Zonder automatische facturatie kost het 32 uur per maand
Even een voorbeeld van wat automatische facturatie je kan schelen. Een bedrijf met 25 mensen factureert elke maand per klant, en we nemen aan dat dat 120 facturen zijn. We nemen ook aan dat elke factuur 16 minuten werk kost, van de uren of de order tot de betaling. Dat is 1.920 minuten: 32 uur per maand, vier volle werkdagen van 8 uur.
Jij weet hoeveel facturen er vorige maand de deur uit gingen. Maar weet je ook hoeveel minuten één factuur kost, van begin tot eind?
Een factuur wacht tot iemand tijd heeft
Wie maakt bij jou de facturen? Misschien de projectleider, die eerst de uren moet nalopen, of een collega van de administratie die wacht tot de order af is. Zo schuift de factuur naar het einde van de week, en soms naar de maand erna. Een vergeten factuur wordt later betaald, en die vertraging kost je meer dan de minuten zelf.
Het wordt pas duidelijk waar het misgaat als je één factuur volgt. Een factuur die niet klopt kost een creditnota, een gesprek met de klant en een betaling die weken later komt. Met alleen de uren onderschat je dus wat een factuur kost, maar de uren zijn wel het deel dat je kunt tellen.
Wat een factuur nu aan minuten kost
Dit is een rekenvoorbeeld voor het bedrijf hierboven. De minuten zijn aannames, geen meting, dus vul gerust je eigen minuten in.
Handeling | Minuten per factuur nu |
|---|---|
Gegevens verzamelen | 4 |
Factuur opstellen | 5 |
Factuur nalezen en goedkeuren | 2 |
Versturen en doorzetten naar de boekhouding | 2 |
Betalingen afletteren | 2 |
Betaalherinnering sturen | 1 |
Samen | 16 |
120 facturen van 16 minuten is 1.920 minuten: 32 uur per maand.
Gegevens verzamelen en opstellen zijn samen 9 van de 16 minuten, ruim de helft. Het nakijken is er maar 2. Precies de stappen waar het tikwerk zit, zijn de stappen die een systeem van je overneemt.
Zo laat je facturen vanzelf lopen, stap voor stap
Zes stappen, van de eerste gegevens tot de herinnering. Bij elke stap zie je wat het systeem doet en wat van jou blijft.
Gegevens verzamelen: het systeem, behalve waar het stilvalt.
Factuur opstellen: het systeem, jij past meerwerk en afwijkende afspraken aan.
Factuur nalezen en goedkeuren: het systeem legt elke factuur naast de order, jij keurt goed wat afwijkt.
Versturen en doorzetten naar de boekhouding: het systeem, behalve een factuur die jij eerst wilt zien.
Betalingen afletteren: het systeem zet een voorstel klaar, jij beslist over een betaling die niet past.
Betaalherinnering sturen: het systeem stuurt de herinnering, de aanmaning doe jij.
Stap 1. Gegevens verzamelen voor automatische facturatie
Zo gaat het nu. Je zoekt de uren in een lijst, de afspraken in de mail en de order in het systeem, en tikt het bij elkaar. Dat zijn 4 minuten.
Zo automatiseer je het. Laat de factuur ontstaan op een vast moment: de opdracht is afgerond, de uren zijn goedgekeurd of de levering is bevestigd. Begin bij terugkerende facturen, zoals abonnementen, onderhoud en vaste termijnen, want daar hoef je niets te zoeken. Zo blijven er geen vergeten facturen liggen.
Dit heb je nodig. Klantgegevens op orde: adres, btw-nummer en betaaltermijn per klant, en een order die klopt.
Dit blijft van jou. De plekken waar het stilvalt: een klant zonder btw-nummer, een order die niet af is en een afwijkend tarief. Daar beslist een mens wat er gebeurt.
Stap 2. Factuur opstellen
Zo gaat het nu. Je bouwt de factuur op uit de regels, zoekt het tarief en kiest het btw-tarief. Dat kost 5 minuten.
