AI voor makelaars: het kantoorwerk eerst, het advies blijft
Een makelaarskantoor met 12 mensen heeft elke maand woningen in verkoop. We nemen aan dat het er 20 zijn en dat er 200 berichten van klanten en 100 klantvragen bijkomen. Het kantoorwerk eromheen kost dan 40 uur per maand. AI voor makelaars gaat over precies dat werk, en niet over het advies. Wat daarvan neemt AI over, en wat blijft van jou?
Terugkerende taken gaan naar AI, het oordeel blijft van jou
AI is hier een systeem dat een voorstel klaarzet: een concept, een samenvatting, een sortering. Jij kijkt het na voordat het de deur uitgaat. Een AI makelaar die zelf een woning verkoopt hoef je dus niet te zoeken. Het gaat om de terugkerende taken: werk met vaste stappen en vaste regels, zoals een woningtekst schrijven of een dossier samenstellen. Het vakwerk blijft bij jou: de prijs, het advies en het vertrouwen van de verkoper.
Een systeem dat belooft dat alles helemaal vanzelf gaat, klopt niet. Er blijft altijd nakijkwerk over, en dat nakijken is precies wat jou de zekerheid geeft dat je er je naam onder kunt zetten.
Het geldt voor elk kantoor, groot of klein, want de taken rond een verkoop zijn overal dezelfde. Bij jou doet de binnendienst dit werk, of de makelaar zelf tussen twee bezichtigingen door. Wil je weten wat je in de mailbox van de binnendienst vanzelf kunt laten lopen, lees dan AI voor binnendienst.
Het kantoorwerk rond de woning kost nu 40 uur per maand
Dit is een rekenvoorbeeld voor het kantoor hierboven. De aantallen en de minuten zijn aannames, geen meting, dus vul gerust je eigen getallen in. We nemen aan dat de aanvragen via de website, zoals een verzoek om een waardebepaling, onder de berichten vallen.
Handeling | Aantal per maand | Minuten per stuk nu | Minuten per maand nu |
|---|---|---|---|
Woningtekst schrijven | 20 woningen | 45 | 900 |
Het dossier samenstellen | 20 woningen | 30 | 600 |
Berichten doorzetten | 200 berichten | 2 | 400 |
Klantvragen beantwoorden | 100 vragen | 5 | 500 |
Samen | 2.400 |
Samen is dat 2.400 minuten: 40 uur per maand.
Dat is een volle werkweek van 40 uur, elke maand, en het is geen werk waar een verkoper je voor belt. Ook de bezichtigingen plannen hoort bij de terugkerende taken. Die laten we buiten deze som, zodat je de rest scherp ziet.
Wat AI per taak overneemt
AI voor makelaars begint bij de woningtekst
Bij woningtekst schrijven zet AI een basis klaar uit de gegevens van de woning: indeling, bouwjaar, ligging. Jij geeft een goede opdracht mee: voor wie de tekst is, welke toon hij heeft en wat er niet in mag. Daarna lees je de tekst na en voeg je toe wat alleen jij weet, zoals het geluid in de straat of wat er in de buurt te doen is. Het nalezen blijft mensenwerk, want de woning ken jij en het systeem niet. Daarom nemen we aan dat het straks 15 minuten per woning kost en niet 0.
Het dossier komt klaar te liggen
Bij een nieuwe verkoop moeten de stukken bij elkaar. Een systeem haalt ze uit de mail en de map, hangt ze aan het dossier van de woning en laat zien wat er nog ontbreekt. Jij kijkt na of het dossier compleet is. Meer over het bijhouden van stukken lees je bij documentbeheer. Zorg voor een koppeling met het kantoorsysteem dat je al hebt, zodat niemand een gegeven nog een keer invoert.
Binnenkomende berichten gaan naar de juiste collega
Een bericht uit de mail of het formulier komt binnen en het systeem zet het door naar de juiste collega of het juiste dossier. Een bericht dat het systeem niet kan plaatsen is een van de uitzonderingen, en die ziet een mens. We nemen aan dat dat 1 op de 10 berichten is. Zo'n uitzondering kost je straks 5 minuten in plaats van 2, omdat het juist de lastige berichten zijn: je leest, zoekt erbij en beslist zelf. Hoe je dat berichtenwerk laat lopen staat bij communicatie laten lopen.
