Digitaliseren facturen is meer dan een pdf in een map
Een bedrijf met 40 mensen krijgt 300 inkoopfacturen per maand, als pdf in de mail. Je mensen van de administratie halen ze uit de mailbox, tikken de gegevens in het boekhoudprogramma en zoeken erbij of het klopt. We nemen aan dat dat 7 minuten per factuur kost, samen 35 uur per maand. Wat levert digitaliseren facturen jou nog op als ze al als pdf binnenkomen?
Digitaliseren is van een factuur gegevens maken. Een pdf is alleen een plaatje van een factuur. Pas als het systeem er de leverancier, het factuurnummer, het bedrag en de btw uit haalt, kan je boekhoudprogramma er iets mee. Zolang jij die gegevens nog invoert, is de factuur digitaal, maar het werk blijft handmatig.
Digitaliseren facturen begint bij het verschil tussen papier, pdf en e-factuur
Een papieren factuur moet eerst gescand en met tekstherkenning uitgelezen worden. Een pdf uit een mail is al een bestand, maar het systeem moet de tekst er nog uit herkennen. Een e-factuur is een bestand in een vaste indeling, bijvoorbeeld UBL, dat een systeem direct leest. Peppol is het netwerk waarlangs zulke facturen van leverancier naar klant gaan, in plaats van per e-mail.
Er zijn inkomende en uitgaande facturen. Dit stuk gaat over de inkomende, die je van je leveranciers krijgt. Voor de facturen die jij stuurt, lees je werkbon naar factuur.
Voor een handvol facturen per maand hoef je dit niet te doen
Raakt dit jouw bedrijf? Dan komen er elke maand facturen binnen die iemand in het boekhoudprogramma zet en naast een inkooporder of afspraak legt. Heb je maar een handvol facturen per maand, dan loont digitaliseren niet: de tijd die het kost is kleiner dan de moeite van het inrichten. Leest je boekhoudpakket facturen al zelf in en kijkt het ze na, gebruik dat dan en verander niets.
Liggen je afspraken met leveranciers nergens vast, dan kan een systeem niets nakijken. Leg ze eerst vast, daarna pas bouwen.
Inkomende facturen digitaliseren: reken het na met 300 facturen
Elke inkomende factuur doorloopt 4 handelingen. Dit is een rekenvoorbeeld met eigen aannames, geen meting: we nemen aan dat er 300 facturen per maand als pdf in de mail binnenkomen en dat de minuten in de tabel kloppen voor dit bedrijf. Vul gerust je eigen minuten in.
Handeling | Minuten per factuur nu |
|---|---|
De factuur uit de mail halen en opslaan | 1 |
De gegevens met de hand invoeren | 3 |
Het boekingsvoorstel nakijken en goedkeuren | 2 |
Afwijkende facturen uitzoeken | 1 |
Samen | 7 |
300 facturen van 7 minuten is 2.100 minuten: 35 uur per maand.
Straks haalt het systeem de factuur zelf binnen en leest hem uit, dus die twee handelingen kosten 0 minuten. Het boekingsvoorstel nakijken kost 1 minuut per factuur, want je legt een voorstel naast de factuur in plaats van alles zelf op te zoeken. Het uitzoeken van afwijkingen duurt straks per stuk juist langer: we nemen aan dat 1 op de 10 facturen afwijkt en dat uitzoeken dan 15 minuten kost, gemiddeld 1,5 minuut per factuur. Nu kost een afwijking 10 minuten, want wie de factuur zelf invoerde kent hem al; straks lees je hem voor het eerst als hij afwijkt. Samen is dat 2,5 minuut per factuur, en 300 facturen van 2,5 minuut is 750 minuten: 12,5 uur per maand.
Je houdt dus ruim een derde van het werk, en dat is werk voor een mens: nakijken, goedkeuren en uitzoeken.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Een factuur blijft hangen in de mailbox van 1 persoon
Volg 1 factuur. Hij komt binnen bij 1 persoon, en die zit 2 weken op vakantie. Of hij heeft geen inkoopnummer, en niemand weet bij welke order hij hoort. Of de goedkeurder is er niet, en de factuur wacht tot hij terug is. Een scherm met facturen lost dat niet op. Dat doet alleen een afspraak over wie een factuur overneemt.
Dan zijn er nog uitzonderingen die digitaal niet vanzelf verdwijnen:
Een creditnota hoort bij een eerdere factuur en moet er van af.
Een factuur met een afwijkende btw past niet in de vaste regel.
Een dubbele factuur komt 2 keer binnen, per mail en via het portaal van de leverancier, en niemand ziet het.
