De berekening incassokosten kost 37 minuten per aanmaning
Elke week gaan er uren zitten in aanmaningen, en als de berekening incassokosten niet klopt, begin je opnieuw. Stel, je stuurt 30 aanmaningen per maand en elke aanmaning kost 37 minuten. Dat is 18,5 uur per maand aan opzoeken, datums tellen, rekenen, opstellen, nalezen en versturen.
Bij debiteurenbeheer houden wij bij wat openstaat en sinds wanneer, zodat je dat niet zelf hoeft te onthouden. Hoeveel aanmaningen stuurde jij vorige maand, en hoeveel uur kostte dat?
Eerst de voorwaarden, dan de berekening incassokosten
Eerst stuur je een aanmaning met de juiste termijn. Bij een particuliere klant is rekenen vóór die aanmaning te vroeg.
Bij een particuliere klant begint alles met een aanmaning van 14 dagen
Een particuliere klant moet eerst een aanmaning krijgen voordat je kosten rekent. Daarin zet je de kosten en geef je minimaal 14 dagen de tijd. Die 14 dagen tellen vanaf de dag dat de klant de brief ontvangt, niet vanaf de dag dat jij hem wegstuurt. Houd dus bewijs bij van de verzending en de ontvangst.
Wil je incassokosten berekenen zakelijk, dan hoeft die klant de aanmaning niet te krijgen. Hier gebruiken we de strengste regels, die voor een particuliere klant. Dan zit je bij een zakelijke klant ook goed. Staan er incassokosten in je algemene voorwaarden, laat een jurist dan nakijken of ze kloppen met de wet. Wij geven geen juridisch advies.
De berekening incassokosten gaat per schijf van de hoofdsom
De hoofdsom is het bedrag dat de klant nog schuldig is, zonder rente en zonder kosten. De wet knipt dat bedrag in stukken. Over het eerste stuk past een hoog percentage, over het stuk erboven een lager percentage, en zo verder. Per stuk reken je de kosten uit, en daarna tel je alles op.
Wil je incassokosten berekenen, dan begin je dus bij wat nog openstaat. Je mag buitengerechtelijke incassokosten berekenen zodra de termijn van de aanmaning om is.
De staffel heeft een minimum en een maximum
Rekent je som lager uit dan het minimum, dan vraag je het minimum. Rekent hij hoger uit dan het maximum, dan vraag je alleen het maximum. Wil je wettelijke incassokosten berekenen, dan blijf je binnen die twee randen.
Je kunt maximale incassokosten berekenen met de Rekenhulp Incassokosten van de ACM. Daarmee zie je hoeveel incassokosten, rente en btw een incassobureau hoogstens mag rekenen (ACM, 2026).
Wettelijke rente en incassokosten berekenen zijn twee losse sommen. De rente loopt alleen over de hoofdsom. Kantoor- of administratiekosten mogen er niet bij.
Wat de berekening incassokosten nu kost
In ons voorbeeld stuur je 30 aanmaningen per maand en kost de berekening per aanmaning 37 minuten. De minuten per handeling zijn aannames die je zelf kunt vervangen.
Stap | Minuten per aanmaning |
|---|---|
1. De openstaande facturen en de hoofdsom opzoeken | 10 |
2. De ontvangstdatum en de termijn nagaan | 4 |
3. De incassokosten per schijf uitrekenen | 8 |
4. De btw bepalen | 3 |
5. De aanmaning opstellen | 7 |
6. De aanmaning nalezen | 2 |
7. De aanmaning versturen en vastleggen | 3 |
Samen | 37 |
30 aanmaningen van 37 minuten is 1.110 minuten, dus 18,5 uur per maand.
Stap 3 en 4 samen, het echte uitrekenen, zijn 11 van de 37 minuten. Het opzoeken en de datums, stap 1 en 2, kosten samen 14 minuten. Het rekenen zelf is dus het kleinste deel, want twee van de drie fouten ontstaan bij het zoeken en tellen.
