Elk draaiboek begint weer in een oude map
Voor een kleine wijziging pas je meerdere documenten van het draaiboek aan, en daarna weet niemand welke versie klopt. Stel, je organiseert 6 events per maand en je eventmanager begint elk event met een draaiboek voorbeeld uit een oude map. Je eventmanager zoekt de contactpersonen opnieuw op, tikt de datum en het aantal gasten over en schrijft het noodplan weer uit. Dat kost 220 minuten per event, samen 22 uur per maand. Weet jij hoeveel uur je team vorige maand aan draaiboeken kwijt was?
Wat je van een eerder event kunt klaarzetten voor het volgende, lees je bij aanvragen en offertes. Welk ander werk rond een event ook steeds terugkomt, lees je bij de evenementenbranche.
Een draaiboek voorbeeld heeft vier onderdelen
Een draaiboek is een opsomming van alle feiten en afspraken rond een evenement, zodat iedereen weet wie wat wanneer doet. Een draaiboek evenement heeft vier onderdelen, in de volgorde waarin je ze nodig hebt.
Contactpersonen die je kunt bellen
De opdrachtgever, de locatie, de catering, de techniek en je eigen crew staan er allemaal in, elk met rol en telefoonnummer. Je eigen crew en je vaste leveranciers staan bij het volgende event weer in dezelfde lijst. Daarom hergebruik je dit onderdeel het snelst.
De takenlijst van een draaiboek voorbeeld in kolommen
Bij elke taak hoort één verantwoordelijke. Maak van de takenlijst een tabel met de kolommen activiteit, datum en tijd, locatie, verantwoordelijke en bijzonderheden. Zo ziet je crew in één blik wie wat doet.
Het tijdschema met opbouw en afbouw
Minuut per minuut staat erin wie wat wanneer doet, met opbouw en afbouw. De plattegrond van de locatie hoort erbij. Een vergunning of de gastenlijst voeg je als bijlagen toe.
Het noodplan voor regen, storing of een spreker die uitvalt
Hier staat wat je doet bij regen, een storing of een spreker die uitvalt, en wie dan beslist. Eén bladzijde is genoeg, zolang hij op de dag zelf klaarligt.
De vaste kern blijft gelijk, alleen data, tijden en locatie wisselen
Zet het draaiboek op in twee delen. De vaste kern bestaat uit de contactlijst, de rolverdeling, het noodplan en de kolommen van de takenlijst. Die vier blijven bij elk event hetzelfde.
Het wisselende deel is klein. Dat zijn de datum, de tijden, de locatie en het aantal gasten.
Je denkt misschien dat een beter sjabloon dit oplost. Dat klopt niet, want een sjabloon is leeg en jij moet het nog vullen. Wat wel werkt is een vaste kern die al gevuld is, zodat je niet meer met een leeg blad begint.
Voor een offerte werkt het hetzelfde, zoals je leest bij het offerte voorbeeld.
Een draaiboek evenement maken kost 220 minuten per event
In ons voorbeeld organiseert je team 6 events per maand, en elke handeling kost de minuten uit de tabel. Vul gerust je eigen minuten in.
Handeling | Minuten per event |
|---|---|
De contactpersonen verzamelen | 40 |
Aanmelding en offerte invoeren | 25 |
De takenlijst met verantwoordelijke | 45 |
Het tijdschema opbouwen | 60 |
Het noodplan | 30 |
Nakijken, rondsturen en bijwerken na het event | 20 |
Samen | 220 |
6 events van 220 minuten zijn 1.320 minuten, dus 22 uur per maand.
De contactpersonen, de takenlijst en het noodplan kosten samen 115 minuten per event. Dat is ruim de helft van de 220 minuten, en het is werk dat je bij het vorige event al deed.
