Eerst AI consultancy, of meteen één proces automatiseren?
Even een voorbeeld. Een eventbureau met dertig mensen krijgt 25 aanvragen per week binnen, en elke aanvraag kost 48 minuten voordat de offerte de deur uit is. Dat is maar liefst twintig uur per week. De directie wil iets met AI en vraagt daarom een voorstel aan voor AI consultancy. Stel dat zo'n adviestraject acht weken duurt, dan gaat er in die acht weken nog eens 160 uur naar precies dezelfde aanvragen.
Weet jij welk proces bij jou de meeste uren opslokt, of moet iemand dat eerst voor je uitzoeken?
Wat koop je eigenlijk bij AI consultancy?
Een AI consultant brengt je processen in kaart, stelt prioriteiten, kiest de tools en begeleidt daarna de invoering. Je koopt vooral een antwoord op één vraag, namelijk waar je begint. De andere weg is dat je die vraag zelf beantwoordt en meteen één proces laat automatiseren.
Dat je hulp zoekt, snappen we. Bij de bedrijven met tien of meer mensen die in 2024 AI overwogen en er toch van afzagen, was gebrek aan ervaring veruit de belangrijkste reden, met 74,6 procent (CBS, 2025). Die ervaring kun je op twee manieren inhuren, als advies of als iemand die het proces voor je bouwt en dat al vaker deed.
Elk bureau zegt dat zijn advies niet in de la belandt, want het adviseert én bouwt. Wij zeggen dat ook. Toch kun je vooraf toetsen of dat klopt, aan je eigen telling en aan wat er in het advies staat.
Drie vragen voor je een AI consultant belt
Voor je een AI consultant belt, stel je jezelf eerst drie vragen:
Welk proces kost bij jou het meeste handwerk?
Hoe vaak komt het voor, en hoeveel minuten kost het per keer?
Raakt het één afdeling, of meer afdelingen?
Weet je het antwoord op de eerste twee niet, tel dan een week. Zet een streepje bij elke keer dat iemand iets met de hand overneemt, opzoekt of najaagt, en schrijf de minuten erbij. Denk aan offertes, inkoopfacturen en klantvragen, het werk dat elke week terugkomt. Na die week heb je een lijst, en daar begint een adviseur ook mee.
Weet je de antwoorden wel, en blijft het bij één afdeling? Dan heb je geen adviestraject nodig, maar iemand die dat ene proces bouwt.
Waar je advies en bouw op vergelijkt
Leg de twee wegen naast elkaar en kijk wat er na de eerste stap op tafel ligt.
Waar je op vergelijkt | Eerst advies | Meteen één proces automatiseren |
|---|---|---|
De vraag waar je mee begint | Waar zit het handwerk, en wat doen we eerst? | Dit proces kost te veel uren |
Wat er na de eerste stap ligt | Een rapport, een roadmap of een plan van aanpak | Eén proces dat draait, naast het oude |
Wat het van je eigen mensen vraagt | Gesprekken met elke afdeling, voorbeelden aanleveren, het plan lezen en kiezen | Eén persoon die het proces kent: uitleggen hoe het nu gaat, voorbeelden aanleveren, testen |
Wanneer je weet of het werkt | Pas als er daarna iets gebouwd is | Zodra het naast het oude draait en je opnieuw telt |
Wat er mis kan gaan | Het rapport blijft liggen | Je begint bij het verkeerde proces |
Wat er achterblijft | Het plan. Kan een ander ermee bouwen? | Het gebouwde en de documentatie. Wie onderhoudt het? |
Kijk in elk voorstel of erin staat wat het van je eigen mensen vraagt. Want advies of bouw, in beide gevallen maakt de collega die het proces het beste kent er uren voor vrij.
