Automatisering in de bouw begint op het kantoor
Stel: een bouwbedrijf met 45 mensen die op projecten werken, is 48 uur per maand kwijt aan kantoorwerk rond die projecten. Het gaat om inkoopfacturen koppelen, uren doorzetten, meerwerk uitwerken en de weekrapportage samenstellen. Dat is automatisering in de bouw zonder robot: het werk achter het project, dat een systeem grotendeels kan doen. Met een systeem erachter blijft er 9 uur over: nakijken, het meerwerk beslissen en de overzichten lezen.
Hoeveel uur is jouw kantoor per maand kwijt aan dit werk?
Zo loopt het kantoorwerk nu, en waar het vastloopt
Het project loopt op de bouwplaats, maar de gegevens eromheen komen op kantoor binnen als losse e-mails, bonnetjes en Excel-bestanden. Eén collega zoekt de inkoopfactuur bij de bestelling, een tweede voert de uren in en op vrijdag vraagt de projectleider om een overzicht. Elke stap is klein, maar ze komen elke week terug. Met het personeelstekort in de bouw heb je die uren niet over.
Automatisering in de bouw is geen robot op de bouwplaats
Over robots die metselen, zagen en boren en over drones voor inspectie gaat deze blog niet. Dat werk hoort op de bouwplaats en is een ander vak. Wij hebben het over het kantoor, waar niemand een robot voor bedenkt en waar het handwerk zit. Ook BIM, het digitale model van het gebouw, laten we liggen: het kantoor levert daar hooguit gegevens voor aan, zoals projectnummers en kosten. Over de calculatie lees je meer bij AI voor calculatie.
Eerst digitaliseren, dan automatiseren
Digitaliseren is je gegevens in een systeem zetten. Automatiseren is dat het systeem er daarna zelf iets mee doet. Staat alles nog in Excel en in losse e-mails, dan is digitaliseren de eerste stap, want een systeem kan niets met een bonnetje dat in een auto ligt. Hoe je losse bestanden op één plek krijgt, staat bij documentbeheer.
Zo ziet dezelfde week eruit als het geregeld is
Maandagochtend. De inkoopfacturen van vorige week staan al bij het juiste project, en alleen de facturen zonder projectnummer wachten op jou. De uren van de bouwplaats staan per project in het systeem, dus de loonadministratie hoeft ze niet nog eens in te voeren. Bij elk project ligt een weekoverzicht klaar met de uren, de facturen en het meerwerk. Jij leest het en beslist. Zo kan het in een bouw en installatiebedrijf van deze omvang.
Zo werkt het, stap voor stap
Het systeem neemt het zoeken, koppelen en samenstellen over. Jij kijkt na en beslist. Hieronder vier stappen, elk met de uren erbij.
Stap 1. Inkoopfacturen koppelen aan het project
Zo gaat het nu. De inkoopfactuur komt binnen per mail. Je collega van de administratie zoekt de bestelling erbij, vraagt aan de uitvoerder bij welk project het hoort en boekt hem met de hand op dat project.
Zo automatiseer je het. Het systeem leest de factuur, zoekt de bestelling en koppelt de factuur aan het project en de werkorder. Daarna staan de kosten direct bij het project. Komt een post boven de begroting, dan geeft de kostenbewaking een signaal.
Dit heb je nodig. Bestellingen met een projectnummer erop, en een lijst van projecten en werkorders. Hoe dat werkt voor facturen staat bij factuurverwerking.
Dit levert het op. We nemen aan dat er 200 facturen per maand binnenkomen en dat het systeem er 1 op de 10 niet kan koppelen. Die 20 houd je over voor jezelf, en bij 3 minuten per factuur is dat 1 uur in plaats van 10 uur.
Dit blijft van jou. De 20 facturen waarbij het systeem het project niet vindt, en wat je doet met een signaal van de kostenbewaking.
Stap 2. Uren van de bouwplaats naar het project
Zo gaat het nu. De uitvoerder schrijft de gewerkte uren op een bon. Op kantoor voert je collega van de administratie ze in bij het project, en daarna nog eens in de loonadministratie.
Zo automatiseer je het. De uren per project worden één keer vastgelegd, door wie ze maakt. Het systeem zet ze bij het project en geeft ze door aan de loonadministratie.
