Administratie software gekocht, en toch 45 uur handwerk
Even een voorbeeld. Een installatiebedrijf met 50 mensen heeft administratie software gekocht. Toch is de administratie nog maar liefst 45 uur per maand kwijt aan het werk eromheen. Het meeste zit in 300 inkoopfacturen met de hand invoeren, het akkoord najagen, de uren ophalen voor 100 verkoopfacturen en 600 betalingen op de bankrekening nalopen.
Dat is ruim een werkweek per maand. Wie zet bij jou de facturen en de uren in het programma, en hoeveel uur kost dat?
Zo loopt je maand nu: invoeren, najagen, uitzoeken
Stel, er komt een inkoopfactuur binnen als pdf in de mail. Iemand voert de leverancier, het bedrag en de btw met de hand in, kiest een grootboekrekening en een project en stuurt hem door naar de projectleider. Die staat op de bouw, dus na een week volgt een herinnering en na twee weken een telefoontje.
Ondertussen staan de uren in een ander programma. Voor elke verkoopfactuur haalt iemand ze op en neemt ze met de hand over. In de bouw en installatie komen daar de bonnen van de monteurs bij, en hoe dat loopt lees je in van bon tot factuur.
Dat invoeren kost de meeste minuten, en toch is het niet de duurste post. Want een tikfout in een bedrag of projectnummer komt terug bij de bank, in de btw-aangifte en in de nacalculatie, en elke keer zoekt iemand uit waar het misging.
Dezelfde maand met administratie software die goed is ingericht
Nu dezelfde factuur, met administratie software die is ingericht. Het programma leest hem in en zet de boeking klaar, zoals je de vorige factuur van die leverancier boekte. Daarna gaat hij naar de projectleider, en reageert die niet, dan krijgt hij vanzelf een herinnering. Ondertussen haalt het programma elke dag de betalingen op en koppelt het die aan de facturen die openstaan. Betaalt een klant te laat, dan krijgt ook hij op vaste momenten een bericht.
Op kantoor blijft dan een stapel over: de factuur die het programma niet kon lezen, de boeking die niet klopt, de betaling die nergens bij past en de verkoopfactuur die je nog naleest.
Het dashboard uit de demo klopt ook pas als de invoer klopt. Staan je cijfers in meer dan één programma, dan plakt iemand ze elke maand bij elkaar. Dat ophalen en bundelen nemen wij over bij rapportage en dashboarding.
Per proces: wat je programma doet en wat van jou blijft
Proces | Dit doet je programma | Hier staat een voorstel klaar | Dit blijft van jou |
|---|---|---|---|
Inkoopfacturen | Inlezen, naar de juiste persoon sturen, herinneren | De boeking: rekening, btw en project | Het akkoord, en de factuur die niet bij de bestelling past |
Verkoopfacturen | Regels maken uit uren en orders, versturen, herinneren | De regels bij een afspraak die afwijkt | Nalezen, en bellen als een klant niet betaalt |
Bank | De betalingen ophalen en koppelen aan de facturen (afletteren) | De boeking van een betaling zonder factuur | Uitzoeken wat nergens bij past |
Uren | Herinneren wie niets inleverde, uren bij het project zetten | Uren die afwijken van de planning | Goedkeuren, en beslissen over meerwerk |
Loon | Uren, verlof en ziekte verzamelen | De mutaties voor de loonrun | Controleren, en het gesprek met de medewerker |
Bij het goedkeuren regelt het programma de route: wie een factuur krijgt, in welke volgorde, en wie het overneemt bij verlof. Vaste, terugkerende facturen zoals de huur kun je voor een periode vooraf goedkeuren, zolang het bedrag binnen een marge blijft. En in het logboek ziet je accountant wie wat goedkeurde en wanneer.
Het akkoord geeft een mens, en elke uitzondering handelt hij ook af: de factuur zonder bestelling, de factuur die twee keer binnenkomt, de leverancier met een nieuw rekeningnummer. Belooft een leverancier dat het helemaal vanzelf gaat, dan klopt dat niet. Er blijft controlewerk over, en dat hoort zo.
