Je typt elke week dezelfde antwoorden opnieuw
Je typt elke week dezelfde antwoorden opnieuw, en bij elk antwoord zoek je de prijs of de afspraak weer op. Stel, er komen 90 mails per week binnen met een vaste vraag of een offerte-aanvraag. Eén mail kost 13 minuten van lezen tot versturen, samen 19,5 uur per week. Laat je AI mail opstellen, dan blijft daar 4,5 uur van over.
Een vraag die steeds terugkomt krijgt dan een antwoord dat klaarstaat in je mailbox, zoals we dat bij klantcontact inrichten. Wie typt die antwoorden bij jou, en wat laat die persoon daarvoor liggen?
Een mail kost je nu 13 minuten, samen 19,5 uur per week
In ons voorbeeld lees je een mail, zoek je de gegevens erbij, typ je het antwoord en kijk je het na. Het zijn terugkerende mails, want het antwoord heb je al eens eerder getypt.
Stap | Minuten per mail |
|---|---|
Mail lezen en sorteren | 2 |
Gegevens opzoeken | 4 |
Antwoord typen | 6 |
Nakijken en versturen | 1 |
Samen | 13 |
90 mails van 13 minuten zijn 1.170 minuten, samen 19,5 uur per week.
Typen is 6 van de 13 minuten, dus 9 uur per week. Lezen en opzoeken zijn samen ook 6 minuten, dus nog eens 9 uur. Alleen een mooie tekst haalt dus minder dan de helft van de 19,5 uur weg. De rest zit vooral in het sorteren en in de koppeling met je eigen gegevens.
Zo laat je AI mail opstellen, stap voor stap
Een systeem neemt drie van de vier stappen over of zet ze klaar. De vierde stap, het nakijken, begint bij jou. De bon hieronder laat zien langs welke plekken één mail loopt.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Stap 1. Het systeem sorteert je mail
Eerst lees je elke mail om te zien waar hij over gaat en of het snel moet. Mail lezen en sorteren kost 2 minuten per mail, samen 3 uur per week. Ondertussen ligt een offerte-aanvraag van een vaste klant tussen drie vragen naar een levertijd.
Het systeem leest de mail zodra hij binnenkomt en geeft hem een label, zoals vaste vraag, offerte-aanvraag, klacht of haast. Urgente mails komen daardoor bovenaan. Via het label gaat ook het doorsturen naar collega's die het moeten weten vanzelf, zoals bij email automatisch doorsturen.
Daarvoor schrijf je op welke soorten mail jullie krijgen en wie elke soort beantwoordt. Past een mail nergens in, dan legt het systeem hem bij jou neer. Sorteren kost straks 0 minuten.
Stap 2. Het systeem zoekt de gegevens erbij
Voor je kunt antwoorden, zoek je de prijslijst, de levertijd of de afspraak met deze klant op. Gegevens opzoeken kost 4 minuten per mail, samen 6 uur per week.
Pas als de feiten kloppen, klopt het antwoord. Het systeem pakt de prijslijst, de levertijd en de afspraak met deze klant daarom uit het programma dat je al hebt. Voor de vaste vragen vormen je eigen documenten de kennisbank. Die gegevens moeten dan wel op een plek staan waar een koppeling bij kan, en je antwoorden op de vaste vragen moeten als tekst bestaan.
Een afwijkende afspraak staat niet in het programma, dus die mail komt bij jou terecht. Vraag elke aanbieder wat er met de gegevens van je klanten gebeurt, want privacy is hier geen bijzaak. Het zoeken kost straks 0 minuten.
Stap 3. Het systeem laat AI mail opstellen als concept in je mailbox
Het antwoord typ je nu zelf. Antwoord typen kost 6 minuten per mail, samen 9 uur per week, en elke keer klinkt het net iets anders.
Het systeem maakt van de mail en de gegevens een eerste versie. Het concept klaarzetten gaat in de mailbox die je al gebruikt. Laat je AI mail schrijven in jouw toon, geef dan een paar eigen antwoorden mee en beschrijf je schrijfstijl. Voor een verkoopmail en een bevestigingsmail geef je elk een eigen voorbeeld, en ook de onderwerpregel hoort erbij.
In het concept staan de naam van de klant en de eerdere afspraak, want de klantgegevens zitten erin. Spelfouten haal je bij het nakijken weg, net als in je eigen tekst. Typen kost straks 0 minuten. Jij houdt de toon in handen en bepaalt wat er wel en niet in de mail komt.
Stap 4. Jij kijkt na en verstuurt
Je leest je eigen tekst nog even door en verstuurt hem. Nakijken en versturen kost nu 1 minuut per mail, samen 1,5 uur per week.
