AFAS koppelen scheelt je backoffice 7 uur per week
Even een voorbeeld. Stel, je bedrijf heeft 80 mensen en werkt met AFAS, een planningsprogramma en een webshop. Op je backoffice gaat daardoor elke week 8 uur zitten in werk dat een collega met de hand doet, namelijk gegevens uit het ene programma in het andere zetten. Wil je AFAS koppelen, dan kan dat op drie manieren, en niet elke manier past bij jouw bedrijf. Die cijfers zijn aannames, dus verderop kun je ze vervangen door je eigen aantallen.
Hoeveel uur per week zet jouw backoffice gegevens met de hand van het ene programma in het andere?
Zo gaat het nu, met dezelfde gegevens in drie programma's
Neem een gewone week. Je webshop krijgt orders, en een collega van je backoffice zet elke order met de hand in AFAS. Aan het eind van de week doet ze hetzelfde met de gewerkte uren uit je planningsprogramma. Elke klus is klein, maar samen kosten ze uren.
Een fout valt dan pas op bij de maandafsluiting. Een order die verkeerd in AFAS staat, kost je daarna een retour en een creditnota.
AFAS koppelen aan je webshop en je planning
Bij een koppeling geeft AFAS gegevens uit en neemt het gegevens aan. Het andere programma doet hetzelfde. Een nieuwe order uit je webshop komt dan als orderregel in AFAS te staan. De gewerkte uren uit je planning komen er ook in, zonder dat iemand ze intikt.
Hetzelfde geldt voor de medewerkers. Je voert een nieuwe collega één keer in. Daarna staat hij in beide programma's, en een nieuw adres of een ander contract hoef je maar op één plek te wijzigen.
Zoveel uur kost het je backoffice nu en straks
In ons voorbeeld krijgt je webshop 150 orders per week en kost elke order 2 minuten. Stel dat 60 van je mensen op uren werken en dat hun gewerkte uren je collega elk 2 minuten kosten. Er komen 4 wijzigingen in medewerkergegevens per week bij, en die in het tweede programma nog eens invoeren kost 15 minuten elk.
Handeling | Nu (minuten per week) | Straks (minuten per week) |
|---|---|---|
Webshoporders in AFAS zetten | 300 | 0 |
Gewerkte uren in AFAS zetten | 120 | 0 |
Medewerkergegevens in het tweede programma bijwerken | 60 | 0 |
Foutmeldingen nakijken | 0 | 60 |
Samen | 480 | 60 |
Je backoffice gaat van 480 naar 60 minuten per week, dus van 8 uur naar 1 uur, en je wint 7 uur.
Straks lopen het zetten van de webshoporders, de uren en de medewerkergegevens vanzelf, dus ze kosten 0 minuten. Alleen een foutmelding komt nog bij je collega terecht. Stel dat dat 10 keer per week gebeurt en dat nakijken 6 minuten kost. Dat werk heb je nu niet, want een fout valt nu pas bij de maandafsluiting op.
Die 7 uur zijn niet de grootste winst. Een order die niet meer fout wordt overgenomen, scheelt je ook de retouren en de creditnota's.
Zo praat AFAS met je andere programma's
AFAS koppelingen werken met twee soorten opdrachten. Een GetConnector haalt gegevens uit AFAS, zoals klanten of artikelen. Een UpdateConnector zet gegevens erin, zoals een nieuwe order of een gewerkt uur. Het andere programma vraagt dus met de ene iets op en schrijft met de andere iets weg.
Elke koppeling krijgt alleen de rechten die hij nodig heeft. Een koppeling met je webshop mag orders schrijven, maar kan niet bij salarisgegevens. Laat die rechten regelen voor je begint. Vraag ook na of de gegevens versleuteld over de lijn gaan.
Kies ook welk programma leidend is. Staat een adres in AFAS anders dan in je webshop, dan geldt het adres van het leidende programma en past het andere zich aan. Gegevens kunnen één kant op gaan, van AFAS naar je webshop, of twee kanten op. Bij twee kanten kies je per gegeven wie leidend is.
Elke koppeling geeft soms een foutmelding, bijvoorbeeld als een klant uit je webshop nog niet in AFAS staat. Belooft een aanbieder dat dit nooit gebeurt, geloof het niet. Je houdt altijd nakijkwerk, want programma's en gegevens veranderen.
AFAS koppelen kan op drie manieren
Je kunt AFAS koppelen met een kant-en-klare koppeling, met een koppelplatform of met een koppeling op maat. Er is geen beste weg. Wat past hangt af van je programma's.
Een kant-en-klare koppeling
Een kant-en-klare koppeling heeft de leverancier van je webshop of planning al gebouwd. Je zet hem aan en kiest wat er moet lopen. Draait je webshop op WooCommerce, vraag dan aan je webbouwer of er een AFAS WooCommerce koppeling voor bestaat. Zo'n koppeling doet wat de maker bedacht heeft, en zelf pas je er weinig aan.
