Een gedeelde mailbox kost je 5 uur per week
Een bedrijf met 40 mensen heeft één gedeelde info-mailbox. We nemen aan dat daar 100 mails per week binnenkomen en dat iemand er per mail 3 minuten aan kwijt is: lezen en uitzoeken voor wie hij is, doorsturen en een ontvangstbevestiging sturen. Dat is 300 minuten, 5 uur per week. Wil je email automatisch doorsturen, dan is de vraag welke van die 100 mails dat aankunnen.
Weet jij hoeveel mails er vorige week in jullie info-mailbox kwamen, en hoeveel daarvan bij de verkeerde collega eindigden?
Eerst een doorstuuradres, daarna een centrale mailbox
Het begint met een doorstuuradres: een adres als info@ dat alles doorgeeft aan één collega, zonder eigen mailbox erachter. Dat werkt tot er support@ en bestellingen@ bijkomen en alles bij dezelfde twee mensen landt. Dan zet je die adressen samen in één centrale mailbox, zodat je op één plek ziet wat er binnenkwam. Maar sorteren doet die mailbox niet. Iemand leest elke mail, bepaalt voor wie hij is en stuurt hem door, en wie hem daarna echt oppakt staat nergens.
Email automatisering begint bij sorteren, niet bij doorsturen
Een regel doet het sorteren voor je. Een regel is een als-dan: komt er een mail van een bekend adres, of staat er "factuur" in het onderwerp, dan gaat hij naar de administratie. Bij communicatieautomatisering komt elk bericht op één plek binnen en krijgt het een label, zoals een vraag, een wijziging of iets met haast. De regel kan ook meteen een ontvangstbevestiging sturen, zodat de klant weet dat zijn mail er is.
We nemen aan dat 1 op de 10 mails een klacht is of iets bijzonders, waar geen regel bij past. Die leest een mens zelf, en de andere 90 sorteert de regel. Stuur je die 90 door, let dan op het verschil tussen doorsturen en doorverwijzen. Bij doorsturen staat jouw adres als afzender, bij doorverwijzen blijft de klant de afzender. Dat bepaalt waar het antwoord van je collega heen gaat, dus test het voor je het aanzet.
Zo laat je email automatisch doorsturen, stap voor stap
In twee stappen doet het systeem het werk en in de derde kijkt een mens na. Begin met één soort mail, want wie vier soorten tegelijk aanpakt, krijgt ze alle vier half af.
Leg eerst vast wie welke mail krijgt, voordat je een regel instelt.
Stap 1. Een centrale mailbox met een eigenaar per soort mail
Zo gaat het nu. Elk adres wijst naar een andere collega, en wie er die dag is leest mee.
Zo automatiseer je het. Laat info@, support@ en bestellingen@ samenkomen in één centrale mailbox en geef elke soort mail een eigenaar. Dat is één persoon met een naam, geen afdeling, want bij een afdeling voelt niemand zich verantwoordelijk.
Dit heb je nodig. Een lijst van je adressen en per soort mail één naam.
Dit blijft van jou. Kiezen wie eigenaar wordt.
Stap 2. Een regel op afzender of onderwerp
Zo gaat het nu. Iemand leest elke mail en stuurt hem met de hand door, ook de mails die altijd bij dezelfde collega horen.
Zo automatiseer je het. Stel per soort mail een regel in op afzender of onderwerp. De mail gaat naar de eigenaar en de klant krijgt zijn ontvangstbevestiging.
Dit heb je nodig. Een mailprogramma of een provider die regels kent. De klikstappen verschillen per mailprogramma en per provider, dus zoek de uitleg van het jouwe.
Dit blijft van jou. De mail die onder geen enkele regel valt.
Stap 3. Een testmail en een wekelijkse steekproef
Zo gaat het nu. Een regel wordt ingesteld en niemand kijkt of hij werkt.
Dit blijft mensenwerk. Een regel kan zichzelf niet nakijken. Stuur voor je live gaat een testmail naar elk adres en kijk of hij bij de eigenaar aankomt, want één typefout in een adres en de mail komt nergens aan. Zet regels één voor één aan. Zet je er twee tegelijk aan en gaat er iets mis, dan weet je niet welke regel het deed. Kijk daarna elke week 10 mails na, 1 minuut per mail, en pas de regel aan als er iets misgaat.
Dit heb je nodig. Een testmail per regel en een vaste dag voor de steekproef.
Dit blijft van jou. De steekproef zelf.
Wat niet vanzelf kan: klachten, stille fouten en spamscore
Wat je bij email automatisch doorsturen niet blind overlaat
Klachten, juridische of persoonlijke mail en alles met bijzondere gegevens blijft bij een mens. Een regel ziet een afzender en een woord, geen toon en geen geschiedenis. Hoe dat bij berichten in het algemeen zit, lees je bij wanneer automatisch antwoorden niet past.
Waar een doorsturing stil kan stoppen
Een doorsturing meldt zichzelf niet: komt een mail niet aan, dan krijg je geen melding. Of dat gebeurt hangt af van je provider, en een mail met een hoge spamscore wordt soms helemaal niet doorgestuurd. Een doorgestuurde mail laat ook geen spoor na in de verzonden map. Wie belooft dat alles vanzelf goed aankomt, belooft te veel, want er blijft nakijkwerk. Een afwezigheidsmelding is trouwens geen doorsturen: ze vertelt de afzender alleen dat je er niet bent.
