Orders overtypen is geen typewerk. Het is vertaalwerk.
Orderverwerking automatiseren is meer dan een pdf inlezen. Tussen de order van je klant en de orderregel in je ERP zitten drie vertalingen: het artikelnummer van de klant naar het jouwe, de eenheid en de prijsafspraak. Die drie kun je laten voorbereiden. Het nakijken blijft bij je binnendienst, en dat doe je tegen de order van de klant.
Even een voorbeeld. Een technische groothandel van 40 mensen krijgt honderd orders per week binnen als pdf of mail, en iemand van de binnendienst tikt ze over in het ERP: artikelnummer opzoeken, eenheid controleren, prijs nakijken en de regel invoeren. Negen minuten per order, vijftien uur per week. Het typen is het kleinste deel van die negen minuten, want de tijd en de fout zitten in het vertalen. Hoeveel uur is dat bij jou?
Leveranciers van inleessoftware verkopen het inlezen. Wat er daarna moet gebeuren, doen ze af met één zin: afwijkingen gaan naar een medewerker. Welke afwijkingen, en waar die medewerker dan op let, staat er niet bij. Dit stuk gaat over dat deel. Hoe het er bij een maakbedrijf of een technische groothandel uitziet, lees je bij orders en offerteaanvragen in de binnendienst van maakbedrijven en groothandels.
EDI dekt maar een klein deel: de rest komt per mail of pdf
Omdat maar een klein deel van de bedrijven orders binnenkrijgt in een vorm die het ERP zelf kan lezen. In de industrie heeft 75% van de bedrijven een ERP, en 12% kreeg in 2024 orders via EDI. In de handel is dat 65% en 15% (CBS, 2025).
Bij kleinere bedrijven is het gat groter. Van de industriebedrijven met 10 tot 50 mensen heeft 67% een ERP, en 6% kreeg in 2024 orders via EDI.
Lees die cijfers met een paar kanttekeningen. Ze gaan over bedrijven vanaf tien mensen, en ze zijn voorlopig. "Handel" is de hele bedrijfstak: groothandel, winkels en autohandel samen. Het CBS telt daarnaast alleen orders via een website of app. Over mail en pdf zegt het niets. Dat veel van de andere orders wordt overgetikt, is onze gevolgtrekking.
Wat er tussen de pdf en de orderregel moet gebeuren
Een pdf order inlezen is de eerste stap, niet de hele klus. Na het inlezen heb je de tekst van de klant, maar nog geen orderregel. Daartussen zitten drie vertalingen, en elke vertaling heeft zijn eigen fout.
Dat speelt bij meer soorten bedrijven dan je zou denken. Een technische groothandel heeft duizenden artikelen en elke klant noemt ze anders. Een maakbedrijf krijgt een order met een tekeningnummer en een revisie. In beide gevallen moet iemand de tekst van de klant omzetten naar iets wat het eigen systeem herkent.
Het klantartikelnummer omzetten naar je eigen nummer
Je klant bestelt op zijn eigen nummer, of op een omschrijving. Jij boekt in op het jouwe. Het klantartikelnummer omzetten gebeurt vaak uit het hoofd, of met een rekenblad dat één collega bijhoudt.
Wij denken dat de fout hier zelden een onzinnummer is, maar eerder een nummer dat wel bestaat terwijl het bij een ander artikel hoort. Het systeem slikt het zonder melding.
De eenheid: stuks, dozen of meters
De klant bestelt in zijn eenheid, jij levert in de jouwe. Tien stuks bij hem kan tien dozen bij jou worden, of één rol terwijl hij vijftig meter bedoelt.
Geen van de pagina's die wij over dit onderwerp lazen, noemt de eenheid. Toch is dit volgens onze inschatting de fout met de grootste factor. Eén verkeerde eenheid, en je levert tien keer te veel.
De afwijkende prijsafspraak
Op de order staat een prijs. In je systeem staat ook een prijs. Die twee zijn niet altijd gelijk, want de klant werkt soms met een oude prijslijst, of er is een staffel of een contractprijs die alleen de verkoper kent.
