Oude offertes hergebruiken is meer dan de vorige kopiëren
Stel, je krijgt dertig aanvragen per maand, en bij elke aanvraag zoekt iemand twintig minuten naar wat er eerder voor zulk werk is gerekend. Dat is tien uur per maand, en dan heeft hij alleen nog de prijs van toen gevonden. Oude offertes hergebruiken werkt pas als de nacalculatie ernaast ligt, zodat je ook ziet wat het werk echt kostte en of je de opdracht kreeg. Het bedrag van toen neem je niet over, want loon en materiaal zijn sindsdien elk anders bewogen. Weet jij wat je vorige offerte voor zulk werk uiteindelijk heeft gekost?
Er komt een aanvraag binnen, en iemand zoekt de vorige offerte erbij, kopieert hem en past de prijs een beetje aan. Zo kopieer je ook wat er toen mis was, want de offerte zegt niet wat het werk kostte.
Een oude offerte zegt namelijk maar één ding, en dat is wat je toen rekende. Wat het werk kostte staat er niet in, en of je de opdracht kreeg en of de prijs nog van nu is ook niet. Toch bedoelt de meeste offertesoftware met hergebruik dat je de vorige offerte kopieert en de naam van de klant vervangt.
Wat is nacalculatie, en wat heb je eraan bij de volgende offerte?
Bij een nacalculatie leg je na afloop naast elkaar wat je rekende en wat het werk echt kostte. De voorcalculatie is dus de schatting vooraf, en de nacalculatie de uitkomst achteraf. Je hebt er alleen pas iets aan als hij bij de volgende aanvraag weer op tafel komt.
Bij veel bedrijven is hij alleen een controle na afloop, of een manier om meerwerk te factureren, en daarna blijft hij in de map van het project. Aan de vorm ligt dat niet, want een nacalculatie maken kan gewoon in een rekenblad. Je moet hem alleen wel terugvinden.
Oude offertes hergebruiken zonder de prijs van toen over te nemen
De prijs van toen was goed voor toen. Kopieer je een offerte van drie jaar terug, dan neem je een prijs over die naar twee kanten fout kan zitten. Zo liepen de bouwkosten van nieuwbouwwoningen sinds 2021 flink op, terwijl er bij metaal een piek lag in 2022. Daarna zakte de metaalprijs tot 2024, en sindsdien loopt hij weer op.
Eerdere offertes hergebruiken: begin bij wat vergelijkbaar werk echt kostte
Een schatting van hoe lang iets duurt valt vaak te gunstig uit, omdat mensen naar hun plan kijken en niet naar wat het eerder werd. Valt het dan tegen, dan lag het volgens henzelf aan dat ene project (Buehler, Griffin en Ross, 1994). Die proeven gingen over studietaken en dagelijkse taken, en over tijd, dus niet over calculaties of prijzen. Toch maken vakmensen veel van zulke beoordelingsfouten net zo goed als leken (Kahneman en Tversky, aangehaald door Flyvbjerg, 2006).
Flyvbjerg zet daar een werkwijze in drie delen tegenover. Eerst kies je een groep werk die op het nieuwe lijkt, dan kijk je hoe ver de uitkomsten in die groep uit elkaar liggen, en daarna zet je de nieuwe aanvraag daartegen af. Zijn stuk gaat over grote infrastructuurprojecten, zoals spoor, bruggen en wegen. Voor projecten van de overheid raadt ook het Britse ministerie van Financiën die werkwijze aan (HM Treasury, 2013).
Het speelt bij elk bedrijf dat op aanvraag werkt. Een installatiebedrijf rekent vanuit een opname en een bestek, een maakbedrijf vanuit een tekening en een serie, en een groothandel vanuit een prijsaanvraag. Meer daarover lees je bij offertes en aanvragen bij bouw- en installatiebedrijven en bij orders en offerteaanvragen in de binnendienst van maakbedrijven en groothandels.
Eerst zoeken in oude offertes naar werk dat er echt op lijkt
Zoek niet op de naam van de klant of op het nummer van de offerte, maar op wat het werk was. De groep die je zo vindt moet breed genoeg zijn om iets te zeggen, en smal genoeg om echt te lijken (Flyvbjerg, 2006). Kijk ook wat je deze klant de vorige keer rekende, want zo'n prijsgeschiedenis per klant voorkomt dat hij twee prijzen krijgt voor hetzelfde werk.
