Offerte voorbeeld: elke keer twintig minuten zoeken
Even een voorbeeld. Een bedrijf met 60 mensen dat op aanvraag levert, maakt 25 offertes per maand; we nemen dat aantal aan voor dit voorbeeld. Een offerte voorbeeld zoek je dan niet in een sjabloon, maar in je eigen vorige offertes, en dat kost twintig minuten per keer. Dat is ruim acht uur per maand, alleen aan zoeken.
Welke offerte gebruik jij als voorbeeld voor de volgende, en hoe lang duurt het om hem terug te vinden?
Zo ziet dat zoeken er nu uit
Er komt een aanvraag binnen, en iemand gaat op zoek: naar een offerte die op deze klus lijkt, naar de prijs die er destijds voor stond, en naar de juiste bedrijfsgegevens. Dat zoeken gebeurt in mappen, in de mail en in het hoofd van wie het langst meeloopt. Vindt hij niets, dan begint hij gewoon opnieuw, en komt dezelfde prijsfout er een jaar later weer in.
Oude offertes staan meestal wel op een schijf. Niemand kijkt erin, want niets vertelt welke offerte bij welk soort klus hoort.
Wat er altijd in een offerte voorbeeld staat
Een goede offerte heeft een paar vaste onderdelen, welke vorm hij ook krijgt:
Je bedrijfsgegevens en die van de klant.
Een offertenummer en een datum.
De omschrijving van het werk, in regels.
De prijs per regel en het totaal.
Een geldigheidstermijn en je voorwaarden.
Soms wordt een offerte als brief geschreven, met een alinea ervoor in plaats van alleen een tabel. Zoek je naar een brief offerte voorbeeld of een voorbeeldbrief offerte, dan gelden dezelfde vaste onderdelen; alleen de toon is persoonlijker. Die onderdelen tik je bij elke offerte opnieuw over, en dat is nog niet het grootste deel van het werk.
De stappen in één oogopslag
Van aanvraag tot verstuurde offerte doorloop je vier stappen:
Een vergelijkbare offerte terugvinden.
De vaste gegevens en de prijs invullen.
Opvolgen tot de klant reageert.
De laatste controle voor hij de deur uit gaat.
Per stap: wat automatisch kan en wat van jou blijft
Een vergelijkbare offerte terugvinden: jouw beste offerte voorbeeld
Zo gaat het nu: je zoekt in mappen, de mail en je eigen hoofd naar een eerdere offerte die op deze aanvraag lijkt. Twintig minuten, en soms vind je hem niet.
Zo automatiseer je het: zet je offertes van de laatste jaren op één plek, elk met dezelfde gegevens: klant, soort werk, omvang, prijs en of hij is gewonnen. Bij een nieuwe aanvraag zoekt het systeem op soort werk en omvang, en legt de twee of drie offertes die het meest lijken naast elkaar.
Dit heb je nodig: je oude offertes als bestand, en één vaste manier om ze te benoemen.
Dit blijft van jou: kiezen welke van de paar die het systeem toont, echt vergelijkbaar is.
De vaste gegevens en de prijs invullen
Zo gaat het nu: bedrijfsgegevens, offertenummer, de regels en de prijs tik je met de hand over, vaak uit de offerte die je net hebt opgezocht.
Zo automatiseer je het: een concept staat klaar met je eigen gegevens, een nieuw nummer en de prijs van de vergelijkbare offerte als voorstel.
Dit heb je nodig: een vast format voor je offertes, zodat het concept overal dezelfde velden invult.
Dit blijft van jou: de prijs aanpassen aan deze klant en deze aanvraag.
Opvolgen zonder dat het blijft liggen
Zo gaat het nu: je houdt zelf bij welke offerte nog open staat, en stuurt op een willekeurig moment een herinnering, of vergeet het.
Zo automatiseer je het: het systeem houdt de status bij en stuurt zelf een herinnering op een vast moment na versturen. Bij ongeveer één op de vijf, de aanvragen waar iets afwijkt, krijg jij een seintje. Hoe dat opvolgen er in detail uitziet, lees je in offerte opvolgen.
Dit heb je nodig: een vast moment waarop je opvolgt, bijvoorbeeld een week na versturen.
Dit blijft van jou: het gesprek met de klant die niet reageert.
De laatste controle voor hij de deur uit gaat
Zo gaat het nu: je leest de offerte na voordat hij verstuurd wordt: klopt de prijs, de klantnaam, de voorwaarden.
Dit blijft mensenwerk: nalezen duurt straks iets langer dan nu, acht minuten in plaats van vijf, want je hebt de offerte niet zelf van nul opgebouwd en leest hem daarom net iets grondiger.
Dit heb je nodig: tien minuten rust voor je op versturen klikt.
Dit blijft van jou: de beslissing dat de offerte klaar is.
Het rekenvoorbeeld: van ruim 20 naar bijna 7 uur per maand
Dit is een rekenvoorbeeld. De 25 offertes per maand en de minuten per stap zijn aannames voor het bedrijf van hierboven, geen meting.
