Automatisch facturen maken: nu 20 uur per maand
Een bedrijf met 25 mensen factureert op uren en werkbonnen. We nemen aan dat het 40 facturen per maand verstuurt en dat elke factuur 30 minuten werk kost, van de uren verzamelen tot de betaling. Dat is 20 uur per maand, een halve werkweek. Met automatisch facturen maken blijven daar 3 uur van over. Weet jij hoeveel uur jouw factuurronde kost?
Je beste mensen zoeken uren bij elkaar
Wie maakt bij jou de facturen? Bij een bedrijf van 25 mensen is dat de eigenaar, een planner of iemand van de administratie, iemand die je ook nodig hebt voor het werk zelf. En het grootste deel van het factureren is geen factureren. Het is uren bij elkaar zoeken, een werkbon nalopen die niet compleet terugkwam en uitzoeken wat er met deze klant is afgesproken.
Ondertussen blijft de factuur liggen, en dat merk je aan het eind van de maand aan geld dat later binnenkomt. Het zijn terugkerende taken, elke maand dezelfde, en juist zulk werk kan een systeem overnemen. Dit stuk gaat over facturen die je verstuurt, voor inkomende facturen is er een eigen pagina. Wie zoekt er bij jou aan het eind van de maand de uren bij elkaar?
Een factuurronde van 40 facturen kost 20 uur
Dit is een rekenvoorbeeld voor een bedrijf met 25 mensen en 40 facturen per maand. De minuten zijn aannames, geen meting, dus vul gerust je eigen minuten in.
Stap | Minuten per factuur |
|---|---|
1. De uren en werkbonnen verzamelen | 6 |
2. De uren omzetten in factuurregels | 6 |
3. Het tarief per klant erbij zoeken | 4 |
4. De factuur opmaken | 6 |
5. Afwijkingen uitzoeken | 4 |
6. De factuur nakijken | 2 |
7. De betaling koppelen en herinneren | 2 |
Samen | 30 |
Veertig facturen van 30 minuten is 1.200 minuten: 20 uur per maand.
Het opmaken is maar 6 van die 30 minuten, dus een mooiere factuur scheelt je weinig. Het verzamelen, omzetten en opzoeken, stap 1 tot en met 3, is samen 16 minuten per factuur: ruim 10 uur per maand aan zoeken naar wat je eigenlijk al weet. Toch zijn die 20 uur naar ons idee niet de grootste post. Een factuur die te laat of te laag de deur uitgaat kost je meer, en dat zie je pas aan het eind van de maand.
Zeven stappen, en bij elke stap wie het doet
Per stap staat erbij wie het doet:
De uren en werkbonnen verzamelen: het systeem doet het, jij kijkt na.
De uren omzetten in factuurregels: het systeem doet het, jij kijkt na.
Het tarief per klant erbij zoeken: het systeem past het toe, jij legt het één keer vast.
De factuur opmaken: het systeem doet het, jij kijkt na.
Afwijkingen uitzoeken: het systeem zet een voorstel klaar, jij past aan en beslist.
De factuur nakijken: jij doet het zelf.
De betaling koppelen en herinneren: het systeem doet het, jij kijkt na.
Zo ga je automatisch facturen maken, stap voor stap
Hieronder staat elke stap met vier vaste regels. Een factuur gaat nooit helemaal vanzelf, dus bij elke stap staat ook wat van jou blijft.
Stap 1. De uren en werkbonnen verzamelen
Zo gaat het nu. Je loopt de week na: de uren staan in Excel, een werkbon ligt nog in de bus en iemand heeft zijn uren niet ingeleverd. Dat kost 6 minuten per factuur.
Zo automatiseer je het. Laat je mensen uren en werkbonnen op één plek vastleggen, elk met een ordernummer of referentie van de klus. Wie na de afgesproken dag niets heeft ingeleverd, krijgt vanzelf een bericht. Een papieren bon maak je eerst digitaal, en hoe dat gaat staat bij de werkbon app.
Dit heb je nodig. Eén plek voor uren en werkbonnen en een ordernummer per klus.
