Personeelsplanning kinderopvang kost 20 uur per maand
Even een voorbeeld. Een kinderopvangorganisatie met 80 mensen die met roosters werkt, krijgt elke maand te maken met gaten in het rooster. Een gat is een openstaande dienst: iemand meldt zich ziek en de groep moet toch open. We nemen aan dat het er 30 per maand zijn en dat elk gat 40 minuten kost. Dan is de planner is 20 uur per maand bezig met uitzoeken en rondbellen. Zo veel tijd kost alleen het invullen van gaten in de personeelsplanning kinderopvang. Hoeveel gaten waren het bij jou vorige maand?
Wie de personeelsplanning kinderopvang doet, belt eerst
Wie maakt bij jou het rooster? Meestal is dat één planner of de locatiemanager, iemand die je ook nodig hebt voor de groep zelf. Om 7 uur komt de ziekmelding binnen. Daarna begint het: wie is vrij, wie heeft het juiste diploma, wie zit nog niet aan zijn contracturen? Een roosterprogramma laat mensen wel hun beschikbaarheid doorgeven. Toch zit het antwoord op de vraag "wie kan vandaag" nergens op één plek, dus de planner pakt de telefoon. Zo gaat het in de kinderopvang. Bij een kinderopvangorganisatie met meer locaties wordt het alleen maar drukker. Het personeelstekort maakt het erger, want er zijn minder mensen om te bellen.
Een gat vullen kost 40 minuten
De getallen in het rekenvoorbeeld hieronder zijn aannames, geen meting. Vul gerust je eigen minuten in.
Stap | Minuten per gat |
|---|---|
1. De melding vastleggen | 5 |
2. Uitzoeken wie kan komen | 10 |
3. Rondbellen | 20 |
4. Het antwoord in het rooster zetten | 5 |
Samen | 40 |
30 gaten van 40 minuten is 1.200 minuten: 20 uur per maand.
Het rondbellen is de helft van die tijd. Het uitzoeken, stap twee, is een kwart. Dat uitzoeken kan een systeem voorbereiden, het rondbellen kan één bericht vervangen.
Zo vul je een gat in vier stappen
Het gat invullen gaat zo: de melding, een lijst van wie in aanmerking komt, één bericht en de bevestiging terug in het rooster. Een systeem doet het voorwerk voor de planner. Bij het kiezen blijft de planner nodig.
De melding vastleggen.
De shortlist maken.
Eén bericht sturen in plaats van rondbellen.
De bevestiging in het rooster zetten.
Stap 1. De melding vastleggen
Zo gaat het nu. De ziekmelding komt binnen per telefoon of app, en de planner schrijft op welke dienst, welke groep en welke uren open staan. 5 minuten.
Zo automatiseer je het. Een ziekmelding of verlofaanvraag zet vanzelf een openstaande dienst klaar, met groep, tijden en de diploma-eis. Het systeem is de plek waar de planner begint, niet een kladblok.
Dit heb je nodig. Eén plek waar mensen zich ziek melden, en in het rooster per dienst de groep en de tijden.
Dit blijft van jou. Beslissen of een dienst echt gevuld moet worden, of dat een groep samengevoegd kan worden.
Stap 2. De shortlist maken
Zo gaat het nu. De planner zoekt in het rooster, in de lijst met invalkrachten en in zijn hoofd wie kan. 10 minuten, en soms vergeet hij iemand.
Zo automatiseer je het. Het systeem maakt een shortlist: wie is die dag vrij, heeft het juiste diploma en blijft binnen de contracturen en de rusttijden van de CAO. Is er een invalkracht of flexkracht met een vaste afspraak, dan staat die ook op de lijst. Bij elke naam staat waarom hij of zij bovenaan staat. Dat is het voorwerk voor de planner.
Dit heb je nodig. De beschikbaarheid van je mensen op één plek, hun diploma's, en hun contracturen.
Dit blijft van jou. De planner keurt de shortlist goed en houdt het laatste woord. Wie bij welke groep past, weet het systeem niet.
Stap 3. Eén bericht sturen in plaats van rondbellen
Zo gaat het nu. De planner belt de lijst af. Veel mensen nemen niet op, en wie wel opneemt moet het hele verhaal horen. 20 minuten.
Zo automatiseer je het. Er gaat één bericht naar de mensen op de shortlist, met een vaste tekst: welke dienst, welke groep, welke tijden en tot hoe laat je kunt antwoorden. De planner keurde de lijst al goed, dus wie als eerste ja zegt, krijgt de dienst. Er zijn roosterprogramma's die je al laten intekenen op een open dienst of diensten ruilen. Dat werkt goed zolang er iemand intekent, maar wat gebeurt er als niemand dat doet? Het bericht gaat dan gericht naar de mensen die kunnen.
Dit heb je nodig. Een vaste berichttekst, een deadline voor het antwoord en de telefoonnummers of de app van je mensen.
Dit blijft van jou. Bellen als niemand reageert. We nemen aan dat dit bij 1 op de 5 gaten nodig is, en dat het dan 10 minuten kost.
