Je klanten bellen voor wat al in AFAS staat
Je klanten bellen om te vragen waar hun factuur blijft, terwijl dat al in AFAS staat. Stel, je collega van de administratie krijgt elke maand 120 vragen over de stand van een opdracht of een factuur. Daarbovenop komen 30 servicemeldingen per mail en 30 wijzigingen van contactgegevens. Samen kost dat 15 uur per maand. Hoeveel van die vragen en meldingen kwamen er bij jou vorige maand binnen?
Een klantportaal AFAS is een afgeschermd deel van je eigen site waar je klant zelf inlogt, ook buiten kantooruren. Dat is iets anders dan de AFAS Klantportal op klant.afas.nl, waar jij als klant van AFAS inlogt. Het werk tussen je systemen, zoals het overtypen en het nalopen, nemen wij over bij backoffice automatiseren.
Schrijf eerst een maand op welke vragen je klanten stellen
Een klant belt je collega van de administratie. Die zoekt de klant op in AFAS, ziet welke openstaande facturen er staan en belt of mailt terug. We gaan ervan uit dat dit 5 minuten kost. Bij 120 vragen zijn dat 600 minuten, dus 10 uur per maand. De klant wacht ondertussen op het terugbellen en het eigen werk van je collega blijft liggen.
Zulke vragen noem je statusvragen. Het zijn vragen als waar de factuur blijft, hoe ver de opdracht is en of het adres kan worden aangepast. Zet een maand lang een streepje bij elke vraag die een klant stelt. Aan die lijst zie je welke vraag het vaakst terugkomt. Begin je zonder lijst, dan weet je pas na de aankoop wat het portaal had moeten doen.
Welk proces je als eerste aanpakt, lees je bij bedrijfsprocessen automatiseren.
Zo ziet een klantportaal AFAS eruit als klanten zelf kijken
Stel dat je klant inlogt. Hij ziet zijn facturen, zijn bestellingen en hoe ver zijn melding is. Bij je collega van de administratie komen alleen de vragen aan die overblijven, zoals de klant die iets anders wil dan afgesproken.
Wat een klantportaal AFAS standaard doet
Volgens AFAS kan een klant direct zijn contactpersonen beheren, openstaande facturen inzien, bestellingen bekijken, een servicemelding doen en zich opgeven voor een cursus (AFAS Klantportal, 2026). AFAS noemt deze functies OutSite, een onderdeel van Profit. In ons voorbeeld vangen ze de 120 statusvragen, de 30 servicemeldingen en de 30 wijzigingen van contactgegevens op.
Je maakt voor elke contactpersoon van de klant een account aan. Via toegangsrechten bepaal je wat hij te zien krijgt. De één mag alleen facturen openen, de ander ook bestellingen. Beveiligd inloggen komt hierop neer dat een klant nooit iets van een andere klant ziet. Je collega van de administratie beslist dat vooraf, per contactpersoon.
Vertrekt een contactpersoon bij je klant, kun je hem beter deactiveren dan wissen. In de eigen Klantportal van AFAS kan een contactpersoon niet volledig worden verwijderd (AFAS Help, 2026). Doe dat in jouw eigen portaal ook.
Verhuist een klant of krijgt hij een nieuw nummer, dan past hij zijn eigen gegevens zelf aan. Je collega leest de wijziging door en tikt niets meer in. Moet een verkoper een bestelling eerst goedkeuren, leg die regel dan vast voor je iets instelt. Probeer alles uit op een kopie van je omgeving, zodat geen klant een testfactuur te zien krijgt.
Wat je zelf bouwt als de standaard niet past
Soms moet de klant iets doen wat het standaardportaal niet aanbiedt. Een voorbeeld is een aanvraag met bijlagen, die nu per mail binnenkomt en door een collega met de hand wordt verwerkt. Dat is een van de terugkerende taken in je backoffice. Daar kan een eigen portaal voor komen dat werkt met de systemen die je al hebt, dus je stapt niet over op iets nieuws.
Zie je de standaardschermen en vind je ze niet mooi genoeg in je huisstijl, dan is dat geen reden om te bouwen. Eerst moet vaststaan dat je klant iets moet doen wat AFAS niet kan.
Een eigen portaal werkt alleen met een koppeling. Zo'n koppeling haalt gegevens uit AFAS en je andere systemen en zet ze in het portaal, en schrijft wijzigingen van de klant terug. Hoe dat werkt, lees je bij API koppelingen. Het portaal zelf is maatwerksoftware. Sturen klanten ook stukken mee, dan komt daar documentbeheer bij.
Praat met je bouwer over het onderhoud. Verandert er een veld in AFAS, werkt het portaal dan nog? Schrijf vooraf op wat jullie een storing noemen en wat een wens, zodat daar later geen ruzie over komt. Vraag ook wie het portaal beheert zodra de bouwer weg is. Krijg je daar geen duidelijk antwoord op, dan hang je straks van hem af.