Zo gaan de zeven stappen van de berekening en wie ze doet
Het systeem laat zien welke facturen openstaan en sinds wanneer, en het legt toezeggingen van de klant vast met de datum. Het rekenen, de btw, het opstellen, het nalezen en het versturen van de aanmaning blijven bij je collega van de administratie. De stappen hieronder leggen uit hoe dat rekenen gaat.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Stap 1. De openstaande facturen en de hoofdsom opzoeken
Je bladert door je boekhouding of een Excel-lijst om te zien welke facturen te laat zijn. Heeft een klant een deel betaald, dan reken je uit wat overblijft. Dat zijn 10 minuten per aanmaning.
De eerste fout zit hier. Je rekent kosten per factuur, terwijl één aanmaning alle open facturen van die klant dekt. Het systeem laat in één overzicht zien welke facturen openstaan, per klant en per factuur, en hoe lang al. De facturen zelf komen uit uren en facturatie.
Zo vallen de 10 minuten opzoeken weg. Je collega van de administratie moet de open facturen van één klant samenvoegen tot één aanmaning, dus ze rekent per klant in plaats van per factuur. Of een betwiste factuur in de aanmaning blijft, beslist ze zelf.
Stap 2. De ontvangstdatum en de termijn nagaan
Je telt 14 dagen door vanaf de dagtekening of de verzenddatum en zet de einddatum in je lijst. Dat kost 4 minuten. Dit is de tweede fout, want de termijn begint pas bij ontvangst. Je rekent de kosten dan te vroeg.
Het overzicht laat zien sinds wanneer elke factuur openstaat, en het houdt toezeggingen van de klant bij met de datum. Je collega van de administratie telt de 14 dagen vanaf de ontvangst en zet de einddatum bij de factuur. Dat kost straks 2 minuten in plaats van 4, want de factuurdatum hoeft ze niet meer op te zoeken.
Stap 3. De incassokosten per schijf uitrekenen
Je pakt de staffel erbij en rekent elke schijf uit op een rekenmachine of in Excel. Dat zijn 8 minuten.
Dit rekenen blijft bij je collega van de administratie, want de staffel uit de wet is geen werk voor het systeem. Ze rekent per schijf het percentage uit over dat stuk van de hoofdsom, houdt het minimum en het maximum aan en telt de schijven op. Zet de staffel in één vast Excel-blad, dan geeft dezelfde hoofdsom elke keer dezelfde uitkomst. Het blijft 8 minuten.
Stap 4. De btw bepalen
Je zoekt uit of de incassokosten btw krijgen. Dat kost 3 minuten, en hier zit de derde fout. Je zet btw erbij terwijl dat niet mag.
Leg daarom één vaste regel vast. Btw komt er alleen bij als je hem niet kunt verrekenen en hij in de aanmaning stond. Anders blijft de btw eraf. Je boekhouder vertelt je of je de btw kunt verrekenen.
Je collega van de administratie past die regel zelf toe. Het blijft 3 minuten, maar er gaat geen btw meer ten onrechte bij.
Stap 5. De aanmaning opstellen
Je kopieert een eerdere aanmaning en past bedragen, data en termijn aan. Dat zijn 7 minuten.
Dat blijft bij je collega van de administratie. Ze zet in de aanmaning de hoofdsom, de kosten per schijf, de termijn van 14 dagen en de datum waarop die eindigt. Houd daarvoor één vaste tekst klaar, in jouw toon. De herinnering vóór de aanmaning stuurt het systeem op een vast ritme in jouw toon. Hoe die eruitziet, lees je bij betalingsherinnering voorbeelden.
Of deze klant eerst een telefoontje krijgt, kies jij.
Stap 6. De aanmaning nalezen
Voor je de aanmaning wegstuurt, kijk je even naar het bedrag. Dat zijn 2 minuten.
Je collega van de administratie leest elke aanmaning na, ook de uitzonderingen zoals betwiste facturen, een gedeeltelijke betaling en klanten met een afspraak. Dat blijft 2 minuten. Zo kloppen de hoofdsom, de data en de btw voordat de klant de aanmaning ziet. Of hij weggaat, beslis jij.
Stap 7. De aanmaning versturen en vastleggen
Je stuurt de aanmaning weg en noteert de datum. Dat zijn 3 minuten.
