Bij industriële procesautomatisering denk je aan de hal
Een productiebedrijf met 80 mensen en meerdere lijnen heeft de hal op orde. Industriële procesautomatisering stuurt daar de machines aan, en de lijnen draaien zonder dat iemand elke handeling doet. Op kantoor ziet het er anders uit. We nemen aan dat er elke maand 600 bestellingen per mail binnenkomen en dat je mensen er 8 minuten per stuk aan kwijt zijn. Dat is 80 uur per maand aan invoeren, bevestigen en nakijken.
Jij kent het getal van jouw bedrijf. Hoeveel bestellingen komen er bij jou per maand binnen, en hoeveel minuten kost elke bestelling?
Industriële procesautomatisering in de hal en op kantoor
In de hal gaat het om productie proces automatisering. Een PLC, de computer die een machine aanstuurt, laat een band lopen of een pers sluiten. Op kantoor heb je geen machine, maar wel handelingen: een mail lezen, een bestelling invoeren, een bevestiging sturen. Die handelingen kan software overnemen, en dat heet procesautomatisering. Het idee is hetzelfde als in de hal: vaste regels, steeds weer dezelfde handeling. Alleen werkt het hier met een softwarerobot in plaats van met een PLC.
Nu zit elke bestelling vast aan iemand op kantoor
Neem één bestelling. Hij komt binnen als pdf of als tekst in een mail. Een van je mensen leest hem, zoekt de klant op, zet de regels in het systeem en kijkt de prijs en de leverdatum na. Daarna schrijft hij de orderbevestiging en stuurt hem terug. Elke keer dezelfde stappen, en elke keer een kans op een typfout die pas bij de levering opvalt. Is die persoon ziek, dan blijft de stapel liggen. En komen er meer bestellingen, dan moet het kantoor meegroeien met je omzet, en dus komt er iemand bij.
Straks ligt de bestelling klaar en kijkt een mens hem na
Dezelfde bestelling komt binnen. De robot leest de mail, zet de gegevens in het systeem en maakt de orderbevestiging klaar. Een collega ziet op haar scherm wat er klaarstaat, kijkt de prijs en de leverdatum na en geeft akkoord. Past een bestelling niet, bijvoorbeeld door een artikel dat je niet kent, dan komt hij apart bij haar terecht. Dit is wat industriële procesautomatisering op kantoor betekent: de ochtend begint niet met een stapel invoeren, maar met een lijst van wat om een mens vraagt. Je krijgt minder fouten, want een robot tikt een artikelnummer niet verkeerd in. En wie wil weten wat er per week binnenkwam, vindt dat in een rapportage uit dezelfde gegevens.
Zo werkt robotgestuurde procesautomatisering in drie stappen
Bij robotgestuurde procesautomatisering werkt software op dezelfde schermen en in dezelfde mailbox als je mensen. Bij automatisering RPA, de afkorting van robotic process automation, hoort één regel: de robot doet alleen wat in vaste regels past. Wat afwijkt, laat hij liggen voor een mens. Het geheel valt onder backoffice automatiseren, het werk tussen je systemen.
Stap 1. De bestelling lezen en invoeren
Zo gaat het nu. Iemand leest de mail en zet de regels met de hand in het systeem.
Zo automatiseer je het. De robot leest de mail en de bijlage, haalt de klant, de artikelen en de aantallen eruit en zet ze in het systeem. Past een regel niet, dan gaat hij door naar stap 3.
Dit heb je nodig. Vaste regels voor wat een bestelling is, en toegang tot je systeem. Een koppeling staat stevig, maar werkt de robot via het scherm, dan breekt hij zodra iemand dat scherm verandert. Hoe een koppeling in elkaar zit, staat in API koppelingen.
Dit blijft van jou. Bepalen wie waar bij mag. De beveiliging regel je vooraf, zodat de robot alleen bij zijn eigen deel komt.
Stap 2. De bestelling nakijken
Zo gaat het nu. Iemand zoekt de prijsafspraak en de leverdatum erbij en kijkt of ze kloppen.
Zo automatiseer je het. Het systeem zet de afgesproken prijs en de leverdatum naast de bestelling en markeert wat afwijkt. De bevestiging staat dan als voorstel klaar.
Dit heb je nodig. Je prijsafspraken en leverdata op één plek, en de bestelling als gegevens. Hoe dat bij een order uit de mail gaat, staat bij orderverwerking.
Dit blijft van jou. Nakijken en akkoord geven. Een prijs of leverdatum die je aanpast, is jouw besluit.
Stap 3. Uitzonderingen uitzoeken
Zo gaat het nu. Een bestelling met iets geks erin gaat door dezelfde handen als alle andere, en valt soms pas bij de levering op.
Dit blijft mensenwerk, want een uitzondering is wat de regels niet kennen. Een collega belt de klant of zoekt het uit, en besluit wat er gebeurt.
Dit heb je nodig. Een lijst van uitzonderingen en een naam van wie ze oppakt.