Stap | Nu, in minuten | Straks, in minuten | Wie doet het straks |
|---|---|---|---|
Een vergelijkbare offerte terugvinden | 25 x 20 = 500 | 25 x 2 = 50 | Het systeem zoekt, jij kiest |
De vaste gegevens en de prijs invullen | 25 x 15 = 375 | 25 x 5 = 125 | Het voorstel staat klaar, jij past de prijs aan |
Opvolgen | 25 x 10 = 250 | 25 x 0,2 x 5 = 25 | Gaat automatisch, bij een uitzondering bel jij |
De laatste controle | 25 x 5 = 125 | 25 x 8 = 200 | Jij |
Samen | 1.250 | 400 |
Nu 1.250 minuten: ruim 20 uur per maand. Straks 400 minuten: nog geen 7 uur. Dat scheelt ruim 14 uur per maand, bijna twee werkdagen.
Heb je geen jaar aan goed gearchiveerde offertes om uit te putten, dan blijft de eerste stap grotendeels handwerk: vijftien minuten in plaats van twee. Reken dat door en je komt op 725 minuten, ruim 12 uur per maand, in plaats van bijna 7.
Vul nu je eigen getallen in. Tel de offertes van vorige maand, en klok bij tien stuks hoe lang elke stap duurt.
Begin deze week, zonder ons
Zet de offertes van de laatste twee jaar op één plek, elk met klant, soort werk, omvang en prijs erbij.
Maak voor jezelf een vast format: welke velden staan er altijd in, en in welke volgorde.
Zoek je toch een kant en klare start, dan vind je gratis een offerte voorbeeld Word-bestand of een pdf-sjabloon bij de meeste boekhoudpakketten; dat scheelt alleen de opmaak, niet het zoeken naar de juiste prijs.
Wanneer een eigen offerte voorbeeld niet de moeite waard is
Bij een paar aanvragen per maand is zoeken in een map nog geen probleem. Pas vanaf ongeveer tien offertes per maand wordt dat zoeken een aantal uren, en is er genoeg geschiedenis, oude offertes en vaste prijzen, om uit te putten.
Gebruik je offertepakket eerst als het dit al kan; veel pakketten tonen bij een nieuwe offerte al eerdere offertes bij diezelfde klant. Vraag je ons toch iets hiervoor te bouwen, dan krijg je een eerlijk antwoord: "Wij bouwen niets als je het voor veertig euro per maand kunt kopen."
Wanneer dit niet de moeite waard is:
Je maakt een paar offertes per maand; het zoeken kost dan geen uren.
Je hebt nog geen jaar aan offertes om op te zoeken.
Je offertepakket kan dit al, en niemand heeft het aangezet.
De volgende stap
Dit stuk gaat over het terugvinden en opvolgen van wat er al ligt. Hoe je de hele offerte zelf opbouwt, van aanvraag tot verzending, lees je in offerte maken. Twijfel je of een eigen offertesysteem wel zin heeft naast het pakket dat je al hebt, lees dan offertesoftware kiezen. Begin je liever eerst bij de aanpak in het algemeen, lees dan AI implementeren zonder in de pilot-hel te belanden. En wil je weten wat automatiseren in het algemeen kost, lees wat kost het automatiseren van een bedrijfsproces. Dit werk valt bij ons onder aanvragen en offertes.
Wil je weten hoeveel tijd het zoeken naar een vergelijkbare offerte jou kost? Vraag de gratis scan aan. Stuur ons hoeveel offertes je per maand maakt, hoe je nu zoekt en hoeveel minuten dat kost. Je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over offerte voorbeeld
Is er een gratis offerte voorbeeld om te downloaden?
Ja, de meeste boekhoudpakketten en sjabloonsites bieden een gratis offerte voorbeeld in pdf, Word of Excel. Zo'n sjabloon lost alleen de opmaak op; het zoeken naar een vergelijkbare prijs en klus doe je er nog steeds zelf bij.
Mag ik een oude offerte als basis gebruiken voor een nieuwe klant?
Ja, dat is wat de meeste bedrijven al doen, al gaat het zoeken ernaar meestal met de hand. Pas de klantgegevens en de omvang aan, en kijk de prijs na; neem nooit een geldigheidstermijn of voorwaarde over die bij de oude klant hoorde.
Wat is het verschil tussen een offerte en een proforma factuur?
Een offerte is een voorstel waar de klant nog mee akkoord moet gaan. Een proforma factuur lijkt op een factuur maar is dat juridisch niet, en dient vooral als prijsindicatie. Zodra een offerte is geaccepteerd, wordt hij de basis voor de echte factuur.
Hoe zet ik een geaccepteerde offerte om in een factuur?
Je neemt de regels van de offerte over in je facturatiesoftware, met het bedrag dat is afgesproken. Hoe dat overnemen automatisch kan, lees je bij uren en facturatie.
