Administratie uitbesteden haalt het aanleveren niet weg
Even een voorbeeld. Stel, je bedrijf heeft 30 mensen en je wilt nog meer administratie uitbesteden. Je boekhouding zit al bij een kantoor, maar je collega van de administratie levert elke week nog bonnen, uren en facturen aan. In ons voorbeeld kost dat 6 uur per week. Dat werk in je backoffice neemt het kantoor niet van je over, en het grootste deel ervan haal je weg met backoffice automatiseren.
Hoeveel uur per week zit er bij jou in het aanleveren?
Vakwerk en verzamelwerk zijn twee soorten werk
Administratie bestaat uit twee soorten werk. Het vakwerk is de boekhouding, de aangifte, de jaarrekening en de loonstroken. Daar zit kennis in, en iemand tekent ervoor. Het verzamelwerk komt daarvoor. Dat is uren ophalen, facturen klaarzetten, een bon zoeken en een ontbrekend stuk najagen.
Administratie uit handen geven lukt voor het vakwerk, want dat neemt een kantoor over. Het verzamelwerk blijft bij jou liggen, en het kantoor wacht op wat jij aanlevert. Wil je weten hoe wij per proces kijken wat je uitbesteedt en wat je automatiseert, lees dan backoffice uitbesteden.
Het aanleveren kost meer dan uren. Een bon die ontbreekt houdt de maandafsluiting op. Een fout in een factuur kost je een correctie, en je klant wacht. Tel die dingen mee, niet alleen de uren.
Begin met in kaart brengen wat je doet. Schrijf per taak op wie haar doet, op welke dag en hoeveel minuten het kost. Stel dat 4 van je 6 uur naar uren en facturen gaan. Dan blijven er 2 uur over voor bonnen en ontbrekende stukken. Wie zoekt bij jou elke week de bonnen bij elkaar?
Drie routes naast elkaar, op vijf punten vergeleken
Je hebt drie routes. Je doet het zelf of je neemt een medewerker aan. Je gaat naar een administratiekantoor. Of je automatiseert het werk dat elke week hetzelfde is. De tabel zet ze naast elkaar.
Punt | Zelf of een medewerker | Administratiekantoor | Automatiseren |
|---|---|---|---|
Wie doet het vakwerk | Jij of je medewerker | Het kantoor | Je kantoor of je medewerker |
Wie levert de stukken aan | Je medewerker | Jij of je collega, elke week | Het systeem zet uren en facturen klaar, je collega de bonnen |
Bij ziekte en vakantie | Het werk wacht, of een collega springt in | Het kantoor werkt door | Het klaarzetten loopt door, het nakijken wacht op een collega |
Wie is verantwoordelijk | Jij | Het kantoor voor de aangifte, jij voor wat je aanlevert | Jij en je kantoor, want het systeem zet alleen klaar |
Waar hangt de prijs van af | Hoe lang je iemand nodig hebt | Het aantal boekingen en de diensten erbij | Hoeveel handelingen je laat overnemen |
Waar de prijs van afhangt, verschilt per route, zoals de laatste rij van de tabel laat zien. Vergelijk je prijzen zonder dat te weten, dan vergelijk je appels met peren.
Zelf doen of een medewerker aannemen
Bij weinig boekingen blijft zelf doen logisch. Een medewerker aannemen past als je elke week werk voor iemand hebt. Dan hangt je administratie wel aan één persoon. Wat je programma zelf al kan, lees je bij administratie software.
Een administratiekantoor
Een administratiekantoor doet de boekhouding en de aangifte, en denkt mee over fiscale vragen. Bij ziekte en vakantie loopt het werk door. Het kantoor verzamelt je stukken niet. Wat jij aanlevert bepaalt wat het kantoor kan doen en wat het kost. Lees er meer over bij administratiekantoor of automatiseren.
Wanneer administratie uitbesteden gewoon beter is
Je financiële administratie uitbesteden is beter als er kennis en verantwoordelijkheid in zit. Denk aan de aangifte, de jaarrekening en de loonstroken. Daar is een mens met verstand van zaken voor nodig, en een systeem is dat niet. Voor het loon lees je salarisadministratie uitbesteden of automatiseren. Wil je HR administratie uitbesteden, dan geldt hetzelfde.
Ook het meedenken hoort bij het kantoor. Een vraag over de btw of over een nieuwe regel leg je bij een accountant neer. Een systeem kan dat niet beantwoorden, en wij ook niet.