Zo automatiseer je het. Het systeem zet de regels, de aantallen en het btw-tarief per artikel in de factuur, met het tarief dat met deze klant is afgesproken. Een factuur automatisch opstellen werkt alleen als dat tarief ergens vastligt. Dan hoef je niets meer te tikken wat er al is.
Dit heb je nodig. Per klant het afgesproken tarief, en per artikel het btw-tarief. Komen de regels uit gewerkte uren, dan staat in uren en facturen hoe die van de urenlijst in de factuur komen.
Dit blijft van jou. Meerwerk en afwijkende afspraken. Het systeem zet een voorstel klaar en jij past het aan.
Stap 3. Factuur nalezen en goedkeuren
Zo gaat het nu. Je leest elke factuur na tegen de order en de afspraak. Dat zijn 2 minuten per factuur, ook als alles klopt.
Zo automatiseer je het. Het systeem legt elke factuur naast de order en de afspraak. Wat klopt gaat door, wat afwijkt blijft staan met de reden erbij. We nemen aan dat dat 1 op 4 facturen is. Zo'n afwijkende factuur kost je straks 3 minuten in plaats van 2, want je zoekt eerst uit waarom hij afwijkt. De eerste maanden blijf je alles controleren: laat de nieuwe manier naast de oude lopen en leg de uitkomsten naast elkaar. Klopt het een paar maanden achter elkaar, dan laat je het nalezen van de gewone facturen vervallen.
Dit heb je nodig. Per klant wat er mag afwijken, en een vaste lijst van wanneer een factuur op een mens wacht.
Dit blijft van jou. Goedkeuren wat afwijkt, en elke creditnota. Een creditnota is een besluit over een klant, geen invulwerk.
Stap 4. Versturen en doorzetten naar de boekhouding
Zo gaat het nu. Je mailt de pdf, zet de factuur in de boekhouding en bewaart een kopie. Dat zijn 2 minuten.
Zo automatiseer je het. Je laat het systeem automatisch facturen versturen op het juiste moment, per mail of via Peppol, het netwerk waarlangs een factuur rechtstreeks in de boekhouding van je klant aankomt. Vraagt een klant om Peppol, dan krijgt hij die versie van dezelfde factuur. Bij automatische facturatie met Peppol bouw je de factuur dus niet twee keer op. Daarna gaat de factuur via de koppeling met je boekhouding de boeken in en naar een digitaal archief, zodat je hem later zo terugvindt.
Dit heb je nodig. Per klant het kanaal: mail of Peppol. En een koppeling die klopt, waar facturatieprogramma koppelen aan je boekhoudpakket over gaat.
Dit blijft van jou. Een factuur die je niet zomaar wilt versturen, zoals een grote of een betwiste. Die houdt het systeem vast tot jij hem hebt gezien.
Stap 5. Betalingen afletteren
Zo gaat het nu. Afletteren is elke betaling op je bankrekening koppelen aan de factuur die openstaat. Dat kost 2 minuten per factuur.
Zo automatiseer je het. Het systeem legt de betaling naast het factuurnummer en het bedrag. We nemen aan dat 1 op 5 betalingen niet past, omdat het bedrag afwijkt of omdat één betaling voor twee facturen is. Die zet het klaar als voorstel. Met een automatische incasso of een betaallink staat het factuurnummer al bij de betaling, dus dan past er meer vanzelf.
Dit heb je nodig. Het factuurnummer in de omschrijving die de klant meekrijgt.
Dit blijft van jou. Beslissen wat je doet met een betaling die niet past. Dat kost 2 minuten, net zoveel als nu.
Stap 6. Betaalherinnering sturen
Zo gaat het nu. Iemand bekijkt de lijst met openstaande facturen en mailt wie te laat is. Gemiddeld is dat 1 minuut per factuur.
