Documenten digitaliseren: scannen lost het zoeken niet op
Een kantoor met 25 mensen krijgt papieren post en facturen binnen. We nemen aan dat het er 400 per maand zijn. Het plan is simpel: papieren documenten digitaliseren, en een scanner is snel gekocht. Maar een scan zonder naam en zonder tekst is alleen een foto van papier. We nemen aan dat je er 100 keer per maand een terugzoekt en dat dat 6 minuten kost: 10 uur per maand.
Hoeveel keer per maand zoek jij een document terug, en hoeveel minuten kost dat?
Het papier is weg, het zoeken niet
Je collega van de administratie opent de post, sorteert de stapel en legt elk vel in een map. Ga je alleen scannen, dan staat straks elke pdf in een map en zoekt dezelfde collega ze weer terug. Je kunt in zo'n scan niet zoeken, alleen in de bestandsnaam.
Het verschil tussen digitaliseren en automatiseren zit precies hier. Digitaliseren haalt het papier uit je werk. Automatiseren neemt daarna het handwerk over: benoemen, wegzetten en terugvinden. De uren zitten in dat tweede deel.
Wat het nu kost, in minuten en uren per maand
Dit is een rekenvoorbeeld voor het kantoor hierboven. De getallen zijn aannames, geen meting, dus vul gerust je eigen getallen in. We nemen aan dat 150 van de 400 documenten facturen zijn.
Stap | Aantal per maand | Minuten per stuk | Minuten per maand |
|---|---|---|---|
1. De post openen en sorteren | 400 | 1 | 400 |
2. De stapel scannen | 400 | 0 | 0 |
3. Een naam en een plek geven | 400 | 2 | 800 |
4. De gegevens van een factuur invoeren | 150 | 3 | 450 |
5. Een document terugvinden | 100 | 6 | 600 |
Samen | 2.250 |
2.250 minuten per maand is 37,5 uur.
Het wegzetten en het zoeken, stap 3 en 5, zijn samen 1.400 minuten, ruim 23 uur: het grootste deel. Het scannen kost nu niets, want het papier gaat in een map. Leg eerst je documentstromen op papier: welke documenten komen binnen, van wie, en wat gebeurt ermee. Tel je het liever in uren per week, deel de uren per maand dan door 4,3, want een maand heeft ruim vier weken.
Zo digitaliseer je documenten, stap voor stap
Drie van de vijf stappen neemt een systeem grotendeels over. De post openen en de stapel scannen blijven mensenwerk. Hieronder staat per stap hoe het nu gaat, hoe het anders kan en wat van jou blijft.
Begin met documenten digitaliseren die nu binnenkomen
Kies eerst: nieuwe documenten of het hele archief? Begin bij de nieuwe documenten. Het oude archief scan je alleen waar je het gebruikt. Is het archief naslag, dan volstaat een vaste map per jaar. Zoek je er elke dag in, dan krijgt elk stuk een naam en een plek per klant. Pak één documentstroom en laat de rest wachten.
Dossiers digitaliseren vraagt iets extra's: je moet per dossier zien wat erin hoort en wat ontbreekt. Bij papieren dossiers digitaliseren schrijf je dus eerst op wat erin hoort. Bij documentbeheer houden wij per dossier bij wat erin hoort, en ontbreekt er iets, dan zie jij het voordat iemand ernaar vraagt. Gaat het om de dossiers van medewerkers, dan hoort daar ook personeelsadministratie bij.
Stap 1. De post openen en sorteren
Zo gaat het nu. Je collega van de administratie opent de post, haalt de nietjes eruit en legt alles per soort op een stapel: 1 minuut per document.
Zo automatiseer je het. Dit blijft mensenwerk, want een systeem opent geen envelop. Je kunt wel de stroom kleiner maken: vraag leveranciers en klanten om hun stukken digitaal te sturen, dan komt die binnenkomende post niet meer als papier binnen. Leg bij het opschonen dubbele en verlopen stukken apart. Jij beslist wat weg mag.
Dit heb je nodig. Een vaste plek en een vast moment voor de post, en een lijstje met leveranciers die je om een pdf kunt vragen.
Dit levert het op. Hier win je zelf niets: het blijft 400 minuten per maand. Elk papier dat niet meer binnenkomt, scheelt je wel de stappen erna.
Stap 2. De stapel scannen
Zo gaat het nu. Dit werk is er nu niet: het papier gaat in een map.
Zo automatiseer je het. Dit blijft mensenwerk, want iemand moet het papier in de scanner leggen. Zet een scheidingsblad of een barcode tussen de documenten, dan splitst de scanner de stapel in losse bestanden. Stel in dat blanco pagina's wegvallen.
Dit heb je nodig. Een scanner met een invoerlade en een setje scheidingsbladen.
Dit levert het op. Niets in tijd: we nemen aan dat het scannen straks een halve minuut per document kost, 200 minuten per maand. Dat is per stuk langer dan nu, want nu legt niemand het in een scanner. Je betaalt het terug in stap 3 en 5.
Dit blijft van jou. De stapel in de scanner leggen.
Stap 3. Een naam en een plek geven
Zo gaat het nu. Je collega leest het stuk, kiest een map, schrijft een label en zet het weg: 2 minuten per document.
