Automatische urenregistratie: wat vanzelf gaat en wat je invult

Neem een bedrijf met 35 mensen die hun uren op projecten schrijven. We nemen aan dat elk van hen per maand 240 minuten kwijt is aan uren invullen, nakijken en najagen: 4 uur per persoon, samen 140 uur. Met automatische urenregistratie blijft daar in dit voorbeeld 35 uur van over, omdat de planning en de opdracht de uren vanzelf invullen, de agenda en de mail een voorstel geven dat je nakijkt, en alleen werk zonder dossier met de hand blijft. Weet jij hoeveel uur jouw mensen per maand aan hun uren kwijt zijn?

Waar de uren van nu blijven hangen

Het begint op vrijdagmiddag. Je mensen zitten achter hun scherm en proberen te bedenken waar maandag aan ging, en waar dinsdag. Een uur dat niet in de agenda staat wordt een gok, en een uur dat ze vergeten staat er helemaal niet op. Dat zijn de vergeten uren: werk dat is gedaan en op geen enkele factuur komt. Daarna loopt je collega van de administratie de lijst langs om te zien wie nog niets heeft ingeleverd, en dat najagen staat bij niemand op de taakomschrijving.

Zo loopt de maand straks, als de uren vanzelf binnenkomen

Dezelfde maand, straks. Een uur dat in de planning of op een opdracht staat, staat er al: het systeem neemt het over zonder dat jij iets doet. Voor de dagen met afspraken en mail zet het systeem een voorstel klaar, en je mensen passen aan wat niet klopt. Wat nergens staat, zoals een telefoontje of een overleg, vullen ze zelf in. Mist er aan het eind van de week nog een uur, dan krijgt wie het mist een bericht. Daarna gaan de uren mee naar de factuur, die klaarstaat voor jouw goedkeuring. Wat wij overnemen staat bij uren en facturatie.

Helemaal zonder jou gaat het niet, en een systeem dat dat wel beweert, klopt niet. Je kijkt de uren altijd na, alleen duurt dat straks minuten in plaats van uren.

Zo werkt automatische urenregistratie, stap voor stap

Eerst wie wat doet. De minuten bij elke stap hieronder zijn aannames, nu en straks, per persoon per maand voor het bedrijf met 35 mensen. Zo ziet het per handeling eruit als het geregeld is:

Stap 1. Uren uit planning en opdracht overnemen

Zo gaat het nu. Je mensen zoeken de planning erbij en schrijven over wat daar al staat. Ze zijn er 60 minuten per persoon per maand mee kwijt.

Zo automatiseer je het. De planning en de opdracht weten al wie op welk project werkt en voor welke klant. Het systeem zet die uren zelf in het urenoverzicht, en jij ziet alleen de dag die afwijkt. Gebruikt een systeem ook de locatie van de telefoon, dan moeten je mensen dat weten.

Dit heb je nodig. Een planning waarin per persoon staat op welk project hij werkt, met de klant bij elke opdracht. Dezelfde planning laat je meteen ook de bezetting per project zien. Zonder die gegevens kan het systeem alleen raden.

Dit levert het op. 60 minuten per persoon per maand, samen 35 uur: vanaf deze stap schrijft niemand over wat de planning al weet.

Stap 2. Uren uit agenda en mail invullen

Zo gaat het nu. Je mensen scrollen terug door hun agenda en hun mail om te zien waar ze waren, en tikken het uur dan in. Dat kost 90 minuten per persoon per maand.

Zo automatiseer je het. Het systeem leest de agenda en de mail van de dag en komt met een voorstel: 2 uur bij klant A, 1 uur bij klant B. Een timer die start zodra je een dossier opent, doet hetzelfde voor werk achter je bureau, en een app neemt de timer mee onderweg. Je mensen accepteren het voorstel of wijzen het af. Twijfelt het systeem, dan zet het dat uur apart zodat het niet ongezien doorgaat. Over privacy: wat een systeem uit agenda en mail haalt, moet de medewerker van wie die agenda is als eerste zien.

Dit heb je nodig. Een agenda waarin afspraken per klant staan, en mail die aan een dossier hangt. Per bedrijf verschilt wat daarvan al bestaat: heb je alleen een planning, dan blijven de 90 minuten van deze stap staan en kost het straks samen ruim 75 uur per maand in plaats van 35 uur.

