Zonder e-facturatie tikt je collega elke factuur zelf in
Elke factuur die als pdf in je mailbox komt, moet iemand openen, nalezen en in je boekhouding intikken. Stel, je krijgt 300 inkoopfacturen per maand. Je collega van de administratie is per factuur 8 minuten kwijt aan openen, invoeren, nakijken en goedkeuren. Dat is 40 uur per maand, en de helft daarvan is invoeren wat al op de factuur staat, precies wat e-facturatie weghaalt. Hoeveel inkoopfacturen kwamen er bij jou vorige maand binnen?
Bij factuurverwerking leest een systeem de factuur en legt hem naast de bestelling. Wat klopt, staat klaar in het boekhoudprogramma dat je al hebt. Wat afwijkt, komt bij jou terecht met de reden erbij.
Met e-facturatie leest je boekhouding de gegevens zelf
Een pdf ziet eruit als een factuur, maar je boekhouding ziet alleen een plaatje. Op een e-factuur staan de gegevens op een vaste plek met een eigen codering, zodat de boekhouding ze zelf leest (WeFact, 2026). Een pdf-factuur is dus geen elektronische factuur, ook al staat hij in je mailbox.
UBL is een van de bestandsformaten waarin een e-factuur kan komen, een xml-bestand dat je boekhouding kan lezen. Een e-factuur maak en verstuur je vanuit je facturatieprogramma of boekhoudprogramma, als dat een UBL-bestand kan maken. Het programma dat je al hebt is dus het begin.
Een pdf in je mailbox kost je collega vijf handelingen
Je collega opent de mail, leest wat erop staat, zoekt de bestelling erbij en tikt de gegevens in. Daarna legt je collega de factuur voor aan wie goedkeurt.
Elke handeling is een kans op een fout. Het intikken kost 4 van de 8 minuten, maar een fout kost meer. Dubbele betalingen en een factuur op de verkeerde bestelling moet iemand later uitzoeken, en die uren zitten in geen enkele telling. Ook het opslaan van de pdf in een archiefmap kost nog tijd.
Zo gaat een inkoopfactuur straks door je administratie
Met e-factureren leest het systeem de gegevens in plaats van je collega. Bij e-facturering gaat de factuur als bestand met vaste velden over, dus lezen is geen raden. Een inkoopfactuur loopt in vier stappen. In de eerste drie doet het systeem het werk en kijkt je collega alleen naar wat niet klopt. De vierde stap blijft van jou.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Stap 1. De factuur uit de mailbox halen
Je collega opent nu elke mail met een factuur, bewaart de pdf en zoekt op bij welke leverancier hij past. In ons voorbeeld kost dat 1 minuut per factuur.
Straks leest het systeem de facturen uit de mail, de e-facturen en de pdf's allebei. Zo blijft er geen factuur liggen in de mailbox van een collega die op vakantie is. Alleen een factuur die het systeem niet kan lezen, komt bij je collega terecht.
Dat scheelt 300 minuten per maand, 5 uur, want je collega hoeft de mail niet meer te openen.
Stap 2. De gegevens in de boekhouding zetten
Je collega tikt nu de leverancier, het factuurnummer, de datum, de regels en het totaal in je boekhouding. Stel dat dat 4 minuten per factuur kost.
Straks leest het systeem een e-factuur zonder te raden, omdat elk gegeven op een vaste plek staat. Een pdf loopt eerst door een uitleesprogramma, en dat is minder zeker. Twijfelt het bij een veld, dan komt die factuur terecht bij de afwijkingen die je collega nakijkt. Een koppeling zet het resultaat in je boekhouding. Wat je van zo'n koppeling mag verwachten, lees je bij facturatieprogramma koppelen aan je boekhoudprogramma.
Dat is de grootste winst, 1.200 minuten per maand, ofwel 20 uur.
Stap 3. Afwijkingen nakijken tegen de bestelling
Je collega zoekt nu bij elke factuur de bestelling erbij en ziet na of artikel, aantal en prijs kloppen. In ons voorbeeld kost dat 2 minuten per factuur.
Straks legt het systeem elke factuur naast de bestelling. Alleen een factuur die afwijkt, wordt klaargezet, met de reden erbij. Daarvoor moeten de bestellingen leesbaar zijn voor het systeem en moet je afspreken wanneer een verschil telt als afwijking. Hoe dat bij orders gaat, lees je bij orderverwerking automatiseren.
Stel dat 1 op de 10 facturen afwijkt. Je collega kijkt dan nog maar naar 30 van de 300 facturen. Elke afwijkende factuur kost 5 minuten in plaats van 2, omdat uitzoeken juist bij een afwijking tijd kost. Samen is dat 150 minuten per maand in plaats van 600, ofwel 2,5 uur in plaats van 10.
Wat er met een afwijking gebeurt, beslis jij. Je belt de leverancier, vraagt om een creditnota of betaalt de factuur toch.
Stap 4. Goedkeuren
Jij of je collega bekijkt nu elke factuur en geeft akkoord. In ons voorbeeld kost dat 1 minuut per factuur.
