AI HR bereidt voor, de HR medewerker beslist
Even een voorbeeld. Een bedrijf met 120 mensen in wisselende diensten heeft één HR medewerker. We nemen aan dat er per maand 80 verlofaanvragen, 5 nieuwe mensen, 10 aflopende contracten en 12 functioneringsgesprekken zijn. Met de hand kost dat 24 uur werk, en met AI HR blijven er 7 uur over, omdat AI het voorbereidende werk doet. Dat zijn 17 uur per maand die de HR medewerker terugkrijgt voor de gesprekken.
Jij weet hoeveel uur jouw HR medewerker met dit werk bezig is. Maar weet je ook hoeveel daarvan voorbereiden is en hoeveel echt beslissen?
Wat AI HR is en wat het niet is
AI HR is AI die het voorbereidende werk in je personeelszaken doet. Het zoekt het verlofsaldo op, zet een lijst klaar voor een nieuwe medewerker en geeft een seintje als een contract bijna afloopt. Beslissen doet het niet. Het stelt voor, en de HR medewerker neemt de laatste beslissing.
Dat geldt ook voor kleine bedrijven. Zonder eigen HR afdeling doet de eigenaar of een kantoormedewerker het erbij, tussen alles door. Juist dan blijft er iets liggen: een contract dat niemand zag aflopen, of een dossier waar een stuk in mist. Wat je daarvoor kunt inrichten staat bij personeelsadministratie. Een dossier compleet houden en alles op de juiste plek zetten doen wij bij documentbeheer, en jij beslist wat weg mag.
Een belofte van honderd procent klopt niet. Er blijft altijd werk over dat een mens moet nakijken, en dat hoort zo.
Elke HR taak heeft drie lagen
Neem één taak en splits hem in drie stukken. In het eerste stuk bereidt AI voor: het zoekt op, zet naast elkaar en stelt iets voor. In het tweede stuk handelt een vaste regel het af, bijvoorbeeld een verlofaanvraag die binnen het rooster past. In het derde stuk beslist de HR medewerker, omdat daar een oordeel in zit.
Die lijn trek je per taak, niet voor HR als geheel. Bij verlof ligt die lijn anders dan bij een contract, en dat zie je pas als je de taak opsplitst.
Wat je in AI HR nooit laat beslissen
Vier dingen laat je nooit aan AI: een ontslag, een beoordeling, het aannemen van iemand en een gesprek over verzuim. AI geeft hooguit een voorstel, en de HR medewerker tekent af. Zo blijft er altijd iemand verantwoordelijk. Een voorstel kan vooroordelen bevatten, omdat het leert van wat er eerder gebeurde. Daarom leest de HR medewerker elk voorstel na voor hij tekent.
Een systeem kan ook zeggen dat een contract bijna afloopt. Het kan niet zeggen of iemand bij je past, of hij nog wil blijven, of dat een zieke collega iets anders nodig heeft dan een herinnering.
Waar het handwerk zit: tel je terugkerende taken
Voor je iets kiest, tel je eerst. Noteer een week lang bij elke terugkerende taak hoe lang hij duurt. Een streepje en een tijd per keer is genoeg om te zien waar het handwerk zit. Hieronder staat het bedrijf van 120 mensen. De aantallen en de minuten zijn aannames, geen meting, dus vul gerust je eigen getallen in. Bij de verlofaanvragen gelden de 3 minuten straks alleen voor de aanvragen die bij een mens komen.
Handeling | Per maand | Nu (min per stuk) | Straks (min per stuk) | Nu (uur per maand) | Straks (uur per maand) |
|---|---|---|---|---|---|
Verlofaanvragen beoordelen | 80 | 6 | 3 | 8 | 1 |
Onboarding van een nieuwe medewerker | 5 | 60 | 24 | 5 | 2 |
Aflopende contracten bewaken | 10 | 30 | 6 | 5 | 1 |
Functioneringsgesprek voorbereiden | 12 | 30 | 15 | 6 | 3 |
Samen | 24 | 7 |
Met de hand is dat 1.440 minuten, 24 uur per maand. Met voorbereiding door AI is het 420 minuten, 7 uur: 17 uur terug.
Bij de verlofaanvragen nemen we aan dat 1 op de 4 om een mens vraagt, bijvoorbeeld omdat er te weinig mensen zijn in die week. De andere 3 op de 4 passen in het rooster en kosten 0 minuten. De 3 minuten gelden dus alleen voor die ene aanvraag op de 4, en dat geeft 80 keer een kwart keer 3 minuten, samen 1 uur. De andere drie taken bereidt AI voor en de HR medewerker kijkt alles na. Daarom blijven er 24, 6 en 15 minuten per stuk over, en zijn de 17 uur het verschil tussen 24 en 7 uur.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Vier taken van begin tot eind
Een gewone dag laat het beste zien waar de HR medewerker ingrijpt. Hieronder staan de vier taken uit de tabel, elk met de drie lagen.
Verlofaanvragen
De aanvraag komt binnen. AI zoekt het saldo op en kijkt in het rooster of er genoeg mensen overblijven. Past de aanvraag binnen de afspraken die de HR medewerker vooraf vastlegde, dan stuurt een vaste regel het antwoord. Past hij niet, dan zet AI een voorstel klaar en beslist de HR medewerker. Zo houdt je HR medewerker tijd over voor de aanvragen waar echt over te praten valt.
