Een creditfactuur draait een verstuurde factuur terug
Je kunt een verstuurde factuur met een fout bedrag niet meer wijzigen. Je draait hem terug met een creditfactuur, en die raakt makkelijk zoek in je mailbox, waarna je boekhouding niet meer klopt. Stel, je stuurt er 30 per maand en je collega van de administratie is per rondje 20 minuten bezig, van opzoeken tot verrekenen. Samen is dat 10 uur per maand voor facturen die al weg zijn. Weet jij hoeveel creditfacturen jullie vorige maand stuurden?
Bij factuurverwerking lezen wij de factuur, leggen we hem naast de afspraak en zetten we hem klaar in je boekhoudsoftware. Jij keurt goed voordat er iets in je boekhouding komt.
Een creditfactuur is een factuur met een minteken
Hij haalt een eerdere factuur helemaal of gedeeltelijk uit je boekhouding, zodat de cijfers weer kloppen. Hetzelfde document heet ook creditnota. Het is geen terugbetaling, want of de klant geld terugkrijgt, hangt ervan af of hij de factuur al betaalde.
Wanneer je een creditfactuur stuurt en wanneer niet
Een creditfactuur stuur je zodra een verstuurde factuur niet meer klopt. Vier situaties komen steeds terug. Het bedrag was verkeerd, je hebt iets niet geleverd, je zegt achteraf korting toe of de klant stuurt iets retour.
De oorspronkelijke factuur blijft dan staan. De klant ontvangt erbij een tweede document dat het verschil rechtzet.
Zo staat het ook bij ortaq. "Je mag een factuur niet meer wijzigen of verwijderen zodra deze is verstuurd" (ortaq, 2026). Verscheuren of overschrijven is dus uitgesloten.
Betaalt een klant niet, dan krijgt hij geen creditfactuur. Je factuur klopte, dus er valt niets terug te draaien. Is het bedrag oninbaar, dan is dat een zaak voor je debiteurenbeheer. Komt een creditfactuur als e-factuur binnen, lees dan over e-facturatie. Een creditfactuur maakt een oninbare factuur dus niet ongedaan.
Wil je eerst een herinnering sturen, kijk dan naar de voorbeelden van een betalingsherinnering.
Wat er op een creditfactuur moet staan
Op een creditfactuur staan dezelfde gegevens als op een gewone factuur, plus twee die er echt toe doen. Dat zijn een eigen factuurnummer en een verwijzing naar de originele factuur. Gebruik een opeenvolgend nummer uit dezelfde reeks, soms met een C ervoor, zodat je hem direct herkent.
Bedrag en btw krijgen een minteken, zodat de klant ziet dat het bedrag van de factuur eraf gaat. De verwijzing laat zien om welke factuur het gaat.
Een creditfactuur maken in vier stappen
In vier stappen maak je een creditfactuur.
Zoek de originele factuur en bekijk wat er niet klopt.
Bepaal of je de hele factuur crediteert of alleen de foute regel, dat is gedeeltelijk crediteren.
Maak de creditfactuur aan met een nieuw factuurnummer en de verwijzing naar de originele factuur.
Stuur hem op en schrijf er een zin bij waarom, zo kun je de klant informeren zonder te bellen.
Zit er in je boekhoudsoftware een knop crediteren, dan zet die de verwijzing en de bedragen met minteken klaar.
Hoe je een creditfactuur boekt
Stuur je er een, dan boek je hem in het verkoopboek, met hetzelfde minteken als op de factuur. Ontvang je er een, dan hoort hij in het inkoopboek, ook met een minteken. Omzet of kosten gaan met dat bedrag omlaag, en de btw gaat mee.
De btw is het lastige deel. Hij hoort mee te gaan in de boeking van de creditfactuur. Boek je alleen het bedrag, dan betaal je btw over omzet die er niet meer is.
Btw vergeten is niet de enige fout. Er zijn er nog twee. Je past de originele factuur aan of gooit hem weg, of je laat de verwijzing weg. Over het koppelen van facturatie en boekhouding gaat facturatie koppelen aan je boekhouding.
Als laatste verreken je het bedrag. Is de factuur nog open, dan trek je de creditfactuur af van de nieuwe factuur en betaalt de klant alleen het verschil. Had de klant al betaald, dan krijgt hij het geld terug of een tegoed op zijn volgende factuur.
Een ontvangen creditfactuur boek je andersom
Een creditfactuur van een leverancier komt per mail binnen en verdwijnt makkelijk tussen de rest. Boek hem in het inkoopboek en koppel hem aan de factuur waar hij bij hoort. Doe je dat niet, dan blijft het bedrag op de open posten staan en klopt het saldo met de leverancier niet meer.
