Liquiditeitsbegroting bijwerken kost zeven uur per maand
Stel dat de controller van een bedrijf met veertig mensen elke maandag de liquiditeitsbegroting bijwerkt en er 105 minuten mee bezig is. Hij haalt het saldo op, zet de openstaande posten erbij en tikt alles in Excel over. Vier maandagen is samen zeven uur per maand. Elke maandagochtend gaat maar een half uur naar nadenken. De rest is ophalen en overtikken. Wanneer is jouw liquiditeitsbegroting voor het laatst bijgewerkt?
In een drukke week blijft hij liggen
Wie werkt hem bij jou bij? In een bedrijf van 20 tot 99 mensen is dat de eigenaar zelf, of de controller die ook de maandafsluiting, de btw-aangifte en de bank doet. Het Excel-blad is van die ene persoon, en is hij op vakantie, dan staat het stil.
De uren zijn hier niet de grootste post. Bijna twee uur op een maandagochtend is het eerste wat sneuvelt als het druk is, en druk is het juist in de weken dat het geld krap zit. Dan stuur je op een oud overzicht of op je gevoel. Zo'n overzicht dat blijft liggen speelt in de maakindustrie en groothandel, waar je inkoopt voordat je verkoopt, en in de bouw en installatie, waar je in termijnen factureert.
Wat de liquiditeitsbegroting bijwerken nu kost
Dit is een rekenvoorbeeld. De minuten zijn aannames voor het bedrijf hierboven, geen meting, en we rekenen met vier weken per maand. Vul je eigen minuten in.
Stap | Minuten per week |
|---|---|
1. Het banksaldo ophalen | 5 |
2. Openstaande debiteuren en crediteuren erbij zetten | 30 |
3. Vaste lasten en lonen nalopen | 15 |
4. De verwachte omzet inschatten | 20 |
5. Het overzicht bijwerken | 25 |
6. Erover beslissen | 10 |
Samen | 105 |
Vier weken van 105 minuten is samen 420 minuten, zeven uur per maand.
Stap één, twee, drie en vijf zijn samen 75 minuten per week, en dat is vijf uur per maand aan cijfers overnemen die al ergens staan. Voor het schatten en het besluit, waar je het voor doet, blijft 30 minuten over.
Zo automatiseer je je liquiditeitsbegroting, stap voor stap
Vier van de zes stappen kunnen automatisch. Voor één stap staat een voorstel klaar en schat jij, en één stap blijft mensenwerk. Wat al vaststaat, zoals het saldo, de facturen en de vaste lasten, haalt het systeem op. Wat er gaat komen en wat je ermee doet, blijft van jou.
Stap 1. Het banksaldo ophalen
Zo gaat het nu. Je logt in bij de bank en tikt het saldo van elke rekening over in je blad.
Zo automatiseer je het. Laat het saldo elke ochtend uit de bank of uit je boekhouding komen. Het systeem zet het als beginstand in het overzicht.
Dit heb je nodig. Een bankkoppeling in je boekhouding, of een export die op vaste momenten klaarstaat.
Dit blijft van jou. Een nieuwe rekening aanmelden.
Stap 2. Openstaande debiteuren en crediteuren erbij zetten
Zo gaat het nu. Je exporteert twee lijsten uit de boekhouding en zet elke factuur met de hand in een week.
Zo automatiseer je het. Het systeem haalt de openstaande facturen op en zet elke factuur in de week waarin je het geld verwacht. Bij debiteuren kijkt het daarvoor naar hoe lang deze klant er de vorige keren over deed, want de vervaldatum haalt lang niet iedereen.
Dit heb je nodig. Een boekhouding die bij is, met de betaaldatum per factuur. Je facturen moeten ook op tijd weggaan, want wat een week te laat de deur uit gaat, komt een week later binnen. Dat is het werk van uren en facturatie.
Dit blijft van jou. De klant verzetten van wie je weet dat hij deze maand niet betaalt. Dat staat in geen enkel systeem.
Stap 3. Vaste lasten en lonen nalopen
Zo gaat het nu. Je loopt na wat er deze maand vast afgaat: huur, lease, lonen, vakantiegeld, pensioen, een aflossing, de btw.
