Je besteedt het loon uit en levert de uren toch zelf aan
Je kiest voor salarisadministratie uitbesteden, maar de gewerkte uren en mutaties lever je elke maand zelf aan, en een fout daarin blijft van jou. Stel, je draait elke maand 120 loonstroken en geeft 30 mutaties door. Je collega van de administratie haalt de gewerkte uren op, kijkt ze na, geeft de mutaties door en leest het concept van de loonrun. Dat is samen 16 uur per maand. Hoeveel uur kost de aanlevering bij jou?
Het kantoor rekent de loonstroken uit, maar het ophalen van de gegevens doet het niet. Hoe je dat ophalen vanzelf laat lopen, lees je bij backoffice automatiseren. Wij nemen het rekenen niet over. Een loonstrook of aangifte krijgt altijd de handtekening van iemand die er verstand van heeft.
Je kiest uit drie routes voor de loonrun
Je kunt de loonrun zelf doen. De loonrun is de ronde waarin je elke maand alle loonstroken maakt. Bij loonadministratie uitbesteden laat je een kantoor die ronde draaien. Bij samen doen rekent het kantoor en zorgt een systeem dat de gegevens op tijd binnenkomen.
Payroll uitbesteden hoort bij een aparte route met eigen afspraken, die laten we hier buiten beschouwing.
Salarisadministratie uitbesteden gaat over meer dan de loonstrook
Salarisadministratie omvat het brutoloon en het nettoloon, de loonstrook, de loonaangifte, het pensioen en de mutaties. Besteed je alleen de loonstrook uit, dan lever je de gegevens er nog steeds voor aan. Het kantoor rekent en het ophalen blijft jouw klus. Meer daarover staat bij backoffice uitbesteden.
Zo verschillen de drie routes op vijf punten
Hieronder staan de drie routes naast elkaar, met de vijf punten waar de keuze om draait.
Criterium | Zelf doen | Uitbesteden | Samen doen |
|---|---|---|---|
Wie de wet en de cao bijhoudt | jij | het kantoor | het kantoor |
Wie de loonrun draait | jij | het kantoor | het kantoor |
Wie de aanlevering doet | jij | jij | het systeem, jij kijkt afwijkingen en mutaties na |
Als je collega ziek is | je loonrun staat stil als niemand anders hem kent | het kantoor draait door | het kantoor draait door |
Wat je kwijt bent | je eigen tijd en je loonsysteem | het tarief van het kantoor en je eigen tijd voor de aanlevering | het tarief van het kantoor en minder eigen tijd |
In de derde rij zit het verschil. Zowel bij zelf doen als bij uitbesteden leg jij de gegevens klaar. Alleen bij samen doen haalt een systeem ze op.
De aanlevering kost je 16 uur per maand
We rekenen met 120 mensen die op projecten werken. Stel, er zijn per maand 120 loonstroken en 30 mutaties, zoals verlof, ziekmeldingen en nieuwe afspraken. Gewerkte uren ophalen kost 4 minuten per persoon, nakijken 2 minuten. Een mutatie kost nu 6 minuten, van de mail tot het doorsturen. Het concept van de loonrun lees je in 60 minuten na, nu en straks.
Handeling | Minuten per maand nu | Minuten per maand straks |
|---|---|---|
Gewerkte uren verzamelen (120 mensen x 4 minuten) | 480 | 0 |
Gewerkte uren nakijken (120 mensen x 2 minuten) | 240 | 60 |
Mutaties doorgeven (30 mutaties x 6 minuten) | 180 | 60 |
Het concept van de loonrun nalezen | 60 | 60 |
Samen | 960 | 180 |
Straks komen de gewerkte uren vanzelf binnen uit het systeem waar je team ze al invult. Er is geen dubbele invoer meer, dus het verzamelen kost 0 minuten.
Nakijken doe je straks alleen nog bij wat afwijkt. Stel, 1 op de 10 mensen heeft afwijkende uren. Dat zijn 12 mensen van 5 minuten, samen 60 minuten. Dat is per persoon meer dan de 2 minuten van nu, want een afwijking zoek je uit in plaats van dat je haar alleen naloopt.
Het aantal mutaties blijft 30, maar ze komen binnen in vaste velden. Stel, je collega kijkt elke mutatie in 2 minuten na. Dan zijn 30 mutaties van 2 minuten samen 60 minuten.
Samen is het nu 960 minuten per maand, 16 uur, en straks 180 minuten per maand, 3 uur.
Het verzamelen van de gewerkte uren loopt vanzelf, en je collega van de administratie ziet alleen wat afwijkt. Bij het nakijken vergelijkt het systeem de uren en je collega beoordeelt de afwijkingen. Een mutatie komt als voorstel klaar te staan, en je collega past hem aan. Het concept van de loonrun leest je collega altijd zelf. Wie belooft dat het zonder nakijken kan, belooft te veel.
Tel de fouten ook mee. Bij een verkeerde loonstrook moet je corrigeren en praten met wie te weinig of te veel kreeg. Dat weegt zwaarder dan de minuten van het nakijken.
Spreek daarom vaste controlepunten af voor de loonrun. De projectleider keurt de uren van zijn project goed, de mutaties gaan langs je collega van de administratie en het concept lees jij. Laat je team verlof en declaraties zelf invoeren en koppel de uren aan je boekhouding en je urenregistratie.
