Je facturatieprogramma werkt los van je boekhoudpakket
Neem een bedrijf met 40 mensen dat 150 facturen per maand verstuurt, met twee aparte programma's. Het facturatieprogramma maakt de factuur, het boekhoudpakket verwerkt hem in de cijfers. Staan die twee los van elkaar, dan voert iemand van de administratie elke factuur met de hand in bij het boekhoudpakket. En aan het eind van de maand telt diezelfde persoon de btw nog eens apart na. Bij 3 minuten per factuur, een aanname, kost alleen dat invoeren al 450 minuten, 7,5 uur per maand.
Hoeveel facturen voeren je mensen van de administratie twee keer in, en weet je hoeveel tijd dat elke maand kost?
Nu voer je facturen twee keer in
Volg één factuur. Het facturatieprogramma maakt hem, met het bedrag, de klant en de btw erop. Daarna opent iemand het boekhoudpakket en voert dezelfde gegevens nog een keer in, factuur voor factuur. Komt er een betaling binnen, dan zoekt diegene zelf uit bij welke factuur hij hoort, tussen de betalingen op de bankrekening. Blijft een factuur te lang openstaan, dan stuur je de herinnering op het moment dat je eraan denkt, niet op een vast ritme. En aan het eind van de maand verzamelt iemand de bedragen uit beide programma's apart, om de btw-aangifte kloppend te krijgen.
Straks staat de factuur vanzelf in je boekhoudpakket
Een koppeling met je boekhoudpakket zet die factuur automatisch over, zodra hij de deur uit gaat. Het bedrag, de klant en de btw staan meteen goed, zonder dat iemand ze nog een keer intikt. Komt er een betaling binnen via de bankkoppeling, dan legt het systeem hem zelf naast de openstaande facturen en zet de bijpassende op betaald. Blijft een factuur te lang open, dan gaan de betalingsherinneringen vanzelf op een vast ritme de deur uit. En omdat de cijfers in het boekhoudpakket al kloppen, hoef je ze voor de btw-aangifte nergens meer apart bij elkaar te zoeken.
Stuur je elke maand terugkerende facturen aan dezelfde klant, dan hoeven die voortaan niet opnieuw ingevoerd te worden. Loopt de betaling via automatische incasso, dan sluit de koppeling daar ook op aan. En stuurt je facturatieprogramma de factuur als elektronische factuur in het UBL-formaat, dan leest het boekhoudpakket van je klant hem meteen in, zonder dat iemand er nog iets met de hand hoeft in te voeren.
Wat een koppeling doet, stap voor stap
Drie stappen neemt de koppeling grotendeels over. Bij elke stap blijft de uitzondering mensenwerk, en bij elke stap kijkt iemand af en toe mee.
Stap 1. Verkoopfacturen automatisch overzetten
Zo gaat het nu. Je maakt de factuur in het facturatieprogramma en voert bedrag, klant en btw daarna met de hand in bij het boekhoudpakket.
Zo automatiseer je het. De koppeling zet elke factuur door zodra hij verstuurd is, met dezelfde gegevens als in het facturatieprogramma.
Dit heb je nodig. Een boekhoudpakket en een facturatieprogramma die allebei een koppeling aanbieden, of een los koppelprogramma ertussen.
Dit blijft van jou. Bij een deel van de facturen kort checken of het bedrag goed is overgekomen.
Stap 2. Betalingen koppelen aan de juiste factuur
Zo gaat het nu. Je vergelijkt de betalingen op je bankrekening met de openstaande facturen en zoekt zelf uit welke bij welke hoort.
Zo automatiseer je het. De bankkoppeling legt een binnenkomende betaling naast de openstaande facturen en koppelt hem automatisch aan de juiste factuur.
Dit heb je nodig. Een bankkoppeling vanuit het boekhoudpakket, en een vast betalingskenmerk op elke factuur.