Zo automatiseer je het. Leg één lijst vast met alles wat terugkomt, met het bedrag, de dag en hoe vaak het terugkomt. Het systeem zet dan elke post in de juiste week. De lonen komen uit de laatste loonrun en de btw uit de boekhouding.
Dit heb je nodig. Die lijst, één keer goed, en de uitkomst van de loonrun als bestand.
Dit blijft van jou. De lijst aanpassen als er iemand bij komt, een contract afloopt of de huur omhoog gaat.
Stap 4. De verwachte omzet inschatten
Zo gaat het nu. Je kijkt naar de orders, belt met verkoop en vult in wat je denkt dat er binnenkomt.
Zo automatiseer je het. Voor de helft. Het systeem zet een voorstel klaar uit wat het kan zien: de orders die vaststaan, de offertes die uitstaan en wat er vorig jaar in dezelfde weken binnenkwam. Zo zit het seizoen er al in. Wat er echt gaat komen, kan een systeem niet weten.
Dit heb je nodig. Orders en offertes op één plek, met een verwachte datum. Staan ze nog in de mail, begin dan bij orders die uit de mail worden overgetikt.
Dit blijft van jou. De schatting zelf. Jij weet dat die ene grote klant twijfelt, dat de zomer stil is en dat de offerte van vorige week bijna rond is. Het systeem geeft je de cijfers van vorig jaar, en jij schat dit jaar.
Stap 5. Het overzicht bijwerken
Zo gaat het nu. Je plakt alles in het blad, schuift de weken een kolom op en loopt de formules na. Eén verkeerde verwijzing en het eindsaldo klopt niet meer.
Zo automatiseer je het. Het systeem zet alles op een vast moment in één overzicht. Maandag om zeven uur staat het klaar, met per week het geld erin, het geld eruit en het saldo aan het eind, dertien weken vooruit. Een liquiditeitsbegroting per kwartaal of per maand voor de bank komt uit dezelfde cijfers.
Dit heb je nodig. Eén vaste opzet: welke regels je wilt zien en hoe ver vooruit. Dat mag je eigen Excel-blad blijven, of het sjabloon waar je ooit mee begon. Er plakt alleen niemand meer in.
Dit blijft van jou. Bepalen welke cijfers erin staan. Een overzicht dat niemand opent, verandert niets.
Stap 6. Erover beslissen
Dit blijft mensenwerk. Zegt je liquiditeitsbegroting dat je in week zeven onder nul komt, dan belt hij geen klant en verzet hij geen betaling. Jij belt de debiteur na, schuift een inkoop op, stelt een investering uit of belt de bank. Het lezen duurt iets langer dan nu, want je leest ook na wat het systeem ophaalde.
Een signaal kan wel automatisch, bijvoorbeeld een bericht als het saldo in een van de komende weken onder de buffer zakt die jij wilt aanhouden. Dat past bij hoe wij rapportage en dashboarding aanpakken. Het systeem haalt op en bundelt, en jij stelt de vraag en trekt de conclusie.
Wat het oplevert: van zeven uur naar een uur en veertig minuten
Hetzelfde rekenvoorbeeld, nu met de kolom Straks.
Stap | Nu | Straks | Komt uit | Wie doet het straks |
|---|---|---|---|---|
1. Het banksaldo ophalen | 5 | 0 | de bank | Gaat automatisch |
2. Openstaande debiteuren en crediteuren erbij zetten | 30 | 0 | de boekhouding | Gaat automatisch |
3. Vaste lasten en lonen nalopen | 15 | 0 | de vaste lijst en de loonrun | Gaat automatisch |
4. De verwachte omzet inschatten | 20 | 10 | orders, offertes en vorig jaar | Het voorstel staat klaar, jij past aan |
5. Het overzicht bijwerken | 25 | 0 | de stappen hierboven | Gaat automatisch |
6. Nalezen en erover beslissen | 10 | 15 | Jij | |
Samen | 105 | 25 |
Vier weken van 25 minuten is samen 100 minuten, een uur en veertig minuten per maand in plaats van zeven uur.
