Ook met een administratiekantoor ben je zelf 28 uur kwijt
Even een voorbeeld. Een installatiebedrijf met veertig mensen heeft een administratiekantoor, dat boekt, de btw-aangifte doet en de jaarrekening maakt. Toch is het bedrijf zelf nog maar liefst 28 uur per maand kwijt aan de administratie, vooral aan facturen doorsturen, uren najagen, facturen maken en vragen van het kantoor beantwoorden. Dat is drie en een halve werkdag.
Hoeveel uur ben jij nog kwijt aan je administratie, terwijl je die al uitbesteedt?
Wat een administratiekantoor overneemt, en wat bij jou blijft
Een administratiekantoor neemt het vak over. Het boekt, doet de aangiften, maakt de loonstroken als je dat afspreekt en stelt de jaarrekening op. En er zit iemand die je vertelt wat een keuze fiscaal betekent, kennis die je zelf niet in huis hebt.
Maar het kantoor boekt alleen wat het krijgt. Alles wat daarvoor komt blijft bij jou: de bonnen bij elkaar zoeken, de uren van je monteurs ophalen en de facturen maken. Uitbesteden en automatiseren halen elk een ander stuk van het werk weg, en dat maakt de keuze lastig.
Het meeste van jouw deel zit tussen de pakketten: de uren in het ene systeem, de werkbonnen in het andere, de facturen in je boekhoudsoftware. Zit daar geen koppeling tussen, dan neem jij het met de hand over.
Heb je nog geen kantoor? Dan geldt hetzelfde. Het boeken draag je over, het aanleveren hou je.
Dit doe je zelf nog, ook met een kantoor
Dit is een rekenvoorbeeld voor het installatiebedrijf hierboven, met dertig monteurs. De aantallen en minuten zijn aannames, geen meting, dus vul je eigen getallen in.
Handeling | Aantal per maand | Minuten per keer | Minuten per maand |
|---|---|---|---|
1. Inkoopfacturen en bonnen verzamelen en doorsturen | 150 | 2 | 300 |
2. Uren verzamelen en najagen, per monteur | 30 | 12 | 360 |
3. Verkoopfacturen maken uit uren en werkbonnen | 60 | 10 | 600 |
4. Vragen van het kantoor beantwoorden | 25 | 6 | 150 |
5. Betalingsherinneringen sturen | 15 | 6 | 90 |
6. Het maandoverzicht in elkaar zetten | 1 | 150 | 150 |
7. De facturen en het overzicht nalezen | 1 | 30 | 30 |
Samen | 1.680 |
1.680 minuten is 28 uur per maand, naast wat het kantoor doet.
Voor geen van deze zeven heb je een boekhouder nodig, want het is verzamelen, overnemen en herinneren. De grootste post is de verkoopfactuur, met tien uur per maand.
De uren zijn niet het enige. Elke keer dat iemand iets met de hand overneemt, kan er een fout in sluipen, zoals een uur op de verkeerde klus of een vergeten toeslag. Zulke fouten komen terug als een vraag van het kantoor of een creditfactuur.
Uitbesteden of automatiseren: waar vergelijk je ze op?
Leg de twee naast elkaar op wat ze weghalen, de prijs komt daarna.
Waar je op vergelijkt | Administratiekantoor | Het handwerk automatiseren |
|---|---|---|
Wat het weghaalt | Boeken, aangiften, loonstroken, jaarrekening | Verzamelen, overnemen, herinneren, bundelen |
Wat bij jou blijft | Aanleveren, uren ophalen, facturen maken, vragen beantwoorden | Goedkeuren, de uitzonderingen, en al het werk van het kantoor |
Vakkennis | Ja, een boekhoudkundig en fiscaal oordeel | Nee, een systeem past alleen jouw regels toe |
Wat het van jou vraagt | Op tijd en compleet aanleveren | Vaste regels, en één persoon die ervan is |
Hoe je betaalt | Doorlopend, per uur of per maand | Eén keer bouwen, daarna beheer |
Actuele cijfers | Zo actueel als jij aanlevert | Op een vast moment in één overzicht, uit wat je al hebt |
Als het werk groeit | Meer boekingen is meer werk voor het kantoor | Meer bonnen en uren geven weinig extra handwerk |
Waar je van afhangt | De planning van het kantoor | Wie het bouwde en wie het beheert |
De derde regel beslist. Heb je een oordeel nodig, dan heb je een mens met vakkennis nodig. Heb je handen nodig, dan niet.