Zes dingen die in een advies moeten staan
Een advies waar iemand mee kan bouwen, herken je aan zes dingen:
per proces de stappen zoals ze nu gaan;
hoe vaak het voorkomt en hoeveel minuten het per keer kost;
per stap wat automatisch kan, waar een voorstel klaarstaat en een mens beslist, en wat mensenwerk blijft;
wat ervoor nodig is, dus welke gegevens, welke koppeling, en wat eerst op orde moet;
wie de eigenaar is, één persoon die er elke dag mee werkt en niet "de afdeling";
één proces dat als eerste gebouwd wordt, met een datum erbij.
Staan de minuten er niet in, dan is het advies een mening. En staat er geen eerste proces met een datum in, dan verdwijnt het in een la.
Leg daarom vooraf een telling vast, het aantal per week en de minuten per keer. Want na het traject vraagt iemand in de directie toch wat het nu heeft opgeleverd.
"Het team is enthousiast" is geen antwoord op die vraag.
Het antwoord is dezelfde telling, vooraf en achteraf.
Voor wie past wat
Een AI consultant inhuren past als de richting ontbreekt
Advies helpt als je ook na een week tellen nog niet weet welk proces het meeste handwerk kost. Het helpt ook als het werk door meer afdelingen loopt, verkoop in het ene systeem, planning en administratie in het andere, en niemand overziet het geheel. Dan is de vraag waar je begint, en daar is AI consultancy voor. Pas dan heeft een AI-strategie voor het hele bedrijf zin.
Advies past niet bij één concreet probleem. Weet je al dat de aanvragen je twintig uur per week kosten, dan vertelt een rapport je weken later gewoon hetzelfde.
Meteen automatiseren past bij één concreet probleem
Terug naar het eventbureau met de 25 aanvragen per week, dat precies weet welk proces het is. Dit is een rekenvoorbeeld, dus de aantallen en de minuten zijn aannames en geen meting. Per aanvraag, in minuten:
Handeling | Nu | Straks | Wie doet het straks |
|---|---|---|---|
1. De aanvraag lezen en de gegevens overnemen | 5 | 0 | Gaat automatisch |
2. Opzoeken wat je eerder voor zo'n groep deed en wat het kostte | 13 | 0 | Gaat automatisch |
3. Navragen welke locatie en leverancier op die datum kan | 10 | 10 | Jij |
4. Het voorstel samenstellen en de prijs bepalen | 12 | 8 | Het voorstel staat klaar, jij past aan en beslist |
5. De offerte opmaken | 5 | 0 | Gaat automatisch |
6. Nalezen en versturen | 3 | 6 | Jij |
Samen | 48 | 24 |
25 aanvragen van 48 minuten is 1.200 minuten: twintig uur per week. 25 aanvragen van 24 minuten is 600 minuten: tien uur per week.
Het wordt geen nul, want het bellen met de locatie blijft, en de prijs blijft van jou. Het nalezen duurt straks zelfs twee keer zo lang als nu, omdat je ook naleest wat het systeem heeft overgenomen.
Niet elke stap heeft AI nodig. De offerte opmaken gaat gewoon met vaste regels. En de uitzondering, de groep die op niets lijkt wat je eerder deed, blijft van een mens, kost de volle tijd en zit niet apart in deze som. Hoe dat per stap werkt, lees je in offerte maken zonder opzoekwerk. Zo pakken wij aanvragen en offertes ook aan, het systeem bereidt voor en een mens beslist.
Dan wat wachten kost. We nemen aan dat een adviestraject acht weken duurt, van het eerste gesprek tot het rapport, en dat de bouw daarna even lang duurt als zonder advies. Het proces draait dan acht weken later.
Acht weken van twintig uur is 160 uur. Acht weken van tien uur is 80 uur. Het verschil is 80 uur, en zoveel handwerk kost wachten in dit voorbeeld.
Die 80 uur betaal je dus naast de rekening van het advies. Krijg je er de juiste volgorde voor terug, dan zijn die uren goed besteed. Wist je de volgorde al, dan niet. Vul gerust je eigen aantallen, minuten en weken in.
Meteen bouwen past alleen niet als je het proces niet kunt uitleggen. Zitten de regels in het hoofd van één collega, schrijf ze dan eerst op.
