AI planning stelt voor en de planner beslist
Even een voorbeeld. Een bedrijf met 80 mensen plant elke week 100 ritten voor zijn monteurs, en de planner schuift er elke ochtend mee in een Excel-bestand. Per rit is hij, nemen we aan, 9 minuten kwijt aan opzoeken, kiezen, berichten sturen en herplannen. Dat is samen 15 uur per week, en een groot deel daarvan is zoekwerk waar AI planning een voorstel voor klaarzet. Hoeveel van die uren wil jij liever aan iets anders besteden?
AI planning software zet een voorstel klaar, geen besluit
AI planning software leest de regels en de gegevens die je erin zet en legt een voorstel klaar: deze monteur, die rit, dat tijdstip. Dat heet ook wel automatische planning, maar het woord automatisch zegt meer dan het doet. Het voorstel is geen besluit. De planner ziet het voorstel met de reden erbij en beslist.
AI planning past bij werk dat elke dag terugkomt
Je hebt er wat aan als dezelfde puzzel elke dag terugkomt: monteurs, ritten, afspraken met klanten en vaste regels. Dat zijn terugkerende taken met vaste regels, en precies daarvoor kan software een voorstel klaarzetten. Heb je meer ritten dan één hoofd kan bijhouden, dan loont het. Wie vervanging moet regelen bij een ziekmelding kent het rondje bellen, en last-minute aanvragen invullen zonder rondbellen is precies het werk waar een voorstel helpt. Plan je monteurs, zoals bij installatiebedrijven, dan herken je die puzzel.
Leg eerst de vaste regels vast en zet je gegevens op orde
Software kan alleen voorstellen wat jij als regel hebt gegeven. Leg dus vooraf de vaste regels vast: wie mag welk werk doen, wie heeft verlof en wat is er met klanten afgesproken. Zonder die vaste regels is een voorstel een gok.
Dan de gegevens op orde. Staan beschikbaarheid en klantgegevens op drie plekken, dan weet ook een voorstel niet welke versie klopt.
Daarna de koppeling: het voorstel moet de agenda van je mensen en de klantgegevens kunnen lezen, anders typt de planner alsnog alles in. En de duur per rit moet kloppen. Reken je met geschatte tijden, dan klopt het voorstel niet. Neem de realistische uren uit afgesloten ritten. Excel is een prima beginpunt, zolang elke rit één regel heeft met dezelfde kolommen: klant, soort werk, duur, plaats en de vaardigheid die nodig is.
De planner van 100 ritten is 15 uur per week kwijt
Dit is een rekenvoorbeeld voor het bedrijf hierboven. We nemen aan dat het 100 ritten per week plant, en dat de minuten hieronder kloppen met hoe het nu gaat. Het zijn aannames, geen meting, dus vul gerust je eigen minuten in.
Handeling | Minuten per rit nu |
|---|---|
Beschikbaarheid en verlof opzoeken | 2 |
Monteur en tijdstip kiezen | 4 |
Het voorstel nakijken en aanpassen | 0 |
Klant en monteur een bericht sturen | 1 |
Herplannen bij een wijziging | 2 |
Samen | 9 |
100 ritten van 9 minuten is 900 minuten: 15 uur per week.
Het opzoeken en kiezen kost samen 6 van die 9 minuten, dus 600 minuten, 10 uur per week. Het opzoeken kan software overnemen, en bij het kiezen zet het een voorstel klaar. Het besluit blijft werk voor een mens, en daar komen we zo op terug. Tel voor jezelf ook eens na hoeveel ritten per week langs jouw planner gaan: dat getal bepaalt hoeveel uur je terug kunt winnen, meer dan het aantal mensen in je bedrijf.
Wat automatische planning overneemt en wat bij de planner blijft
Splits het werk in handelingen en kijk per handeling wie het doet.
Het systeem doet het zelf, en de planner kijkt na: de beschikbaarheid en het verlof opzoeken in de agenda. Dat kost de planner straks 0 minuten. Ook de berichten aan klant en monteur, met een herinnering een dag van tevoren, schrijft het systeem. De planner leest ze mee in het voorstel. Wil je de berichten zelf zo inrichten, kijk dan bij communicatieautomatisering. Voor de tekst van de herinnering zelf staat er meer in afspraakherinneringen tegen no-shows.
