84 uur handwerk per maand, en dus een web applicatie maken?
Een eventbureau met dertig mensen doet zestig boekingen per maand. De aanvraag staat in de mail, de offerte in een pakket, het draaiboek in Excel en de factuur in de boekhouding. Het handwerk daartussen kost 84 uur per maand. Het plan: een eigen web applicatie maken waar alles in staat. Van die 84 uur zijn er 51 weg zonder die applicatie: 14 door aan te zetten wat het offertepakket al kan, en 37 door de pakketten te koppelen.
Hoeveel uur per maand brengen jouw mensen gegevens van het ene pakket naar het andere?
Drie wegen, en bouwen is de derde
Een web applicatie is software die in de browser draait, zonder installatie, op je computer en je telefoon. Een website lees je, in een web applicatie doe je je werk. Bedrijven gebruiken hem als portaal voor klanten of leveranciers, als bestelsysteem, voor de planning of als dashboard.
Drie wegen om van het handwerk af te komen:
Inrichten. Aanzetten wat je pakket al kan.
Koppelen. De pakketten die je hebt gegevens laten uitwisselen.
Bouwen. Een eigen web applicatie laten maken.
Het is een ladder, en je begint onderaan. Vraag je een bouwer om een applicatie, dan begint het gesprek op de derde trede. Stel daarom eerst een andere vraag: welk probleem moet er weg, en bij wie ligt dat werk nu?
Waar de 84 uur nu zitten
Een aanvraag komt binnen per mail en de projectleider typt hem over in het offertepakket. Na het akkoord gaat de boeking met de hand naar het draaiboek, en de locatie en de cateraar krijgen elk een mail. Dan belt de klant: het worden 46 gasten, geen 40. Die wijziging moet naar de offerte, het draaiboek en de leveranciers. Na afloop maakt de administratie de eindnota uit dat alles.
Moeilijk is het niet. Het is veel, en het staat in losse bestanden die niets van elkaar weten. De minuten zijn niet het duurste: een wijziging die de cateraar niet bereikt, merk je pas op de dag zelf.
In dit voorbeeld zit de meeste tijd in de wijzigingen, 24 van de 84 uur. Zo ziet het eruit bij eventbureaus. Bij een groothandel zit het rond de order.
Inrichten, koppelen of bouwen: waar je op vergelijkt
Leg de drie wegen naast elkaar. Kijk wat ze weghalen, en welk werk je ervoor terugkrijgt.
Waar je op vergelijkt | Inrichten | Koppelen | Eigen web applicatie |
|---|---|---|---|
Wat het weghaalt | Wat je pakket kan en niet aanstaat | Overtypen tussen twee pakketten | Werk dat geen pakket doet, of waar klanten bij moeten |
Het past niet als | Het werk tussen twee pakketten zit | Iemand van buiten erbij moet | Je werkwijze nog elke maand verandert |
Wat erbij komt | Niets nieuws | De koppeling bijhouden | Onderhoud en beheer, zolang hij draait |
Als je groeit | Tot de grens van het pakket | Weinig extra handwerk | Hij groeit mee als iemand hem aanpast |
Waar je van afhangt | De leverancier van het pakket | Wie de koppeling bouwde | Wie hem bouwde en beheert |
De eerste regel beslist. Kan je pakket het, of zit het werk tussen twee pakketten, dan hoef je geen applicatie te laten bouwen.
Per weg: voor wie hij past, en voor wie niet
Inrichten past als je pakket het kan en niemand het aanzette
Begin hier, want de kans is groot dat er al een pakket staat. Van de bedrijven met 20 tot 50 mensen gebruikt 73 procent bedrijfssoftware, zoals een ERP of een CRM. Bij 50 tot 100 mensen is dat 85 procent (CBS, 2025).
Loop de lijst van je handwerk na met iemand die het pakket kent. Vraag bij elke regel: kan het pakket dit, en waarom staat het niet aan? Wat inrichten van je vraagt, staat bij administratie software.
Inrichten is niet genoeg als het werk tussen twee pakketten zit. Dat blijft overtypen, hoe goed elk pakket ook is ingesteld.