Hoe je pdf-facturen omzet in gegevens die je boekhouding kan lezen, staat bij het digitaliseren van je facturen.
Het handwerk rond een creditfactuur kost 10 uur per maand
Eén creditfactuur is snel gemaakt. Het werk zit in het rondje eromheen. Hieronder staat per handeling hoeveel minuten één creditfactuur in ons voorbeeld nu kost en straks nog kost, met de 30 creditfacturen per maand uit de opening. Pas de minuten gerust aan naar jullie eigen werk.
Handeling | Nu (minuten per creditfactuur) | Straks (minuten per creditfactuur) | Wie doet wat |
|---|---|---|---|
De originele factuur opzoeken | 4 | 1 | Het systeem legt de factuur naast de order of afspraak, jij kijkt mee |
De creditfactuur aanmaken | 5 | 2 | Het systeem zet een voorstel klaar, jij past aan en beslist |
Bedrag, btw en verwijzing nakijken | 3 | 2 | Het systeem doet het, jij controleert |
Boeken in verkoopboek of inkoopboek | 4 | 1 | Het systeem zet de boeking klaar, jij keurt goed |
Verrekenen met een nieuwe factuur of de betaling | 4 | 4 | Jij doet het zelf |
Samen | 20 | 10 |
Samen is dat 30 keer 20 minuten, 600 minuten oftewel 10 uur per maand. Straks zijn het 10 minuten per creditfactuur, 300 minuten oftewel 5 uur per maand.
Opzoeken en boeken kosten nu samen 8 minuten per creditfactuur en straks nog 2 minuten. Aanmaken en nakijken schelen samen 4 minuten, omdat het systeem de creditfactuur klaarzet. In totaal scheelt dat 10 minuten per creditfactuur, 300 minuten, dus 5 uur per maand.
De uren zijn niet het grootste risico. Boekt je collega een creditfactuur fout, dan komt dat later terug. Je btw-aangifte klopt niet, een bedrag blijft op de open posten staan of een klant krijgt een herinnering voor een factuur die al is teruggedraaid.
Bij 30 creditfacturen per maand is dit een vaste klus. Elke correctie vraagt handwerk in je mailbox, je boekhoudsoftware en je bankoverzicht, en in dat rondje raakt snel een creditfactuur zoek.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Wat een systeem overneemt en wat bij jou blijft
Wij lezen de factuur, leggen hem eerst naast de order of afspraak en zetten hem klaar in je eigen boekhoudsoftware. Klopt alles, dan staat hij klaar. Wijkt iets af, dan krijg jij het met de reden erbij.
Voor het boeken kijk jij na en keur je goed. Jij kiest ook of het bedrag naar een nieuwe factuur gaat of terug naar de klant. Dat besluit hangt af van de afspraak die jij met die klant hebt.
Zegt een aanbieder dat het volledig vanzelf loopt, geloof hem dan niet. Het systeem legt de stukken naast elkaar, maar jij kent de afspraak met de klant, want een mondelinge korting staat in geen enkel bestand.
Heb je maar een handvol per maand, dan loont dit niet, want de tijd die het kost is kleiner dan de moeite van het inrichten. Leest je boekhoudsoftware ze al zelf in en kijkt ze na, gebruik dat dan en verander niets.
Tel eerst een week mee. Hoeveel creditfacturen stuurde je, hoe lang duurde elk rondje en waar bleef er een liggen?
Wil je het hele facturatieproces doorlopen, dan staat dat bij automatische facturatie.
Wil je weten hoeveel uur jullie creditfacturen per maand kosten? Vraag dan de gratis scan aan. Stuur ons de creditfacturen van vorige maand, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over de creditfactuur
Is een creditnota een terugbetaling?
Nee, het is een boekhoudkundig document dat een factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait. Of er geld terugkomt, hangt af van of de klant al betaalde.
Wat is het verschil tussen een factuur en een creditfactuur?
Een creditfactuur is een negatieve factuur. Bedrag en btw staan met een minteken en er staat een verwijzing naar de originele factuur op.
Moet ik een creditfactuur betalen?
Nee, een creditfactuur die je ontvangt verlaagt wat je de leverancier schuldig bent. Je verrekent hem met de open factuur of krijgt het bedrag terug.
Is het creditnota of creditfactuur?
Beide namen horen bij hetzelfde document. Het draait een eerdere factuur terug.