Dit blijft van jou. Het gesprek met de klant en het besluit.
Wat de robot niet doet
Belooft iemand je dat het werk helemaal zonder nakijken loopt, dan klopt dat verhaal niet. Er blijft werk voor een mens over, en het rekenvoorbeeld hieronder laat zien hoeveel. Slimme software die zelf leert van elke bestelling kan later erbij, maar begin met vaste regels. Waar slimme software wel past, lees je bij AI advies.
Niet doen als het proces een paar keer per maand voorkomt, of als het nog elke maand verandert: automatiseer het als het vaststaat. Het proces moet eerst op orde zijn. Anders krijg je dezelfde rommel, alleen sneller.
Het rekenvoorbeeld: van 80 uur naar 15 uur
Dit is een rekenvoorbeeld voor het productiebedrijf van 80 mensen hierboven. De minuten zijn aannames, geen meting, dus vul gerust je eigen getallen in. We nemen aan dat de drie handelingen die nu een mens doet 4, 2 en 2 minuten per bestelling kosten.
Handeling | Nu (minuten per bestelling) | Straks (minuten per bestelling) |
|---|---|---|
Bestelling uit de mail in het systeem zetten | 4 | 0 |
Orderbevestiging opstellen en sturen | 2 | 0 |
Bestelling nakijken op prijs en leverdatum | 2 | 1 |
Uitzonderingen uitzoeken | 0 | 5 |
600 bestellingen van 8 minuten is 4.800 minuten: 80 uur per maand.
Straks neemt de robot het invoeren en de bevestiging over, dus die kosten 0 minuten. Wel kijkt een collega elke bestelling na, en we nemen aan dat dat 1 minuut per stuk kost: 600 minuten, 10 uur. We nemen verder aan dat 1 op de 10 bestellingen een uitzondering is. Dat zijn 60 bestellingen, en we nemen aan dat elke 5 minuten kost, langer dan nu, omdat de bestellingen waar de regels niets over zeggen juist de lastige zijn. Dat is 300 minuten, 5 uur.
Samen is dat 900 minuten: 15 uur per maand, 65 uur minder dan nu.
Uren zijn niet het hele verhaal. Een bestelling met een fout kost je een retour of een tweede levering, en dat telt zwaarder dan een paar minuten invoeren. Zet de tijdswinst naast de kosten van bouwen en beheer. Hoe je die rekening opmaakt, staat in wat kost automatiseren.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Zo begin je: één proces in kaart brengen
Pak één proces aan en zet de andere even opzij. Wie er vier tegelijk doet, loopt het risico dat ze alle vier half af komen. Kies het werk van één persoon die er elke dag mee bezig is, niet het werk van de afdeling. Begin dan met in kaart brengen wat die persoon in een week doet, met de minuten erbij.
Praat daarbij met de medewerkers die het werk doen. Zij kennen de uitzonderingen en zij moeten de uitkomst vertrouwen. Meet eerst een maand wat het kost, en laat de robot daarna een tijd naast de oude werkwijze draaien. Vraag na een maand: hoeveel uur scheelt het nu, gemeten zoals in de eerste maand?
Bestellingen zijn het voorbeeld in dit stuk. Dezelfde aanpak past op het lezen van facturen, en daar leest factuurverwerking verder. Het past ook op het invullen van gegevens van nieuwe mensen, zoals bij personeelsadministratie.
Vier vragen voor wie een robot of aanbieder kiest
Welke handelingen volgen vaste regels, en welke vragen om oordeel?
Werkt de robot via een koppeling of via het scherm?
Wie ziet de uitzonderingen, en wat doet die persoon ermee?
Wie houdt het systeem draaiend als de bouwer na een jaar is verdwenen?
Is het antwoord op de laatste vraag vaag, dan zit je straks vast aan de bouwer.
De volgende stap: kies het proces waarmee je begint
Weet je nu hoe het werkt, dan is de vraag welk proces je eerst aanpakt. Dat staat in bedrijfsprocessen automatiseren. Wil je eerst het grote plaatje, lees dan procesautomatisering.
Wil je weten hoeveel uur het bij jou scheelt? Vraag de gratis scan aan: stuur ons hoeveel bestellingen er per maand binnenkomen en wat je mensen ermee doen, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over procesautomatisering op kantoor
Wat is het verschil tussen industriële procesautomatisering en automatisering op kantoor?
Een fabriek stuurt machines aan, een kantoor laat software handelingen overnemen zoals mails lezen en gegevens invoeren. Het idee is hetzelfde: vaste regels, steeds dezelfde handeling.
Is robotgestuurde procesautomatisering alleen voor grote bedrijven?
Nee, het past ook bij bedrijven van 20 tot 99 mensen, zolang het werk uit vaste regels bestaat en elke week terugkomt.
Wat gebeurt er als de robot iets niet snapt?
Een bestelling die de robot niet snapt, gaat als uitzondering naar een collega, die hem beoordeelt en besluit wat er gebeurt.
