Offerte maken: welke vier van de zes stappen kun je automatiseren?

Even een voorbeeld. Een installatiebedrijf maakt veertig offertes per maand, en een offerte maken kost er drie kwartier. Dat is maar liefst dertig uur, bijna een werkweek. Stel dat tien van die veertig een opdracht worden, dan kosten de andere dertig net zoveel tijd.

Jij weet hoeveel offertes er vorige maand de deur uit gingen. Maar weet je ook hoeveel uur dat kostte?

Je beste mensen zitten te zoeken

Wie maakt bij jou de offertes? Meestal is dat de eigenaar, de calculator of de werkvoorbereider, iemand die je ook nodig hebt voor het werk zelf. En het grootste deel van die drie kwartier is hij niet eens aan het rekenen. Hij zit te zoeken, naar de aanvraag in de mail, naar de offerte van vorig jaar voor een klus die erop leek, en naar de prijs die met deze klant is afgesproken. Zo gaat het in de bouw en installatie, en in de maakindustrie en groothandel ook.

Wat kost een offerte opstellen nu?

Dit is een rekenvoorbeeld voor het installatiebedrijf hierboven. De minuten zijn aannames, geen meting, dus vul gerust je eigen minuten in.

Veertig offertes van 45 minuten is 1.800 minuten: dertig uur per maand.

Het opmaken is maar zeven van die 45 minuten, dus een nieuwe offerte template of een mooier voorbeeld scheelt je weinig. Het zoeken, stap twee en vier samen, is juist een kwartier per offerte, tien uur per maand aan opzoeken wat je eigenlijk al weet.

Zo automatiseer je een offerte, stap voor stap

Vier van de zes stappen kunnen helemaal automatisch, want daar ligt het antwoord al ergens in je bedrijf. Voor één stap zet het systeem een voorstel klaar en beslis jij, en één stap blijft gewoon mensenwerk.

Een proces automatiseren dat je niet begrijpt, levert een snellere versie van de rommel op.

Daarom hieronder per stap hoe het nu gaat, hoe je het automatiseert, wat je ervoor nodig hebt en wat van jou blijft.

Stap 1. De aanvraag lezen

Zo gaat het nu. De aanvraag komt binnen per mail, via de site of aan de telefoon, en iemand voert de gegevens van de klant met de hand in.

Zo automatiseer je het. Laat alle aanvragen op één plek binnenkomen. Een systeem leest ze daar uit en zet de klant, het soort werk, de omvang en de gewenste datum in vaste velden. Ontbreekt er iets, dan gaat er meteen een vraag terug naar de klant.

Dit heb je nodig. Eén ingang voor aanvragen, en een lijst van de gegevens die je altijd wilt hebben.

Dit blijft van jou. Bellen als een aanvraag onduidelijk is.

Stap 2. Een vergelijkbare offerte opzoeken

Zo gaat het nu. Je zoekt in mappen, in de mail en in je hoofd naar een klus die erop leek, en soms vind je hem gewoon niet.

Zo automatiseer je het. Zet alle offertes van de laatste twee jaar op één plek, elk met dezelfde gegevens erbij: klant, soort werk, omvang, prijs, datum, en of het een opdracht werd. Bij een nieuwe aanvraag zoekt het systeem dan op soort werk en omvang en legt het de drie die het meest lijken ernaast.

Dit heb je nodig. Je oude offertes als bestand en één vaste manier om ze te benoemen. Hoe je dat aanpakt staat in eerdere offertes hergebruiken.

Dit blijft van jou. Kiezen welke van de drie echt vergelijkbaar is.

Stap 3. Het werk schatten en de prijs bepalen

Zo gaat het nu. Je schat de uren en het materiaal uit ervaring, en je bepaalt de prijs.

Zo automatiseer je het. Voor de helft. Het systeem zet uit de vergelijkbare offertes een voorstel klaar met zoveel uur, dit materiaal en deze prijs, zodat je niet meer met een leeg vel begint. Het besluit kan een systeem alleen niet nemen.