Zonder inrichten doet je software niets vanzelf
Koop je alleen de software, dan heb je de knoppen en doet iemand het werk nog zelf. Vier dingen heb je nodig:
De regels en de routes. Per leverancier leg je de rekening en het project vast, per soort factuur wie goedkeurt, en per klant wanneer de herinnering gaat. Vraag vooraf wie dat inricht, jij, de leverancier of een adviseur, en hoeveel dagen het kost.
Stamgegevens die kloppen. Leveranciers, klanten, projecten en tarieven, elk één keer en op één plek.
Een koppeling tussen je programma's. Veel handwerk zit tussen twee programma's in: de uren naar de factuur, de order naar de boekhouding, de uren en het verlof naar het loon. Vraag of de gegevens vanzelf in je boekhouding komen, of dat je een exportbestand krijgt dat iemand elke week inleest. Is er geen koppeling, dan kan die als tussenlaag gebouwd worden. Voor het stuk tussen de uren en de factuur doen wij dat bij uren en facturatie, bovenop het systeem dat je al hebt.
Eén persoon die het bijhoudt. Er komt een leverancier bij, een medewerker gaat weg, er start een project, en elke keer moet er een regel of een route bij. Doet niemand dat, dan groeit de stapel op kantoor weer.
Het rekenvoorbeeld: van 45 naar 11 uur per maand
Dit is een rekenvoorbeeld. De aantallen en de minuten zijn aannames voor het installatiebedrijf van hierboven, geen meting. Per maand: 300 inkoopfacturen, 100 verkoopfacturen, 600 betalingen en 30 betalingsherinneringen. We nemen aan dat het programma straks één op de tien inkoopfacturen niet goed leest, 30 stuks, en dat één op de tien betalingen nergens bij past, 60 stuks. Wat overblijft is het lastige werk, en dat duurt per stuk langer: 3 minuten invoeren in plaats van 2, en 2 minuten uitzoeken in plaats van een halve. De tijd van de projectleider telt niet mee, want die keurt nu ook goed.
Handeling op kantoor | Nu, in minuten | Straks, in minuten | Wie doet het straks |
|---|---|---|---|
Inkoopfacturen overtypen | 300 x 2 = 600 | 30 x 3 = 90 | Wat het programma herkent gaat automatisch, de rest voer jij in |
De boeking kiezen | 300 x 1 = 300 | 300 x 0,5 = 150 | Het voorstel staat klaar, jij kijkt het na |
Het akkoord najagen | 300 x 1 = 300 | 0 | Gaat automatisch |
Uren ophalen en overtypen voor de factuur | 100 x 9 = 900 | 0 | Gaat automatisch, met een koppeling |
De bank afletteren | 600 x 0,5 = 300 | 60 x 2 = 120 | Wat past gaat automatisch, de rest zoek jij uit |
Betalingsherinneringen sturen | 30 x 5 = 150 | 0 | Gaat automatisch |
Verkoopfacturen nalezen | 100 x 1,5 = 150 | 100 x 3 = 300 | Jij |
Samen | 2.700 | 660 |
Nu 2.700 minuten: 45 uur per maand. Straks 660 minuten: 11 uur per maand.
Van die 11 uur is 5 uur nalezen, 2,5 uur boekingen nakijken, 2 uur betalingen uitzoeken en 1,5 uur facturen invoeren die het programma niet kon lezen. Het nalezen duurt twee keer zo lang als nu, want je hebt de factuur niet zelf gemaakt.
De grootste regel is de vierde: 15 uur per maand voor uren die al ergens staan. Die hangt aan de koppeling met je urenregistratie, en een ander boekhoudprogramma verandert daar niets aan. Zonder die koppeling blijven die 15 uur staan. Je maakt de factuur dan nog zelf, dus het nalezen kost 2,5 uur in plaats van 5, en je komt uit op 23,5 uur per maand.
Vul nu je eigen getallen in. Tel de facturen en de betalingen van vorige maand, en klok bij tien stuks hoe lang elke handeling duurt.
Wat administratie software niet doet
Drie dingen doet het nooit:
Het beslist niet of een factuur terecht is.
Het kent de afspraak niet die je aan de telefoon met een klant maakte.
Het maakt van een verkeerde invoer geen kloppend cijfer.
Zoek ook nog geen nieuwe software als:
je een handvol facturen per maand verwerkt;
nergens vastligt wie wat goedkeurt, want dat leg je eerst vast;
het systeem dat je al hebt het al kan en niemand het heeft aangezet.