Wij doen geen aangifte, geen jaarrekening en geen fiscaal advies. Wij bouwen het stuk ervoor.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Wat past bij wie?
Een administratiekantoor past als je het oordeel mist
Kies een kantoor als:
niemand in je bedrijf een btw-aangifte, een loonrun of een jaarrekening kan doen;
je iemand wilt die meekijkt voordat je investeert of mensen aanneemt;
je te weinig boekingen hebt voor een eigen administrateur.
Kies het niet om van het aanleveren af te komen. Komt een bon te laat of half binnen, dan krijg je een vraag terug, en actuele cijfers heb je alleen als je op tijd aanlevert. Het kantoor kan niet boeken wat het niet heeft.
Automatiseren past als hetzelfde handwerk elke week terugkomt
Automatiseer als:
het om volume gaat. Bij een installatiebedrijf zijn dat de werkbonnen, bij een detacheerder de uren van iedereen die geplaatst is;
de regels vastliggen: wie levert wat in, voor welke datum, wie keurt wat goed, en welke toeslag geldt wanneer;
één persoon ervan is, iemand die er elke dag mee werkt.
Dat laatste hebben wij geleerd. We bouwden ooit iets zonder eigenaar en het werkte perfect. Toen de betrokken medewerker van functie wisselde, wist na drie maanden niemand meer waar het voor diende.
Automatiseer niet om van je boekhouder af te komen. Een systeem past jouw regel toe, maar of die regel fiscaal klopt, weet het niet. Liggen de afspraken over toeslagen nog niet vast, leg ze dan eerst vast.
Allebei: het kantoor houdt het oordeel, het handwerk gaat automatisch
Voor een bedrijf van 20 tot 99 mensen is het antwoord meestal allebei. Het kantoor blijft boeken en adviseren, en wat jij daarvoor deed gaat voor het grootste deel automatisch.
Hetzelfde rekenvoorbeeld, nu met de kolom Straks, in minuten per maand.
Handeling | Nu | Straks | Wie doet het straks |
|---|---|---|---|
1. Inkoopfacturen en bonnen doorsturen | 300 | 0 | Gaat automatisch, de monteur maakt nog de foto van zijn bon |
2. Uren verzamelen en najagen | 360 | 0 | Gaat automatisch, wie niets inleverde krijgt een bericht |
3. Verkoopfacturen maken | 600 | 180 | De factuur staat klaar, jij kijkt na en keurt goed |
4. Vragen van het kantoor beantwoorden | 150 | 150 | Jij |
5. Betalingsherinneringen sturen | 90 | 0 | Gaat automatisch, op vaste momenten |
6. Het maandoverzicht in elkaar zetten | 150 | 0 | Gaat automatisch, op een vast moment |
7. De facturen en het overzicht nalezen | 30 | 60 | Jij |
Samen | 1.680 | 390 |
390 minuten is zes en een half uur per maand in plaats van 28.
Bij stap 3 rekenen we met drie minuten per factuur in plaats van tien, en zestig facturen van drie minuten is 180 minuten. Het systeem past jouw regels voor toeslagen toe en zet de factuur klaar in de boekhoudsoftware die je al gebruikt, en jij beslist over de afspraak die afwijkt. Zo pakken wij uren en facturatie aan, en het overzicht van stap 6 valt onder rapportage en dashboarding.
Het wordt geen nul. De vragen van het kantoor blijven. Buiten de som vallen de monteur die na twee berichten nog niets inleverde en de klant die een regeling wil, want die bel je zelf. Het nalezen duurt langer dan nu, want je kijkt ook na wat het systeem heeft verzameld.
Wanneer heb je geen van beide nodig?
Je boekhoudsoftware kan het al. Kijk of je software of het portaal van je kantoor een eigen mailadres voor inkoopfacturen heeft, een app voor bonnen en een koppeling met de bank. Zet dat aan en vraag je leveranciers hun factuur naar dat adres te sturen, dan is stap 1 uit het rekenvoorbeeld weg zonder dat iemand iets bouwt.
Je stuurt een handvol facturen per maand. Dan is er te weinig handwerk om iets voor te laten bouwen.
De software van je branche doet de uren al. Sommige systemen herinneren zelf wie zijn uren nog moet indienen.
Het werk is groot genoeg voor iemand in huis. Een vaste administrateur die je bedrijf kent, past dan beter dan een kantoor op afstand. Laat ook die persoon niet alles met de hand overnemen.