Automatiseren wat elke week hetzelfde is
Automatiseren wint bij werk dat elke week hetzelfde gaat, zoals uren verzamelen en facturen klaarzetten. Een systeem leest de uren, zet de factuur als concept in je boekhouding en je collega kijkt alleen na wat afwijkt. Dat werkt door te koppelen met je boekhouding, zoals Exact Online, AFAS of Twinfield. Je hoeft er geen nieuw programma voor te kopen. Hoe dat voor de facturatie gaat, lees je bij uren en facturatie.
Neem het voorbeeld van de opening. Haal je de uren en facturen weg, dan houdt je collega 2 uur per week over voor bonnen en ontbrekende stukken, plus het nakijken van wat afwijkt. Dat is werk dat een mens beoordeelt, want een bon zonder duidelijke omschrijving kan een systeem niet zelf plaatsen.
Er blijft altijd nakijkwerk over. Belooft een aanbieder dat alles vanzelf gaat, dan klopt die belofte niet. Hoeveel uur je terugwint, reken je na in administratie automatiseren.
Allebei doen, vakwerk bij het kantoor en handwerk vanzelf
Hoor je dat je moet kiezen tussen uitbesteden en automatiseren, geloof het niet. Het gaat om ander werk. Het kantoor doet het vakwerk. Het systeem doet het verzamelwerk dat elke week hetzelfde is, en je collega vult aan wat een mens moet beoordelen.
Volg één factuur. Je collega zoekt nu de uren bij elkaar en voert ze met de hand in. Daarna stuurt ze de factuur naar het kantoor, dat de boeking doet. Straks zet het systeem de factuur klaar en kijkt je collega alleen na wat afwijkt. Daarna krijgt het kantoor hem compleet binnen.
Je kantoor hoeft dan minder ontbrekende stukken na te jagen. Jij houdt de keuze wat je uit handen geeft, en het contact met je kantoor. Je bedrijfsadministratie uitbesteden en tegelijk het vaste deel van het aanleveren weghalen scheelt dus aan twee kanten.
Welk deel van je aanleveren zou je morgen het liefst kwijt zijn?
Wanneer je beter niets verandert
Zoek je iemand die de hele administratie overneemt, met de verantwoordelijkheid erbij, dan heb je een kantoor nodig. Kost het aanleveren je weinig tijd, laat het dan zo. Ben je tevreden over je kantoor en loopt het aanleveren, verander dan niets.
Twijfel je? Tel dan eerst een maand lang hoeveel uur het aanleveren kost. Bouw pas daarna iets, want dan weet je wat het oplevert.
Kies ook één taak om mee te beginnen. Pak je er meer tegelijk aan, dan blijft elke taak halfwerk. Een goede eerste taak is werk waar één persoon elke week vast mee bezig is, zoals het verzamelen van de uren.
Kies je route met drie vragen
Beantwoord de drie vragen hieronder uit je hoofd. Je ziet welke route bij jouw administratie past, en welk stuk je daarna het best leest.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Vragen aan een aanbieder voor je tekent
Vraag een kantoor of een partner dit voordat je tekent. Een offerte vergelijken op prijs alleen mist het werk dat jij nog aanlevert.
Welke stukken moet ik zelf aanleveren, elke week of elke maand?
Wie jaagt een ontbrekend stuk na?
Voor welk deel tekent het kantoor, en voor welk deel ik?
Waar hangt de prijs van af, en wat valt erbuiten?
Wie neemt mijn administratie over bij ziekte en vakantie?
Begin met je eigen uren
Tel een maand lang wat het aanleveren kost. Schrijf erbij welke taken elke week hetzelfde zijn. Dan weet je welk deel een kantoor niet van je overneemt en welk deel je kunt laten verdwijnen.
Wil je weten hoeveel van je aanleveren je kunt laten verdwijnen? Vraag dan de gratis scan aan. Stuur ons welke bonnen, uren en facturen je elke week aanlevert, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over administratie uitbesteden
Wat kost administratie uitbesteden?
De prijs hangt af van het aantal boekingen, hoe je stukken aanlevert, welke diensten erbij horen en je rechtsvorm.
Wat valt er allemaal onder administratie?
Onder administratie vallen de inkoop- en verkoopfacturen, de maandafsluiting, de btw, de jaarrekening en de personeels- en salarisadministratie. Het vakwerk zit in de boekhouding, de belasting en het loon. Het verzamelwerk zit overal.
Hoe kan ik mijn financiële administratie automatiseren?
Laat het werk dat elke week hetzelfde is vanzelf klaarzetten, zoals facturen inboeken als concept, en leg de uitzonderingen bij een mens. Fiscaal advies blijft bij je accountant.