Een controle op factuurnummer en leverancier vangt de dubbele factuur. Een vaste leverancier die steeds dezelfde factuur in een eigen indeling stuurt, richt je een keer in, en daarna lees je zijn facturen vanzelf uit. Bij een terugkerende factuur, zoals een abonnement, werkt dat net zo. Bij facturen voor geleverde spullen legt het systeem de factuur naast de inkooporder en de ontvangst: is het besteld, is het geleverd en klopt de prijs? Een factuur zonder inkooporder komt bij jou terecht.
Wat vanzelf gaat en wat van jou blijft
Binnenhalen en uitlezen doet het systeem, en een mens kijkt na of de gelezen bedragen kloppen. Het boekingsvoorstel zet het systeem klaar: op welke rekening, bij welke order. Jij past aan en beslist. Goedkeuren, bellen met de leverancier en het besluit wat er met een creditnota gebeurt doe je zelf. Pas na jouw goedkeuring gaat de boeking via een koppeling naar je boekhouding. Het archief doet het systeem, zodat je een factuur terugvindt, maar de verantwoordelijkheid voor wat erin staat blijft bij jou.
Wat heb je hiervoor nodig? Een lijst van je leveranciers, de inkooporders waar facturen bij horen en een vaste regel voor wie wat goedkeurt. Heb je die niet, dan maakt het systeem alleen sneller een rommel. Je hoeft ze niet alle 3 perfect te hebben om te beginnen, maar je afspraken met leveranciers en de regel voor het goedkeuren moeten er zijn.
Wie je belooft dat alles vanzelf gaat, vertelt je niet de waarheid, want er blijft altijd controlewerk. Zo bouwen wij factuurverwerking: bovenop het boekhoudpakket dat je al hebt, met jouw goedkeuring voor er iets geboekt wordt.
Gaat het daarna om het terugvinden van stukken, dan helpt documentbeheer. Past dit in een grotere opruiming, dan zie je het in backoffice automatiseren.
Inkomende facturen betalen uitbesteden: wat blijft van jou
Je kunt het boeken en betalen ook uit handen geven, bijvoorbeeld aan een administratiekantoor. Dat is geen digitalisering, het werk verhuist alleen. De facturen en de uitzonderingen blijven dezelfde. Jij houdt het goedkeuren en het besluit om te betalen. Schrijf vooraf op wie een afwijkende factuur uitzoekt en wie de leverancier belt, anders loopt het later vast op de vraag wie wat moet oplossen.
Begin met 1 soort factuur en meet eerst een maand
Kies 1 soort factuur, van 1 vaste leverancier, en laat de rest liggen. Wie 4 soorten tegelijk aanpakt, krijgt er 4 half af. De eenvoudige facturen gaan eerst, de rest blijft handmatig of komt later. Geef de facturen aan 1 persoon die er elke dag mee werkt. Een hele afdeling als eigenaar werkt niet, want dan voelt niemand zich verantwoordelijk.
Tel een maand lang hoeveel facturen binnenkomen en hoeveel minuten het kost. Laat het nieuwe daarna een tijd naast je oude werkwijze draaien. Dan zie je met je eigen cijfers of de uren echt weg zijn, en welke facturen nog steeds door een mens moeten. De koppeling met je boekhouding komt daarna, zie facturatie koppelen aan je boekhoudpakket.
Bewaar de pdf's wel: elektronische facturen vallen onder de algemene bewaarplicht van 7 jaar (Wikipedia, 2026).
Wil je weten welke van je inkoopfacturen het eerst loont om te digitaliseren? Vraag de gratis scan aan: stuur ons een inkoopfactuur en het aantal per maand, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over digitaliseren van facturen
Hoe moet ik te ontvangen facturen inboeken?
Je leest de factuur in, kijkt het boekingsvoorstel na, keurt het goed en zet de boeking in je boekhoudprogramma. De goedkeuring blijft van een mens.
Hoe ziet een inkoopfactuur eruit?
Een inkoopfactuur toont onder meer de naam van de leverancier, het factuurnummer, het bedrag en de btw. Dat zijn de gegevens die een systeem uitleest.
Wat voor soorten facturen zijn er?
Er zijn inkomende facturen van leveranciers en uitgaande facturen naar klanten, en ook creditnota's en terugkerende facturen.
Moet ik straks digitaal factureren?
Het kabinet wil dat bedrijven vanaf 1 juli 2030 verplicht digitaal factureren, maar het is een voornemen en nog geen wet (Evofenedex, 2026). De allerkleinste bedrijven zijn uitgezonderd.
