Backoffice werkzaamheden zijn het werk achter de schermen
Even een voorbeeld. Jij hebt 45 mensen, en twee van hen houden op kantoor de orders, de facturen en de planning bij. Dat zijn je backoffice werkzaamheden, het werk achter de schermen waar je klant niets van ziet. Die twee collega's zijn in een gewone week 17 uur kwijt aan werk dat elke week terugkomt. Die cijfers zijn aannames, dus verderop kun je ze vervangen door je eigen aantallen. Hoe een systeem daar 12,5 uur van overneemt, lees je bij backoffice automatiseren.
Hoeveel uur zijn je eigen mensen op kantoor per week kwijt aan werk dat steeds terugkomt?
Wat er in een backoffice ligt
Je front office praat met de klant. Dat is de telefoon, de balie en het gesprek over een offerte. Je backoffice doet wat daarna komt. De order moet in het systeem, de factuur moet de deur uit en de planning moet kloppen. Bij jou lopen die twee waarschijnlijk door elkaar, want dezelfde collega neemt de telefoon op en zet daarna de order in het systeem.
Voorbeelden van backoffice werkzaamheden uit een gewone week
Volg de week van je twee collega's op kantoor. Ze voeren inkoopfacturen in en maken verkoopfacturen klaar. Elke order uit de mail zetten ze in het systeem, en bij elke wijziging passen ze de planning aan. Ook beantwoorden ze de klantvragen in de mailbox. En soms bellen ze een klant over een factuur die niet klopt.
Herken je deze voorbeelden van backoffice werkzaamheden uit je eigen bedrijf? Het zijn terugkerende taken, en moeilijk zijn ze niet. Een groot deel is gewoon gegevens invoeren die al ergens anders staan. Daar zit het handwerk.
Er horen ook kleinere taken bij. Je koppelt de betalingen op je bankrekening aan de facturen, en met een bankkoppeling gaat dat sneller. Het personeelsdossier en het verzuim vallen onder personeelsadministratie. Contracten terugvinden hoort bij documentbeheer. Aan het eind van de maand maken je collega's de overzichten voor jou of je accountant.
Zo zie je welke taken een systeem kan overnemen
Begin met in kaart brengen wat je mensen echt doen. Schrijf een week lang elke taak op die je collega's op kantoor doen, en hoe vaak die terugkomt. Zo zie je ook het werk dat nergens op papier staat.
Leg daarna elke taak langs drie vragen. De eerste is of de taak elke week terugkomt. De tweede is of er vaste regels voor zijn, bijvoorbeeld dat een grote order eerst langs de eigenaar gaat. De derde is of de invoer al digitaal is, in een mail, een pdf of een systeem.
Een taak met drie keer ja is een kandidaat. Een taak waar elke keer een oordeel nodig is, laat je bij je team. Het systeem kan klaarzetten, maar een mens kiest.
Pak uit de kandidaten maar één taak. Begin je met vier tegelijk, dan blijft elke taak half af. Neem de taak waar één collega elke dag mee bezig is. Eigenaarschap telt hier het zwaarst, want van een taak van de hele afdeling is niemand de baas.
Zo ziet de week van je twee collega's eruit nu en straks
Stel, je twee collega's verwerken in een week 60 orders. Daar komen 40 inkoopfacturen en 20 verkoopfacturen bij. Ze verwerken ook 30 planningswijzigingen en 100 klantmails, en ze bellen 8 keer met een klant over een factuur. De tabel laat zien wat elke handeling per keer kost, nu en straks.
Handeling | Aantal per week | Minuten per keer nu | Minuten straks, per keer dat je collega iets doet | Wie doet wat |
|---|---|---|---|---|
Orders uit de mail in het systeem zetten | 60 | 5 | 3 | Het systeem zet klaar, je collega kijkt 1 op de 10 na |
Inkoopfacturen invoeren | 40 | 4,5 | 3,5 | Het systeem zet klaar, je collega kijkt 1 op de 10 na |
Verkoopfacturen klaarzetten en nalezen | 20 | 6 | 2 | Het systeem zet klaar, je collega leest na |
De planning bijwerken na een wijziging | 30 | 5 | 3 | Het systeem stelt voor, je collega past 2 op de 10 aan |
Klantvragen in de mailbox beantwoorden | 100 | 1,5 | 2 | Het systeem sorteert en zet klaar, je collega doet 3 op de 10 zelf |
Een klant bellen over een afwijkende factuur | 8 | 15 | 15 | Je collega doet het zelf |
Nu kosten die zes handelingen samen 1.020 minuten per week, en dat is 17 uur. Straks blijven er 270 minuten over, en dat is 4,5 uur. Je wint dus 12,5 uur per week.
