Automatische incasso software stuurt, jij beslist
Even een voorbeeld. We nemen aan dat een bedrijf met 20 mensen elke maand 30 facturen heeft die te laat worden betaald, en dat elke factuur 22 minuten kost: opzoeken, herinneren, aanmanen, bellen en bijwerken. Dat is 11 uur per maand. Met automatische incasso software blijft er in onze som 1,5 uur over.
Weet jij hoeveel facturen er vorige maand te laat betaald zijn, en wie ze heeft opgevolgd?
De keten van een te late factuur kost je 11 uur per maand
Volg één factuur die niet op tijd betaald wordt. Iemand zoekt uit welke facturen te laat zijn, schrijft een betalingsherinnering, stuurt daarna een aanmaning, belt wie niet reageert en werkt de betaling bij in de boekhouding. Dat zijn vijf handelingen, en straks komt er een zesde bij: nakijken welke facturen een uitzondering zijn. De minuten hieronder zijn aannames, geen meting, dus vul gerust je eigen minuten in.
Handeling | Nu (minuten per factuur) | Straks (minuten per factuur) |
|---|---|---|
Nagaan welke facturen te laat zijn | 3 | 0 |
De betalingsherinnering opstellen en versturen | 5 | 0 |
De aanmaning opstellen en versturen | 5 | 0 |
Nakijken welke facturen een uitzondering zijn | 0 | 1 |
Telefonisch opvolgen | 6 | 2 |
De betaling en het dossier bijwerken | 3 | 0 |
Samen | 22 | 3 |
30 te late facturen van 22 minuten is 660 minuten: 11 uur per maand.
Straks blijven er twee handelingen over. Het nakijken van de uitzonderingen is werk dat je nu niet apart doet, want wie elke herinnering met de hand schrijft, slaat de klant met wie hij in gesprek is gewoon over. Het bellen duurt per gesprek langer: we nemen aan dat je nu elke te late factuur 6 minuten nabelt, en straks alleen bij 1 op de 5 facturen belt, dus bij 6 van de 30, en dat zo'n gesprek 10 minuten kost. Wat na de herinnering en de aanmaning nog open staat, is het lastige geval, en dat vraagt meer tijd dan een snel telefoontje.
30 te late facturen van 3 minuten is 90 minuten: 1,5 uur per maand. Dat zijn 30 minuten nakijken en 60 minuten bellen.
Uren zijn maar een deel van de rekening. Meet daarom ook de betaaltermijn, het gemiddelde aantal dagen tussen het versturen van de factuur en de betaling. Doe dat eerst een maand, en laat het nieuwe ritme daarna een tijd naast je oude werkwijze draaien.
Wat automatische incasso software vanzelf doet en wat niet
Die 1,5 uur is geen belofte dat het helemaal vanzelf gaat. Wie dat belooft, vertelt het niet eerlijk, want er blijft altijd werk voor een mens over.
Wat automatische incasso software overneemt
Software voor dit werk doet drie dingen die je nu met de hand doet. Ze laat zien welke openstaande facturen er zijn en hoe lang al, ze stuurt na de vervaldatum de herinnering en daarna de aanmaning, en ze zet de betaalstatus terug zodra het geld binnen is. Dat laatste kan alleen met een koppeling met je boekhouding: zonder die koppeling bel je straks een klant die allang betaald heeft. Hoe die koppeling werkt, lees je bij facturatieprogramma koppelen aan je boekhouding.
In de herinnering zet je een betaallink, zodat de klant met één klik betaalt. Heeft een klant je een machtiging gegeven, dan schrijf je zelf af en is er geen herinnering nodig. Elke herinnering komt in het dossier van de klant, met wat er is verstuurd en wat hij toezegde. Voorbeelden van de teksten staan bij betalingsherinnering voorbeelden.
Dit is ook wat wij bij debiteurenbeheer doen: bijhouden wat openstaat, op een vast ritme een herinnering sturen en elke toezegging vastleggen. De facturen zelf komen uit uren en facturatie. Het overzicht zie je ook terug in een dashboard, zoals bij rapportage en dashboarding.
Waar een mens beslist
Een mens beslist over drie dingen: of een klant een betalingsregeling krijgt, of je coulant bent of streng, en wanneer een dossier naar een incassobureau of een deurwaarder gaat. Software kent de relatie met de klant niet. Jij weet dat deze klant al jaren trouw is en dat die andere elke maand een week te laat betaalt.
Zet daarom vooraf op papier wie beslist over een regeling, een bureau of een afschrijving, en laat dat één naam zijn.
Eerst bepalen welke facturen nooit een herinnering krijgen
Niet elke te late factuur hoort in de reeks. Een klant die met je in gesprek is, een betwiste factuur en een grote klant met een vaste afspraak haal je er vooraf uit. Zo krijgt niemand een aanmaning terwijl jij nog met hem aan tafel zit. Dat nakijken is de minuut per factuur uit de tabel.