Wat vraag je een aanbieder voordat je kiest?
Wie alleen naar de bouwsom kijkt, vergelijkt de aanschafprijs van een auto zonder naar de benzine te kijken.
Dat geldt voor een bouwer en voor een kantoor. Bij een kantoor is het tarief de aanschafprijs en zijn je eigen uren de benzine, dus vraag naar allebei.
Aan een administratiekantoor:
Wat lever ik aan, hoe, en voor welke datum? Vraag de lijst, want dat is het werk dat bij jou blijft.
Wat zit in de prijs en wat is meerwerk? Een ontbrekende bon navragen kost tijd, dus wie betaalt die?
Hoeveel dagen na het eind van de maand zie ik mijn cijfers?
In welk systeem staat mijn administratie, en kan ik er zelf in?
Wat boeken jullie al automatisch, zoals het herkennen van inkoopfacturen en het afletteren van betalingen, en zie ik dat terug in de rekening?
Aan wie je handwerk automatiseert, ook aan ons:
Welke handelingen gaan automatisch, waar staat een voorstel klaar, en wat blijf ik zelf doen? Is het antwoord "alles", dan klopt het niet.
Draait het in de pakketten die ik al gebruik?
Wat gebeurt er met dit systeem als jullie er over een jaar niet meer zijn? Krijg je een vaag antwoord, dan koop je afhankelijkheid.
Wat is een storing en wat is een wens? Over beheer ontstaat het vaakst ruzie, dus spreek dat vooraf af.
Wat er verder op de rekening van een bouwer staat, lees je in wat het automatiseren van een bedrijfsproces kost.
Stuur ons de lijst van wat je zelf nog doet
Zet een week lang een streepje bij elke keer dat je iets verzamelt, doorstuurt of met de hand overneemt voor de administratie, en schrijf erbij hoeveel minuten het kostte. Met die lijst kun je elk gesprek in, met een kantoor en met ons.
Wil je weten hoe je met één proces begint en voorkomt dat het een proef blijft? Lees AI implementeren zonder in de pilot-hel te belanden.
Heb je een bemiddelingsbureau? In van aanvraag tot factuur staat waar het handwerk daar zit.
Wil je weten wat er bij jou automatisch kan, naast je kantoor? Vraag de gratis scan aan: stuur ons de lijst met het aantal per maand en de minuten per keer, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over een administratiekantoor
Wat doet een administratiekantoor?
Een administratiekantoor houdt je boekhouding bij en doet de aangiften die daaruit volgen. Het boekt je inkoopfacturen, je verkoopfacturen en de betalingen op je bankrekening, doet de btw-aangifte, en als je dat afspreekt ook de loonadministratie, de jaarrekening en de aangifte vennootschapsbelasting. Het werk daarvoor doet het niet, want de bonnen, de uren en de facturen komen van jou.
Wat kost een administratiekantoor per uur?
Dat verschilt per kantoor, en het uurtarief zegt minder dan het aantal uren dat je afneemt. De rekening hangt af van hoeveel boekingen je per maand hebt, hoe compleet en digitaal je aanlevert, welke taken erbij horen, en of je per uur of een vaste prijs per maand betaalt. Vraag een vaste prijs met een lijst van wat erin zit, en tel je eigen uren erbij, want die maak je ook.
Wat is het verschil tussen een accountant en een administratiekantoor?
Een accountant heeft een wettelijk beschermde titel, een boekhouder bij een administratiekantoor niet (KVK, 2026). Alleen wie in het register van de beroepsorganisatie NBA staat, mag de titels AA en RA gebruiken (NBA, 2026). Een accountant moet ook een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten, valt onder het tuchtrecht en moet aan opleidingseisen voldoen; een boekhouder hoeft die verzekering niet (Ondernemersplein, 2026). Diezelfde pagina zegt wanneer een accountant verplicht is, bij meer dan 50 werknemers en een omzet en balanstotaal boven de grenzen die daar staan. Met 20 tot 99 mensen is dat het nakijken waard.
Wie kan mij helpen met mijn administratie?
Een administratiekantoor of boekhouder, een accountant, of iemand die het handwerk automatiseert, afhankelijk van welk werk je kwijt wilt. Voor het boeken en de aangiften ga je naar een kantoor, een accountant neem je als dat verplicht is, en het verzamelen, overnemen en herinneren laat je automatiseren. Begin bij de lijst van wat je nu zelf doet, dan zie je welke van de drie je mist.