Een systeem kan het verschil laten zien. De keuze is van een mens. Neem je de prijs van de klant over, of bel je eerst?
Wat een fout in een order kost
Een fout in een order kost niet de minuten van het overtikken. Hij loopt door als een keten:
De verkeerde levering. Het artikel, het aantal of het adres klopt niet.
Het telefoontje, en vaak een spoedlevering van wat het wel had moeten zijn.
De retour. Ophalen, innemen, controleren en terugleggen.
De creditnota. Een factuur die een eerdere wijzigt, mag vereenvoudigd zijn en verwijst dan naar de oorspronkelijke factuur (Belastingdienst, z.d.).
De uren van iedereen die ermee bezig is: binnendienst, magazijn en boekhouding.
Een fout in een order is geen regel die je verbetert. Het is een levering, een retour en een creditnota.
Een bedrag zetten wij er niet op, want dat verschilt per bedrijf en een onafhankelijk cijfer is er niet. Wie de kosten draagt, hangt af van je afspraken met de klant. Leg dat voor aan je jurist.
Wat wel kan: tel je eigen laatste vijf fouten op. Per fout het transport, de uren en wat je hebt gecrediteerd. In de hele rekening van orderinvoer, met bouwkosten, maandlasten en terugverdientijd zie je hoe zwaar die post weegt.
Hoeveel orders er misgaan heeft niemand onafhankelijk gemeten
Dat heeft niemand onafhankelijk gemeten. De percentages over tikfouten in orders die rondgaan, komen van leveranciers van software. Wij nemen ze niet over.
Wat er wel is, komt uit een ander vak. In een proef met studenten was nakijken op het oog duidelijk minder nauwkeurig dan de gegevens twee keer invoeren en vergelijken (Barchard e.a., 2020). Ze gaat over gegevens uit onderzoek, niet over orders.
De fout die je op het oog niet ziet
De lastigste fout is de fout die er gezond uitziet. Een verkeerd nummer dat wel bestaat. Tien dozen waar tien stuks stond. Op het scherm staat een nette orderregel.
Nalezen helpt hier minder dan je denkt. Een tikfout die geen bestaand woord oplevert, vinden lezers in bijna 90% van de gevallen. Is de fout zelf een bestaand woord, dan is dat ongeveer 70% (Panko, 2000).
Orderverwerking automatiseren: hoe wij het aanpakken
Wij doen het in vijf stappen. Bij elke stap staat wie hem doet.
Vastleggen welk klantnummer bij welk eigen artikel hoort, in welke eenheid, en welke prijs is afgesproken. Dat doen wij, met jullie.
De order uit de mail of de pdf inlezen. Dat doet het systeem.
De drie vertalingen opzoeken en de order klaarzetten in je eigen ERP. Dat doet het systeem. Wat het niet kan vinden, blijft open staan.
Nakijken, en kiezen bij een verschil. Dat doet de binnendienst.
Inboeken en bevestigen. Dat doet een mens.
Het systeem verzint niets. Het laat zien wat de klant vroeg en wat er eerder is afgesproken. Je ERP blijft, en je klanten hoeven niets nieuws te leren.
Orders overtikken voorkomen kan op meer manieren. Je grote klanten kun je vragen om via EDI of een portaal te bestellen, of je kijkt welke API-koppelingen er al liggen. De rest lees je in uit de mailbox. En soms is stap 1 alleen al genoeg: de tabel die nu in één hoofd zit, staat dan op papier.
Bij Beach Events zei de eigenaar het zo: het systeem bereidt voor, ik voer het gesprek. Beach Events is een eventbureau, geen groothandel of maakbedrijf. De verdeling is wel die uit dit stuk. Orderverwerking is één schakel in de hele keten van aanvraag tot factuur. Het hele beeld staat bij hoe wij aanvragen en orders voorbereiden en klaarzetten.
Niets wordt automatisch ingeboekt; elke order gaat langs de binnendienst
Nee, want er wordt niets automatisch ingeboekt. Vraagt een hoofd binnendienst of het systeem zelf orders inboekt, dan is dit ons antwoord:
Nee. De order staat klaar in je eigen systeem, met erbij wat de klant letterlijk vroeg. Inboeken doet je binnendienst, nadat iemand hem heeft nagekeken.