In de eerste weken lees je alle antwoorden na, want een fout gaat met jouw naam naar je klant. Daarna lees je alleen na wat het systeem zelf niet vertrouwt. Een klacht, een zorg of een bericht dat anders is dan verwacht gaat altijd naar een collega.
Zelf nakijken en controleren voor het verzenden blijft dus jouw werk. Het systeem verstuurt nooit iets zonder tussenkomst van jou of een collega, want eerst staat er een concept.
Heb je een gedeelde mailbox, maak dan afspraken in het team over wie welk concept nakijkt. Anders leest iedereen mee en verstuurt niemand.
De rekentool gaat uit van het nakijken van elk concept, zoals in de eerste weken. Zo rekenen we voorzichtig. Straks duurt nakijken dan 3 minuten per mail in plaats van 1, omdat je de tekst van een ander leest en aanpast waar nodig. Samen is dat 4,5 uur per week.
Met een concept blijven er 4,5 uur per week over
Sorteren, opzoeken en typen kosten straks 0 minuten. Alleen Nakijken en versturen blijft over, met 3 minuten per mail als je elk concept nakijkt. 90 mails van 3 minuten zijn 270 minuten, samen 4,5 uur per week. Je wint dus 15 uur per week, van 19,5 naar 4,5.
Dit is het beste geval, met alle gegevens gekoppeld en met het nakijken van elk concept. Haalt het systeem de gegevens niet zelf op, dan blijft Gegevens opzoeken bij jou en komen er 4 minuten per mail bij. 90 mails van 7 minuten zijn 630 minuten, samen 10,5 uur per week. Het systeem schrijft dan een nette tekst zonder feiten, en die zoek jij zelf op.
Belooft een aanbieder dat alles vanzelf gaat, geloof het niet, want een klacht, een zorg of een afwijkend bericht blijft werk voor een collega. Uren zijn niet alles, want een verkeerde levertijd in een mail kost soms meer dan de tijd die erin zat. Vul hieronder je eigen aantallen in.
Begin deze week met één soort mail
Je hoeft niet alles tegelijk aan te pakken. Klein beginnen werkt beter, want vier soorten mail tegelijk worden alle vier half af. Dit doe je deze week zelf.
Tel een week lang de mails met een vaste vraag en schrijf op hoeveel minuten per mail ze kosten.
Kies één soort, de vaste vragen die steeds terugkomen.
Schrijf voor die soort twee of drie goede antwoorden op, met de gegevens die erin horen.
Laat het concept twee weken naast je eigen antwoord lopen en vergelijk de minuten.
Meet eerst. Dan weet je of je 15 uur wint, of maar 9 uur omdat je de gegevens zelf blijft opzoeken, en niet alleen dat het mooi klinkt.
Wanneer je dit niet moet doen
Krijg je maar een handvol mails per dag, of vraagt elke mail een persoonlijk antwoord? Dan valt er weinig te sorteren en loont dit niet. Dat zeggen we je in de scan ook, al heb je ons dan niet nodig.
Deze drie soorten mail gaan naar een collega, ook als het systeem goed werkt.
Een klacht, want je klant zoekt dan iemand die luistert.
Een zorg, want daar is oordeel voor nodig.
Een afwijkende afspraak, want die staat niet in je gegevens.
De volgende stap
Zit je mailbox vol offertes? Dan past kan AI een offerte maken bij je. Hangt je binnendienst de hele dag aan de mail, lees dan AI voor binnendienst. Komen vragen ook via WhatsApp binnen, dan staat dat in WhatsApp automatisch antwoord. Wil je weten wat er verder vanzelf kan met inkomende mail, lees dan mail automatisch beantwoorden.
Wil je weten hoeveel uur jouw mailbox kost? Vraag dan de gratis scan aan. Stuur ons de soorten mail die je elke week typt, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over AI mail opstellen
Kan AI een mail voor je schrijven?
Ja, AI maakt van je mail en een paar gegevens een eerste versie die jij nakijkt en aanpast.
Is AI mail schrijven veilig met gegevens van klanten?
Het hangt van de aanbieder en jullie afspraken af, dus vraag vooraf wat er met de gegevens van je klanten gebeurt.
Moet je elke mail nakijken?
In de eerste weken lees je alle antwoorden na. Daarna lees je alleen na wat het systeem niet vertrouwt.
Wat gebeurt er met een klacht?
Een klacht, een zorg of een afwijkend bericht gaat altijd naar een collega. Het systeem antwoordt nooit zelf op iets waar oordeel voor nodig is.