Zo automatiseer je het. Spreek eerst de naamgeving af: klant, soort, datum. Dan maakt tekstherkenning (OCR) van de scan een doorzoekbaar document, en haalt een systeem er de metadata uit: wie, wat, wanneer. Dat heet indexeren. Bij documentbeheer krijgt een document dat binnenkomt de juiste naam en de juiste plek, bij de juiste klant, medewerker of klus. Dubbele versies leggen we aan jou voor.
Dit heb je nodig. De afspraak over naamgeving en mappen, op papier, voor het eerste vel de scanner in gaat. Anders orden je het twee keer.
Dit levert het op. Van 800 naar 80 minuten per maand. We nemen aan dat 1 op de 10 documenten bij jou terechtkomt, dat zijn 40 documenten van 2 minuten.
Dit blijft van jou. Controleren of de naam en de plek kloppen bij de twijfelgevallen.
Stap 4. De gegevens van een factuur invoeren
Zo gaat het nu. Je collega leest de factuur en voert klant, factuurnummer, datum en totaal met de hand in: 3 minuten per factuur.
Zo automatiseer je het. Een systeem kan gegevens uitlezen en via een koppeling doorgeven aan de boekhouding waar je al mee werkt. Waar het niet zeker is, laat het een mens kijken. Voor het factuurwerk zelf zie je factuurverwerking.
Dit heb je nodig. Facturen als pdf, en een boekhouding die gegevens kan ontvangen.
Dit levert het op. Van 450 naar 60 minuten per maand. We nemen aan dat 1 op de 5 facturen nog handwerk is en dat nakijken 2 minuten kost.
Dit blijft van jou. De facturen waar het systeem twijfelt. Een systeem dat belooft dat het nooit twijfelt, belooft te veel: er blijft altijd nakijkwerk.
Stap 5. Een document terugvinden
Zo gaat het nu. Je zoekt in mappen, in de mail en in je hoofd: 6 minuten per keer.
Zo automatiseer je het. Met doorzoekbare tekst en vaste kenmerken tik je een klantnaam, een factuurnummer of een woord in, en het document staat er. Terugvinden is dan een zoekopdracht, geen speurtocht.
Dit heb je nodig. Stap 3 en 4. Zonder naam, plek en doorzoekbare tekst is er niets om in te zoeken.
Dit levert het op. We nemen aan dat terugvinden straks 1 minuut per keer kost in plaats van 6: 100 minuten per maand in plaats van 600.
Dit blijft van jou. Kiezen welk document het goede is als er twee op elkaar lijken.
Wat het oplevert: 14 uur in plaats van 37,5
Samen gaat het kantoor van 2.250 naar 840 minuten per maand. Het scannen kost erbij, het wegzetten en zoeken valt grotendeels weg. Je houdt 23,5 uur per maand over. Vul hieronder je eigen aantallen in.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Begin deze week
Dit kun je zelf doen, zonder ons:
Schrijf op welke documentstromen er binnenkomen en hoeveel er per maand komen.
Meet een week lang de minuten per document: hoe lang het wegzetten duurt en hoe lang het terugzoeken.
Spreek de naamgeving af en zet hem op één blad naast de scanner.
Vraag je leveranciers om hun stukken voortaan digitaal te sturen.
Wanneer je dit niet moet doen
Heb je weinig documenten en vind je alles zonder moeite, laat het dan zo. Is er nog geen afspraak over wie wat bewaart en onder welke naam, maak die afspraak dan eerst. Zoek je een archiefsysteem voor de hele organisatie met regels voor elk document, dan is dat een groter project, en niet wat wij doen.
Heb je een groot archief dat je eenmalig wilt wegwerken, dan kun je het scannen uitbesteden. Het ordenen en de afspraken blijven van jou. Staan er persoonsgegevens op de stukken, bepaal dan eerst wie bij de map mag, want een te open map is een mogelijk datalek.
AI documenten analyseren: wat het toevoegt aan een scan
AI documenten analyseren betekent dat een systeem de tekst van een scan leest en er gegevens uit haalt: de klant, de datum, het factuurnummer. Een factuur heeft een vaste opbouw, dus daar is het lezen eenvoudig. Een brief heeft die niet, dus daar is het lezen lastiger en komt een twijfelgeval bij een mens terecht.
Met ai documenten bedoelen we dus geen toverkunst, maar een snelle lezer die soms twijfelt. Je hebt nog steeds een naam, een plek en een afspraak nodig. Meer over het papierwerk van je backoffice staat bij backoffice automatiseren.
De volgende stap
Kijk je liever naar je hele bedrijf dan naar je documenten, lees dan bedrijfsprocessen automatiseren. Werk je veel met een gedeelde mailbox, dan helpt AI voor binnendienst.
Wil je weten hoeveel uur jouw documentstroom kost? Vraag de gratis scan aan: stuur ons je documentsoorten en hoeveel er per maand binnenkomen, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over documenten digitaliseren
Wat is het verschil tussen documenten digitaliseren en automatiseren?
Digitaliseren haalt het papier uit je werk, automatiseren neemt daarna het handwerk over, zoals benoemen, wegzetten en terugvinden.
Moet ik mijn hele papieren archief scannen?
Nee, begin bij de nieuwe documenten en scan het oude archief alleen waar je het gebruikt.
Mag ik het papier vernietigen na het scannen?
Je papier vernietigen kan pas als je weet welke bewaartermijn voor dat stuk geldt en aan welke eisen de scan moet voldoen, en dat vraag je je accountant of archivaris.