Onboarding van een nieuwe medewerker
Hier gaat het om alles wat vóór de eerste werkdag moet gebeuren: het contract, de gegevens, de uitleg en wie wat regelt. AI zet voor elke nieuwe medewerker dezelfde lijst klaar en vult in wat het al weet. De HR medewerker kijkt de lijst na, belt de nieuwe collega en heet hem welkom. Zo loopt het gesprek niet vast op een ontbrekend formulier. Hoe je dat inricht, lees je bij intake en onboarding.
Aflopende contracten
Een tijdelijk contract heeft een einddatum. Bij een flexibel team met wisselende diensten zijn dat er elke maand een flink aantal, in het voorbeeld 10. AI houdt de einddata bij en stuurt een contractsignaal ruim voor het einde. De HR medewerker beslist of het contract wordt verlengd, en dat besluit blijft van hem.
Een functioneringsgesprek voorbereiden
Voor een functioneringsgesprek zoek je het verlof, het verzuim en de afspraken van vorig jaar bij elkaar. Dat zoeken doet AI en het zet de gegevens op één pagina. Wat je ervan vindt, wat je vraagt en wat je afspreekt, doet de HR medewerker zelf. Een beoordeling laat je nooit door AI schrijven.
Mutaties voor de salarisadministratie zet AI klaar, zodat niemand ze hoeft te zoeken. Bij declaraties leest het de bonnetjes uit en de HR medewerker keurt ze goed. Bij sollicitanten kan het cv's samenvatten, maar wie je uitnodigt kies je zelf. En bij verzuim geeft AI een seintje, waarna de HR medewerker het gesprek voert.
Privacy van persoonsgegevens
Een HR systeem werkt met persoonsgegevens: namen, contracten, ziekmeldingen. Die horen niet bij iedereen. Kijk daarom bij elke taak wat AI echt nodig heeft, en geef het niet meer dan dat. Bepaal ook wie de resultaten mag zien. Dat bepaal jij, niet het systeem.
Leg je mensen vooraf uit wat je doet. Medewerkers meenemen kost een gesprek en een half A4, en het scheelt achterdocht. Zeg erbij dat AI voorstelt en dat een mens beslist.
Begin met één proces
Begin met de verlofaanvraag of de contracten en wacht met de rest tot die loopt, want al het HR werk in één keer pakken lukt niet. Kies bij voorkeur het proces waar één persoon dagelijks mee werkt, want zonder eigenaar loopt het vast. In het voorbeeld hierboven is dat de verlofaanvraag: 80 per maand, elke werkdag een paar.
Tel een week lang de terugkerende taken en kies er één.
Leg vast hoe het nu gaat, met wie wat doet en waar het misgaat.
Eerst de basis op orde, dan AI. Digitaliseren hr processen begint bij gegevens die kloppen, want AI die uit een rommelig dossier voorbereidt, bereidt rommel voor.
Koppel het aan de systemen die je al hebt. De gegevens staan al in je salaris en verlofsysteem, en je bouwt erbovenop, zodat je niets hoeft te vervangen.
Laat een kleine groep het een tijd naast het oude werk proberen, en breid daarna stap voor stap uit.
Wil je dit breder aanpakken, lees dan hoe je bedrijfsprocessen automatiseert. Waar je begint staat in procesautomatisering. Zoek je eerst advies, dan helpt AI consultancy je kiezen. Een plan in fases staat in AI implementatie.
Wanneer AI HR niet loont
Heb je maar een handvol mensen en zit alles in je hoofd of in één lijst, dan kost het inrichten meer dan het oplevert. Houdt je HR pakket contracten, dossiers en verlof al bij en geeft het een seintje, gebruik dat dan. Zoek je iemand die de salarissen draait, dan is dit het verkeerde adres: dat doet een salarispakket of een kantoor. Dat zeggen wij ook in de scan, zelfs als het betekent dat je ons niet nodig hebt.
De volgende stap
Weet je welke taak je als eerste neemt, dan is de volgende stap een plan voor dat ene proces: hoe je dat opzet, lees je bij bedrijfsprocessen automatiseren. Ga daarna stap voor stap door naar de rest. Wil je het liever laten uitzoeken, dan rekenen wij het in de scan voor je na.
Wil je weten welke HR taak bij jou het eerst loont? Vraag de gratis scan aan: stuur ons je terugkerende taken, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over AI HR
Vervangt AI de HR medewerker?
Nee, AI bereidt voor en stelt voor, en de HR medewerker beslist. Gesprekken, nuance en lastige situaties blijven bij een mens, zoals het contract van iemand die al jaren meeloopt.
Welke HR taak laat je als eerste voorbereiden?
Begin met de taak die elke maand terugkomt en uren kost, zoals verlofaanvragen of aflopende contracten. Tel eerst een week, dan zie je het zelf.
Werkt AI HR ook voor een klein bedrijf?
Ja, ook een klein bedrijf kan beginnen, mits je met één proces start. Heb je maar een handvol mensen, dan is een goede lijst soms genoeg.