Orders uit de mail in het systeem zetten kost je collega nu 300 minuten per week. Straks zet het systeem de order klaar. Stel dat bij 1 op de 10 orders iets niet klopt. Dan kijkt je collega die 6 orders na, 3 minuten per stuk, en blijven er 18 minuten over. Hoe dat gaat, lees je bij orderverwerking.
Inkoopfacturen invoeren kost nu 180 minuten. Het systeem leest de factuur en zet de gegevens klaar. Bij 1 op de 10 facturen kijkt je collega 3,5 minuten na, en dat zijn 14 minuten. Dit werk valt onder factuurverwerking.
Verkoopfacturen klaarzetten en nalezen gaat van 120 naar 40 minuten per week. Het systeem zet elke factuur klaar, en je collega leest elke factuur na voor hij de deur uit gaat. Dat kost 2 minuten per factuur in plaats van 6.
De planning bijwerken na een wijziging kost nu 150 minuten. Het systeem stelt de nieuwe planning voor, en je collega beslist. Stel dat je collega bij 2 op de 10 wijzigingen zelf iets aanpast, en dat kost 3 minuten per keer. Dan blijven er 18 minuten over. Dit werk valt onder planning en matching.
Klantvragen in de mailbox beantwoorden kost nu 150 minuten. Het systeem sorteert de mail en zet een antwoord klaar. Bij 3 op de 10 mails moet je collega zelf lezen en beslissen. Dat duurt 2 minuten per mail, langer dan nu, want het zijn de lastigere mails. Er blijven 60 minuten over. Dat werk hoort bij communicatieautomatisering.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Wat bij je team blijft, ook als het werkt
Een klant bellen over een afwijkende factuur blijft staan op 120 minuten per week, dus 2 uur. Het systeem kan dat gesprek niet voeren. Daar is elke keer een oordeel nodig, want elke afwijking vraagt een eigen uitleg aan de klant.
Belooft een aanbieder dat je hele backoffice vanzelf draait, geloof het niet. Er blijft werk over, want het systeem zet klaar en een collega moet de uitzonderingen nog nakijken. In de tabel houden je collega's straks 4,5 uur, en dat is ook zo bedoeld.
Wel verschuift hun werk van invoeren naar controleren. Je collega ziet alleen de uitzonderingen, en de rest gaat zonder hem door. Dat scheelt overwerk in een drukke week, en het scheelt fouten in de orders.
Kijk niet alleen naar de uren. Een foute order of een late factuur kost je vaak meer dan de minuten die je collega eraan kwijt was.
Laat een taak bij je team als hij maar een paar keer per maand voorkomt. Automatiseer ook geen taak waarvan de regels nog elke maand veranderen. Wacht daarmee tot ze vaststaan.
Het werk uitbesteden aan een ander is een andere keuze. Daarover lees je meer bij backoffice uitbesteden.
De volgende stap is één taak kiezen
Reken voor die ene taak uit hoeveel minuten per week hij kost. Tel een week lang elke keer dat je collega hem doet. Dat getal heb je nodig om te zien of het loont.
Daarna begin je klein. Je laat het systeem een tijd naast je eigen werkwijze draaien en je moet het blijven volgen. Hoe je het proces kiest waarmee je begint, lees je in bedrijfsprocessen automatiseren.
In de scan zetten we de verwachte tijdswinst per proces voor je op een rij.
Wil je weten welke backoffice werkzaamheden bij jouw bedrijf het eerst lonen? Vraag dan de gratis scan aan. Stuur ons de taken van je collega's op kantoor met de minuten die ze kosten, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over backoffice werkzaamheden
Wat zijn de taken van een backoffice medewerker?
Een backoffice medewerker verwerkt facturen en betalingen, voert gegevens in, handelt orders af, houdt dossiers bij en beantwoordt mail van klanten en leveranciers. Welke daarvan een systeem overneemt, zie je in de tabel hierboven.
Wat zijn front- en backoffice werkzaamheden?
Front office werk is direct contact met de klant, en backoffice werk is wat daarachter gebeurt. Bij een klein team doet dezelfde collega soms allebei.
Is een backoffice medewerker hetzelfde als een administratief medewerker?
Grotendeels wel, maar een backoffice medewerker doet meer, zoals orders, planning en personeelszaken. De toets van drie vragen werkt voor beide.