Je administratie bewaar je zeven jaar (Belastingdienst, z.d.), en vaak liggen je offertes en calculaties er ook nog. Ze zijn alleen niet doorzoekbaar.
Dan de nacalculatie ernaast: wat rekenden we, wat kostte het, wonnen we het
Per afgerond werk wil je drie dingen zien: wat je rekende, wat het kostte, en of je het won. Kijk daarbij naar de hele groep en niet naar één project, want je onthoudt vooral het werk dat goed ging. Houd ook uren en materiaal apart, omdat je die straks apart nodig hebt. En de offertes die je niet won horen er ook bij, want die zeggen iets over je prijs en niet over je kosten.
Historische offertes gebruiken zonder de uitkomst is dezelfde schatting nog een keer maken.
Daarna pas wat deze aanvraag anders maakt
Eerst kijk je wat zulk werk kostte, en daarna stel je bij voor wat dit werk bijzonder maakt. Toch heeft die werkwijze een grens, want ze kan de uitschieter missen die in geen enkel eerder project zat, zoals Flyvbjerg zelf ook zegt (Flyvbjerg, 2006). En het werk was vaak net anders, dus dat oordeel blijft van de calculator.
Een oude prijs kan te laag zijn, en ook te hoog
Uit een oude offerte neem je de uren en de hoeveelheden over, maar het bedrag niet. Bij nieuwbouwwoningen werden loon en materiaal flink duurder, terwijl een oude prijs bij metaal juist te hoog kan zijn.
Neem de uren over, niet het bedrag. De uren zijn van het werk. Het bedrag is van het jaar.
Kun je een prijs uit een offerte van twee jaar geleden nog gebruiken?
Als bedrag niet, als vertrekpunt voor uren en hoeveelheden wel. De kosten van loon en materiaal voor nieuwbouwwoningen stonden op 100,0 in 2021, op 118,5 in 2024 en op 122,8 in 2025. In augustus 2026 stond de index op 129,4, en dat cijfer is voorlopig (CBS, 2026).
In een eigen rekensom op die reeks staat wat je in 2021 voor 100 aan loon en materiaal rekende, in augustus 2026 dus op ruim 129. Dat is wel een gemiddelde voor nieuwbouw en geen prijs van één product, en materieel, winst en risico zitten er niet in.
Met één percentage erbovenop kom je er toch niet. Materiaal steeg in 2022 namelijk met 14,9% en daalde in 2024 met 0,6%, terwijl loon in 2022 met 2,9% steeg en in 2024 met 6,8% (CBS, 2026). Breng loon en materiaal dus elk apart naar vandaag. Voor contracten en tarieven raadt Techniek Nederland installateurs ook twee reeksen van het CBS aan, één voor loon en één voor materiaal (Techniek Nederland, z.d.).
Een te oude prijs is je eigen rekening. Wat je achteraf nog kunt verhalen, is een vraag voor je jurist.
Een calculatie uit 2022 rekent met de materiaalprijs van toen
Voor een maakbedrijf kan het de andere kant op werken. De prijzen bij binnenlandse afzet van de metaalproductenindustrie stonden op 115,3 in 2022 en op 111,7 in 2024, en die van de basismetaal op 131,4 in 2022 en op 108,9 in 2024. Het jaar 2021 is daarbij 100 (CBS, 2026).
Dat zijn verkoopprijzen van Nederlandse fabrikanten en dus niet de inkoopprijs van jouw bedrijf, en het jaarcijfer 2023 van de basismetaal ontbreekt in de reeks. Onze uitleg van die reeks is dat wie in 2024 een calculatie uit 2022 als vertrekpunt nam, op materiaal te duur was. Inmiddels zijn de prijzen weer opgelopen, dus kijk per materiaal.
Hoe wij het aanpakken, en wat de calculator blijft doen
Wij doen het in drie stappen, en bij elke stap staat wie hem doet.
Samenbrengen wat er al ligt: oude offertes, nacalculaties, aanvragen en de mail. Dat doen wij, samen met jullie.
Bij een nieuwe aanvraag klaarzetten wat erop lijkt, wat het toen kostte en van wanneer de prijs is. Dat doet het systeem.
Beoordelen en de prijs bepalen. Dat doet de calculator.