Dit heb je nodig. Een vaste manier om uren vast te leggen, met het projectnummer erbij. De weg naar de factuur staat bij uren en facturatie.
Dit levert het op. Het invoeren kost 0 minuten. We nemen aan dat er 300 bonnen per maand zijn en dat 1 op de 10 niet klopt. Die 30 kijk jij na, 2 minuten per bon. Dat is 1 uur in plaats van 10 uur.
Stap 3. Meerwerk van bonnetje tot offerte en factuur
Zo gaat het nu. De uitvoerder krijgt op de bouwplaats extra werk en schrijft een bonnetje. Op kantoor zoekt je projectleider uit wat het was, rekent een prijs uit, maakt een offerte voor het meerwerk en zet het later op de factuur.
Zo automatiseer je het. Het bonnetje komt in het systeem met het project, de uren en het materiaal. Het systeem zet er een voorstel bij en maakt de offerte en de factuur klaar.
Dit heb je nodig. Een bonnetje met een vaste indeling en je prijslijst op één plek. Meer over de weg van bon naar factuur staat bij digitale werkbon naar factuur.
Dit levert het op. We nemen aan dat het van 16 naar 6 minuten per bonnetje gaat. Bij 30 bonnetjes per maand is dat 3 uur in plaats van 8 uur.
Dit blijft van jou. De prijs, en het akkoord vragen aan de opdrachtgever. Je past het voorstel aan en beslist.
Stap 4. De wekelijkse rapportage per project
Zo gaat het nu. Elke week zoekt je collega van de administratie per project de uren, de inkoopfacturen en het meerwerk bij elkaar en maakt er een overzicht van. We nemen aan dat dat 25 minuten per project kost.
Zo automatiseer je het. Lopen de eerste drie stappen, dan staan de gegevens al bij het project. Het systeem zet elke week het overzicht klaar. Het systeem kan je ook een melding sturen wanneer een document goedkeuring nodig heeft. Dezelfde aanpak past bij planning en materieel, maar die zitten niet in de som hieronder.
Dit heb je nodig. De drie stappen hierboven, en een vaste indeling voor het overzicht. Zie rapportage en dashboarding. Voor planning kijk je bij planning en matching.
Dit levert het op. Het samenstellen kost 0 minuten. Bij 12 projecten lees jij 48 overzichten per maand, en we nemen aan dat elk overzicht 5 minuten kost: 4 uur in plaats van 20 uur.
Dit blijft van jou. Het overzicht lezen en beslissen wat het voor het project betekent.
Dit heb je nodig voordat een systeem iets kan doen
Het eerste is een projectnummer op elke bestelling, elke bon en elke werkorder. Zonder nummer weet geen systeem bij welk project iets hoort.
Het tweede is een eigenaar. Zet bij elk werk één naam: de collega die er elke dag mee bezig is. Een hele afdeling als eigenaar werkt niet.
Het derde is beginnen met één proces. Wie er vier tegelijk start, krijgt er vier die half werken. Wij bouwen bovenop de systemen die je al gebruikt, dus je hoeft niet over naar een nieuw pakket. Hoe je het eerste proces kiest, staat bij bedrijfsprocessen automatiseren.
Het rekenvoorbeeld: 48 uur wordt 9 uur per maand
Dit is een rekenvoorbeeld voor het bouwbedrijf van 45 mensen. We nemen aan dat het per maand 200 inkoopfacturen krijgt, 300 bonnen met gewerkte uren en 30 bonnetjes voor meerwerk. We nemen ook aan dat het 12 lopende projecten heeft met elk een weekoverzicht, en we rekenen met 4 weken per maand, dus 48 per maand. Verder nemen we aan dat het systeem 1 op de 10 facturen en 1 op de 10 bonnen niet kan koppelen, dus 20 facturen en 30 bonnen. De minuten zijn aannames, geen meting. Vul je eigen aantallen in.
