Excel automatiseren begint bij 8 uur handwerk per maand
Een bedrijf met 80 mensen wil Excel automatiseren. De maandcijfers staan in één bestand. Elke maand haalt je collega van de administratie de exports op, plakt ze erin, zet de kolommen recht, werkt het overzicht bij en kijkt de totalen na. We nemen aan dat het zes exports zijn en dat dit per export 80 minuten kost. Voor zes exports is dat 480 minuten, dus 8 uur per maand.
Jij weet hoe lang jouw maandcijfers kosten. Maar weet je ook hoeveel daarvan het bestand zelf kan oplossen, en hoeveel alleen buiten het bestand?
Het bestand is het tussenstation voor elke export
Volg één maand. Op de derde werkdag haalt je collega van de administratie de exports op, bijvoorbeeld een export uit AFAS en een export uit Kerridge, en nog vier lijsten uit andere systemen. Elke export gaat in een eigen tabblad. Daarna zet je collega de kolommen recht, want een export ziet er niet elke maand hetzelfde uit. Als een kolom verschuift, wijst een formule ineens naar de verkeerde cijfers. Dat merk je pas als een totaal niet klopt.
Zo hangen de maandcijfers aan een Excel-bestand dat in geen enkel schema van het proces staat. Op die ene collega na snapt niemand het. Je bent dus afhankelijk van één persoon, en ook die gaat op vakantie.
Wat Excel zelf kan, en waar dat ophoudt
Het eerste wat je probeert is Excel slimmer maken. Dat is een goed begin, want het kost je geen nieuw systeem.
Excel automatiseren met Power Query
Power Query haalt data uit een bestand of een export en kan hem verversen. De stappen liggen vast, dus het plakken en het rechtzetten van de kolommen valt deels weg. Zo laat je Excel automatisch de nieuwe cijfers inlezen. Alleen moet je collega het bestand nog wel openen en op verversen klikken, en de exports zelf haalt hij nog steeds met de hand uit elk systeem.
Een macro neemt het klikwerk over
Een macro (je schrijft hem in VBA, of je neemt je handelingen op) doet de klikken voor je: kolommen sorteren, een tabblad uit een sjabloon maken, het overzicht opmaken. Wil je hem bewaren, dan sla je het bestand op als werkmap met macro's. In Excel Online werkt hetzelfde idee met Office Scripts, een script dat in de browser blijft. Formules die een lijst zelf filteren en sorteren maken het bestand ook slimmer, maar het werk eromheen blijft staan.
Een macro hoort bij één persoon en één bestand. Wie hem maakte, kan hem herstellen, en niemand anders weet waarom hij vastloopt.
Waar de spreadsheet het werk niet meer draagt
De grens ligt niet bij een functie van Excel. Hij ligt bij de vraag of een mens het bestand elke maand moet openen. Zolang dat zo is, blijft het een bestand met een mens eraan, hoe slim je het ook maakt. Je ziet het aan drie signalen: meer dan één persoon werkt in het bestand, de cijfers komen uit meerdere systemen, of niemand kijkt de cijfers nog na. Zie je er een van, dan is het zover: de spreadsheet draagt het werk niet meer.
Dan haal je het werk uit het bestand. De systemen praten met elkaar en het bestand wordt een rapport in plaats van een tussenstation. Waar je met zo'n proces begint, staat in procesautomatisering.
Straks komen de cijfers er vanzelf in
Dezelfde maand, straks. Op de derde werkdag staan de cijfers al in het overzicht. Je collega opent geen export meer, maar kijkt de cijfers na. Bij rapportage en dashboarding halen wij de cijfers op uit de systemen die je al gebruikt en zetten ze op een vast moment in één overzicht. Een koppeling vervangt dan de export, en hoe zo'n koppeling werkt lees je bij API koppelingen.
Honderd procent vanzelf gaat het niet. Een systeem dat belooft dat je nooit meer naar de cijfers hoeft te kijken, klopt niet: er blijft nakijken over.
Zo werkt het, stap voor stap
Vier handelingen, in de volgorde van je maand. De minuten zijn aannames, geen metingen: we nemen aan dat het ophalen 15 minuten kost per export, het plakken en rechtzetten 30, het bijwerken van het overzicht 20 en het nakijken 15.
Stap 1. De exports ophalen
Zo gaat het nu. Je collega logt in op elk systeem, kiest de periode en slaat de export op.
Zo automatiseer je het. Het systeem haalt de cijfers op een vast moment op uit de systemen die je al hebt, zonder dat je collega inlogt. Lukt dat bij een systeem niet, dan ziet hij alleen die uitzondering.
Dit heb je nodig. Toegang tot elk systeem waaruit je nu exporteert, en een lijst van welke cijfers je uit welk systeem haalt.
Dit levert het op. 15 minuten per export, dus 90 minuten per maand.
Stap 2. Plakken en de kolommen rechtzetten
Zo gaat het nu. Je collega plakt elke export in een tabblad en zet de kolommen goed. Gaat er een kolom op een andere plek staan, dan loopt het bestand scheef.
Zo automatiseer je het. Het systeem zet elke export op de juiste plek in het overzicht. Past een export niet meer, dan blijft hij liggen voor een mens in plaats van dat er een fout cijfer in komt.
