Een partij neemt je verloning over, het aanleveren blijft van jou

Zoek je een partij die backoffice voor uitzendbureaus doet, dan krijg je bij elke partij ongeveer hetzelfde aanbod. De partij doet de verloning, het contractbeheer, de facturatie en het debiteurenbeheer. Jij werft en plaatst. Zo omschrijven de aanbieders het zelf.

Backoffice uitbesteden verplaatst het werk en haalt het niet weg. Je uren, je contracten en je klantgegevens moet je nog steeds aanleveren. Een collega van je backoffice zoekt ze bij elkaar. Alleen de uren kosten in ons voorbeeld al 30 uur per week.

De partij houdt ook de wet- en regelgeving en de cao bij waaronder je uitzendkrachten vallen. Ze kan zorgen voor voorfinanciering van je facturen, zodat je cashflow niet wacht op je inlener. En bij het werkgeverschap kun je kiezen of de partij de werkgever wordt of dat jij het zelf blijft.

Wat dit verder betekent voor een bureau in de uitzendbranche, lees je op die pagina. Gaat het je alleen om de loonstroken, lees dan salarisadministratie uitbesteden of automatiseren.

Volledig of gedeeltelijk uitbesteden, dat is de eerste keuze

Is backoffice uitbesteden uitzendbureau-werk dat je beter zelf houdt?

Het hangt van drie dingen af. Wie draagt het werkgeverschap, wie draagt het debiteurenrisico en wie levert de uren aan? Je kiest eigenlijk niet tussen zelf doen of uitbesteden, maar uit drie wegen. Je doet alles zelf, je gaat voor gedeeltelijk uitbesteden of je geeft alles aan een partij.

In de tabel zie je wat er in elke weg van jou blijft.

Het aanleveren van uren staat in elke kolom bij jou. Dat is de rij waar je zelf iets aan kunt veranderen, en daar gaat het volgende stuk over.

Zelf doen past als je de kennis van de cao in huis hebt en weinig uitzendkrachten hebt. Houdt niemand bij jou de cao bij, dan past het niet. Volledig uitbesteden past als je zo min mogelijk risico wilt dragen, maar niet als je het werkgeverschap zelf wilt houden. Gedeeltelijk uitbesteden past als je de verloning wilt afgeven en de klant en de uren zelf wilt houden.

Ben je een startend uitzendbureau, dan heb je nog geen eigen team voor loon en contracten. Uitbesteden ligt dan voor de hand, zolang je vooraf weet hoe je er later weer uit komt.

Eerst het handwerk automatiseren maakt de keuze kleiner

Je bureau heeft terugkerende taken die elke week hetzelfde zijn. Uren binnenhalen, nalopen en doorzetten zijn de duidelijkste. Dat werk verdwijnt niet als je de verloning uitbesteedt, want de partij wil de uren compleet en op tijd hebben.

Neem ons voorbeeld van 600 uitzendkrachten. Stel dat zij hun uren aanleveren in een app of per mail, en dat een systeem die uren klaarzet en doorstuurt naar je backoffice. Je collega kijkt alleen na wat niet klopt. Stel dat dit bij 1 op de 10 uitzendkrachten het geval is, dus bij 60 uitzendkrachten. Nakijken kost nog steeds 3 minuten per uitzendkracht.

Dan blijft er 3 uur per week over in plaats van 30 uur.

Wat het systeem doet, kost 0 minuten. De 3 uur blijft bij je collega, en dat is goed, want hij beslist wat er met een afwijkend uur gebeurt. Hoe wij uren en facturen klaarzetten, lees je bij uren en facturatie.

Zo verandert ook het gesprek met een partij. Je kunt dan voor een gedeeld model kiezen. De partij doet de verloning en het werkgeverschap, en jij automatiseert het aanleveren van uren en klantgegevens. De partij stuurt dan minder fouten terug. Wil je weten hoe het aanleveren zelf werkt, lees dan automatische urenregistratie.

Wat je aan kennis en controle uit handen geeft

Uitbesteden haalt niet alle risico weg. Het debiteurenrisico kan bij de partij komen, maar alleen als je dat afspreekt. Vraag de partij ook naar ketenaansprakelijkheid en naar de Wtta, de wet over de toelating van uitleners. Wil je het innen van je facturen zelf houden, kijk dan bij debiteurenbeheer.

Belooft een partij dat je nergens meer naar hoeft te kijken, geloof het niet. Je houdt altijd iets na te kijken, want de partij werkt met wat jij aanlevert. Een partij blijft ook een bedrijf met een eigen risico. Het faillissement van de partij is een onderwerp waar je vooraf een antwoord op wilt hebben.

Dan is er het maatwerk. Een standaardpartij heeft een vaste manier van werken, en jouw bureau past daar niet altijd in. Spreek daarom vooraf af wat een fout van de partij is en wat een extra verzoek van jou. Daarover ontstaat later het snelst ruzie.

Ook verzuim en re-integratie kunnen bij de partij komen te liggen. Je wilt dan wel weten wie je mensen belt als iemand ziek is. Je kunt de regie houden met vaste momenten waarop je de cijfers samen met de partij bekijkt, en door zelf in je cijfers te kunnen kijken.

Stel bij het kiezen ook vast wat je kwijtraakt aan kennis. Wie de cao bijhoudt, kent de uitzonderingen. Als je dat uit handen geeft, moet je later iemand vinden om het weer op te pakken. Hoe dat gaat bij een bureau dat de inlenersbeloning moet uitvoeren, lees je bij inlenersbeloning.

Wanneer geen van beide past

Zoek je iemand die de hele administratie overneemt, met de verantwoordelijkheid erbij? Dan heb je een partij of een kantoor nodig en niet ons. Lees in dat geval eerst administratiekantoor of automatiseren.

Kost het aanleveren je weinig tijd, laat het dan zo. Ben je tevreden over je partner en loopt het aanleveren, verander dan niets. Dat zeggen wij ook in de scan, ook als het betekent dat je ons niet nodig hebt.

Vragen die je elke partij stelt voordat je tekent

Zet deze vragen naast elke offerte. Geeft een partij er een vaag antwoord op, dan maak je je afhankelijk van die partij.

1. Wat gebeurt er met mijn gegevens en contracten als ik over een jaar wegga?

2. Is de partij gecertificeerd, bijvoorbeeld met NEN 4400-1?

3. Wat is een fout van de partij en wat is een extra verzoek van mij?

4. Welk inzicht krijgen mijn inleners en mijn uitzendkrachten in een portaal?

5. Hoe verloopt de overstap, en wie levert wat aan?

Met die antwoorden houd je de regie, en kun je je gegevens meenemen als je vertrekt of terug wilt naar intern.

Welke weg past bij jouw bureau

Beantwoord drie vragen over je eigen bureau. De keuzehulp zegt of backoffice uitbesteden voor jouw uitzendbureau past, of je eerst het handwerk wegneemt, en welk stuk van dit artikel je daarvoor leest.