Zonder API koppelingen voer je elke order twee keer in
Even een voorbeeld. Een bedrijf met 40 mensen krijgt 600 orders per maand binnen via de webshop. De binnendienst voert elke order met de hand in het voorraadpakket in, en na de levering doet de administratie dat nog een keer voor de factuur. Samen kost dat 6 minuten per order, maar liefst 60 uur per maand. API koppelingen tussen die drie systemen nemen dat invoeren over, zodat er nog 12 uur per maand overblijft voor wat niet klopt, de controle en het bijhouden.
Wat nemen jouw mensen over van het ene systeem naar het andere, en hoe vaak per maand?
Zo gaat een order nu van systeem naar systeem
De klant, de artikelen en de aantallen staan al in de webshop. Toch voeren je mensen ze nog twee keer in. Dat is dubbele invoer van gegevens die er allang zijn.
In de maakindustrie en groothandel gaat het zo met de order. Bij een detacheerder gaat het om de uren, die van de urenregistratie naar de factuur moeten. En bij allebei is er de nieuwe medewerker, die in drie systemen moet.
Toch zijn die 60 uur zelden de duurste post. Dat is de ene order waarin een 6 een 8 werd.
Een verkeerd overgetikte order kost geen zes minuten. Die kost een spoedtransport, een retour en een creditnota.
Dezelfde maand met API koppelingen tussen de systemen
Een API is de ingang die een systeem heeft voor andere programma's. Jij werkt in het scherm, een ander systeem komt binnen via de API. Een koppeling is de vaste lijn tussen twee van die ingangen, zodat wat je in het ene systeem vastlegt even later ook in het andere staat. Haalt je boekhouding zelf de betalingen op je bankrekening op, dan gebruik je er al een.
In het voorbeeld staat de order uit de webshop daardoor meteen in het voorraadpakket. Na de levering staat de factuur als concept klaar in de boekhouding. Zo kijken verkoop, magazijn en administratie ook naar dezelfde stand.
Wat overblijft is een lijst, met de klant die het voorraadpakket niet kent, het artikel dat in de webshop anders heet en de prijs die afwijkt van de afspraak. Een koppeling zet namelijk alleen over wat hij herkent, en de rest blijft liggen tot iemand ernaar kijkt.
Wat neemt de koppeling per stroom over, en wat blijft van jou?
De regels die niet doorgaan omdat er iets niet klopt, noemen we hier de uitval.
Stroom | Dit doet de koppeling | Dit staat klaar, jij beslist | Dit blijft van jou |
|---|---|---|---|
Uren naar de factuur | Goedgekeurde uren op de factuur zetten, bij de juiste klant en het juiste project | De factuur als concept | Uren goedkeuren, de afspraak die afwijkt, nalezen |
De order naar de boekhouding | Klant, artikelen, aantallen en prijs overzetten | De order met een klant of artikel dat het andere systeem niet kent | De uitval oplossen, de creditnota, bellen met de klant |
Een nieuwe medewerker naar drie systemen | Naam, functie, afdeling en startdatum doorzetten naar de uren en het salaris | De medewerker zonder afdeling | Het contract, het loon, wie welke rechten krijgt |
Voor de eerste stroom doen wij dit bij uren en facturatie, in de boekhoudsoftware die je al gebruikt.
Iemand moet de uitval elke dag zien
Spreek drie dingen af voordat de koppeling aangaat: waar de regels terechtkomen die niet doorgaan, wie daar elke dag naar kijkt, en hoe je merkt dat de hele koppeling stilstaat.
Voor dat laatste is een dagelijkse telling genoeg, waarbij het aantal orders in de webshop gelijk is aan het aantal in het voorraadpakket plus de uitval. Klopt dat niet, dan weet je het dezelfde dag. Zonder telling hoor je het pas van een klant die op zijn levering wacht.
Eén bron per gegeven
Spreek ook per gegeven af in welk systeem je het wijzigt, zoals het adres van de klant of de prijs van een artikel. Zonder die afspraak overschrijven twee systemen elkaar, en dan ben je verder van huis dan met de hand invoeren.
Een API koppeling laten maken: wat moet er eerst liggen?
Vijf dingen, voordat een bouwer begint.