Zo automatiseer je het draaiboek, stap voor stap
Een draaiboek evenement automatisch maken kan voor een deel. Het systeem vult de vaste kern en zet een voorstel klaar, en je eventmanager beslist. Een draaiboek dat voor honderd procent vanzelf klopt bestaat niet, want er blijft altijd nakijkwerk.
Het werk loopt tussen je mail, je Excel-bestand en de plek waar je het draaiboek bewaart. Hieronder zie je hoe één aanmelding door die programma's gaat. Daarna volgen 6 stappen, van de contactpersonen tot het bijwerken na het event.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Stap 1. De contactpersonen verzamelen
Voor elk event graaf je in oude mails en vorige draaiboeken naar de telefoonnummers van de locatie, de catering, de techniek en de opdrachtgever. Een paar nummers bel je nog na, en samen kost dat 40 minuten per event.
Je zet al je vaste partijen één keer in één lijst, met rol en nummer. Kies je bij een nieuw event wie meedoet, dan staat de lijst direct in het draaiboek.
Alleen nieuwe partijen komen er nog bij, dus je gaat van 40 naar 10 minuten per event. Je eventmanager voegt die partijen toe en kijkt na of een nummer nog klopt.
Stap 2. Aanmelding en offerte invoeren
In de aanmelding en de offerte staan het aantal gasten, de datum en de wensen van de klant. Je eventmanager typt ze met de hand in het draaiboek, en dat kost 25 minuten per event.
Laat de gegevens uit het aanmeldformulier en uit de offerte zelf in het draaiboek komen, zodat je ze één keer invoert. Het lukt als het formulier en de offerte vaste velden hebben, zodat elk gegeven op dezelfde plek staat. Hoe je dat aanpakt, staat bij eerdere offertes hergebruiken.
De 25 minuten invoeren vallen weg, en er sluipt geen typefout meer in een datum of een aantal. Een aanmelding waar iets mist komt bij je eventmanager terecht. Dat uitzoekt hij bij het nakijken voor hij het draaiboek rondstuurt.
Stap 3. De takenlijst met verantwoordelijke
Je schrijft elke taak op en vraagt bij elke taak wie hem oppakt. Samen is dat 45 minuten per event.
De vaste taken staan in een lijst, zoals opbouw, catering, ontvangst, techniek en afbouw. Voor een nieuw event legt het systeem die lijst klaar en stelt het de verantwoordelijke van de vorige keer voor. Daarvoor heb je de takenlijst van een eerder event nodig, met dezelfde kolommen.
Je past een voorstel aan en vult geen leeg blad meer, dus je gaat van 45 naar 15 minuten per event. Wie welke taak doet, beslist je eventmanager, want dat hangt af van wie die dag kan.
Stap 4. Het tijdschema opbouwen
Je rekent het tijdschema minuut per minuut terug vanaf de start van het event. Dat is 60 minuten per event.
Je zet een vast tijdschema op, met per onderdeel de duur van de ontvangst, het programma en de afbouw. Jij geeft de begintijd door, en het systeem berekent de tijden van de rest. De duur per onderdeel ken je uit eerdere events.
Alleen het aanpassen aan deze locatie blijft over, dus je gaat van 60 naar 25 minuten per event. Je eventmanager past de tijden aan op de locatie en op de wensen van de opdrachtgever.
Stap 5. Het noodplan
Bij elk event bedenk en schrijf je opnieuw wat er gebeurt bij regen, een storing of een spreker die wegvalt. Dat kost 30 minuten per event.
Het noodplan hoort bij de vaste kern. Een nieuw draaiboek begint met het plan van het vorige event, en jij vult alleen aan wat deze locatie anders maakt. Dat werkt als je het noodplan één keer goed hebt opgeschreven, met wie beslist.
Zo ga je van 30 naar 5 minuten per event. Je eventmanager kijkt na wat bij deze locatie verschilt, zoals een binnenruimte of een tent.
Stap 6. Nakijken, rondsturen en bijwerken na het event
Je mailt het draaiboek naar de crew, en drie collega's werken met drie versies. Na het event verwerkt niemand wat er anders ging. Samen is dat 20 minuten per event.