Dit heb je nodig. Oude offertes waarin de uren en het materiaal apart staan, en nog liever ook wat de klus achteraf echt kostte.

Dit blijft van jou. Zien wat er dit keer anders is, zoals de plek, de planning of de klant die altijd meerwerk heeft. En de prijs, want wil je deze klant graag, heb je het druk, komt er een vervolg? Het systeem geeft je alleen de prijs van de vorige keer. Jij bepaalt de prijs van nu.

Houd de eerste weken ook bij wat je aan het voorstel verandert. Pas je steeds hetzelfde aan, dan zit de fout in de oude offertes of in de prijslijst, en daar los je hem op, niet in elke offerte opnieuw.

Stap 4. De prijzen opzoeken

Zo gaat het nu. Je zoekt in de prijslijst, bij de leverancier en in de afspraken met deze klant, bij elke offerte opnieuw.

Zo automatiseer je het. Maak één prijslijst de bron, met de afspraken per klant erbij, zodat het systeem de prijzen zelf in de offerte invult. Wijkt een afspraak af van de lijst, dan staat dat er meteen bij.

Dit heb je nodig. Een prijslijst die klopt en op één plek staat, want anders automatiseer je de fouten gewoon mee.

Dit blijft van jou. De lijst bijhouden als een leverancier zijn prijzen wijzigt.

Stap 5. De offerte opmaken

Zo gaat het nu. Je kopieert een oude offerte of een template in Word of Excel en past de tekst aan.

Zo automatiseer je het. Leg één opmaak vast met vaste teksten per soort werk, dan zet het systeem de gegevens uit stap één tot en met vier er zelf in. Als jij de aanvraag opent, ligt het concept er dus al.

Dit heb je nodig. Eén sjabloon en je standaardteksten. Laat het concept wel binnenkomen in het systeem waar je nu je offertes en orders bijhoudt, niet in een los bestand ernaast, want anders voer je na het akkoord alles opnieuw met de hand in.

Dit blijft van jou. Een persoonlijke zin als je de klant kent.

Stap 6. Nalezen en versturen

Dit blijft mensenwerk. Een offerte die getekend terugkomt is een contract, dus iemand leest hem na voordat hij weggaat. Dat duurt straks iets langer dan nu, want je leest ook na wat het systeem heeft overgenomen. Leg daarom vast wie hem naleest. Zonder het akkoord van die persoon gaat er geen concept de deur uit.

Een fout in de prijs vind je bij het nalezen, of je vindt hem pas als de klus klaar is. Zit een bedrag er het dubbele naast, dan valt dat iedereen op. Zit het er net naast, dan ziet niemand het, ook de klant niet, en die tekent gewoon. Kijk daarom elke keer naar dezelfde vier dingen:

• Kloppen de prijzen met de prijslijst?

• Staan de afspraken met deze klant erin?

• Kloppen de uren en het materiaal uit het voorstel?

• Kloppen de geldigheidsduur en de voorwaarden?

Het versturen zelf kan wel automatisch, en het klaarzetten van de opvolging ook. De klant kan de offerte digitaal ondertekenen, zodat je zijn akkoord niet meer met de hand hoeft over te nemen. En omdat het concept er al ligt, kan de offerte dezelfde dag de deur uit. Waarom dat telt, lees je in de doorlooptijd van een offerte. Zo werken wij als we aanvragen en offertes voorbereiden. Het systeem bereidt voor en een mens beslist.

Van dertig naar ruim zeven uur per maand

Hetzelfde rekenvoorbeeld, nu met de kolom Straks.

Veertig offertes van 11 minuten is 440 minuten: ruim zeven uur per maand in plaats van dertig.

Die ruim zeven uur zijn het schatten, de prijs en het nalezen, werk waar je iemand met vakkennis voor nodig hebt. De andere bijna 23 uur waren opzoeken en met de hand overnemen. Het wordt alleen geen nul. Bij een klus die op niets lijkt wat je eerder deed, is er geen voorstel en kost stap drie weer twaalf minuten.