AI onboarding haalt het handwerk rond een start weg
Je nieuwe collega staat er al, en dan pas vraag je zijn accounts en laptop aan. Stel, er starten elke maand 4 nieuwe collega's. Bij elk van hen gaat 150 minuten op aan documenten vragen, accounts aanvragen, gegevens invoeren en de eerste week regelen. Dat is 10 uur per maand, en met AI onboarding neemt een systeem steeds dezelfde handelingen over. Welke handelingen doe jij nog zelf?
Het schakelwerk rond het gesprek nemen wij over bij intake en onboarding. Het gesprek zelf blijft van jou.
Na het getekende contract begint het handwerk pas
Wie doet dit bij jou? Dat is je HR-collega of je collega van de administratie. Die mailt om een kopie van het ID te vragen en typt daarna de gegevens in het personeelssysteem. Dan appt je HR-collega met IT over een account en met de leidinggevende over het plan voor de eerste week.
Het wordt lastig doordat drie afdelingen elk een stukje hebben. HR kent de startdatum, IT geeft de toegang en de leidinggevende wil weten wat de nieuwe collega de eerste week doet. Niemand overziet het geheel, dus iedereen vraagt het aan een ander.
Het contract is getekend, dus je weet al ver van tevoren wanneer iemand begint. Toch schuift de aanvraag voor accounts en laptop op tot de nieuwe collega er al staat.
Het zijn terugkerende taken, want bij elke start doe je dezelfde handelingen. Wat je steeds opnieuw typt, kun je één keer vastleggen.
Leg het proces eerst in kaart. Schrijf op wat jullie na een getekend contract doen en wie het doet. Zo voorkom je dat je een rommelig proces sneller maakt.
Nieuwe medewerkers inwerken kost nu 10 uur per maand
In ons voorbeeld starten er 4 collega's per maand, en elke handeling kost zoveel minuten per starter.
Handeling | Minuten per starter |
|---|---|
1. Welkomstmail en documenten verzamelen | 20 |
2. Gegevens invoeren in het personeelssysteem | 20 |
3. Accounts aanvragen en toegang regelen | 30 |
4. Laptop klaarzetten | 20 |
5. Checklist en herinneringen opvolgen | 15 |
6. Introductie plannen | 15 |
7. Eerste dagdoel en kennismaking | 30 |
Samen | 150 |
Vier starters van 150 minuten zijn 600 minuten, samen 10 uur per maand.
Het gesprek met de leidinggevende, stap 7, is 30 van die 150 minuten. Dat is het deel dat je niet kwijt wilt. De overige 120 minuten gaan op aan papierwerk, uitzoeken en het klaarzetten van een laptop.
Zo automatiseer je nieuwe medewerkers inwerken, stap voor stap
Begin met één proces. Pak je er meer tegelijk aan, dan blijft elk half liggen. Hoe je dat proces kiest lees je bij bedrijfsprocessen automatiseren.
Dat proces is hier de start van een nieuwe collega. Laat één collega er elke dag mee werken, bijvoorbeeld je HR-collega. Anders houdt niemand het bij.
Geen enkel proces loopt helemaal zonder mens. Per stap lees je wat een mens blijft doen.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Stap 1. Welkomstmail en documenten verzamelen
Nu mail je een welkomstmail, vraag je om een ID en een bankrekening, en jaag je daarna op wat ontbreekt. Per starter ben je er 20 minuten mee kwijt.
Straks gaat de welkomstmail de deur uit met een link naar één formulier, zodra de afspraken rond zijn. Daar uploadt de nieuwe collega alles wat nog ontbreekt. Het contract ondertekenen is dan al gebeurd. Ontbreekt er iets, dan stuurt het systeem een herinnering, en jij ziet alleen de uitzonderingen. Je hebt een lijst nodig met de stukken die je altijd vraagt, en een plek om ze op te slaan. Dat staat bij documentbeheer.
De 20 minuten vallen weg, dat is 80 minuten per maand. Wat ontbreekt ligt niet meer in je hoofd, maar op een lijst.
Stap 2. Gegevens invoeren in het personeelssysteem
Nu typ je de gegevens uit de mail in het personeelssysteem en daarna nog eens in de loonadministratie. Per starter zijn dat 20 minuten.
Een koppeling personeelssysteem en loonadministratie zet de antwoorden uit het formulier in de juiste velden en geeft ze door aan de loonadministratie. Daarvoor moet je personeelssysteem gegevens kunnen ontvangen en moeten de veldnamen in beide systemen gelijk zijn. Omdat het persoonsgegevens zijn, geef je alleen de systemen toegang die ze nodig hebben.
Van 20 minuten blijven er 3 over, want jij leest na of het klopt. Per maand is dat 12 minuten in plaats van 80. Staat er een typefout in een naam, dan staat die er nog op de eerste loonstrook.
Stap 3. Accounts aanvragen en toegang regelen
Nu mail je IT welke accounts er nodig zijn, en wacht je op antwoord. Dat kost 30 minuten per starter. Toch ontbreekt er op de eerste werkdag nog een map.
Dit valt buiten wat wij automatiseren, want de accounts en de toegang regelt je collega van IT. Je kunt het wel voorbereiden. Leg per functie vast welke accounts en welke toegang erbij horen, dan hoeft niemand het bij elke start opnieuw uit te zoeken.
De 30 minuten per starter blijven dus, samen 120 per maand.
Stap 4. Laptop klaarzetten
Je collega van IT pakt een laptop uit de kast, zet hem op en legt er een telefoon of toegangspas bij. Daar gaan 20 minuten per starter in zitten.