Het systeem zet een voorstel klaar, en de planner past aan en beslist: de monteur en het tijdstip. Het voorstel weegt harde eisen en zachte voorkeuren, zoals in matching software met harde eisen en zachte voorkeuren staat. We nemen aan dat dat nakijken de planner 2 minuten per rit kost. Bij een wijziging stelt het systeem een nieuwe volgorde voor, en het herplannen kost, nemen we aan, nog 1 minuut per rit omdat de planner kiest. Neem een monteur die om 7 uur ziek meldt. Het systeem haalt zijn ritten uit de dag, zoekt wie dezelfde vaardigheid heeft en nog ruimte, en legt per rit een voorstel klaar. De planner ziet in één blik wat er verschuift en wat de klant ervan merkt, en hij hoeft niet eerst het hele rijtje af te bellen.
De planner doet zelf: het gesprek met de klant die niet op maandag kan, het besluit bij twee ritten die tegelijk willen, en het goedkeuren van het voorstel.
100 ritten van 3 minuten is 300 minuten: 5 uur per week. Voor en na scheelt dat 10 uur per week, dus de planner houdt van de 15 uur nog 5 over. Het voorstel laat ook zien waar het knelpunt zit, de dag waarop alle monteurs vol staan, zodat je daar eerder ingrijpt.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
De planner blijft beslissen, met mandaat
Een voorstel met de reden erbij laat de planner zien waarom iemand bovenaan staat, zodat hij kan afwijken als hij het beter weet. Dat werkt alleen met één planner met mandaat: iemand die dagelijks met de planning werkt en mag beslissen, niet de afdeling.
Dan de grens. Een systeem dat belooft dat het alles zelf doet, klopt niet. Er blijft altijd nakijkwerk. Het voorstel neemt de routine over, en de planner houdt de uitzonderingen. Kijk elke week welke voorstellen zijn aangepast, en waarom. Zo worden de regels beter en wordt het voorstel van volgende week scherper. Past de planner steeds dezelfde rit aan, dan mist het systeem een regel: een monteur die een bepaalde klant niet bedient, of een klant die alleen in de ochtend kan. Leg die regel dan vast, en de planner hoeft hem niet elke week opnieuw te corrigeren.
Begin ook niet met alles tegelijk. Kies één planning, bijvoorbeeld de ritten van één team, en laat het voorstel een tijd naast je eigen planning draaien. Pas als het voorstel dag na dag klopt, laat je de planner het als uitgangspunt gebruiken.
Wanneer AI planning nog niet loont
Plan je een handvol mensen die je persoonlijk kent, of staat beschikbaarheid nergens vast, dan loont dit nog niet. Leg dan eerst de beschikbaarheid vast. Kan je planningspakket het al, gebruik dat dan eerst; wat planning apps wel en niet doen staat in een eigen stuk.
Planning Excel automatische opmaak: kleuren zijn geen voorstel
Excel kan met automatische opmaak een rij rood maken als een monteur dubbel staat of een rit buiten werktijd valt. Dat helpt bij het nakijken, maar het is markeren en geen voorstel doen. Een planning in Excel met automatische opmaak vertelt je wat er niet klopt, en niet wie de rit moet rijden.
De volgende stap: kies één planning en meet
Kies één planning met vaste regels en meet de tijd voor en na. Hoe je het proces eerst kiest staat in bedrijfsprocessen automatiseren. Meer over wat wij hierbij doen vind je bij planning en matching.
Wil je weten of een voorstel jouw planning scheelt? Vraag de gratis scan aan: stuur ons hoe je nu plant, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over AI planning
Kan AI mijn planning volledig zelf maken?
Nee, AI zet een voorstel klaar en de planner keurt het goed. Het systeem werkt met de regels en gegevens die jij geeft, en bij een conflict beslist een mens.
Moet ik eerst mijn gegevens op orde hebben?
Ja, want staan klantgegevens en uren op meerdere plekken, dan weet ook een voorstel niet welke versie klopt. Begin met één lijst per rit.
Waar begin ik als ik nu in Excel plan?
Kies één planning met vaste regels en meet de tijd voor en na. Houd daarna een week bij welke voorstellen de planner aanpaste.