Deze stap blijft mensenwerk, want iemand moet zeggen dat de factuur betaald mag worden. Het systeem zet alle nagekeken facturen wel in één lijst, met de naam van wie goedkeurt erbij. Het kost straks dus nog 300 minuten per maand, 5 uur, maar je keurt alleen goed wat al is nagekeken.
Inlezen in plaats van intikken scheelt 32,5 uur per maand
Wil je je eigen factuurproces in kaart brengen, loop dan één gemiddelde factuur langs de vier stappen en tel de minuten. In ons voorbeeld krijg je 300 inkoopfacturen per maand en wijkt 1 op de 10 af van de bestelling. Het systeem leest alle facturen in, de e-facturen direct en de pdf's via een uitleesprogramma. Tel eerst een week lang hoeveel facturen als pdf en hoeveel als e-factuur binnenkomen, en vul dan je eigen getallen in.
Handeling | Nu (minuten per factuur) | Straks (minuten per factuur) |
|---|---|---|
De factuur uit de mailbox halen | 1 | 0 |
De gegevens in de boekhouding invoeren | 4 | 0 |
Afwijkingen nakijken tegen de bestelling | 2 | 5 (voor 1 op de 10) |
Goedkeuren | 1 | 1 |
Nu zijn 300 facturen van 8 minuten samen 2.400 minuten, ofwel 40 uur per maand.
Straks zijn 30 afwijkende facturen van 5 minuten en 300 keer goedkeuren van 1 minuut samen 450 minuten, ofwel 7,5 uur per maand.
Je houdt dus 32,5 uur per maand over.
Wat e-facturatie niet doet
Een e-factuur neemt het intikken over, het nadenken blijft bij jou. Belooft een aanbieder dat alles vanzelf gaat, geloof het niet. Je blijft de afwijkingen beoordelen en het akkoord geven.
Niet elke leverancier stuurt een e-factuur, en dat is geen probleem. Je hoeft niemand te overtuigen, want je begint bij jezelf. Laat de pdf's die binnenkomen uitlezen en verstuur je eigen facturen als gegevens. Dan loopt elke factuur langs dezelfde route, ook die ene die nog een plaatje is.
Verwerk je maar een handvol facturen per maand, dan loont dit niet. Het inrichten kost dan meer tijd dan het oplevert. Leest je boekhoudprogramma de facturen al zelf in en kijkt het ze na, gebruik dat dan en verander niets.
Komen je facturen uit gewerkte uren, begin dan bij uren en facturatie. Gaat het om werkbonnen, lees dan werkbon naar factuur.
Vier vragen waarmee je een aanbieder toetst
Leg deze vier vragen voor aan een aanbieder voordat je kiest.
Leest het e-facturen en pdf's in, allebei?
Komt het resultaat via een koppeling in je boekhouding, zodat niemand het intikt? Meer daarover staat bij api koppelingen.
Zie je per factuur wat er afwijkt en waarom?
Wat gebeurt er met je koppeling als de aanbieder verdwijnt? Een vaag antwoord betekent afhankelijkheid.
Voor de Rijksoverheid is e-factureren verplicht, voor andere klanten niet
Levert je bedrijf aan de Rijksoverheid, dan moet je een e-factuur sturen. Die plicht bestaat al sinds 1 januari 2017 (doo.finance, 2026). Een pdf voldoet niet, want een papieren factuur of pdf-factuur is geen elektronische factuur. Peppol is een gedeeld netwerk waarmee je facturen adresseert en verstuurt, en een van de routes voor een e-factuur.
Naar andere klanten mag je zelf kiezen, want geen enkele Nederlandse wet verplicht tot e-facturatie tussen bedrijven (doo.finance, 2026). Exact schrijft hetzelfde. In Nederland is het niet verplicht, behalve voor facturen naar de overheid (Exact, 2025). Stuur je al e-facturen naar de overheid, dan kun je die ook naar andere klanten sturen, maar dat hoeft niet.
Er komt wel een plicht aan. Vanaf 1 juli 2030 moet elke ondernemer met grensoverschrijdende B2B-handel in de Europese Unie elektronisch factureren (SRA, 2026). Mogelijk geldt dat later ook voor binnenlandse facturen. Heb je klanten in België of Frankrijk, kijk dan apart naar de regels daar, want die gelden los van de Nederlandse.
Tussen bedrijven in Nederland is elektronische facturering dus nog een keuze.
Wil je weten welke van je inkoopfacturen je collega als eerste niet meer hoeft in te tikken? Vraag dan de gratis scan aan. Stuur ons het aantal inkoopfacturen per maand en welk boekhoudprogramma je gebruikt, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over e-facturatie
Is e-facturatie verplicht in Nederland?
Alleen voor facturen aan de Rijksoverheid, tussen bedrijven niet. Die plicht bestaat sinds 1 januari 2017, en voor grensoverschrijdende B2B-handel in de EU volgt een plicht per 1 juli 2030.
Hoe werkt elektronische facturatie?
De factuur reist als bestand met vaste velden naar je boekhouding, en die leest de gegevens zelf. Je collega tikt dan niets meer in en kijkt alleen de afwijkingen na.
Wat is Peppol?
Peppol is een gedeeld netwerk om handelsdocumenten te adresseren en te versturen (doo.finance, 2026). Of je het nodig hebt, hangt af van wie je facturen ontvangt.