Zo automatiseer je het. Een betaalherinnering gaat vanzelf op een vast moment na de vervaldatum, met de factuur erbij. We nemen aan dat 1 op 10 facturen daarna nog openstaat en dat jij die persoonlijk oppakt. Dat kost je 3 minuten in plaats van 1, want je belt of schrijft een eigen bericht. De teksten en het juiste moment staan in betaalherinnering voorbeelden.
Dit heb je nodig. Een vaste volgorde: wanneer de eerste herinnering gaat, en wanneer een factuur bij jou komt.
Dit blijft van jou. De aanmaning. Die wil je eerst zelf zien, want dan gaat het over je relatie met de klant. Wat er daarna met een openstaande factuur gebeurt, staat bij debiteurenbeheer.
Wat het oplevert: van 32 naar 2,9 uur per maand
Bij drie stappen blijft werk over, en dat is werk dat een mens hoort te doen. Van de 120 facturen wacht er 1 op 4 op jou: 30 facturen van 3 minuten, dus 90 minuten. Van de betalingen past 1 op 5 niet: 24 betalingen van 2 minuten, dus 48 minuten. En 1 op 10 facturen krijgt een persoonlijke herinnering: 12 facturen van 3 minuten, dus 36 minuten.
90 plus 48 plus 36 is 174 minuten: 2,9 uur per maand.
Dat scheelt 29,1 uur per maand ten opzichte van 32 uur. Heb je geen koppeling met je boekhouding, dan blijft het doorzetten handwerk. We nemen aan dat dat 2 minuten per factuur kost, 240 minuten erbij. Zonder koppeling blijven er 414 minuten over: 6,9 uur per maand.
Reken het na met je eigen aantallen.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Begin deze week met tien facturen
Neem 10 facturen van vorige maand en schrijf per stap op hoeveel minuten ze kosten. Dat zijn jouw minuten per factuur.
Leg per klant vast: tarief, btw-tarief, btw-nummer en betaaltermijn.
Kies één soort factuur, bijvoorbeeld de terugkerende, en laat de rest nog even liggen.
Meet een maand lang wat het nu kost, en laat daarna de nieuwe manier een tijd naast de oude lopen.
Wanneer automatische facturatie niet loont
Het loont niet als je een handvol facturen per maand verstuurt, als je boekhoudpakket ze al zelf opstelt en verstuurt, of als je afspraken met klanten nergens vastliggen. Een systeem kan alleen nakijken tegen iets wat er staat. Leg die afspraken dus eerst vast.
Geloof ook niemand die belooft dat alles vanzelf gaat. Er blijft altijd werk over dat een mens doet: de facturen die afwijken, de betalingen die niet passen en de aanmaning.
De volgende stap
Komen de regels van je facturen uit gewerkte uren, begin dan bij uren en facturatie. Gaat het over inkoopfacturen van leveranciers die elk op hun eigen manier aanleveren, of over je eigen facturen in het formaat dat een klant vraagt, dan is factuurverwerking de plek. Komt het werk uit een bon van de monteur, lees dan van werkbon naar factuur.
Wil je weten hoeveel van je facturen vanzelf kunnen? Vraag de gratis scan aan: stuur ons je laatste 10 facturen, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over automatische facturatie
Wat kan er echt vanzelf bij automatische facturatie?
Opstellen, versturen, doorzetten naar de boekhouding en herinneren kan vanzelf. Het nakijken van afwijkingen blijft van jou.
Kun je automatisch facturen versturen vanuit je boekhouding?
Ja, als je klant- en artikelgegevens in je boekhouding op orde zijn, en via een koppeling die klopt als de factuur uit een ander systeem komt. Anders loopt een fout in de gegevens door in elke factuur.
Wat controleer je de eerste maanden?
Elke factuur, met de klantgegevens, het btw-tarief en de bedragen voorop, tot de nieuwe manier een paar maanden achter elkaar klopt.
Kan een betaalherinnering ook vanzelf?
Ja, een herinnering kan vanzelf op een vast moment na de vervaldatum. Een aanmaning wil je liever eerst zelf bekijken.