Dit blijft van jou. De uitzondering: een betaling die niet vanzelf bij een factuur past, zoek je zelf uit, en dat kost juist meer tijd dan de snelle blik die je er nu op werpt, want alleen de lastige gevallen blijven over.
Stap 3. De btw-aangifte kloppend houden
Zo gaat het nu. Aan het eind van de maand verzamel je de bedragen uit het facturatieprogramma en het boekhoudpakket apart en tel je ze zelf bij elkaar op.
Zo automatiseer je het. Omdat elke factuur al in het boekhoudpakket staat, staat de btw er ook al goed in, zonder dat iemand nog hoeft op te tellen.
Dit heb je nodig. Een koppeling die loopt zodra je factureert, niet pas achteraf.
Dit blijft van jou. De aangifte zelf indienen en de uitzonderingen beoordelen, zoals een creditfactuur of een factuur aan het buitenland.
In de bouw en installatie factureer je vaak per project, met uren en materiaal die tijdens de klus binnenkomen: projectfacturen die per klus verschillen. In de kinderopvang factureer je juist per kind, met een bedrag dat door een extra dag of een ruildag per maand verschuift. Een koppeling verandert dat ritme niet, ze zet door wat het facturatieprogramma al klaarzet. Werk je met gewerkte uren, dan geeft uren koppelen aan de factuur je ook tijd terug, bovenop de koppeling met de boekhouding, zoals je leest in het stuk over de werkbon app.
Wat je ervoor nodig hebt
Een koppeling werkt met wat je al hebt: je facturatieprogramma, je boekhoudpakket en een vaste set gegevens die in allebei hetzelfde moeten heten, zoals het klantnummer en de btw-categorie. Niet elk programma praat met elk ander programma. Sommige leveranciers bieden een kant en klare koppeling aan, bij andere moet er een koppelprogramma tussen, en bij een enkel pakket kan het helemaal niet. Hoe dat in de praktijk werkt voor koppelingen in het algemeen, lees je in API koppelingen. Wat een pakket automatisch doet en wat jij zelf blijft doen staat in administratie software. Voordat je overstapt, laat je de koppeling eerst een maand naast je bestaande manier van werken draaien. Zo zie je of de bedragen kloppen voor je het met de hand invoeren helemaal loslaat.
Het rekenvoorbeeld: van 14 naar 2 uur per maand
Dit is een rekenvoorbeeld voor het bedrijf van 40 mensen hierboven. We nemen aan dat dit bedrijf 150 verkoopfacturen per maand verstuurt. We nemen aan dat met de hand invoeren 3 minuten per factuur kost, een betaling koppelen 2 minuten, en dat je voor de btw-aangifte elke maand 90 minuten de bedragen bij elkaar zoekt. Dat zijn aannames, geen meting, dus vul gerust je eigen aantallen in. We nemen ook aan dat straks nog 1 op de 10 facturen een controle van 3 minuten krijgt, en dat 1 op de 10 betalingen niet vanzelf past. Zo'n betaling kost straks 5 minuten in plaats van 2, want alleen de lastige gevallen blijven over. Het indienen van de aangifte zelf blijft gelijk, dat laten we buiten de som.
Handeling | Nu (minuten) | Straks (minuten) |
|---|---|---|
Verkoopfacturen met de hand invoeren | 450 | 45 |
Betalingen koppelen aan de juiste factuur | 300 | 75 |
Btw-aangifte samenstellen | 90 | 0 |
Samen | 840 | 120 |
Samen is dat nu 840 minuten, 14 uur per maand. Na de koppeling kost hetzelfde werk nog 120 minuten, 2 uur per maand. Dat scheelt 12 uur per maand.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Wat de koppeling niet oplost
Een koppeling met je boekhoudpakket gaat over de facturen die je zelf verstuurt, niet over de facturen die binnenkomen. Inkomende facturen van een leverancier vragen een andere koppeling, met een ander programma. Een koppeling lost ook geen rommel op die er al is: staat een klantnaam in het ene programma anders geschreven dan in het andere, dan blijft er een slechte aansluiting, ook na de koppeling. Een leverancier die zegt dat je nooit meer hoeft te controleren, klopt niet. Er blijft altijd een uitzondering over die jij met de hand rechtzet. Stuur je maar een handvol facturen per maand, dan weegt het instellen van een koppeling niet op tegen het werk dat je ermee wint.