Klantvragen krijgen een vast antwoord
Een verkoper vraagt wanneer de foto's klaar zijn, een koper hoe groot de tuin is. We nemen aan dat het om 100 terugkerende klantvragen gaat waar een vast antwoord op bestaat. Het systeem zet dat antwoord klaar uit jullie eigen teksten, jij leest het in een minuut na en verstuurt het. Een vraag over de prijs of over wat een bod betekent blijft van jou. Over het plannen van afspraken lees je meer bij planning en matching.
Straks kost hetzelfde werk 10 uur in plaats van 40
Wat het systeem vanzelf doet, kost 0 minuten. Wat overblijft is het nakijken door jou en je mensen.
Woningtekst schrijven: 20 woningen keer 15 minuten is 300 minuten.
Het dossier samenstellen: 20 woningen keer 5 minuten is 100 minuten.
Berichten doorzetten: 1 op de 10 van de 200 berichten is 20 uitzonderingen, keer 5 minuten is 100 minuten.
Klantvragen beantwoorden: 100 vragen keer 1 minuut is 100 minuten.
Samen is dat 600 minuten: 10 uur per maand, 30 uur minder dan nu.
Vul hieronder je eigen aantallen in en zie wat het voor jouw kantoor scheelt.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Dit blijft van de makelaar
De bezichtiging doe je zelf. Het persoonlijk contact met de verkoper en de koper, het advies over de vraagprijs en het onderhandelen ook. Een systeem weet niets van de sfeer in een woonkamer, en een verkoper belt jou, niet een systeem.
Per taak ziet het er zo uit. Het berichten doorzetten doet het systeem en jij ziet de uitzonderingen na. De woningtekst en het antwoord op een klantvraag zet het systeem klaar, en jij past aan en beslist. Het gesprek met de verkoper is van jou. Voor de binnendienst verschuift het werk van invoeren naar nakijken en uitzonderingen afhandelen.
Persoonsgegevens in een AI-tool: zoek eerst uit waar ze blijven
Een dossier zit vol persoonsgegevens. Zoek dus eerst uit waar de gegevens worden opgeslagen en of de leverancier ze gebruikt. Kun je dat niet nalezen, zet er dan geen dossier in. Wat de AVG precies vraagt voor jouw kantoor, leg je voor aan iemand die dat vak kent.
Begin met één taak en meet een maand
Ons advies is beginnen met één taak, want wie alle vier tegelijk aanpakt, krijgt er geen een af. Tel eerst een maand lang wat de taak nu aan minuten kost, en bouw pas daarna.
Geef die taak een eigenaar: één persoon die er elke dag mee werkt, niet "het kantoor". Wie die eigenaar is, weet je als je vraagt wie er last heeft als de taak een week blijft liggen.
Tel een maand lang hoeveel woningen, berichten en vragen er binnenkomen.
Schrijf per taak op hoeveel minuten ze kosten.
Kies de taak met een eigenaar en laat de rest liggen.
Hoe je na het in kaart brengen kiest met welk werk je begint, lees je bij bedrijfsprocessen automatiseren. Hulp bij die keuze is wat wij doen in AI-advies.
Wanneer dit niet loont
Staan je gegevens verspreid en weet niemand wat klopt, breng die dan eerst op orde. Wil je AI vooral omdat het moet, zonder taak in gedachten, kies dan eerst het werk dat je kwijt wilt. Zoek je vooral een rapport of een presentatie, dan zijn wij niet de juiste partij: wij beginnen pas als er een taak is om aan te pakken.
De volgende stap: van één taak naar iets dat blijft draaien
Hoe je van één taak naar werk komt dat blijft draaien, staat in AI implementatie in vier fases.
Wil je weten hoeveel uur het kantoorwerk bij jou kost? Vraag de gratis scan aan: stuur ons je vier taken met de aantallen per maand, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over AI voor makelaars
Welk werk op een makelaarskantoor kan AI overnemen?
AI neemt terugkerende taken over: woningteksten, vaste klantvragen, het doorzetten van berichten en het samenstellen van een dossier. Adviseren en onderhandelen blijven bij de makelaar.
Kan AI een woningtekst schrijven die goed genoeg is?
AI schrijft een goede basis voor een woningtekst, mits je hem nakijkt en je eigen kennis van de woning en de buurt toevoegt.
Is AI ook iets voor een klein makelaarskantoor?
Ja, ook een klein makelaarskantoor heeft terugkerend werk, want de taken rond een verkoop zijn overal gelijk. Begin met één taak en meet na een maand wat het scheelt.
Wat moet je regelen voordat je klantgegevens in een AI-tool zet?
Weet eerst waar de gegevens worden opgeslagen en of de leverancier ze gebruikt.