Dit neemt een systeem niet over, want een laptop klaarzetten doet je collega van IT met zijn handen. Het systeem geeft hooguit een seintje dat het moet gebeuren en op welke datum. Daarvoor heb je de startdatum nodig en een lijst met wat erbij hoort.
Het scheelt dus geen minuten. De 20 minuten per starter blijven, samen 80 per maand. Je krijgt wel een seintje, zodat de laptop niet pas op de eerste werkdag wordt klaargezet.
Stap 5. Checklist en herinneringen opvolgen
Nu houd je in je hoofd of in een Excel-bestand bij wat al is afgehandeld. Per starter zijn dat 15 minuten.
Straks maak je één checklist per functie, met een eigenaar bij elke taak. Wat klaar is vinkt het systeem af, en wie nog iets moet doen krijgt een herinnering. We gaan ervan uit dat een herinnering bij 1 op de 2 starters niet genoeg is. Dan bel jij zelf, 6 minuten per keer.
Dat is per maand 12 minuten in plaats van 60.
Stap 6. Introductie plannen
Nu zoek je een moment in de agenda's van de leidinggevende en de collega's, en mail je rond. Dat is 15 minuten per starter.
Dit valt buiten wat wij automatiseren, want wie wanneer welke collega ziet, bepaal jij. Je kunt het wel voorbereiden met een standaardweek per functie, zodat je alleen de uitzonderingen hoeft aan te passen.
Ook hier blijven de 15 minuten per starter, samen 60 per maand.
Stap 7. Eerste dagdoel en kennismaking
De leidinggevende bedenkt wat de nieuwe collega de eerste dagen moet doen en praat hem bij. Dat kost 30 minuten per starter.
Dit blijft een gesprek, want daar voelt iemand zich welkom. Persoonlijke begeleiding geef je niet uit handen aan software. Je hebt een leidinggevende met tijd nodig en een korte lijst met onderwerpen.
De 30 minuten blijven, samen 120 per maand. De leidinggevende hoeft er niets bij uit te zoeken, want de lijst met onderwerpen ligt klaar.
Een start kost straks 6,7 uur per maand in plaats van 10
Bij 4 starters per maand is het nu 600 minuten, samen 10 uur. Straks is dat 404 minuten, dus 6,7 uur per maand. Je wint 3,3 uur.
Het grootste deel van wat overblijft is werk voor een mens, namelijk de accounts, de laptop, de introductie en het gesprek, samen 380 van die 404 minuten.
Vul hieronder het aantal starters van jouw bedrijf in. Dan zie je wat jouw uren worden.
Wat AI onboarding niet doet
De kennismaking blijft van een mens. Belooft een aanbieder dat je nieuwe collega straks door een chatbot wordt ingewerkt, geloof het niet, want iemand voelt zich welkom door een leidinggevende die tijd voor hem maakt.
Bijsturen doe je op wat nieuwe collega's vragen. Komt een vraag steeds terug, dan hoort het antwoord in de checklist.
Een AI assistant beantwoordt de vragen van een nieuwe collega bij onboarding
Een AI assistant bij onboarding beantwoordt de vragen die een nieuwe collega de eerste dagen stelt, zoals waar de wifi-code staat en wie je moet bellen bij een storing. Daarvoor gebruikt hij de checklist en de documenten die je zelf al hebt. Vragen beantwoorden doet zo'n systeem goed bij de wifi-code of de koffieregels, en slecht als iemand twijfelt of hij de juiste keuze maakte.
Bij AI intake gaat het om de gegevens die je voor de start ophaalt. Wat een kandidaat bij het solliciteren al invulde, vraag je bij de start niet opnieuw. Dat geldt ook voor nieuwe klanten. Het patroon is hetzelfde. Je haalt gegevens op, zet ze door en stuurt herinneringen. Meer daarover lees je bij intake automatiseren.
Begin deze week
Je hoeft hiervoor nog niets te bouwen. Doe deze week vier dingen.
Tel hoeveel collega's er het afgelopen jaar zijn gestart.
Noteer bij elke start welke handelingen je deed en hoeveel minuten ze kostten.
Kies de handeling die bij elke start terugkomt en het langst duurt.
Geef één collega de checklist, bijvoorbeeld je HR-collega.
Wanneer je dit niet moet doen
Start er hooguit een paar mensen per jaar, dan is een checklist in je mailprogramma genoeg. Weet je niet wat er na een getekend contract moet gebeuren, schrijf dat eerst op. Kan je personeelssysteem het al zelf? Dan gebruik je dat eerst.
In de automatiseringsscan zeggen we het ook als je ons niet nodig hebt.
De volgende stap
Wat wij hierbij doen lees je bij intake en onboarding. Het loonwerk erachter staat bij personeelsadministratie.
Wat AI bij HR voorbereidt staat in AI HR. Hoe je het daarna laat blijven draaien staat in AI implementeren.
Wil je weten welke stappen bij jullie de meeste tijd kosten? Vraag dan de gratis scan aan. Stuur ons wat jullie na een getekend contract doen, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over ai onboarding
Wat is AI onboarding?
Bij AI onboarding neemt een systeem de taken over die bij elke start terugkomen, zoals documenten opvragen, gegevens in het personeelssysteem zetten en herinneringen sturen. De begeleiding blijft bij een leidinggevende.
Welke taken rond een nieuwe collega kun je vanzelf laten lopen?
De welkomstmail, het verzamelen van documenten en de herinneringen van de checklist lopen vanzelf. Accounts, laptop en de planning van de eerste week blijven werk van je collega van IT en van jou. De gegevens gaan na je controle naar het personeelssysteem.
Blijft persoonlijk contact nodig?
Ja, want het systeem neemt alleen het papierwerk over en de leidinggevende houdt de kennismaking.
