Werkkapitaal berekenen is snel, de cijfers niet
Even een voorbeeld. Een bedrijf met 60 mensen rekent elke maand het werkkapitaal uit: de voorraad optellen, de debiteuren doornemen en de crediteuren bijwerken, uit drie verschillende systemen. Werkkapitaal berekenen kost de controller dan ruim twee uur, en de laatste facturen van de maand komen vaak pas na een week of tien dagen binnen. Tegen de tijd dat het cijfer op papier staat, is het dus al minstens een week of twee oud.
Jij weet wanneer bij jou het laatste werkkapitaalcijfer klaar was. Maar weet je ook hoe oud de cijfers waren waarop het gebaseerd is?
De formule voor werkkapitaal berekenen
Werkkapitaal formule: vlottende activa min vlottende passiva. Vlottende activa is wat je op korte termijn in huis hebt: je voorraad, je openstaande debiteuren en je liquide middelen. Vlottende passiva is wat je binnenkort moet betalen: je openstaande crediteuren en andere kortlopende schulden. Netto werkkapitaal berekenen is dus niets anders dan die twee van elkaar aftrekken.
De formule zelf reken je in een paar seconden uit. Het werk zit in het verzamelen van de drie getallen, want die staan bijna nooit op één plek.
Zo tel je dit nu op
Je logt in op je voorraadsysteem voor de voorraadwaarde, in je boekhoudpakket voor de debiteuren en de crediteuren, en soms in een los Excel-bestand voor de uitzonderingen: de factuur die al drie keer is aangemaand, de voorraad die eigenlijk is afgeschreven. Pas als die drie bij elkaar staan, kun je de formule invullen.
Een werkkapitaal berekenen voorbeeld laat beter zien wat dit in de praktijk betekent dan de formule alleen, en daarom staat die hieronder in minuten per maand, niet in euro's.
Wat het optellen kost: ruim twee uur, en tien dagen oud
Dit is een rekenvoorbeeld. De aantallen en de minuten zijn aannames voor het bedrijf van hierboven, geen meting. Per maand: 400 posten in het voorraadsysteem, 120 openstaande debiteurenfacturen waarvan 15 ouder dan negentig dagen of betwist, en 80 openstaande crediteurenfacturen.
Handeling | Nu, in minuten | Straks, in minuten | Wie doet het straks |
|---|---|---|---|
Voorraadwaarde ophalen en optellen | 20 | 0 | Gaat automatisch, met een koppeling |
Debiteuren doornemen op uitzonderingen | 45 | 15 x 2 = 30 | Het systeem telt de gewone 105 automatisch mee, jij beoordeelt de 15 bijzondere |
Crediteuren optellen | 25 | 0 | Gaat automatisch, met een koppeling |
De berekening en de ratio maken | 20 | 0 | Gaat automatisch mee bij elke wijziging |
De uitkomst toelichten en de 15 bijzondere facturen afhandelen | 30 | 25 | Jij, met de accountant of de directie |
Samen | 140 | 55 |
Nu 140 minuten: ruim twee uur per maand. Straks 55 minuten: minder dan een uur.
Van die 55 minuten gaat 30 minuten naar de 15 facturen die een mens blijft beoordelen, en 25 minuten naar het gesprek over de uitkomst. Dat gesprek duurt straks iets korter, want de cijfers kloppen al bij het begin ervan.
Vul nu je eigen getallen in. Tel je voorraadposten en je openstaande facturen van vorige maand, en klok bij tien stuks hoe lang het doornemen duurt.
Vier stappen tussen de formule en het cijfer
Zo komt het cijfer tot stand, in de volgorde waarin je het doet:
Voorraadwaarde verzamelen.
Debiteuren doornemen.
Crediteuren optellen.
De berekening en de ratio maken.
Per stap: wat automatisch kan en wat van jou blijft
Voorraadwaarde verzamelen
Zo gaat het nu: je logt in op het voorraadsysteem, exporteert de voorraad naar Excel en telt de waarde van alle posten op. Bij 400 posten duurt dat ongeveer twintig minuten.
Zo automatiseer je het: koppel het voorraadsysteem aan je dashboard, zodat de totale voorraadwaarde er elke ochtend al staat, zonder dat iemand hem exporteert of optelt.