Koppelen past als het werk tussen twee pakketten zit
Staat hetzelfde gegeven in twee pakketten en typ je het over, dan is een koppeling de volgende trede. Een digitaal boekhoudsysteem kun je koppelen aan andere systemen, zoals het CRM (KVK, 2024). Biedt de leverancier geen koppeling, dan kan die als tussenlaag gebouwd worden.
Daar kan een AI-stap bij, die een mail of een pdf uitleest en de aanvraag klaarzet. Dat is een voorstel; een collega kijkt het na voordat het verder gaat. Zo werken wij bij aanvragen en offertes en brengen samen wat er al ligt.
Koppelen past niet als de gegevens in je pakketten niet kloppen, want dan gaat de fout sneller rond. En het is niet genoeg als een klant erbij moet. Die kijkt niet in jouw offertepakket.
Een eigen web applicatie past als klanten erin moeten, of geen pakket het doet
In beide gevallen moet het proces vastliggen. Verandert je werkwijze nog elke maand, dan bouw je iets wat niet meer klopt als het af is.
Begin met een eerste versie die één ding doet, een portaal waarin de klant zijn boeking ziet en wijzigt. Laat hem koppelen met de bestaande systemen.
Onderhoud houdt na de livegang niet op, want de pakketten waarmee hij koppelt veranderen, en jouw werk ook. Eén persoon in je bedrijf houdt hem bij en beslist welke wens erin komt. En er blijft mensenwerk: de invoer aan het begin, de uitzondering en het akkoord.
Zoek je vooral één overzicht van cijfers uit meerdere pakketten? Dan past rapportage en dashboarding beter: de cijfers ophalen en op een vast moment bundelen.
Het rekenvoorbeeld: van 84 naar 33 uur zonder eigen applicatie
Dit is een rekenvoorbeeld. De aantallen en de minuten zijn aannames voor het eventbureau uit de opening, geen meting. Per maand: 150 aanvragen, 60 boekingen, 180 wijzigingen (drie per boeking) en 120 vragen van klanten over de laatste stand (twee per boeking). Vul je eigen getallen in.
Inrichten. We nemen aan dat het offertepakket een aanvraagformulier heeft en zelf een factuur uit de offerte kan maken, en dat beide uit staan. We nemen ook aan dat de factuur vanuit het offertepakket in de boekhouding komt, en dat dan 90 van de 150 aanvragen via het formulier binnenkomen.
Koppelen. Een AI-stap leest de andere 60 uit de mail. Het draaiboek vult zich uit de offerte, en de mail aan de leveranciers staat klaar. Een wijziging voer je één keer in.
De web applicatie. Een portaal voor de klant. We nemen drie dingen aan: hij voert twee van de drie wijzigingen zelf in (120), één op de vier vragen komt toch nog (30), en het bijhouden kost 4 uur per maand.
Handeling, in minuten per maand | Nu | Na inrichten | Na koppelen | Met de web applicatie |
|---|---|---|---|---|
1. Aanvragen overtypen | 150 x 4 = 600 | 60 x 4 = 240 | 60 x 1 = 60 | 60 |
2. De boeking naar het draaiboek | 60 x 10 = 600 | 600 | 0 | 0 |
3. Leveranciers bevestigen | 60 x 12 = 720 | 720 | 60 x 3 = 180 | 180 |
4. Wijzigingen doorvoeren | 180 x 8 = 1.440 | 1.440 | 180 x 3 = 540 | 120 x 1 + 60 x 3 = 300 |
5. Klanten de laatste stand sturen | 120 x 5 = 600 | 600 | 600 | 30 x 5 = 150 |
6. De eindnota maken | 60 x 15 = 900 | 60 x 5 = 300 | 300 | 300 |
7. De eindnota nalezen | 60 x 3 = 180 | 60 x 5 = 300 | 300 | 300 |
8. De applicatie bijhouden | 0 | 0 | 0 | 240 |
Samen | 5.040 | 4.200 | 1.980 | 1.530 |
Nu 5.040 minuten: 84 uur per maand. Na inrichten 70 uur, na koppelen 33 uur, met de web applicatie 25,5 uur.
Regel 2 gaat helemaal automatisch, en de 90 aanvragen die via het formulier komen ook. Bij de andere 60 van regel 1 en bij regel 3 staat een voorstel klaar en kijk jij het na. Bij regel 4 keur jij goed wat de klant invoert. De rest blijft mensenwerk: de klant die toch belt, wat er op de dag zelf bijkwam, en het nalezen. Dat kost 5 minuten in plaats van 3, want je hebt de nota niet zelf gemaakt.