Stap 4. De bevestiging in het rooster zetten
Zo gaat het nu. Iemand zegt ja aan de telefoon, de planner zet de naam in het rooster en past de uren aan. 5 minuten.
Zo automatiseer je het. Het antwoord ja zet de naam in het rooster en haalt de dienst van de lijst met openstaande diensten. De rest van de shortlist krijgt bericht dat de dienst vergeven is.
Dit heb je nodig. Een rooster waarin het systeem een naam mag zetten, en een vaste tekst voor mensen die te laat zijn.
Dit blijft van jou. Het antwoord nakijken en kijken of de dienst klopt met de groep. We nemen aan dat dat 2 minuten per gat kost.
Wat het oplevert: 3,5 uur in plaats van 20
Stap 1 en 2 kosten straks 0 minuten voor de planner. Wat blijft is beslissen of de dienst gevuld moet worden, de shortlist nakijken en kiezen: we nemen aan dat dat samen 3 minuten per gat kost. Het rondbellen valt weg, op de gaten na waar niemand reageert: 10 minuten bij 1 op de 5 gaten, gemiddeld 2 minuten per gat. En het antwoord nakijken kost 2 minuten in plaats van 5.
Per gat is dat 3 plus 2 plus 2 is 7 minuten, tegenover 40 nu. 30 gaten van 7 minuten is 210 minuten: 3,5 uur per maand. Je houdt 16,5 uur per maand over. Zonder de gaten waar niemand reageert zou het 150 minuten zijn, 2,5 uur.
Stap | Nu | Straks |
|---|---|---|
De melding vastleggen | 5 | 0 |
Uitzoeken wie kan komen | 10 | 0 |
De shortlist nakijken en kiezen | 0 | 3 |
Rondbellen | 20 | 0 |
Bellen als niemand reageert | 0 | 10, bij 1 op de 5 gaten |
Het antwoord in het rooster zetten | 5 | 2 |
Reken het hieronder na met je eigen aantallen.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Beloof jezelf niet dat het allemaal vanzelf gaat. De planner kijkt de lijst na, belt als niemand reageert en bepaalt wie komt. Dat is het deel dat je ook niet wilt weggeven.
Personeelsplanning kinderopvang en BKR: de harde grens
De beroepskracht-kindratio, kort BKR, zegt hoeveel kinderen er per pedagogisch medewerker mogen zijn. Bij elke invulling is dat de grens die niet schuift. Daarom hoort bij personeelsplanning kinderopvang BKR: een shortlist laat alleen mensen zien bij wie de groep binnen de ratio blijft. Het getal zelf hangt af van de leeftijd van de kinderen in de groep.
Ook de CAO en de regels over rusttijden horen bij de filters. Wie ze vergeet, vult een gat en maakt de volgende dag een nieuw gat. Een filter weet het elke keer, een planner om 7 uur 's ochtends niet.
Begin deze week
Je hebt geen systeem nodig om te weten wat het jou kost. Doe dit:
Tel de gaten van vorige maand: elke ziekmelding, elke open dienst, elke keer dat er iemand moest invallen.
Schrijf bij vijf gaten op hoeveel minuten de planner kwijt was, van de melding tot de naam in het rooster.
Maak een lijst van je invalkrachten en vaste invallers, met hun dagen en hun diploma.
Schrijf de vaste tekst van het bericht op die je nu telkens opnieuw bedenkt.
Zo ben je ook alvast bezig met strategische personeelsplanning kinderopvang. Een vaste poel van invallers die hun beschikbaarheid doorgeven, maakt het rondbellen op de lange termijn kleiner. Kies daarbij één locatie of één groep om mee te beginnen, niet alles tegelijk.
Wanneer je dit niet moet doen
Is dit voor jou niets?
Je plant een handvol mensen en je kent iedereen persoonlijk.
De beschikbaarheid van je mensen staat nergens vast. Leg dat eerst vast, anders heeft de shortlist niets om uit te kiezen.
Je roosterprogramma kan het al: gebruik dat eerst.
Dat zeggen we in de scan ook, als het betekent dat je ons niet nodig hebt.
De volgende stap
Meer over hoe wij dit aanpakken staat bij planning en matching. Wat een planning-app zelf plant en wat de planner blijft doen, lees je in planning apps. Werk je met een bemiddelingsbureau? Kijk dan naar van aanvraag tot factuur. Hoe je de hele rekening van automatiseren opmaakt, lees je in wat kost automatiseren.
Wil je weten hoeveel uur jouw planner kwijt is aan rondbellen? Vraag de gratis scan aan: stuur ons je aantal gaten per maand en je roosterprogramma, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over personeelsplanning kinderopvang
Hoeveel kinderen mag 1 pedagogisch medewerker hebben?
Het aantal kinderen per pedagogisch medewerker hangt af van hun leeftijd en heet de BKR, de beroepskracht-kindratio. Een shortlist houdt de ratio in de gaten, maar de regel zelf zoek je op in de wet.
Kiest het systeem wie er invalt?
Nee, het systeem zet een shortlist klaar en de planner houdt het laatste woord. Hij of zij ziet bij elke naam waarom die bovenaan staat.