Standaard voor de basis en een eigen onderdeel voor één proces
Je hoeft niet te kiezen tussen alles of niets. Facturen, bestellingen en meldingen lopen via het standaardportaal, en voor het ene proces dat daar niet in past bouw je een eigen onderdeel. Zo'n combinatie heet een hybride portaal.
Start met dat ene proces. Pak je er vier tegelijk aan, dan is geen van de vier echt klaar.
Zo gaat het werk van 15 naar 3,5 uur per maand
We rekenen het voor met de vragen uit de opening. We gaan ervan uit dat een statusvraag 5 minuten kost, een servicemelding uit de mail 6 minuten en een wijziging van contactgegevens 4 minuten. Straks zoekt de klant het zelf op, en we gaan ervan uit dat 1 op de 4 klanten toch nog belt. Je collega van de administratie kijkt een servicemelding of een wijziging na in 1 minuut per stuk.
Handeling | Aantal per maand | Minuten nu | Minuten straks |
|---|---|---|---|
Statusvragen beantwoorden | 120 | 600 | 150 |
Servicemeldingen uit de mail in AFAS zetten | 30 | 180 | 30 |
Wijzigingen van contactgegevens verwerken | 30 | 120 | 30 |
Samen | 900 | 210 |
Bij de statusvragen gaat het nu om 120 keer 5 minuten, dus 600 minuten. Straks bellen er nog 30 klanten (1 op de 4), dus 30 keer 5 minuten is 150 minuten.
Voor de servicemeldingen zijn het nu 30 keer 6 minuten, dus 180 minuten. Straks staat de melding vanzelf in AFAS en leest je collega er 30 door van 1 minuut, dus 30 minuten.
De wijzigingen van contactgegevens kosten nu 30 keer 4 minuten, dus 120 minuten. Straks voert de klant ze zelf in en leest je collega ze na in 30 minuten. Het verschil is 900 minus 210 minuten, dus 690 minuten, ofwel 11,5 uur.
Nu 900 minuten per maand, 15 uur, en straks 210 minuten, 3,5 uur.
Wie doet wat? De statusvraag loopt vanzelf, en je collega hoort alleen de 30 klanten die toch bellen. De servicemelding komt zonder je collega in AFAS, en die leest de melding na. Bij een wijziging typt de klant het zelf, en je collega kijkt het na. Wie wat te zien krijgt, beslist je collega.
Een klant krijgt zijn antwoord meteen en hoeft niet te wachten tot iemand terugbelt. Een servicemelding raakt ook niet meer zoek in een mailbox. Dat scheelt je klant wachttijd en je collega werk.
Wanneer je dit niet moet doen
Een portaal haalt niet alles weg, want er blijft werk om na te lezen. Staat de functie al in AFAS maar heeft niemand hem aangezet, begin dan daar en bouw niets. Gebeurt het werk maar een paar keer in de maand, dan verdient een eigen portaal zich niet terug.
Wil een klant iets anders dan afgesproken, dan voer je gewoon een gesprek met hem.
Vier dingen om je keuze langs te leggen
Leg deze vier dingen langs je eigen bedrijf voor je kiest.
Schrijf op welke vragen je klanten nu stellen, en zet een maand lang een streepje bij elke keer.
Kijk of de antwoorden al in AFAS staan, want dan is het standaardportaal genoeg.
Kijk of de klant iets moet doen wat niet in de standaard zit, want dan heb je een koppeling nodig.
Vraag wie het straks beheert en wat er gebeurt als een veld verandert.
Beantwoord hieronder drie vragen, dan zie je welke weg bij je past.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Kies eerst en bouw daarna
Twijfel je tussen maatwerk en iets standaards, lees dan maatwerk software of een standaard programma. Wil je een eigen portaal als losse toepassing, lees dan web applicatie maken. Stuur je berichten aan klanten nu met de hand, kijk dan bij communicatieautomatisering.
Wil je weten of het standaardportaal voor je klanten genoeg is? Vraag dan de gratis scan aan. Stuur ons de vragen die je klanten nu telefonisch stellen, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over klantportaal AFAS
Hoe log je in bij AFAS?
Je gebruikt het e-mailadres waarmee de beheerder je als contactpersoon heeft toegevoegd aan de AFAS Klantportal. Je stelt het wachtwoord zelf in via een e-mailbericht en vraagt bij een vergeten wachtwoord zelf een nieuwe aan (AFAS Help, 2026). Gaat het om het portaal voor je eigen klanten, dan bepaal jij hoe zij inloggen.
Wat zijn de problemen met AFAS?
Bij een klantportaal zit het probleem in het proces dat niet standaard in het portaal zit. Voor dat proces koppel je een eigen toepassing aan AFAS. Verder moet je collega van de administratie eerst bepalen wie wat ziet, want dat kan geen systeem voor hem beslissen.
Kun je het standaardportaal en een eigen onderdeel combineren?
Ja, dat heet een hybride portaal. De basis loopt via het standaardportaal en het ene proces dat niet past krijgt een eigen onderdeel. Pas als dat eerste onderdeel werkt, bouw je verder.