Dit heb je nodig. Een vaste indeling per export: welke kolom wat is.
Dit levert het op. 30 minuten per export, dus 180 minuten per maand, en geen cijfers meer op de verkeerde plek.
Stap 3. Het overzicht bijwerken
Zo gaat het nu. Formules, tabellen en grafieken bijwerken, en kijken of alles nog naar de goede cellen wijst.
Zo automatiseer je het. Het overzicht vult zichzelf zodra de cijfers binnen zijn.
Dit heb je nodig. Eerst een keuze welke cijfers ertoe doen. Welke cijfers je elke maand bijhoudt, staat in KPI dashboard voor een bureau.
Dit levert het op. 20 minuten per export, dus 120 minuten per maand.
Stap 4. De cijfers nakijken
Zo gaat het nu. Je collega vergelijkt de totalen met vorige maand en met het boekhoudsysteem. Dat kost 15 minuten per export.
Zo automatiseer je het. Dit blijft mensenwerk, want alleen iemand die je bedrijf kent ziet dat een cijfer niet kan kloppen.
Dit heb je nodig. Een vaste lijst van wat je naloopt, zodat het elke maand dezelfde controle is.
Dit levert het op. De minuten blijven staan, 90 per maand. Het nakijken gaat nu over het cijfer zelf en niet meer over de vraag of het plakken goed ging.
Dit blijft van jou. Het nakijken en de conclusie.
Wat je ervoor nodig hebt
Drie dingen. Eén eigenaar: een collega met een naam, die zelf met de cijfers werkt, en niet de afdeling. Eén vast moment in de maand waarop het overzicht klaar moet zijn. En een lijst van de cijfers waar je op stuurt, zodat het overzicht niet groeit tot een bestand dat niemand opent.
Begin met één overzicht en laat andere rapporten nog even staan. Pak je ze allemaal tegelijk aan, dan is geen enkel rapport af.
Reken na wat het bestand je elke maand kost
Hieronder staan de vier stappen met hun minuten, voor één export.
Handeling | Nu (min per export) | Straks (min per export) | Wie doet het straks |
|---|---|---|---|
De exports ophalen | 15 | 0 | Loopt vanzelf, jij ziet alleen de uitzondering |
Plakken en de kolommen rechtzetten | 30 | 0 | Loopt vanzelf, jij ziet alleen een export die niet past |
Het overzicht bijwerken | 20 | 0 | Loopt vanzelf |
De cijfers nakijken | 15 | 15 | Jij |
Samen | 80 | 15 |
Zes exports per maand is ook een aanname, dus vul gerust je eigen aantal in.
Zes exports van 80 minuten is 480 minuten, dus 8 uur per maand. Straks blijft het nakijken: zes keer 15 minuten is 90 minuten, dus 1,5 uur. Dat scheelt 6,5 uur per maand.
Het nakijken kost straks evenveel tijd als nu, want dat doet een mens. Alleen de handelingen eromheen verdwijnen. De uren wegen overigens niet het zwaarst: een verkeerd cijfer dat in een besluit belandt, kost je meer dan het plakken.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Wat dit niet doet
Het systeem beslist niet wat je cijfers betekenen. Een overzicht dat niemand opent, verandert niets, dus begin bij het rapport dat nu al met de hand wordt gemaakt.
Laat het zo als alles al in één systeem staat met een goed overzicht, of als de export per maand weinig tijd kost: dan is Power Query genoeg. Weet je nog niet op welke cijfers je wilt sturen, kies die dan eerst.
Waar je op let bij het kiezen van een aanbieder
Vier vragen om elke aanbieder mee te toetsen:
Welke systemen kan hij uitlezen, en hoe gaat dat zonder export?
Van wie is het overzicht, en wie kan het bijhouden als de aanbieder is gestopt?
Wie krijgt een bericht als een export niet past, en wie lost het op?
Wat is een storing en wat is een wens?
Blijft het antwoord op de tweede vraag vaag, dan hang je straks aan die aanbieder. Over beheer loopt het ook snel mis, dus leg de vierde vooraf vast.
De volgende stap
Of je het overzicht zelf maakt of laat maken, hangt af van wat er in het bestand zit. Dat reken je door in management dashboard laten bouwen of zelf maken. Werk je al met Power BI, lees dan eerst Power BI dashboard: ook daar begint het bij de cijfers die erin komen.
Wil je weten hoeveel van je maandcijfers het bestand niet meer hoeft te dragen? Vraag de gratis scan aan: stuur ons het bestand en de lijst van exports waarmee je het vult, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over Excel automatiseren
Kan ik Excel automatisch laten verversen?
Ja, voor data uit een bestand of een export kan Power Query dat. Het blijft wel een bestand dat je collega elke maand moet openen.
Wanneer is een macro niet meer genoeg?
Een macro is niet genoeg zodra meer dan één persoon het bestand gebruikt, de cijfers uit meerdere systemen komen of niemand meer weet hoe de macro werkt.
Kan ik een export uit AFAS of Kerridge vanzelf in Excel krijgen?
Ja, met een koppeling in plaats van een export. Het bestand is dan een rapport en geen tussenstation.
