Het personenregister kinderopvang is werk voor de houder
Een nieuwe pedagogisch medewerker heeft zich ingeschreven, maar haar koppelverzoek ligt nog bij je administratie. Ze staat dan niet bij jouw bedrijf in het personenregister kinderopvang, en je merkt dat pas als iemand ernaar vraagt. Stel, je hebt een kinderopvang met 12 locaties. Elke maand komen er 5 nieuwe collega's bij en gaan er 5 weg. Weet jij nu wie er bij jou is ingeschreven en gekoppeld?
Als houder moet je zorgen dat iedereen die inschrijfplichtig is op tijd is ingeschreven en gekoppeld. Anders mag de gemeente je een boete geven (DUO, 2026). Het bijhouden valt onder je personeelsadministratie, net als contracten en dossiers die op tijd kloppen. Een nieuwe collega aanmelden hoort bij intake en onboarding.
Wat het personenregister kinderopvang is
DUO, de Dienst Uitvoering Onderwijs, beheert dit register. Niet iedereen mag erin kijken. Wie op een kinderopvanglocatie woont, werkt of structureel aanwezig is, moet erin staan en heeft een geldige VOG nodig (DUO, 2026). Je ziet de afkorting PRK ook veel.
Na de inschrijving controleert het register steeds of iemand strafbare feiten heeft gepleegd. Dat heet continue screening. Je vult het dus niet één keer in en bent klaar.
Wie er in het register moet staan, ook als je er niet aan denkt
Inschrijfplichtig zijn je collega's, stagiairs en vrijwilligers. Sinds 1 januari 2021 geldt dat ook voor wie elders activiteiten doet voor de kinderen van je opvang (Rijksoverheid, 2026).
Structureel aanwezig is iemand die minstens 1 keer in de 3 maanden een half uur tijdens de opvanguren op de locatie komt (DUO, 2026). De schoonmaker die elke week langskomt tijdens de opvanguren valt daar dus onder.
Uitzendkrachten moeten zich ook inschrijven. Spreek met het uitzendbureau af wie wat regelt.
Wat de collega doet en wat jij als houder koppelt
Het personenregister kinderopvang koppelen gaat in twee stappen. De nieuwe collega begint met de eigen inschrijving, met DigiD en het kenmerk van de VOG. De inschrijfkosten ziet ze op duo.nl, bij het inschrijven.
Dan stuurt de collega een koppelverzoek naar jouw bedrijf. De inschrijving is pas compleet als jij het verzoek koppelt (DUO, 2026). Die tweede stap is de jouwe.
Een collega kan dus alles goed doen en toch niet bij jou staan. Het verzoek wacht totdat jij of je administratie het beantwoordt.
Een geldige VOG voor functieaspect 84 en 86
De VOG hoort bij functieaspect 84 en 86 en is hooguit 2 maanden oud. Het VOG koppelen aan het personenregister doet de collega zelf bij de inschrijving, met het kenmerk van 19 cijfers op de VOG (DUO, 2026).
Controleer bij elke nieuwe collega dus de aspecten en de datum van de VOG. Ligt de VOG in het personeelsdossier, dan zie je dat meteen. Hoe lang je dat dossier bewaart, lees je bij de administratieve bewaarplicht.
Inloggen en inzien als werkgever
Als werkgever log je in namens je bedrijf, dus niet met de DigiD van een collega. Welk inlogmiddel je gebruikt, staat op de inlogpagina van DUO.
Niet iedereen kan het personenregister kinderopvang inzien. Voor jou als werkgever komt het neer op twee dingen. Je koppelt wie erbij komt en je ontkoppelt wie weggaat.
Ontkoppelen bij vertrek en wat er na 4 maanden gebeurt
Vertrekt een collega, dan ontkoppelt de oude werkgever haar. De nieuwe werkgever koppelt haar aan het eigen bedrijf, en een nieuwe VOG is niet nodig (DUO, 2026).
Vergeet je het ontkoppelen, dan staat de vertrokken collega nog bij jouw bedrijf. Na 4 maanden zonder koppeling schrijft het register iemand vanzelf uit (DUO, 2026).
Waar het handwerk zit
Het kost vooral tijd omdat je dezelfde gegevens uit contracten en rooster steeds opnieuw naar het register brengt, en omdat niemand het overzicht heeft. Een nieuwe collega kost drie handelingen en een vertrekker één.
Daarbovenop loop je elke maand per locatie na wie erin staat en of dat nog met het rooster klopt. De GGD kan in het register ook zien wie er bij jou gekoppeld is.