Doorsturen is pas het begin: laat de mail de taak zelf starten
Een mail die alleen in een andere inbox belandt, is nog steeds werk. Je kunt hem laten archiveren in het dossier van de klant, en met een koppeling laat je een systeem gegevens uitlezen, zoals een ordernummer of een adres, en in je eigen systeem zetten. Zo neemt het systeem terugkerende taken over, zoals een bestelling uit de mail met de hand invoeren, en kijkt een mens na wat het uitlas. Hoe dat bij bestellingen gaat staat bij orderverwerking. Een aanvraag van een nieuwe klant of kandidaat werkt hetzelfde, zoals je leest bij intake automatiseren.
Je hebt drie dingen nodig, en geen ervan is nieuwe software
Je hebt een lijst met adressen en per soort mail een eigenaar, een mailprogramma of provider met regels, en een vaste dag voor de steekproef. Moeten meerdere mensen dezelfde mail krijgen, dan regel je dat met een groepsadres in plaats van met aparte regels, en voor een actie of project maak je een tijdelijk adres dat je daarna weer opheft. Het werk in de mailbox van je binnendienst staat verder uitgelegd bij AI voor binnendienst.
Honderd mails per week kosten nu 5 uur, straks 0,5 uur
Dit is een rekenvoorbeeld voor de gedeelde info-mailbox van het bedrijf met 40 mensen. De getallen zijn aannames, geen meting: we nemen aan dat er 100 mails per week binnenkomen, dat elke handeling 1 minuut per mail kost en dat de steekproef 10 mails per week beslaat. Vul gerust je eigen getallen in.
Handeling | Aantal per week | Minuten per stuk nu | Minuten per week nu | Minuten per week straks |
|---|---|---|---|---|
De mail lezen en bepalen voor wie hij is | 100 | 1 | 100 | 10 |
De mail doorsturen naar de juiste collega | 100 | 1 | 100 | 10 |
Een ontvangstbevestiging sturen | 100 | 1 | 100 | 0 |
De regels nakijken met een steekproef | 10 | 0 | 0 | 10 |
Samen | 300 | 30 |
Van de 100 mails leest en stuurt een mens er straks nog 10 zelf door, de klachten en het bijzondere werk: 10 minuten lezen en 10 minuten doorsturen. De ontvangstbevestiging gaat vanzelf en kost 0 minuten. De steekproef is nieuw werk, 10 mails van 1 minuut, en die tijd is er nu niet omdat niemand nakijkt. Samen is dat 10 plus 10 plus 0 plus 10, 30 minuten. Het antwoord op de mail zelf zit niet in de som, want dat kost nu en straks evenveel tijd.
Nu kost het 300 minuten, 5 uur per week. Straks is het 30 minuten, 0,5 uur per week: 4,5 uur minder.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Die 4,5 uur is nog niet de grootste winst. Dat is de mail die niet meer blijft liggen omdat niemand weet van wie hij is.
Bij een handvol mails per dag loont dit niet
Krijg je een handvol berichten per dag en vraagt elk bericht een persoonlijk antwoord, dan valt er weinig te sorteren. Heb je niet vastgelegd wat mensen van je mogen ontvangen, dan regel je eerst de toestemming. Dat zeggen we ook in de scan, zelfs als het betekent dat je ons niet nodig hebt.
Vier vragen voor je mailprogramma of provider
Leg deze vier vragen naast het mailprogramma of de provider die je al hebt:
Kan het een regel maken op afzender en op onderwerp?
Kun je een testmail sturen en zie je of hij aankwam?
Blijft de klant afzender bij doorverwijzen, zodat je collega naar het goede adres antwoordt?
Kun je nakijken wat een regel deed, ook als er geen spoor in de verzonden map staat?
Kun je er twee of meer niet met ja beantwoorden, dan wacht je met het instellen. Staan je klanten ook op WhatsApp, lees dan eerst WhatsApp Business API.
Eerst een week tellen, dan pas een regel instellen
Tel een week lang hoeveel mails er binnenkomen en voor wie ze zijn. Dan weet je welke soort mail bij één eigenaar hoort en welke bij een mens moet blijven.
Wil je weten welke van jullie mails vanzelf kunnen? Vraag de gratis scan aan: stuur ons een lijst van je adressen en de soorten mail die erop binnenkomen, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over email automatisch doorsturen
Hoe zet ik automatische e-mails aan?
Je stelt in je mailprogramma of bij je provider een regel of een doorstuuradres in en je kijkt met een testmail of het aankomt. De klikstappen verschillen per mailprogramma, dus zoek de uitleg van het jouwe.
Hoe kan ik e-mails programmeren om te sturen?
Een mail later laten versturen stel je in bij het verzenden, als je mailprogramma dat kent. Mail laten doorsturen doe je met een regel op afzender of onderwerp, en voor meer dan doorsturen met een koppeling naar het systeem waar de mail een taak start. Dat laatste is email automatisering in de volle zin: de mail zet iets in gang in plaats van alleen te verhuizen.
Welke e-mailsystemen zijn er?
Er is de mailbox bij je provider of hostingbedrijf en er zijn mailprogramma's, zoals Outlook en Gmail. De stappen voor doorsturen verschillen per systeem.