Kies je route met drie vragen
Je beantwoordt drie vragen uit je hoofd. Daarna zie je welke route het best past en waar je er meer over leest.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Voor wie welke route past
Zelf doen past als meer dan één collega de loonrun kent
Zelf doen werkt als je werkwijze vaststaat en je collega de loonrun niet als enige kent. Je ziet elke mutatie direct en je hoeft geen kantoor te betalen.
Het gevaar zit in kennis bij één persoon. Valt die persoon uit, dan staat de loonrun stil. Gaat er iets mis in de loonaangifte, dan komt die fout bij jou terug. Of dat boetes oplevert, hangt af van de fout. Leer daarom een tweede collega de stappen en reken de uren mee die je kwijt bent aan wet en cao.
Uitbesteden geeft je continuïteit en kost je grip
Bij uitbesteden volgt het kantoor wet en cao en gaat de loonrun door als je collega ziek is. Voor die continuïteit betaal je. Daar staat tegenover dat je de loonrun pas ziet zodra het concept binnenkomt, en dat betekent minder grip.
Zoek je een loonadministratie kantoor, dan bedoelen we hier een administratiekantoor dat de loonrun draait. Wil je salarisadministratie uitbesteden aan zo'n administratiekantoor, dan regelt het kantoor de loonrun en de aangiftes, en jij blijft de gegevens leveren.
Eis een vaste contactpersoon en een reactietijd, op papier. Schrijf in het contract wanneer iets een fout van het kantoor is en wanneer jij een mutatie te laat doorgaf. Daarover ontstaat later ruzie, dus regel het vooraf.
Samen doen laat het kantoor rekenen en het systeem aanleveren
Zo werken wij. Het kantoor blijft de loonrun draaien en wij zorgen dat de gewerkte uren, het verlof en de mutaties compleet bij het kantoor aankomen. Jij beoordeelt de afwijkingen en de mutaties.
Wat een systeem in je HR-werk overneemt, lees je bij AI HR.
Wanneer samen doen niet past en wat je dan doet
Wil je dat iemand de hele administratie overneemt, inclusief de verantwoordelijkheid, dan zoek je een kantoor en niet ons. Kost het aanleveren je weinig tijd, dan laat je het zoals het is.
Staan je gegevens er slecht voor, dan helpt geen enkele route, want ook een kantoor rekent met wat jij aanlevert. Tel daarom een maand lang hoeveel minuten per maand de aanlevering kost en breng haar op orde. Dan zie je pas welke route past.
Stel een kantoor deze vijf vragen voordat je tekent
De tarieven voor salarisadministratie uitbesteden vergelijk je pas goed als je weet wat erin zit, per loonstrook of per persoon, met of zonder startkosten. Leg elk kantoor dezelfde vragen voor.
Rekent het per loonstrook of per persoon, en wat kost de start?
Welke aanlevering verwacht het, in welke vorm en tot welke dag?
Wie is je vaste contactpersoon en hoe snel antwoordt die?
Wat telt als fout van het kantoor en wat als late mutatie?
Wat gebeurt er met je gegevens als je gaat overstappen?
Lees in een offerte wat het kantoor van je vraagt aan te leveren
Kantoren gebruiken verschillende woorden voor dezelfde route. Staat er in een offerte outsourcing salarisadministratie, dan draait een andere partij de loonrun. Een naam zegt niet wie de gegevens aanlevert, dus vraag dat altijd na.
Wat een kantoor van je vraagt aan te leveren, verschilt per kantoor. Dat bepaalt hoeveel eigen tijd je kwijt bent.
Werk je al met Nmbrs, vraag dan of het kantoor in jouw systeem werkt of dat jij straks in dat van het kantoor werkt. Twijfel je tussen uitbesteden en uitzendsoftware die zelf verloont, dan moeten de uren er in beide gevallen eerst compleet in. Besteed je als uitzendbureau de loonadministratie uit, dan begin je dus met de aanlevering. Een uitzendbureau levert elke week uren van wisselende mensen aan.
De volgende stap is je aanlevering op orde brengen
Begin bij wat je aanlevert. Wie levert wat aan, uit welk systeem, en waar komt het terecht? Wij sluiten aan op de administratie software die je al hebt.
Wil je weten hoeveel uur dit je kost en wat je ervan kunt laten verdwijnen? Vraag dan de gratis scan aan. Stuur ons hoe je uren, verlof en mutaties nu bij je loonadministratie komen, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over salarisadministratie uitbesteden
Wat kost salarisadministratie uitbesteden?
Salarisadministratie uitbesteden kost iets anders per kantoor, want het tarief hangt af van het aantal loonstroken en van de startkosten. Vraag twee kantoren een offerte voor dezelfde aanlevering, dan kun je de tarieven van de salarisadministratie goed vergelijken.
Moet ik de salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?
Doe het zelf als meer dan één collega de loonrun kent, en besteed hem uit als de kennis bij één persoon ligt. Kost de aanlevering je maandelijks meer dan een werkdag, overweeg dan samen doen.
Kan je loonadministratie zelf doen?
Ja, als je een loonsysteem hebt en wet en cao bijhoudt, en de kennis niet bij één persoon ligt. Heb je geen tweede collega, dan staat de loonrun stil zodra die ene persoon uitvalt.
Wat valt er onder salarisadministratie?
Alles rond het loon valt eronder, zoals het brutoloon en nettoloon, de loonstrook, de loonaangifte, het pensioen en de mutaties. Een kantoor kan het rekenen overnemen. Het aanleveren blijft van jou, al kan een systeem het verzamelen vanzelf doen.