Maak er een vaste gang van. Je administratie weet dan bij elke start wie de VOG vraagt, wie het koppelverzoek beantwoordt en wie bij vertrek ontkoppelt. Het hele werk rond een nieuwe collega vind je bij intake en onboarding. De gegevens komen uit het contract en het personeelsdossier, en hoe je die bij de start in één keer verzamelt, lees je bij het intakeformulier.
Zo kost het handmatig bijhouden 8 uur per maand
Stel dat er per maand 5 nieuwe collega's en 5 vertrekkers zijn, op 12 locaties, en dat de minuten uit de tabel gelden. Vul hieronder je eigen aantallen en minuten in.
Handeling | Aantal per maand | Minuten per keer nu | Minuten per keer straks |
|---|---|---|---|
Gegevens van een nieuwe medewerker klaarzetten | 5 | 12 | 0 |
De VOG nakijken | 5 | 10 | 5 |
Het koppelverzoek accepteren | 5 | 6 | 2 |
Een vertrekker ontkoppelen | 5 | 8 | 2 |
Een locatie nalopen op wie erin staat | 12 | 25 | 5 |
Het nalopen van de 12 locaties is het grootste deel. Dat is 12 keer 25 minuten, dus 300 minuten. De gegevens klaarzetten kost 5 keer 12 minuten, dus 60 minuten.
Daarbovenop komen de VOG nakijken, het koppelverzoek accepteren en een vertrekker ontkoppelen, samen 120 minuten. Alles bij elkaar is dat 480 minuten per maand. Straks is dat 0 plus 25 plus 10 plus 10 plus 60, samen 105 minuten.
Nu kost het 480 minuten per maand, dus 8 uur. Straks is het 105 minuten, dus 1 uur en 45 minuten.
Dat nalopen duurt in dit voorbeeld 25 minuten per locatie, en je doet het op alle 12 locaties.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Wat het systeem doet en wat bij jou blijft
Het systeem zet de gegevens klaar en jij of je administratie beslist. In het register zetten de collega en jouw bedrijf elk een eigen stap.
Handeling | Wat het systeem doet | Wat een mens doet |
|---|---|---|
Gegevens klaarzetten | haalt ze uit het personeelsdossier en het contract | ziet alleen de uitzonderingen, zoals een gegeven dat ontbreekt |
De VOG nakijken | ziet dat de VOG in het dossier ontbreekt en zet kenmerk en datum klaar | kijkt of functieaspect 84 en 86 klopt en of de VOG niet ouder is dan 2 maanden |
Het koppelverzoek accepteren | zet de gegevens van de nieuwe collega klaar | beslist en koppelt |
Een vertrekker ontkoppelen | geeft een seintje als een contract eindigt | ontkoppelt |
Een locatie nalopen | zet per locatie de lijst met collega's klaar | vergelijkt met het register en beslist wat klopt |
Een systeem dat belooft dat je nooit meer naar het register hoeft te kijken, klopt niet. Je blijft de VOG nakijken, het koppelverzoek beantwoorden, vertrekkers ontkoppelen en de locaties nalopen. In dit voorbeeld is dat 1 uur en 45 minuten per maand.
Geef het register daarom één eigenaar. Dat is één collega van de administratie die er elke maand mee bezig is, en niet de hele afdeling.
Wanneer een lijst met namen en data genoeg is
Heb je één locatie, komen en gaan er weinig collega's en houdt je administratie het register al netjes bij, dan is een lijst met namen en data genoeg. Een systeem levert je dan weinig op.
Het loont pas als er zoveel locaties en wisselingen zijn dat niemand het overzicht meer heeft. Dat merk je het eerst bij een kinderopvang met meerdere locaties.
Staat het register op orde, dan is het rooster de volgende stap. Hoe je een gat op het laatste moment vult, staat bij personeelsplanning in de kinderopvang.
Wil je weten hoeveel uur het register per maand kost bij jou? Vraag dan de gratis scan aan. Stuur ons hoeveel locaties en collega's je hebt en hoeveel er per maand in en uit gaan, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over het register
Wat is een personenregister kinderopvang?
Een personenregister kinderopvang is een niet openbaar register van DUO waarin iedereen staat die woont, werkt of structureel aanwezig is op een plek voor kinderopvang. Het bevat een geldige VOG per persoon.
Hoe koppel ik iemand aan het register?
De collega stuurt eerst via het register een koppelverzoek naar je bedrijf, en pas als jij de collega koppelt is de inschrijving compleet.
Moet ik me registreren in het register van DUO?
Ja, als je woont, werkt of structureel aanwezig bent op een plek waar kinderen worden opgevangen, schrijf je je in met een geldige VOG. Als houder zorg je er ook voor dat je collega's ingeschreven en gekoppeld zijn.