Je collega van de administratie verstuurt de aanmaning en legt de verzenddatum en de ontvangstdatum bij de factuur vast. Het systeem legt toezeggingen van de klant vast met de datum, dus ze ziet in één blik wat er is afgesproken voordat ze verstuurt. Daardoor worden de 3 minuten 2 minuten.
De berekening incassokosten kost straks 12 uur per maand
Stap 1 kost straks 0 minuten. Stap 2 kost 2 minuten, stap 3 kost 8, stap 4 kost 3, stap 5 kost 7, het nalezen 2 en het versturen 2. Samen zijn dat 24 minuten per aanmaning in plaats van 37.
30 aanmaningen van 24 minuten is 720 minuten, dus 12 uur per maand.
Dat scheelt 6,5 uur per maand. Zwaarder dan de uren weegt de fout zelf. Te hoge incassokosten zijn precies wat de ACM bij incassobureaus aanwijst, want incassokosten aan een wettelijk maximum gebonden zijn (ACM, 2026).
Begin deze week met drie dingen
Drie dingen kun je deze week zelf doen.
Tel de aanmaningen van vorige maand en noteer hoeveel minuten elke aanmaning kostte.
Leg voor tien openstaande facturen de factuurdatum, de verzenddatum, de ontvangstdatum van de aanmaning en het openstaande bedrag vast.
Reken een recente aanmaning per schijf na. Kloppen de hoofdsom, de termijn en de btw?
Wanneer een systeem voor aanmaningen niet loont
Dit loont niet in twee gevallen.
Bijna al je klanten betalen op tijd en er staan weinig facturen open. Dan kost het inrichten meer dan het oplevert.
Je wilt dat iemand de betalingen voor je afdwingt. Dat doen wij niet, daarvoor heb je een incassobureau of een jurist nodig.
Een incassokosten calculator rekent het bedrag, een rekentool de uren
Een incassokosten calculator, zoals de Rekenhulp van de ACM, rekent per aanmaning uit wat je mag vragen. Zo'n incassocalculator geeft je het bedrag. De rekentool incassokosten hierboven doet iets anders. Hij laat zien hoeveel minuten het uitrekenen kost en wat je overhoudt als het systeem het opzoeken en bijhouden overneemt.
De regels van de staffel heten samen de WIK, de Wet incassokosten. Wil je de wet incassokosten berekenen, dan pas je de percentages van de staffel toe op de hoofdsom. Het is hetzelfde als de wik berekenen.
Berekenen buitengerechtelijke kosten gaat over meer dan alleen incassokosten, want daar horen bijvoorbeeld ook de kosten van een deurwaarder bij.
De volgende stap
Het mooist is een aanmaning die je niet hoeft te sturen. Daarom volgen wij wat openstaat en sinds wanneer. Een herinnering gaat op een vast ritme weg, in jouw toon, en elke toezegging van een klant leggen we vast. Zo kun jij bellen als het ertoe doet. Incasso doen wij niet, en juridisch advies geven wij ook niet.
Wat openstaat, zie je ook in een dashboard. Lees daarover bij rapportage en dashboarding. Het speelt bij elk bedrijf dat eerst levert en daarna factureert, zoals een groothandel. Wat te late betalingen met je kas doen, reken je uit met werkkapitaal berekenen.
Wil je weten hoeveel uur de berekening incassokosten bij jou kost? Vraag dan de gratis scan aan. Stuur ons het aantal aanmaningen van vorige maand en de minuten per stap, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over de berekening incassokosten
Hoe bereken je de incassokosten?
Je neemt de hoofdsom die nog openstaat en past per schijf het percentage uit de wet toe, met een minimum en een maximum. Tel daarna de uitkomsten per schijf op.
Wanneer mogen incassokosten worden berekend?
Bij een particuliere klant pas na een aanmaning waarin de kosten staan en die een termijn heeft van minimaal 14 dagen na ontvangst. Bij een zakelijke klant is die aanmaning niet verplicht, maar wel verstandig.
Zit er btw op incassokosten?
Alleen als je de btw niet kunt verrekenen en de btw in de aanmaning stond. Kun je de btw wel verrekenen, dan komt er geen btw bij.
Wat zijn buitengerechtelijke kosten?
Alle kosten die jij, een incassobureau of een deurwaarder maakt om je geld te krijgen voordat de rechter erbij komt.