Een systeem dat een koppeling toelaat. Vraag je leverancier hoe een bouwer toegang tot de API krijgt, want dat verschilt per systeem. Bij Visma eAccounting meldt een bouwer zich eerst aan als partner (Visma).
Een uitweg als die ingang ontbreekt. Heeft je systeem geen API, dan kan een exportbestand op een vast moment heen en weer gaan, of komt er een tussenlaag tussen de twee systemen.
Stamgegevens die overeenkomen. Dat zijn de vaste gegevens van je klanten en artikelen: dezelfde klant heeft in beide systemen hetzelfde nummer, en hetzelfde artikel ook.
Iemand die het proces kent en meetest. De bouwer brengt met die persoon in kaart welke gegevens overgaan. Daarna test die persoon mee met echte orders, ook de lastige. Moneybird heeft daar aparte proefadministraties voor (Moneybird).
Een eigenaar met naam. Eén persoon die weet wat de koppeling doet en wie hij belt als die stilstaat.
Laat daarna één koppeling tegelijk opleveren. Wij leverden een keer vier verbeteringen tegelijk op, en toen er iets niet klopte, kon niemand aanwijzen welke van de vier het deed.
Het rekenvoorbeeld: van 60 naar 12 uur per maand
Dit is een rekenvoorbeeld voor het bedrijf met 40 mensen, met 600 orders per maand en 20 werkdagen. De aantallen en de minuten zijn aannames, geen meting. We nemen aan dat één op de twintig orders uitvalt, en dat zijn er 30. Een uitgevallen order zetten we op 8 minuten, meer dan de 6 minuten van het invoeren, want je zoekt eerst uit waarom hij bleef liggen. Het bijhouden zetten we op 1 uur per koppeling per maand.
Handeling op kantoor | Nu, in minuten | Straks, in minuten | Wie doet het straks |
|---|---|---|---|
Orders overtypen in het voorraadpakket | 600 x 4 = 2.400 | 0 | Gaat automatisch |
Geleverde orders overtypen als factuur | 600 x 2 = 1.200 | 0 | Gaat automatisch |
De uitval nalopen | 0 | 30 x 8 = 240 | Jij |
De dagelijkse telling | 0 | 20 x 3 = 60 | Jij |
De facturen van de dag nakijken | 0 | 20 x 15 = 300 | Het concept staat klaar, jij keurt goed |
De koppelingen bijhouden | 0 | 2 x 60 = 120 | De eigenaar van de koppeling |
Samen | 3.600 | 720 |
Nu 3.600 minuten: 60 uur per maand. Straks 720 minuten: 12 uur per maand.
Van die 12 uur is 5 uur facturen nakijken, 4 uur uitval, 2 uur bijhouden en 1 uur tellen. Dat nakijken is nieuw, want nu ziet de administratie elke factuur omdat ze hem zelf invoert.
Bouw je eerst alleen de koppeling tussen de webshop en het voorraadpakket, dan blijven de facturen handwerk. Dat is 1.200 minuten invoeren, plus 240 voor de uitval, 60 voor de telling en 60 voor het bijhouden van één koppeling. Apart nakijken vervalt, want je voert de factuur nog zelf in. De uitval rekenen we hier bij de eerste koppeling. Samen is dat 1.560 minuten, dus 26 uur per maand.
Komen er in een drukke maand 900 orders binnen, dan groeit het invoeren niet mee. De uitval wel, naar 45 orders in plaats van 30, en dus naar 6 uur in plaats van 4.
Vul nu je eigen getallen in. Tel de regels die vorige maand zijn overgenomen, en klok bij tien stuks hoe lang het duurt.
Wat doet een koppeling niet?
Een koppeling is niet af op de dag van oplevering, want je leverancier past zijn API aan. Zo toont het logboek van Visma voor eAccounting en Payroll tien berichten tussen 5 mei 2025 en 13 mei 2026, acht daarvan met nieuws over de API van eAccounting (Visma, 2026). Iemand leest zo'n logboek dus, en test bij een update of een nieuwe versie of alles nog doorgaat.
Zelf verander je ook dingen, zoals een nieuwe btw-code of een extra veld op de order. Hoort de eigenaar dat vooraf, dan past de bouwer de koppeling aan voordat de wijziging ingaat. Hoort hij het pas achteraf, dan vind je het terug in de uitval.