Wat de binnendienst blijft nakijken
Drie vragen, één per vertaling. Is dit het artikel dat de klant bedoelt? Klopt het aantal, in de eenheid waarin jij levert? En is de prijs de afgesproken prijs?
Kijk na tegen de order van de klant, niet tegen wat er al in het systeem staat. In de proef met studenten zorgden deelnemers die dubbel invoerden en een fout maakten dat hun twee versies met elkaar klopten, niet met het origineel (Barchard e.a., 2020).
Sla je dit over, dan gaat een klaargezette order ongezien de deur uit. Dat hebben wij niet zien gebeuren. Het is wel het risico waarom deze stap bij een mens blijft.
Rekenvoorbeeld: honderd orders per week
Een rekenvoorbeeld met ronde getallen, geen meting. Honderd orders per week uit mail en pdf. De negen minuten nu: lezen, het nummer, de eenheid en de prijs opzoeken, en overtikken. De drie minuten straks: nakijken. Dat getal is een aanname, dus vul je eigen getallen in, de som werkt hetzelfde.
Nu | Straks | |
|---|---|---|
Orders per week | 100 | 100 |
Minuten per order | 9 | 3 |
Uren per week | 15 | 5 |
Dat is tien uur per week minder. Wat het bouwen kost, staat hier niet tegenover.
De fouten staan er ook niet in. Daar is geen eerlijk gemiddelde voor. Zet je eigen vijf fouten ernaast. Onze inschatting is dat die post zwaarder kan wegen dan de uren.
Wanneer je dit niet moet doen
Je krijgt een paar orders per week, en overtypen kost je weinig tijd.
Je klanten bestellen al via EDI of een portaal.
Je ERP of je pakket kan het al. Gebruik dat eerst.
Je artikelen en prijzen staan niet op orde. Begin daar.
Twee dingen zijn een inschatting van ons, geen meting. Komt het grootste deel van je orders van een paar grote klanten? Vraag dan eerst die klanten om via EDI of een portaal te bestellen. En ligt nergens vast welk klantnummer bij welk artikel hoort? Leg dat dan eerst vast, ook als je daarna blijft overtikken.
Veelgestelde vragen over orderverwerking automatiseren
Waarom tik je nog over als er EDI bestaat?
Omdat maar een klein deel van de bedrijven orders binnenkrijgt in een vorm die het ERP zelf kan lezen. Van de industriebedrijven met 10 tot 50 mensen heeft 6% orders via EDI. De rest komt per mail, pdf of telefoon, en die tik je over.
Hoeveel orders gaan er mis door tikfouten?
Dat heeft niemand onafhankelijk gemeten. De percentages die rondgaan, komen van leveranciers van software. Een eigen telling van je laatste vijf fouten is betrouwbaarder: tel het transport, de uren en wat je hebt gecrediteerd.
Verlies je de controle als orders automatisch worden ingeboekt?
Nee, want er wordt niets automatisch ingeboekt. De order staat klaar in je ERP, en de binnendienst kijkt hem na en boekt hem in. Het systeem bereidt voor, een mens beslist.
Wanneer loont orderverwerking automatiseren niet?
Als je een paar orders per week hebt, als klanten al via EDI of een portaal bestellen, of als je ERP of pakket het zelf al kan. Staan je artikelen en prijzen niet op orde, begin daar dan.
Reken het uit voor je eigen orders
Weet je wat het overtypen je per week kost, dan is de volgende vraag wat het bouwen ertegenover zet. Die som staat in wat het automatiseren van een bedrijfsproces kost, met orderinvoer als een van de drie voorbeelden. Wil je weten of je er al aan toe bent, dan lees je eerst hoe je dat uitzoekt voordat je begint met bouwen.
Wil je weten hoeveel uur orderverwerking jou per week kost, en of automatiseren loont?
Vraag een gratis scan aan via contact. Stuur ons het aantal orders per week, de minuten per order en je laatste vijf fouten. We kijken het na en laten binnen één werkdag weten of het zin heeft. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