Handeling | Aantal per maand | Minuten per stuk nu | Minuten per stuk straks | Wie doet wat |
|---|---|---|---|---|
Inkoopfacturen koppelen aan het project | 200 | 3 | 0 | Systeem doet het |
Facturen zonder project nakijken | 20 | 0 | 3 | Jij kijkt na |
Uren van de bouwplaats invoeren | 300 | 2 | 0 | Systeem doet het |
Uren met een fout nakijken | 30 | 0 | 2 | Jij kijkt na |
Meerwerkbonnetje uitwerken | 30 | 16 | 6 | Systeem stelt voor, jij beslist |
Weekrapportage samenstellen | 48 | 25 | 0 | Systeem doet het |
Weekrapportage nalezen | 48 | 0 | 5 | Jij leest |
Nu is het 200 x 3 is 600 minuten voor de facturen, 300 x 2 is 600 voor de uren, 30 x 16 is 480 voor het meerwerk en 48 x 25 is 1.200 voor de rapportages. Samen 2.880 minuten. Straks is het 20 x 3 is 60, 30 x 2 is 60, 30 x 6 is 180 en 48 x 5 is 240. Samen 540 minuten.
Nu kost het 2.880 minuten, dus 48 uur per maand. Straks kost het 540 minuten, dus 9 uur. Dat is 39 uur minder.
De winst zit maar deels in de uren. Meerwerk dat blijft liggen en een factuur op het verkeerde project kosten je meer dan de minuten uit de tabel.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Wat automatisering in de bouw niet doet
Een tekening beoordelen, een werk keuren en een afspraak met een opdrachtgever maken blijven werk waar oordeel nodig is. Het systeem zet de gegevens klaar, maar het oordeel is van jou. Er blijft altijd nakijkwerk over. Belooft een aanbieder je dat het zonder kan, dan klopt die belofte niet.
Ook past de automatisering in jouw bedrijfsproces en niet andersom. Komt een taak maar een paar keer per maand voor, dan loont het niet. Kan je pakket het al, maar heeft niemand het ingesteld, doe dat dan eerst. En verandert het proces nog elke maand, automatiseer het dan pas als het vaststaat.
Waar je op let bij het kiezen van een aanbieder
Leg deze drie vragen naast elk aanbod:
Wie is eigenaar van het systeem, en wat gebeurt ermee als de aanbieder over een jaar is verdwenen?
Wat noemen jullie een storing en wat een wens, voordat jullie tekenen?
Draait het eerst een tijd naast je eigen werkwijze, zodat je ziet of de uren kloppen?
Krijg je op de eerste vraag een vaag antwoord, dan koop je een afhankelijkheid. Over beheer ontstaat gedoe, dus leg het vooraf vast. En meet eerst een maand hoeveel tijd het werk nu kost, dan bouw je pas. In onze gratis scan zetten we de verwachte tijdswinst per proces op een rij. Dat is een schatting, de meting van een maand doe je zelf.
Van deze lijst naar jouw bedrijf: de volgende stap
Weet je welk werk bij jou het eerst aan de beurt is? Dan helpt procesautomatisering je bij de volgorde in een mkb-bedrijf. Wil je eerst zien wat wij aan kantoorwerk van je overnemen, kijk dan bij backoffice automatiseren.
Wil je weten welk kantoorwerk van jouw bouwbedrijf vanzelf kan? Vraag de gratis scan aan: stuur ons een lijst van het kantoorwerk rond je projecten, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over automatisering in de bouw
Wat is het verschil tussen digitaliseren en automatiseren in de bouw?
Digitaliseren zet je gegevens in een systeem, automatiseren laat dat systeem er daarna zelf iets mee doen. Een bonnetje scannen is digitaliseren, het bonnetje bij het juiste project zetten is automatiseren.
Moet je eerst digitaliseren voordat je kunt automatiseren?
Ja, staan je gegevens nog in Excel en in losse e-mails, dan is digitaliseren de eerste stap. Daarna kan het systeem er iets mee doen.
Welk kantoorwerk in de bouw kan vanzelf?
Facturen koppelen aan werkorders, uren per project doorzetten en de wekelijkse rapportage samenstellen kunnen vanzelf, en het meerwerk zet het systeem voor je klaar. Jij kijkt na en beslist waar een prijs of een afspraak in zit.
Hoe begin je met automatiseren in een bouwbedrijf?
Kies één proces dat elke week terugkomt en veel handwerk kost, en geef het een eigenaar op kantoor. Laat de rest nog even liggen.