De 25 minuten die blijven zijn 10 minuten schatten en 15 minuten nalezen en beslissen. Er valt 80 minuten per week af, ruim vijf uur per maand, en het grootste deel daarvan is de 75 minuten ophalen en overtikken.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Het wordt geen nul, en die vijf uur zijn mooi meegenomen, meer niet. Wat telt is dat het overzicht er elke maandag ligt, ook in de drukke week en ook als de controller op vakantie is. Een krappe week zie je dan aankomen terwijl je er nog iets aan kunt doen.
Begin deze week, zonder ons
Zet de volgende keer een klok aan en schrijf per stap de minuten op.
Leg ze naast de minuten uit het rekenvoorbeeld, dan zie je waar jij anders zit.
Schrijf bij elke regel van je begroting waar het getal vandaan komt: de bank, de boekhouding, de loonadministratie of je hoofd.
Kijk hoe oud het overzicht was op de dag dat je er voor het laatst iets mee besloot.
Begin met één bron, de bank of de debiteuren, en laat het een maand naast je blad meelopen. Waarom klein beginnen scheelt, staat in AI implementeren zonder in de pilot-hel te belanden.
Wanneer je dit niet moet doen
Laat niets bouwen als:
je boekhoudpakket al een liquiditeitsoverzicht heeft waar je genoeg aan hebt;
je hem eens per maand bijwerkt en dat een kwartier kost;
je nog niet weet op welke cijfers je wilt sturen;
je boekhouding weken achterloopt.
Dat laatste weegt het zwaarst: wij hebben zelf onderschat hoe lang het duurt om gegevens op orde te krijgen. Staan er facturen open die allang betaald zijn, dan haalt een systeem alleen sneller de verkeerde cijfers op.
Na de liquiditeitsbegroting komt de rest van je cijfers
Maken je mensen meer overzichten met de hand? Bij rapporten en dashboards vullen lees je hoe wij ze uit je eigen systemen vullen. Wil je weten wat laten bouwen en laten draaien kost, lees dan wat het automatiseren van een bedrijfsproces kost.
Wil je weten welke stappen bij jou automatisch kunnen? Vraag de gratis scan aan en stuur ons de minuten per stap en de systemen waar je cijfers in staan, dan hoor je binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over de liquiditeitsbegroting
Wat zegt een liquiditeitsbegroting?
Een liquiditeitsbegroting laat zien hoeveel geld je in een bepaalde periode verwacht te ontvangen en uit te geven (KVK, 2026). Zo zie je per week of per maand of er genoeg op de rekening staat om de lonen, de btw en je leveranciers te betalen. Over winst zegt hij niets.
Wat is het verschil tussen een liquiditeitsbegroting en een exploitatiebegroting?
In een exploitatiebegroting staan je verwachte omzet en kosten, in een liquiditeitsbegroting de betalingen die echt van je bankrekening of uit je kas gaan (KVK, 2026). Koop je een machine en betaal je hem in één keer, dan staat het hele bedrag in de liquiditeitsbegroting van die maand. In de exploitatiebegroting verdeel je het als afschrijving over meerdere jaren. Daarom kan een bedrijf dat winst maakt toch krap bij kas zitten.
Hoe stel je een liquiditeitsprognose op?
Hetzelfde als een liquiditeitsbegroting, want de twee woorden worden door elkaar gebruikt (KVK, 2026). Je begint met het banksaldo en zet daarna op een rij wanneer je geld verwacht te ontvangen en welke betalingen je verwacht te doen. Reken met de dag waarop het geld echt binnenkomt en werk hem op vaste momenten bij.
Is een liquiditeitsbegroting met of zonder btw?
De bedragen zijn inclusief btw (KVK, z.j.): je klant betaalt jou met btw en jij betaalt je leverancier met btw. De afdracht aan de Belastingdienst is een eigen regel; doe je per kwartaal aangifte, dan staat hij in vier van de twaalf maanden. Laat hem uit de boekhouding komen, dan staat hij in de goede week.