Loop voor dat laatste vier dingen na: de bankkoppeling, het inlezen van facturen, de route voor het goedkeuren en de herinneringen. Overstappen naar een ander boekhoudprogramma kan meestal, het hele jaar door (KVK, 2026). Toch haalt een nieuw programma het handwerk niet weg als het oude dezelfde knop al had.
Kies op wat er overblijft: vijf vragen vooraf
Elke demo laat zien wat de software kan. Stel daarom eerst jezelf twee vragen, en daarna de leverancier drie over de dag na de aanschaf.
Waar zit mijn tijd nu? Houd een week lang bij wat de administratie met de hand doet, met de minuten erbij, en kies op de grootste regel, niet op de mooiste functie uit de demo. Wij begonnen zelf ooit bij het technisch interessantste proces. Het was leuk om te bouwen en het bespaarde twee uur per maand.
Eén pakket voor alles, of losse pakketten? Eén pakket heeft geen gaten tussen de onderdelen, maar is zelden in elk onderdeel goed. Bij losse pakketten is elk gat ertussen handwerk, tot er een koppeling ligt.
Wat gebeurt er met een factuur die niet klopt? Neem tien eigen facturen mee naar de demo, de lastigste, en laat ze daar verwerken. Dan zie je wie de factuur krijgt die het programma niet kan lezen, en waar die stapel terechtkomt.
Kan het e-facturen sturen en ontvangen? Lever je aan de Rijksoverheid, dan moet je een e-factuur sturen, en een pdf is dat niet (RVO). Het kabinet wil e-facturatie tussen bedrijven per 1 juli 2030 invoeren, maar het wetsvoorstel moet nog naar de Tweede Kamer (Rijksoverheid, 2026). En niet elk programma ondersteunt het versturen via Peppol (KVK, 2026).
Kan ik over zeven jaar nog bij mijn administratie? Je grootboek, debiteuren, crediteuren en loonadministratie bewaar je zeven jaar (Belastingdienst), en dat geldt ook voor de programma's waarmee je de bestanden gebruikt (RVO). Bij online administratie software staan je gegevens bij de leverancier, dus vraag wat je meekrijgt als je opzegt, hoe vaak er een back-up wordt gemaakt en wie erbij kan. Krijg je een vaag antwoord, dan zit je aan dit programma vast.
Het abonnement staat op de offerte, de uren die overblijven niet. Vraag dus naar allebei.
Na de keuze: begin bij één proces
Zet niet alles tegelijk aan. Begin bij één proces, meet een maand wat het kost, en laat het nieuwe daarna een tijd naast het oude draaien.
Hoe je voorkomt dat het bij een proef blijft, lees je in AI implementeren zonder in de pilot-hel te belanden.
Blijft er een gat tussen twee programma's over? Lees dan wat het automatiseren van een bedrijfsproces kost.
Twijfel je of je de administratie beter kunt uitbesteden? Lees administratiekantoor of automatiseren.
Wil je weten wat er bij jou tussen de programma's blijft liggen? Vraag de gratis scan aan. Stuur ons de lijst van wat de administratie een week lang met de hand doet, met het aantal per maand, de minuten per keer en de programma's die je gebruikt. Je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over administratie software
Wat is de beste administratie software voor mijn bedrijf?
Er is geen beste administratie software, en ook geen beste boekhoudprogramma. Er is wel het programma waarbij voor jouw processen het minste handwerk overblijft. Maak dus eerst de lijst van je handwerk, en leg elk programma ernaast.
Welke administratie software is geschikt voor de bouw, de horeca of projecten?
Voor de bouw en de horeca bestaan branchepakketten, en voor projecten is er project administratie software. Stel daar dezelfde vragen bij: wat doet het vanzelf, en wat voer je nog met de hand in.
Kan ChatGPT mijn boekhouding doen?
Nee. Een chatbot die aan je boekhouding is gekoppeld, kan wel vragen over je cijfers beantwoorden, zoals welke facturen openstaan. Maar ChatGPT zonder die koppeling kent je cijfers niet en vult getallen in die er aannemelijk uitzien. Het oordeel blijft van een mens: is deze factuur terecht, en hoe boek je dit.