Dit blijft van jou. Beslissen wat je doet met een bon die niet klopt.
Stap 2. De uren omzetten in factuurregels
Zo gaat het nu. Iemand neemt de uren één voor één over in de factuur. Dat kost 6 minuten per factuur, net zoveel als het verzamelen.
Zo automatiseer je het. Een koppeling zet de uren en werkbonnen om in regels, per klus en per klant. Bij terugkerende facturen met dezelfde regels, zoals een onderhoudscontract, staan ze elke maand al klaar. Hoe de weg van bon naar factuur loopt lees je bij werkbon naar factuur.
Dit heb je nodig. Uren in dezelfde indeling en klantgegevens die kloppen: de juiste naam, het juiste adres en het juiste ordernummer.
Dit blijft van jou. Kiezen wat er gebeurt met een uur dat in geen enkele klus past.
Stap 3. Het tarief per klant erbij zoeken
Zo gaat het nu. Het tarief per klant, de afspraak over reiskosten en de toeslag zitten in het hoofd van een collega of in een oude mail. Dat zoeken kost 4 minuten per factuur.
Zo automatiseer je het. Eerst opschrijven, dan automatiseren: zet per klant het tarief en de afspraken op één lijst. Daarna past het systeem ze zelf toe.
Dit heb je nodig. Eén lijst met per klant het tarief, de afspraken en eigen regels.
Dit blijft van jou. Een afspraak die afwijkt of een klant die een regeling wil: dat beslis jij.
Stap 4. Automatisch facturen maken in je boekhoudprogramma
Zo gaat het nu. Je stelt de factuur op in je boekhoudprogramma of in een los bestand en zet er je huisstijl omheen. Dat is 6 minuten per factuur.
Zo automatiseer je het. Het systeem zet de facturen automatisch klaar in het boekhoudprogramma dat je al hebt, in je eigen huisstijl. Staan alle facturen op één plek, dan is een factuur terugvinden ook geen speurtocht meer. Wat een koppeling met je boekhouding doet staat bij facturatie koppelen aan je boekhouding.
Dit heb je nodig. Een koppeling met je boekhoudprogramma en je factuurlayout.
Dit blijft van jou. De stap zelf niets. Het nakijken is stap 6.
Stap 5. Afwijkingen uitzoeken
Zo gaat het nu. Meerwerk dat niet op de werkbon staat, een vergeten werkbon of een uur dat anders is genoteerd dan afgesproken: je kijkt bij elke factuur of er iets afwijkt, 4 minuten per factuur.
Zo automatiseer je het. Het systeem legt de uren naast de afspraak en markeert wat afwijkt, en zet er een voorstel bij. Jij zoekt alleen die facturen uit.
Dit heb je nodig. Afspraken die als regel vastliggen, zodat het systeem ziet wat een uitzondering is.
Dit blijft van jou. Beslissen of het meerwerk bij de klant op de factuur komt.
Stap 6. De factuur nakijken en goedkeuren
Zo gaat het nu. Je leest je eigen factuur snel door, 2 minuten per factuur.
Zo automatiseer je het. Dit blijft mensenwerk. Een mens kijkt elke factuur na voordat hij de deur uitgaat, en goedkeuren doe je zelf. Het kost straks 3 minuten in plaats van 2, omdat je een factuur leest die je niet zelf hebt gemaakt en dus elke regel bekijkt, niet alleen het totaal.
Dit heb je nodig. Een lijst van de facturen die klaarstaan, met de afwijkingen erbij.
Dit blijft van jou. Alles.
Stap 7. De betaling koppelen en herinneren
Zo gaat het nu. Je kijkt op je bankrekening of een factuur betaald is en stuurt een herinnering als je eraan toekomt. Dat is 2 minuten per factuur.
Zo automatiseer je het. Betaling koppelen doet het systeem: elke betaling op je rekening komt bij de juiste factuur, en een betaalde factuur gaat dicht. Is de betalingstermijn voorbij, dan gaat er een herinnering uit. Voorbeelden van die teksten staan bij betalingsherinneringen.