Dit levert het op. Van 90 naar 20 minuten per persoon per maand. Een voorstel nakijken kost veel minder dan het uur uit je hoofd opschrijven.

Dit blijft van jou. Het voorstel controleren en aanpassen. Een uur dat het systeem verkeerd inschat, beslis jij, en daarom staan hier nog 20 minuten.

Stap 3. Werk zonder dossier zelf invullen

Zo gaat het nu. Een telefoontje met een klant, een overleg op de gang, een klus onderweg: het staat nergens en je mensen schrijven het uit hun hoofd. Dat kost 30 minuten per persoon per maand.

Zo automatiseer je het. Dit blijft mensenwerk, want dit werk laat geen spoor na in een planning, een agenda of een mail. Het systeem kan alleen een vaste plek klaarzetten waar je mensen het zelf invullen, met een korte omschrijving erbij.

Dit heb je nodig. Eén invulveld dat iedereen kent, en de afspraak dat je werk zonder dossier ook daar schrijft.

Dit levert het op. Geen minuut winst: het blijft 30 minuten per persoon per maand. Wel staat het uur er straks tussen de rest.

Dit blijft van jou. Het zelf invullen, op de dag zelf.

Stap 4. Vergeten uren najagen

Zo gaat het nu. Aan het eind van de maand loopt je collega van de administratie de lijst langs en stuurt berichten. Dat is 40 minuten per persoon per maand.

Zo automatiseer je het. Het systeem ziet welke uren ontbreken en stuurt wie zijn uren nog niet heeft ingeleverd een herinnering. Alleen wie na die herinnering niets doet, komt bij je collega terecht.

Dit heb je nodig. Per persoon hoeveel uur hij hoort te schrijven, en een vaste dag waarop de uren erin staan.

Dit levert het op. Van 40 naar 5 minuten per persoon per maand. Je collega ziet alleen nog wie niet reageert, en een vergeten uur komt alsnog op de factuur.

Stap 5. Uren naar de factuur zetten en nakijken

Zo gaat het nu. De administratie bundelt de uren per klant en zet ze met de hand in het boekhoudpakket. Dat is 20 minuten per persoon per maand.

Zo automatiseer je het. Via een koppeling gaan de uren per klant naar het boekhoudpakket dat je al gebruikt. De regels voor tarief en overuren leg je één keer vast, en daarna past het systeem ze toe. De factuur staat klaar, jij kijkt hem na en keurt hem goed. Dezelfde uren geven je ook de rapportage over declarabele uren. Hoe zo'n koppeling in elkaar zit, lees je bij facturatieprogramma koppelen aan je boekhoudpakket.

Dit heb je nodig. Een koppeling tussen je uren en je facturatie, en afspraken over tarief en overuren die al vastliggen.

Dit levert het op. Van 20 naar 5 minuten per persoon per maand, en de uren komen op de factuur zonder dat iemand ze opnieuw invoert.

Begin met de gegevens die je al hebt, niet met een nieuw pakket

Voor deze stappen heb je geen nieuw urenpakket nodig. De planning, de agenda en de mail bestaan al, en ook je boekhouding en je facturatieprogramma staan er. Het werk zit in het koppelen van die bestaande systemen aan elkaar, zodat een uur één keer ontstaat en daarna vanzelf doorloopt. Staat je planning in een los Excel-bestand zonder koppeling, dan is dat het eerste werk. Over de planning zelf lees je meer bij planning en matching.

Zo reken je het na: 140 uur nu, 35 uur straks

We nemen aan dat het bedrijf 35 mensen heeft die hun uren schrijven, en dat de minuten hieronder per persoon per maand kloppen.

35 mensen met elk 240 minuten is 8.400 minuten: 140 uur per maand. Straks is het 60 minuten per persoon, 2.100 minuten: 35 uur per maand.

Het verschil is 105 uur per maand. Het grootste deel daarvan zit in stap 1 en stap 2, en bij stap 3 verandert niets. Werken je mensen vooral volgens een planning, zoals bij een uitzender of detacheerder, begin dan bij stap 1. Toch weegt voor ons elk vergeten uur zwaarder dan die bespaarde tijd: het is werk dat je deed en nooit factureert.