Je bewaart het draaiboek op één plek, zodat iedereen de laatste versie ziet. Zo'n vaste plek met versies is documentbeheer. Na het event zet je wat anders ging direct in de vaste kern, zodat het volgende draaiboek beter begint. Daarvoor heb je een gedeelde plek nodig en één persoon die de vaste kern bijhoudt.
Er is nog maar één versie, en de les van het event staat er al in. Je gaat van 20 naar 10 minuten per event. Je eventmanager kijkt het draaiboek na voor hij het rondstuurt, en beslist na het event wat in de vaste kern komt.
Een vaste kern levert 15,5 uur per maand op
Na de stappen blijven er 10, 0, 15, 25, 5 en 10 minuten over, samen 65 minuten per event. 6 events kosten dan 390 minuten, en dat is 6,5 uur per maand in plaats van 22. Je houdt 15,5 uur per maand over voor het gesprek met de opdrachtgever of voor een extra event. Vul hieronder je eigen aantallen in.
Begin deze week met de vaste kern
Start met de vaste kern, en laat de koppeling met je formulier en je offerte nog even liggen. Doe je alles tegelijk, dan wordt geen onderdeel af.
Leg de drie laatste draaiboeken naast elkaar.
Markeer wat in alle drie hetzelfde staat. Dat is je vaste kern.
Bewaar die kern in één bestand, zonder datums.
Meet bij het volgende event hoeveel minuten het kost, voor je iets bouwt.
Wanneer je het draaiboek beter met de hand schrijft
Organiseer je twee evenementen per jaar, of verschilt elk event zo van het vorige dat de contactlijst en het noodplan telkens anders zijn, dan loont een vaste kern niet. Dan schrijf je het draaiboek gewoon met de hand.
Een draaiboek voorbeeld als pdf, Word of Excel
Een draaiboek voorbeeld pdf lees je en print je uit, maar je past hem niet aan, want elke wijziging is een nieuw bestand. Een draaiboek voorbeeld word pas je wel aan. Een voorbeeld draaiboek evenement excel past het best bij een takenlijst met kolommen, omdat je erop kunt sorteren.
Heb je voor de crew een evenement draaiboek voorbeeld pdf nodig? Maak dan eerst je Word- of Excel-bestand en sla het daarna op als pdf, zodat er één bron blijft.
Bij een draaiboek voorbeeld activiteit, zoals een teamdag of een workshop, blijven de kolommen gelijk en wisselen alleen de regels. Een draaiboek feest of een draaiboek bruiloft heeft dezelfde vier onderdelen. Je weet wie je belt, wie wat doet, wanneer, en wat je doet als het misgaat. Ga je een draaiboek evenement organiseren, van welke soort ook, dan begin je dus bij dezelfde vier.
Na het draaiboek pak je een volgend proces aan
Hoe je het hele proces vastlegt, lees je bij procesautomatisering. Twijfel je welk proces als eerste aan de beurt is, dan helpt bedrijfsprocessen automatiseren je kiezen.
Wil je weten hoeveel van jouw draaiboek vanzelf kan? Vraag dan de gratis scan aan. Stuur ons je laatste draaiboek, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over een draaiboek
Wat moet er in een draaiboek staan?
In een draaiboek staan contactpersonen, een takenlijst met de verantwoordelijke per taak, een tijdschema en een noodplan. Voor een groter event voeg je een plattegrond en bijlagen toe.
Hoe maak ik een draaiboek voor een evenement?
Je start met de contactlijst, werkt dan de taken en het tijdschema uit en rondt af met het noodplan.
Is er een gratis draaiboek template in Excel beschikbaar?
Ja, gratis sjablonen in Excel kun je online downloaden, maar zo'n sjabloon is nog leeg. Bewaar daarin je vaste kern, dan vul je hem niet bij elk event opnieuw.