Bestaat hij voor beide programma's, begin dan daar. Je hoeft dan niets te laten bouwen. Staat de koppeling al in je programma maar heeft niemand hem aangezet, doe dat dan eerst.
Een koppelplatform met een dashboard
Een koppelplatform is één plek waar je koppelingen draaien. Op een dashboard zie je wat er is overgezet, en bij een fout krijg je meldingen. Je past zelf aan welk veld naar welk veld gaat, zonder dat een bouwer eraan te pas komt. Daar staat tegenover dat een collega van je dat dashboard moet blijven bekijken.
Een koppeling op maat
Een koppeling op maat laat je bouwen als je programma's niet bij elkaar passen, of als er meer dan twee naast AFAS draaien. Een bouwer maakt dan voor jouw bedrijf de GetConnectors en UpdateConnectors. Een goedkeuring die je in AFAS hebt ingericht, kan de bouwer laten staan, zodat een collega die stap blijft doen. Wanneer maatwerk loont, lees je in maatwerk software of standaard.
Draaien er meer dan twee programma's naast AFAS, laat dan niet elke leverancier zijn eigen verbinding met AFAS bouwen. Elke verbinding gaat dan op zijn eigen manier stuk. Kies één plek waar alle koppelingen draaien. Wat API koppelingen in het algemeen kunnen, lees je in API koppelingen.
Wanneer is een koppeling genoeg?
Een kant-en-klare koppeling is genoeg als drie dingen kloppen. Hij bestaat voor beide programma's. Je hebt hooguit twee programma's naast AFAS. En het handwerk zit echt tussen die programma's. Klopt een van de drie niet, kijk dan naar een koppelplatform of een koppeling op maat.
Meet eerst een maand lang hoeveel minuten per week de handeling kost. Laat de koppeling daarna een tijd naast het handwerk draaien, voor je dat laat vallen. Beantwoord de vragen hieronder, dan zie je welke weg bij jouw bedrijf past.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Waar een koppeling niet genoeg is
Een koppeling is niet genoeg als de gegevens als bijlage in een mail binnenkomen, want dan ligt het handwerk voor AFAS en niet tussen twee programma's. Je collega haalt de order dan uit de pdf en zet hem met de hand in AFAS. Dat zijn orders uit mail, en daar helpt een koppeling niet bij. Hoe dat wel gaat, lees je in orderverwerking automatiseren.
Is er voor jouw programma geen kant-en-klare koppeling, dan is een koppelplatform of een koppeling op maat de volgende stap. Gaat het om gewerkte uren die naar een factuur moeten, kijk dan naar uren en facturatie. Gaat het om medewerkergegevens, dan is personeelsadministratie de plek. Komt een handeling maar een paar keer per maand voor, dan loont een koppeling niet.
Wat je vooraf regelt en wat je een aanbieder vraagt
Controleer eerst je gegevens. Staat dezelfde klant in AFAS en in je webshop met een ander adres, dan zet een koppeling die fout alleen sneller door. Ruim dat op voor je begint, en reken daar tijd voor in.
Een goede aanbieder gaat in vier stappen te werk. Eerst gaat hij in kaart brengen welke gegevens waarheen gaan, dan bouwt hij, dan test hij en dan pas gaat hij live. Pak maar één handeling tegelijk aan, de handeling die bij jou de langste tijd kost, want met vier tegelijk wordt geen van de vier echt af. Stel de aanbieder daarna deze vragen.
Welk programma is leidend bij een verschil, en wie beslist dat?
Welke rechten krijgt de koppeling in AFAS, en kan hij bij niets meer dan nodig is?
Wie volgt een foutmelding op, jij of de aanbieder?
Wie doet het beheer over een jaar, en wat staat daarover op papier?
Vraag ook wat er met je koppeling gebeurt als de aanbieder volgend jaar stopt. Krijg je daar geen duidelijk antwoord op, dan hang je straks aan hem. Leg verder vast welke storingen onder het onderhoud vallen, en welke aanpassingen je als nieuwe wens bestelt.
Wil je weten welke weg voor jouw programma's loont? Vraag dan de gratis scan aan. Stuur ons de programma's die je wilt koppelen en de handelingen die je nu met de hand doet, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over AFAS koppelen
Wat is het AFAS systeem?
Het AFAS systeem is het programma waarin je bedrijf zijn administratie, HR en salaris bijhoudt. Andere programma's, zoals je webshop of planning, sluiten er met connectoren op aan.
Wie volgt een foutmelding van de koppeling op?
Een collega die jij vooraf aanwijst, want een koppeling meldt de fout maar lost hem niet zelf op. In ons voorbeeld zijn dat 10 foutmeldingen per week, samen 1 uur.
Kan ik AFAS koppelen zonder iets te laten bouwen?
Ja, met een kant-en-klare koppeling, als die voor je programma's bestaat. Bestaat hij niet, dan heb je een koppelplatform of een koppeling op maat nodig.