Wat je zelf blijft doen
Ook met een koppeling leest iemand de factuur na en keurt hem goed voor hij de deur uitgaat. Dat gaat verder dan het bedrag: ook de verplichte gegevens op de factuur, zoals je btw-nummer, het factuurnummer en de datum, moeten kloppen. Een koppeling test dat niet voor je, ze zet alleen door wat erin staat. En bij een nieuwe klant, een bijzondere afspraak of een creditfactuur blijft het een mens die beslist hoe hij verwerkt wordt, niet het systeem.
Los programma of alles-in-één pakket
Je kunt je facturatieprogramma en je boekhoudpakket los van elkaar houden en koppelen, of overstappen naar alles-in-één. Een los programma geeft je de vrijheid om het facturatieprogramma te kiezen dat bij jouw branche past, zoals een programma voor projectfacturen in de bouw. Alles-in-één is eenvoudiger in onderhoud, maar je zit dan vast aan wat dat ene pakket aan facturatie kan. Er bestaat geen beste facturatie software, er bestaat facturatie software die wel of niet goed bij je boekhoudpakket past.
Zo controleer je of je facturatieprogramma kan koppelen
Vier vragen helpen je op weg.
Biedt mijn boekhoudpakket een kant en klare koppeling met dit facturatieprogramma, of moet er een los koppelprogramma tussen?
Gaat de bankkoppeling automatisch mee, of moet ik die apart aanzetten?
Wat gebeurt er met mijn facturen en klantgegevens als ik ooit van facturatieprogramma wissel?
Blijft de koppeling werken als het boekhoudpakket een update krijgt, of moet die dan opnieuw ingesteld worden?
Krijg je op die derde vraag een vaag antwoord, dan koop je vooral afhankelijkheid van die ene leverancier.
Facturatie software gratis: waar je op let
Facturatie software gratis bestaat in soorten. Wie "facturatie software gratis Excel" zoekt, vindt een sjabloon waarin je elke factuur zelf invult en bewaart. Wie "e facturatie software gratis" zoekt, wil facturen als e-factuur versturen, in een vast formaat dat het systeem van de klant kan inlezen. Voor beide is de vraag uit deze blog dezelfde: komt de factuur daarna vanzelf in je boekhoudpakket, of voer je hem daar nog een keer in. Kan een gratis programma niet koppelen, dan betaal je in uren.
De volgende stap
Een kant en klare koppeling stel je zelf in, met wat je leverancier aanbiedt. Worden bij jou gewerkte uren een factuur, dan zetten wij die factuur klaar in het boekhoudpakket dat je al gebruikt, binnen uren en facturatie. Jij keurt de factuur goed voor hij de deur uit gaat.
Wil je weten hoeveel tijd een koppeling jou per maand teruggeeft? Vraag de gratis scan aan: stuur ons hoeveel facturen je per maand verstuurt, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over een facturatieprogramma koppelen
Wat is het beste facturatieprogramma?
Er bestaat geen beste facturatieprogramma, het hangt af van het boekhoudpakket waarmee het moet koppelen en wat je nu nog met de hand doet.
Hoe kan ik facturatie in Excel maken?
Je kunt een factuur in Excel maken, maar dan voer je elke factuur daarna nog met de hand in bij je boekhoudpakket. Een facturatieprogramma met een koppeling naar je boekhoudpakket neemt dat invoeren over, de controle blijft van jou.
Wat is een simpel facturatieprogramma?
Simpel betekent meestal weinig instellingen, maar vraag altijd na of het programma met jouw boekhoudpakket kan koppelen voor je kiest.