Dit heb je nodig. Een koppeling met je bankrekening en een vaste betalingstermijn per klant.
Dit blijft van jou. De betaling die niet past, bijvoorbeeld een bedrag dat niet klopt of twee facturen in één betaling.
Straks blijven er 3 uur over
Stap 1 tot en met 4 gaat het systeem doen, dus die kosten jou 0 minuten. Bij stap 5 blijft 4 minuten staan, maar alleen voor de factuur met een afwijking. We nemen aan dat dat 1 op de 4 facturen is: 40 minuten per maand. Stap 6 duurt 3 minuten per factuur, 120 minuten, omdat je elke regel leest van een factuur die je niet zelf maakte. Bij stap 7 nemen we aan dat 1 op de 4 betalingen zich niet vanzelf laat koppelen, 2 minuten per stuk: 20 minuten.
Samen 180 minuten: 3 uur per maand in plaats van 20.
Zonder koppeling met je boekhoudprogramma blijft stap 4 handwerk: 6 minuten bij 40 facturen is 240 minuten extra. Dan blijft er 7 uur per maand over. Van die 3 uur is 2 uur nakijken, en dat blijft van jou.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Begin deze week
Tel de facturen van vorige maand en schrijf op hoeveel minuten één factuur jou kostte.
Zet per klant het tarief en de afspraken op één lijst.
Kies één type factuur, de eenvoudigste die elke maand dezelfde regels heeft. Pak je er vier tegelijk aan, dan blijft elk half liggen.
Spreek nu al af dat een nieuw systeem straks eerst een maand naast je eigen werkwijze meedraait, zodat je de facturen kunt vergelijken.
Wanneer automatisch facturen maken niet loont
Stuur je een handvol facturen per maand, dan loont dit nog niet. Doet je sectorpakket dit al, dan heb je ons niet nodig: in de kinderopvang herinnert Portabase bijvoorbeeld zelf wie zijn uren nog moet indienen. Liggen de afspraken over toeslagen en tarieven nog niet vast, leg ze dan eerst vast. Dat zeggen we je in de scan ook.
Automatisch facturen maken excel: wat je houdt en wat eruit moet
Je mag in Excel beginnen. Een Excel-bestand met uren is een bruikbare bron, zolang elke rij dezelfde kolommen heeft: klant, datum, uren en ordernummer. Dan kan een koppeling de regels overnemen, zodat niemand ze met de hand invoert. Wat eruit moet is het handwerk eromheen: het bestand dat per collega anders is, tarieven die alleen in een hoofd zitten en de factuur die je er in een los document naast zet.
Lees verder over uren, debiteuren en onze aanpak
Wil je dieper in het onderwerp, lees dan uren naar factuur voor de weg van gewerkte uren naar de factuur. Over wat er na het versturen gebeurt staat meer op de pagina over debiteurenbeheer. En hoe wij dit aanpakken staat bij uren en facturatie.
Wil je weten hoeveel uur jouw factuurronde kost en hoeveel daarvan wegvalt? Vraag de gratis scan aan: stuur ons je uren, een werkbon en een factuur van vorige maand, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over automatisch facturen maken
Kun je facturen volledig automatisch laten maken?
Nee, een mens kijkt de factuur na voordat hij de deur uitgaat. Het systeem verzamelt de uren, zet ze om in regels en maakt de factuur op. De uitzonderingen beslis je zelf.
Waar begin je met automatisch facturen maken?
Begin bij de factuur die elke maand dezelfde regels heeft, met vaste klanten en duidelijke afspraken. Daar staat het herhaalwerk, en er valt weinig uit te zoeken. Voor automatisch facturen maken excel geldt hetzelfde: begin met een bestand dat elke maand dezelfde kolommen heeft.
Wat heb je nodig om uren en werkbonnen op een factuur te krijgen?
Je hebt uren en werkbonnen op één plek nodig, een ordernummer per klus en per klant afspraken die vastliggen. Zonder die drie blijft iemand de regels zelf bij elkaar zoeken.