Het portaal haalt 11,5 uur weg en kost 4 uur aan bijhouden. Per saldo is dat 7,5 uur per maand. Voor de uren hoeft dit bureau het niet te laten bouwen. Het is een keuze voor de klant, die zelf ziet wat er is afgesproken.
Eén applicatie die alles vervangt, haalt hetzelfde handwerk weg. Je bouwt dan wel na wat het offertepakket en de boekhouding al doen, en dat onderhoud je daarna zelf.
Wanneer je nog niets moet doen
Soms is het antwoord nog niets.
Een applicatie legt vast hoe je werkt, en een koppeling ook. Doet elke collega het nog op zijn eigen manier, dan leg je die onenigheid vast. Schrijf eerst één proces uit: wie doet wat, wie typt wat over, en hoe vaak.
Gaat het om een handvol keren per maand, laat het dan zo.
Vijf vragen aan je bouwer, ook aan ons
Wat zou je doen als we niets nieuws bouwen? Welk deel kan in de software die we al hebben, en welk deel met een koppeling? Wie dat niet weet, heeft je pakketten niet bekeken.
Wat zie ik voordat er gebouwd wordt? Vraag om een klikbaar ontwerp, en wat er in de eerste versie zit. Laat je daarna tussentijds iets tonen dat werkt.
Wie mag wat zien? Vraag hoe mensen inloggen, of er tweestapsverificatie is, en waar vastligt wie wat mag zien. Staan er gegevens van klanten of medewerkers in, dan hoort de bescherming in het ontwerp en niet achteraf (Autoriteit Persoonsgegevens, 2024).
Van wie is het straks? Software valt onder het auteursrecht, en een overdracht moet schriftelijk worden vastgelegd (RVO). Zet in het contract wat je krijgt: de code, de gegevens en de toegang. Vraag wat er gebeurt als de bouwer stopt: kun je je gegevens eruit halen, en kan een ander verder met de code? Krijg je een vaag antwoord, dan koop je afhankelijkheid.
Wat blijft er elke maand voor ons over? Welke handelingen doet een mens, wie houdt de applicatie bij, en wat valt onder onderhoud? Is het antwoord "niets", dan klopt het niet.
Begin deze week: schrijf één proces uit
Neem het proces waar het meeste wordt overgetypt. Schrijf een week lang op wie wat overtypt, van welk pakket naar welk pakket, en hoe vaak, met de minuten erbij. Leg de lijst naast de drie wegen: wat kan je pakket al, wat zit er tussen twee pakketten, en wat doet geen pakket?
Meet een maand voordat je iets laat bouwen, en laat het nieuwe eerst naast het oude draaien. Hoe je dat aanpakt staat in AI implementeren zonder in de pilot-hel te belanden.
Wil je weten op welke trede jouw proces thuishoort? Vraag de gratis scan aan. Stuur ons het proces dat je hebt uitgeschreven, met de pakketten die je gebruikt. Je hoort binnen één werkdag wat wij zouden doen. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over een web applicatie laten maken
Hoe kan ik een webapp laten maken?
In vier stappen: de bouwer kijkt hoe je nu werkt, maakt een ontwerp, bouwt in korte rondes en zet hem live. Zet er zelf een stap voor: schrijf eerst het proces uit.
Hoeveel kost het om een web applicatie te laten maken?
Dat hangt af van het aantal schermen, het aantal koppelingen en wie er wat in mag. Welke rekeningen je na de bouw krijgt, staat in wat het automatiseren van een bedrijfsproces kost.
Kan ik zelf een web applicatie maken zonder programmeur?
Ja, voor een eenvoudige toepassing kan dat. Met een bouwdoos met weinig code, low-code genoemd, zet je zelf een formulier, een lijst of een goedkeuring in elkaar. Zelf een web app bouwen wordt lastiger zodra klanten moeten inloggen of hij moet koppelen met je boekhoudpakket.
Heb ik een web applicatie nodig of een app uit de app-winkel?
Een web applicatie is genoeg als je mensen en je klanten er gegevens in bekijken en invoeren. Een app uit de app-winkel is pas aan de orde als hij ook zonder internet moet werken.