Een koppeling verbetert ook niets, want hij zet een fout net zo snel over als een goede regel. Belooft een bouwer dat je er na de oplevering niet meer naar hoeft te kijken, dan klopt dat dus niet.
Wanneer een koppeling niet loont
Je neemt maar een handvol regels per week over.
Het proces loopt elke keer anders. Leg dan eerst vast hoe het hoort.
De stamgegevens in de twee systemen komen niet overeen. Ruim die dan eerst op.
Stel dat hetzelfde bedrijf één nieuwe medewerker per maand in drie systemen zet, en dat dat drie kwartier kost. Daar bouw je geen koppeling voor.
Komen je orders per mail binnen als pdf, dan valt er aan de voorkant ook niets te koppelen. Lees dan orderverwerking automatiseren.
Vier vragen voor je laat bouwen
Bestaat de koppeling al? Vraag je leverancier of er een kant-en-klare koppeling is met je andere systeem. Doet die wat je nodig hebt, laat dan niets bouwen.
Van wie is de sleutel? De toegang tot je systeem hoort op jouw naam te staan. Bij Exact Online kun je voor een koppeling voor alleen jouw bedrijf de toegang zelf aanmaken in je eigen omgeving, en dan heb jij de sleutel (Exact). Vraag ook wat er gebeurt als de bouwer er over een jaar niet meer is. Krijg je een vaag antwoord, dan zit je aan hem vast.
Wat mag de koppeling, en wie kan erbij? Een koppeling die alleen lezen mag, kan niets overschrijven. Verwerkt de bouwer in jouw opdracht persoonsgegevens, zoals bij een nieuwe medewerker, dan sluit je een verwerkersovereenkomst en blijf jij verantwoordelijk (Autoriteit Persoonsgegevens, 2025).
Wat is een storing en wat een wens? Ruzie ontstaat het vaakst over beheer, dus spreek dat verschil vooraf af. Leg ook vast wie het onderhoud doet, binnen welke tijd de bouwer op een melding reageert, en wat er gebeurt als je van bouwer wisselt (NCSC).
Begin bij één koppeling
Kies de stroom met het meeste handwerk en laat de rest liggen. Meet eerst een maand wat die stroom nu kost. Loop na de oplevering een paar weken elke order na, en vertrouw pas daarna op de telling.
Twijfel je of het handwerk tussen je systemen zit of in één systeem zelf? Lees dan wat administratie software vanzelf doet en wat jij blijft doen. Wat bouwen en beheren kost, staat in wat het automatiseren van een bedrijfsproces kost. En hoe je met één proces begint, in AI implementeren zonder in de pilot-hel te belanden.
Wij bouwen bovenop de systemen die je al gebruikt. Wil je weten of een koppeling bij jou loont? Vraag dan de gratis scan aan. Stuur ons de twee systemen, wat er wordt overgenomen, het aantal per maand en de minuten per keer, en je hoort het binnen één werkdag. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over API koppelingen
Wat is een API koppeling?
Een API koppeling is een vaste lijn tussen twee systemen, waarover gegevens vanzelf van het ene naar het andere gaan. De API is de ingang die een systeem daarvoor heeft. Wat niet klopt, blijft liggen voor een mens.
Wat kost een API koppeling?
Dat hangt af van drie dingen: of er al een standaardkoppeling bestaat, hoeveel systemen en gegevens erbij horen, en hoeveel uitzonderingen je proces heeft. Een API koppeling bouwen is eenmalig werk, terwijl het bijhouden doorloopt. Vraag daarom bij elke offerte naar allebei.
Kan ik zelf een API koppeling maken?
Ja, als iemand in je bedrijf kan programmeren. Zelf een API koppeling maken is daarna vooral een vraag van beheer. Wie houdt hem bij, en wie weet hoe hij werkt als die collega weg is?
Heeft Exact Online een open API?
Exact Online heeft een API waar een bouwer op kan aansluiten, met documentatie voor ontwikkelaars (Exact). Voor een Exact API koppeling registreert de bouwer zijn koppeling bij Exact en krijgt hij een sleutel, en geef jij als klant toestemming.
