewerkers er vanaf het begin bij, want zij weten waar de uitzonderingen zitten. Een kijk op het geheel staat in bedrijfsprocessen automatiseren. Wat je daarna kiest, lees je in maatwerk software of standaard.
Meet een maand en kies dan één taak
Pak de taak waar één persoon dagelijks mee werkt en die per order flink wat minuten kost. Meet hem een maand. Daarna weet je wat je wint, en kun je beslissen of de tweede taak ook aan de beurt is. Het kantoor van een bedrijf met 45 mensen heeft zo na een paar taken veel minder handwerk, zonder dat iemand een nieuw systeem hoeft te leren in één week. Zie ook procesautomatisering voor de volgorde.
Wil je weten welk kantoorwerk bij jou het eerst loont? Vraag de gratis scan aan: stuur ons een voorbeeld van een order en het werk dat erna volgt, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over logistiek automatisering
Wat is automatisering en hoe werkt het?
Automatisering is werk dat een systeem uitvoert volgens vaste regels, zodat mensen alleen de uitzonderingen oppakken. In de logistiek gaat het op kantoor om orders, documenten en berichten. Jij legt de regels vast en een mens kijkt na.
Wat zijn de 3 soorten logistiek?
Een veelgebruikte indeling is inkomend, intern en uitgaand, al deelt niet elke bron het zo in. Kantoorwerk zit in alle drie, want overal horen orders, documenten en berichten bij.
Wat zijn de logistieke trends voor 2026?
Voor het kantoor van een logistiek bedrijf telt één trend: digitaliseren en automatiseren van het werk dat elke dag terugkomt. Voor het kantoor betekent dat: eerst de orders en documenten laten lopen, en de uitzonderingen bij je mensen laten.