Dit heb je nodig: een voorraadsysteem dat de waarde per artikel bijhoudt, niet alleen het aantal, en een koppeling naar de plek waar je het cijfer wilt zien.
Dit blijft van jou: beoordelen of een partij voorraad nog tegen die waarde verkoopbaar is, of dat hij moet worden afgeboekt.
Debiteuren doornemen
Zo gaat het nu: je loopt de openstaande facturen door op zoek naar wat ouder is dan negentig dagen of ergens is betwist. Bij 120 facturen ben je daar ongeveer drie kwartier aan kwijt.
Zo automatiseer je het: laat het systeem de 120 facturen zelf optellen en automatisch markeren welke ouder zijn dan jouw grens, zodat jij alleen de gemarkeerde groep nog bekijkt.
Dit heb je nodig: een debiteurenadministratie met betaaltermijnen erin, en een afspraak over vanaf hoeveel dagen een factuur als bijzonder telt.
Dit blijft van jou: beslissen of een betwiste of oude factuur nog te innen is, of dat hij uit het werkkapitaal moet.
Crediteuren optellen
Zo gaat het nu: je telt de openstaande crediteurenfacturen op en checkt of er geen dubbele regel tussen zit. Bij 80 facturen duurt dat ongeveer een kwartier.
Zo automatiseer je het: je boekhoudpakket houdt het openstaande crediteurensaldo al bij; een koppeling zet dat getal automatisch in je overzicht, zonder dat iemand optelt.
Dit heb je nodig: een boekhoudpakket waarin elke crediteurenfactuur één keer en op de juiste datum wordt ingeboekt.
Dit blijft van jou: zorgen dat nieuwe crediteuren op tijd en juist worden ingeboekt. Zonder dat klopt ook het automatische cijfer niet.
De berekening en de ratio maken
Zo gaat het nu: je zet de drie getallen in een Excel-formule en rekent de ratio erbij uit. Gaat die formule een keer kapot, dan zoek je uit wat nog klopt; dat kost in ons voorbeeld zo'n twintig minuten.
Zo automatiseer je het: laat een dashboard de formule vastleggen en bij elke wijziging in de drie bronnen automatisch herberekenen, inclusief de ratio.
Dit heb je nodig: één plek waar de drie getallen samenkomen, een dashboard of een vast bestand dat niemand per ongeluk overschrijft.
Dit blijft van jou: de uitkomst beoordelen voordat je hem doorgeeft. Een getal dat er vreemd uitziet, controleer je eerst.
Wat overblijft: van ruim twee uur naar minder dan een uur
Schuif hieronder je eigen aantallen in.
Van 140 naar 55 minuten per maand: 85 minuten minder, en het cijfer staat er zodra de laatste factuur binnen is, niet pas tien dagen later.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Wat de uitkomst je vertelt
Een positieve uitkomst betekent dat je meer in huis hebt dan je op korte termijn moet betalen. Een negatieve uitkomst betekent het omgekeerde: je moet voorraad verkopen, debiteuren innen of extra financiering regelen voordat je je kortlopende schulden kunt betalen.
Naast het bedrag zelf kijk je naar de werkkapitaalratio: vlottende activa gedeeld door vlottende passiva. In de praktijk gebruiken financieel adviseurs vaak een vuistregel: boven 1 is gezond, tussen 1,5 en 2 heb je ruimte, en onder 1 moet je uitzoeken waar het vastloopt. Een hoge werkkapitaalratio is overigens niet automatisch goed: ligt er veel geld vast in voorraad die niet verkoopt, dan is dat kapitaal dat ergens anders nuttiger is. Wil je je werkkapitaal verbeteren, dan ligt de eerste winst meestal bij debiteuren, crediteuren en voorraad, niet bij de berekening zelf; dat is een ander vraagstuk dan dit stuk, maar wel de logische volgende stap.
