Inkoopfacturen controleren
Elke inkoopfactuur ligt naast de order en de pakbon.
Het systeem leest de factuur uit de mail of het portaal, zet het verschil met de order bovenaan en legt hem klaar bij wie hem goedkeurt.
Facturatie voor groeiende MKB-bedrijven
Wil je meer facturen verwerken met je huidige administratie?
Een collega die elke inkoopfactuur leest en naast de order en de pakbon legt, en je verkoopfacturen klaarzet uit wat er geleverd is. Jouw administratie keurt elke factuur goed voordat er iets wordt geboekt of verstuurd.
GratisRoadmapFacturen
PDF · 5 stappenDownload →
Werkt met wat je team al gebruikt
Outlook
Gmail
Adobe Acrobat
Excel
Basecone
Klippa
Blue10
Storecove
Exact OnlineTwinfield
AFAS Profit
SnelStart
Moneybird
e-Boekhouden.nl
Yuki
Unit4 Multivers
Dynamics 365 Business Central
Informer
SpirisOdooHerken je dit?
Een dinsdag bij jullie, nu.
Zo ziet een gewone werkdag er bij veel teams uit. Zet de schakelaar om en zie dezelfde dag met een collega die het voorwerk doet.
- 08.30
De mailbox staat vol facturen van leveranciers. Je tikt de leverancier, het bedrag en het factuurnummer een voor een over.
intikken - 10.15
Op de factuur staan meer stuks dan op de pakbon. Je zoekt de order erbij in een andere map.
zoeken - 12.30
Wie keurt deze factuur goed? De projectleider is op de bouw, dus de factuur blijft liggen.
blijft liggen - 15.00
De klant wil een e-factuur, met zijn eigen inkoopnummer erop. Je bouwt dezelfde factuur twee keer.
dubbel werk - 20.00
Het is het eind van de maand. Thuis maak je nog de laatste facturen, want de btw moet kloppen.
jouw avond
Wat je aan de roadmap hebt
- ✓Je weet welke facturen je administratie vandaag al kan laten klaarzetten.
- ✓Je weet welke facturen altijd bij een mens blijven, zoals een factuur die afwijkt van de afspraak.
- ✓Je weet wat je eerst op orde brengt, zoals wie welke inkoopfactuur goedkeurt.
Ik schreef deze roadmap voor administraties die meer facturen willen verwerken zonder ze over te typen. Begin bij de leverancier die je het vaakst ziet.
Bauke, oprichter van Chef AIDe gratis roadmap, als pdf in je mail.
Gratis · Geen nieuwsbrief · Je gegevens blijven van jou
Vijf plekken waar het factuurwerk nu blijft liggen. Kies de plek die jullie de meeste tijd kost.
Van order en termijn naar factuur
De factuur staat klaar zodra het werk geleverd is.
Uit de order, de termijn of de goedgekeurde uren maakt het systeem een conceptfactuur in je eigen opmaak, en jij kijkt hem na voordat hij weggaat.
Creditfacturen en correcties
Een correctie gaat via een creditfactuur, niet via de mail.
Moet een factuur terug, dan staat de creditfactuur klaar met het nummer van de oorspronkelijke factuur, en jij beslist of hij weggaat.
E-facturatie en Peppol
Elke klant krijgt de factuur in het formaat dat hij vraagt.
Vraagt een klant om Peppol of UBL, dan maakt het systeem die versie, en een e-factuur van een leverancier wordt ingelezen in plaats van ingetikt.
Boekhouding en maandafsluiting
Je boekhoudpakket weet wat je facturatie weet.
Verkoop en inkoop komen zonder dubbele invoer in je boekhoudpakket, zodat de btw en de maandafsluiting beginnen met een lijst die klopt.
De vraag die iedereen stelt
Daarom wordt er niets geboekt en gaat er niets weg zonder dat iemand van jullie het nakeek. Het systeem zet klaar, je administratie keurt goed. Een factuur die afwijkt van de order of de afspraak, staat bovenaan met de reden erbij.
We bouwen het bovenop het boekhoudpakket dat je al gebruikt, en de koppeling bekijken we in de scan, voordat je iets tekent. Leest je pakket de facturen al goed in, dan zeggen we dat ook.
Dit doen we niet
- Doen we niet
Een factuur boeken of versturen zonder dat iemand van jullie hem nakeek.
- Doen we niet
Zelf een prijs, een korting of een creditfactuur kiezen die afwijkt van de afspraak.
- Doen we niet
Een factuur raden als niet duidelijk is bij welke order hij hoort.
- Doen we niet
Je boekhoudpakket vervangen of je leveranciers naar een nieuw portaal laten overstappen.
Zo werkt het
Je ziet een prototype voordat je iets tekent. Past het niet, dan stop je daar.
Vrijblijvend
- 1
De gratis scan
Een gesprek van een half uur. We kijken waar je facturen binnenkomen en weggaan, wie ze intikt en met welke soort factuur je het best begint.
- 2
Het prototype
Je klikt door een eerste werkstroom, met een factuur zoals jullie die krijgen of maken. Met de planning en de investering erbij.
Na je handtekening
- 3
De bouw
We bouwen het en koppelen het aan je boekhoudpakket en je mailbox. Niemand hoeft over te stappen, je leveranciers en klanten ook niet.
- 4
Livegang
We beginnen met één soort factuur of een paar leveranciers. De eerste weken kijk je elke factuur na, tot je het vertrouwt.
- 5
Monitoren en bijsturen
We houden het in de gaten, maken het elke maand een stukje beter en zetten er leveranciers en soorten facturen bij.
De vragen die we het vaakst krijgen van teams die met facturatie aan de slag gaan.
Meer vragen? Mail ons ieder moment.start@dechef-ai.nl
Ja. We bouwen bovenop het boekhoudpakket en de mailbox die je team al gebruikt, en vervangen niets. Welke koppeling bij jullie past, bekijken we in de scan.
Nee. De factuur staat klaar in je eigen pakket, met erbij wat er niet klopt. Boeken en versturen doet je administratie, nadat iemand hem heeft nagekeken.
De prijs hangt af van wat we bouwen. Je hoort hem na de scan, voordat je iets tekent.
Ja. We werken volledig AVG-conform, maken duidelijke verwerkersafspraken en je data blijft van jou. Veiligheid en compliance zijn onderdeel van elk ontwerp, niet een bijzaak.
Naar de Rijksoverheid wel, naar andere klanten nog niet. Vraagt een klant er nu al om, dan maakt het systeem die versie naast de gewone pdf. Je hoeft er niet voor over op een ander pakket.
Alle artikelen, per onderdeel.