Wanneer je geen van beide nodig hebt
Een proces dat maar een paar keer per jaar voorkomt, loont niet. Er is dan te weinig volume om er iets voor te laten bouwen.
Kijk daarna naar de software die je al hebt. Kan die het al, zet dat dan eerst aan, want dat is inrichten en geen traject. Waar je software ophoudt, lees je in offertesoftware kiezen.
En soms kun je het gewoon zelf doen. Valt het proces binnen één afdeling, zijn de regels duidelijk en heb je een eigen collega die met tools overweg kan en er tijd voor krijgt? Dan heb je geen adviseur en geen bouwer nodig. Hoe je dat aanpakt, staat in AI implementeren zonder in de pilot-hel te belanden.
Zes vragen voor elk voorstel, ook dat van ons
Wij adviseren en bouwen zelf, dus leg ons voorstel gerust langs dezelfde zes vragen.
Wat heb ik in handen als ik na het advies stop? Kan een ander daarmee bouwen, of begint die opnieuw?
Welk proces zou je als eerste bouwen, en waarom niet de andere? Wie er vier tegelijk noemt, heeft niet gekozen, en vier tegelijk komen alle vier half af.
Wat is de prijs en de termijn per stap, en wat zit er niet in? Vraag een vaste prijs per stap in plaats van een uurtarief, en vraag ook naar licenties en verbruik.
Hoeveel uur heb je van wie in mijn bedrijf nodig? Zet die uren in de agenda voordat je tekent.
Werkt het met de software die ik al heb? Vraag welke koppeling er nodig is, en of de adviseur onafhankelijk is van een leverancier.
Van wie zijn het gebouwde en de documentatie, en wie onderhoudt het? Krijg je een vaag antwoord op wat er gebeurt als het bureau er over een jaar niet meer is, dan koop je afhankelijkheid.
Een voorbeeld uit jouw branche helpt, maar zegt minder dan de antwoorden op deze zes vragen. Wat er verder op de rekening van een bouwer staat, lees je in wat het automatiseren van een bedrijfsproces kost.
Begin met een week tellen
Tel een week en kies het proces met de meeste uren. Wat er daarna gebouwd wordt, draait eerst een tijd naast het oude, zodat je ziet of het werkt.
Bij ons begint het met een gratis scan. Daarin brengen we je huidige werkwijze in kaart, met wat er automatisch kan en de verwachte tijdswinst per proces. Daarna volgt een strategische sessie bij jou op locatie, en je krijgt de uitwerking op papier, per onderdeel de stappen, de koppelingen, de benodigde uren en de momenten waarop het plan herzien wordt. Stop je daarna, dan houd je dat plan.
Wil je weten of jouw proces zich ervoor leent? Vraag de gratis scan aan: stuur ons het proces, het aantal per week en de minuten per keer, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over AI consultancy
Heb ik een AI consultant nodig?
Alleen als je niet weet waar je moet beginnen, of als het werk door meer afdelingen loopt. Een AI consultant inhuren heeft dan zin, want hij zoekt voor je uit waar je begint. Weet je al welk proces de meeste uren kost en blijft het bij één afdeling, laat dan dat proces bouwen en sla het adviestraject over.
Kan ik alleen advies afnemen en daarna zelf of met een ander bouwen?
Ja, zolang het advies zo geschreven is dat een ander ermee kan bouwen. Dat zie je aan zes dingen, de stappen zoals ze nu gaan, de aantallen en de minuten, de verdeling tussen systeem en mens, wat ervoor nodig is, de eigenaar, en het eerste proces met een datum. Vraag ernaar voordat je tekent.
Geldt de AI-verordening ook als we alleen bestaande AI-tools gebruiken?
Ja. De regels van de AI-verordening gelden ook voor wie een bestaand AI-systeem gebruikt (RVO). En sinds 2 februari 2025 moeten organisaties die AI-systemen ontwikkelen of gebruiken ervoor zorgen dat hun werknemers AI-geletterd zijn (KVK, 2026). Vraag een adviseur dus wat dat voor jouw toepassing betekent.