Een werkkapitaalcijfer dat twee weken op zich laat wachten, is op het moment dat je het leest al twee weken oud. Een beslissing over inkopen of aflossen die je daarop baseert, loopt dus ook achter. De grens ligt niet bij een volume facturen, maar bij de vraag of het cijfer nog actueel is op het moment dat iemand het gebruikt. Dat is, meer dan de paar uur die het optellen zelf kost, de echte reden om dit proces te versnellen: de uren zijn zelden de grootste post, de vertraging en de fouten die daardoor ontstaan meestal wel.
Dit doe je deze week zelf
Tel hoeveel voorraadposten en openstaande debiteuren- en crediteurenfacturen je nu hebt, en klok hoe lang het één keer optellen duurt.
Check of je voorraadsysteem en je boekhoudpakket een exportfunctie of een koppeling hebben; vraag dat na bij de leverancier als je het niet weet.
Spreek een vaste grens af voor "oud" of "betwist" bij debiteuren, zodat niet elke keer opnieuw wordt beoordeeld wat een uitzondering is.
Zet de formule en de ratio in één vast bestand of dashboard, zodat niemand hem per ongeluk overschrijft.
Wanneer dit niet de moeite waard is
Heb je een handvol voorraadposten en een stuk of tien openstaande facturen, dan kost het bijhouden van een koppeling meer tijd dan het je oplevert. Een halfuur in Excel per maand telt dan gewoon op.
Staat het cijfer al automatisch op een dashboard dat je boekhoudpakket toch al bijhoudt, en kijkt er ook echt iemand naar, dan is er niets te automatiseren. Het loont pas zodra je het elke maand met de hand uit meer dan één systeem optelt, en zeker zodra die 15 bijzondere facturen uit het rekenvoorbeeld je meer tijd kosten dan de rest samen.
Verder lezen, of de scan aanvragen
Werkkapitaal is niet het enige cijfer dat elke maand terugkomt en met de hand wordt opgeteld.
Houd je ook een liquiditeitsbegroting bij? Lees hoe je die bijwerkt zonder dat iemand elke maand opnieuw begint.
Werk je in de bouw of installatie en loopt je onderhanden werk niet mee met je werkkapitaal? Dat is vaak hetzelfde probleem in een andere tabel.
Twijfel je of een koppeling tussen je voorraadsysteem en je boekhoudpakket de moeite waard is? Lees eerst wat het automatiseren van een bedrijfsproces kost.
Zit het handwerk vooral tussen facturen en uren in plaats van in voorraad? Kijk dan bij uren en facturatie.
Is je boekhoudsoftware op zich in orde, maar blijft het gat tussen de programma's bestaan? Lees administratie software: wat gaat vanzelf, wat doe jij nog zelf.
Wil je weten hoeveel tijd het verzamelen van jouw werkkapitaalcijfer kost? Vraag de gratis scan aan. Stuur ons de systemen die je nu gebruikt, hoeveel voorraadposten en facturen je hebt, en hoe lang het optellen nu duurt. Je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over werkkapitaal berekenen
Wat is het verschil tussen bruto en netto werkkapitaal?
Bruto werkkapitaal is je vlottende activa alleen: voorraad, debiteuren en liquide middelen samen, zonder de passiva ervan af te trekken. Netto werkkapitaal trek je de vlottende passiva er wel van af, en dat is het cijfer waarmee je meestal rekent.
Wat betekent een negatief werkkapitaal?
Een negatief werkkapitaal betekent dat je kortlopende schulden groter zijn dan wat je op korte termijn in huis hebt. Dat is niet per se een probleem: een winkel die eerst verkoopt en daarna pas de leverancier betaalt, draait vaak structureel negatief en houdt daardoor juist kasstroom vrij.
Hoe vaak moet je je werkkapitaal berekenen?
Maandelijks is voor de meeste bedrijven van 20 tot 99 mensen genoeg, zolang het cijfer er binnen een paar dagen na de maand ligt. Verandert je voorraad of je debiteurenpositie snel, dan is wekelijks beter.
Wat is het verschil tussen werkkapitaal en werkkapitaalbehoefte?
Werkkapitaal is het bedrag nu: vlottende activa min vlottende passiva op dit moment. Werkkapitaalbehoefte kijkt naar de dagen leverancierskrediet, klantenkrediet en voorraad, en rekent uit hoeveel financiering die cyclus nodig heeft, ook als het werkkapitaal zelf positief is.