Leg ook vast na welke herinnering het stopt. Na de aanmaning houdt wat vanzelf loopt op en gaat het telefonisch opvolgen naar een mens.
Uitbesteden of zelf opvolgen: kies per stap
De keuze tussen uitbesteden en zelf opvolgen lijkt een tegenstelling, maar je maakt hem per stap. De herinnering en de aanmaning kunnen vanzelf lopen. Het gesprek en het besluit blijven bij jou, of ze gaan na de aanmaning naar een bureau. Wie het opvolgen uitbesteedt, geeft dus alleen de laatste stap uit handen en houdt de rest.
Leg die grens vooraf vast, want een bureau schrijft in zijn eigen toon aan een klant die jij misschien nog jaren nodig hebt. Begin ook met één stap, bijvoorbeeld het overzicht. Wie vier stappen tegelijk laat inrichten, heeft straks vier stappen die half werken. Hoe je kiest waar je begint, staat in bedrijfsprocessen automatiseren.
De vier wegen naast elkaar
Er zijn vier wegen: Excel, standaard incasso software, maatwerk op je eigen boekhouding en een incassobureau. Hieronder staan ze naast elkaar, met daaronder drie vragen die je uit je hoofd beantwoordt.
Weg | Wat vanzelf loopt | Wie beslist | Past bij |
|---|---|---|---|
Excel zelf bijhouden | niets, jij kijkt elke week | jij | weinig te late facturen |
Standaard incasso software | herinneringen en aanmaningen op vaste momenten | jij, binnen de instellingen | een werkwijze die in de instellingen past |
Maatwerk op je eigen boekhouding | herinneringen in jouw toon, toezeggingen vastgelegd | jij | klanten met eigen afspraken |
Incassobureau | het dossier na de aanmaning | het bureau, volgens jullie afspraken | facturen die je zelf niet meer wilt opvolgen |
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Voor wie past welke weg
Excel past als er per maand weinig facturen te laat zijn en één persoon ze allemaal kent. Het past niet meer als je elke week opnieuw moet zoeken wie een herinnering nodig heeft.
Standaard incasso software past als je werkwijze in de instellingen past: één toon, één reeks, één ritme. Het past niet als je klanten uitzonderingen hebben die elke week terugkomen.
Maatwerk past als je klanten verschillen. De ene krijgt een vriendelijke herinnering, de andere een strenge, en elke toezegging moet in het dossier. Het past niet als je werkwijze nog niet vastligt, want dan weet je niet wat je moet laten inrichten. Het verschil met een standaard programma staat in maatwerk software of standaard pakket.
Een incassobureau past als de factuur na de aanmaning nog openstaat en je het gesprek niet zelf wilt voeren. Het past niet als je de klant wilt houden en de toon zelf wilt bepalen.
Wanneer je beter niets laat inrichten
Als weinig klanten te laat betalen en er weinig facturen openstaan, kost het inrichten meer dan het oplevert. Dan is Excel genoeg. Wil je dat iemand de betaling voor je afdwingt, dan heb je een andere partij nodig, want dat doen wij niet. Weet je zelf nog niet welke toon je naar klanten wilt, bepaal dat dan eerst. Daarna kun je het laten vastleggen.
Vragen aan een aanbieder voordat je tekent
Krijg je een voorstel van een leverancier, een bureau of van ons, leg dan deze vragen ernaast:
Welke stap van de keten neemt het over, en welke blijft bij mij?
Wie beslist bij een betwiste factuur, en kan ik een klant uit de reeks halen?
Waar komt de betaalstatus vandaan, en hoe zit het met de koppeling met mijn boekhouding?
Wat gebeurt er met mijn dossiers en instellingen als jullie er volgend jaar niet meer zijn?
Wanneer heet iets een storing en wanneer een wens, en wie lost wat op?
Is het antwoord op vraag 4 vaag, dan ben je straks afhankelijk van die aanbieder. Dat zie je beter nu dan na de handtekening. Vraag 5 voorkomt gedoe achteraf, want daar leg je vooraf vast wie wat oplost.
Stuur ons je te late facturen
Laat je dit door ons inrichten, dan beginnen we klein: eerst het overzicht van wat openstaat, dan de herinneringen voor één soort klant. Je ziet elke herinnering voordat hij een vast onderdeel wordt.
Wil je weten welke stap van jouw keten het eerst vanzelf kan? Vraag de gratis scan aan: stuur ons hoe je te late facturen nu worden opgevolgd, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over automatische incasso software
Kun je automatische incasso uitbesteden?
Ja, automatische incasso uitbesteden kan, maar het woord dekt twee dingen: het afschrijven met een machtiging van je klant, en het dossier dat na de aanmaning naar een incassobureau gaat.
Hoe geef je een factuur uit handen?
Je geeft een factuur uit handen door het dossier met de herinneringen en de aanmaning aan een incassobureau te geven. Zorg dat dat dossier compleet is: wanneer de factuur is verstuurd, welke herinneringen gingen en wat de klant toezegde.