Het systeem verzint dus niets en hoogt ook geen prijs op, want welke index bij dit werk past, en of je hem doorrekent, is een keuze en geen rekensom. De calculator beoordeelt daarom zelf drie dingen:
Lijken de projecten echt op deze aanvraag?
Wat is er sindsdien veranderd aan loon, materiaal en leveranciers?
Was de prijs van toen een gewone prijs, of een uitzondering?
Slaat hij dat over, dan kan een oude fout met een nieuw bedrag de deur uit gaan. Wat er gebeurt als dat oordeel in één hoofd zit, lees je in kennis borgen als je calculator met pensioen gaat.
Het kan op meer manieren: in je eigen offertesoftware, naast een calculatie in Excel, of vanuit een map met pdf's. Bij Beach Events zei de eigenaar het zo: het systeem bereidt voor, ik voer het gesprek. Beach Events is een eventbureau en geen bouw- of maakbedrijf, maar de verdeling is dezelfde. Lees verder bij hoe wij bij een aanvraag klaarzetten wat erop lijkt en wat het toen kostte.
Hoe komt de nacalculatie bij de volgende aanvraag op tafel?
Doordat hij aan het werk zelf hangt en niet aan het nummer van het project. Dan verschijnt hij vanzelf zodra er een aanvraag komt die erop lijkt. Er staat dan wat je rekende, wat het kostte, of je het won, en van welke datum de prijs is.
Zegt een eigenaar dat hij de vorige offerte pakt en er een paar procent bovenop doet, dan is dit ons antwoord:
Dat gaat goed zolang je weet wat het vorige werk echt heeft gekost. Leg de nacalculatie ernaast. Zat je er toen tien procent naast, dan zit je er nu met een paar procent erbij nog steeds naast.
De tien procent is een voorbeeld, geen cijfer.
Rekenvoorbeeld: dertig aanvragen per maand, en wat het zoeken kost
Dit is een rekenvoorbeeld met ronde getallen en geen meting. We nemen aan dat je dertig aanvragen per maand krijgt, dat iemand nu twintig minuten per aanvraag zoekt, en dat hij straks in vijf minuten leest wat er klaarstaat. Vul gerust je eigen getallen in.
Nu | Straks | |
|---|---|---|
Aanvragen per maand | 30 | 30 |
Minuten per aanvraag | 20 | 5 |
Uren per maand | 10 | 2,5 |
Dertig keer twintig minuten is 10 uur per maand, en dertig keer vijf minuten is 2,5 uur. Dat scheelt 7,5 uur per maand. Wat het bouwen kost, staat hier niet tegenover, en die kant lees je in de hele rekening van een proces automatiseren, met bouwkosten, maandlasten en terugverdientijd.
Toch gaat het niet om de zoektijd, maar om de offerte die niet meer op een prijs van toen rust. Hoeveel beter een offerte daarvan wordt, heeft niemand gemeten, en wij ook niet. Waar het per stap van een offerte nog meer misgaat, lees je in offertes sneller maken zonder fouten.
Als vuistregel van ons, en dus niet uit onderzoek, reken je met minstens vijf afgeronde projecten die op elkaar lijken. Heb je er minder, kijk dan per project.
Wanneer je dit niet moet doen
Laat je oude offertes liggen in deze gevallen:
Je krijgt een paar aanvragen per maand.
Er is geen geschiedenis om uit te putten.
Je offertesoftware kan het al. Gebruik die eerst.
Je hebt nooit bijgehouden wat het werk echt kostte. Dan hergebruik je alleen je schatting van toen.
Het werk of de prijzen zijn zo veranderd dat niets meer te vergelijken is.
Elke opdracht is eenmalig.
Begin dan vandaag met nacalculeren. Schrijf per afgerond project drie regels op: wat er was geoffreerd, wat het kostte, en waarom het verschil er is. Dan is er over een half jaar iets om uit te putten.
Reken daarna uit wat het kost
Weet je nu wat er in je afgeronde werk zit? Lees dan wat het kost om zo'n proces te laten bouwen.
Wil je weten of jouw oude offertes zich hiervoor lenen? Vraag de gratis scan aan en stuur ons hoeveel aanvragen je per maand krijgt en waar je oude offertes en nacalculaties staan, dan hoor je binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
