Onderhanden werk bijhouden kost achttien uur per maand
Even een voorbeeld. Een installatiebedrijf met veertig mensen heeft aan het einde van de maand dertig projecten lopen. Om het onderhanden werk te bepalen zoekt de administratie per project de uren, de bonnen en de facturen bij elkaar. Ruim een halfuur per project, dertig keer. Dat is achttien uur, ruim twee werkdagen, voor één getal.
Jij weet wat er vorige maand gefactureerd is. Weet je ook wat er gedaan is en nog op geen enkele factuur staat?
Wat het is, in gewone woorden
Onderhanden werk is het werk dat je aan lopende projecten hebt gedaan en nog niet hebt gefactureerd. De uren zijn gemaakt, het materiaal is verwerkt, maar de factuur moet nog komen. Op kantoor heet het OHW.
Het werkt ook de andere kant op. Stuur je een termijnfactuur voordat het werk gedaan is, dan ben je de klant nog werk schuldig.
De belastingwet zegt het in één zin. De waardering is "het gedeelte van de overeengekomen vergoeding voor het aangenomen werk, dat is toe te rekenen aan dat onderhanden werk" (Wet inkomstenbelasting 2001, artikel 3.29b). Welk deel van de afgesproken prijs hoort bij het werk dat al gedaan is? Daar gaat het om.
Onderhanden werk berekenen: een voorbeeld in uren
Onderhanden werk berekenen doe je per project. Hier een voorbeeld in uren, om het simpel te houden.
Een project is begroot op 400 uur. Eind van de maand zijn er 300 uur gemaakt, driekwart van het werk, en er is één termijn gefactureerd: de helft van de aanneemsom. Dan is een kwart van de aanneemsom onderhanden, gedaan en nog niet gefactureerd. Draai het om: er zijn 100 uur gemaakt, een kwart, en de helft is al gefactureerd. Dan heb je een kwart vooruit gefactureerd.
Je accountant rekent met alle kosten, niet alleen met uren. Een akkoord uit 2009 tussen de Belastingdienst en de brancheorganisaties deelt de kosten tot en met de balansdatum door de totaal verwachte kosten, en vermenigvuldigt dat met de afgesproken vergoeding (Accountant, NBA, 2009). Je bent niet verplicht die methode te volgen. Welke voor jou geldt, bepaal je met je accountant.
Eén ding ziet de som niet. Staan er 300 uur op de teller en is het werk pas half af, dan klopt driekwart niet. Dat weet alleen iemand die het project kent.
Voor wie dit geldt: wie op uren en projecten factureert
Het begrip wordt vooral in de bouw gebruikt, en ook bij installatiebedrijven, in de metaal en in de zakelijke dienstverlening (Accountant, NBA, 2009). Het raakt je zodra een project over de maandgrens loopt en je in termijnen of achteraf factureert.
In de bouw en installatie is dat bijna elk project. Een warmtepomp met een aanbetaling. Een renovatie in drie termijnen. Regiewerk dat je per maand afrekent.
Bij regiewerk is de som kort: de uren en het materiaal die nog niet op een factuur staan. Bij een vaste prijs moet je ook schatten hoe ver het werk is, en dat is waar het lastiger wordt.
Factureer je elke klus in de week dat hij klaar is, dan staat er eind van de maand weinig open. Hoe meer projecten er tegelijk lopen en hoe langer ze duren, hoe groter het getal wordt en hoe minder je het uit je hoofd weet.
Wat je per project moet bijhouden
Voor het cijfer heb je per project vier gegevens nodig:
De uren die erop gemaakt zijn.
Het materiaal en de inkoop: de bonnen, de inkoopfacturen, de onderaannemer.
Wat er al gefactureerd is.
Hoe ver het werk is, en wat er nog moet gebeuren.
Je accountant wil het cijfer per balansdatum hebben, voor de jaarrekening en de aangifte. Wie wil weten hoe de maand echt was, maakt het elke maand. Want een maand met veel werk en weinig facturen lijkt anders slecht, en een maand met een grote termijnfactuur te goed.
De eerste drie gegevens staan al ergens. Het vierde zit in het hoofd van je projectleider.
Waar het handwerk zit: achttien uur per maand voor één lijst
Wie maakt bij jou die lijst? Meestal is dat het hoofd administratie, in een Excel-bestand dat verder niemand begrijpt.
De uren staan in het ene systeem, de bonnen in een app of een map, de facturen in de boekhouding. De stand van het werk moet je navragen. Per project loop je ze alle vier langs.
Dit is een rekenvoorbeeld. We nemen aan dat de minuten hieronder gelden voor het installatiebedrijf hierboven; het zijn geen metingen. Vul je eigen minuten in.
Handeling | Minuten per project |
|---|---|
1. De uren bij elkaar zoeken | 8 |
2. De bonnen en inkoopfacturen erbij zoeken | 10 |
3. Opzoeken wat er al gefactureerd is | 4 |
4. Navragen hoe ver het werk is | 6 |
5. Uitrekenen en in de lijst zetten | 5 |
6. Nalopen wat opvalt | 3 |
Samen | 36 |
Dertig projecten van 36 minuten is 1.080 minuten: achttien uur per maand.
De eerste drie handelingen zijn zoeken naar wat al ergens staat. Samen zijn ze 22 van de 36 minuten, dus elf uur per maand.
Die achttien uur zijn zelden de grootste post. De fouten en het wachten kosten meer. Zolang de lijst niet af is, weet niemand wat er gefactureerd kan worden, en meerwerk dat niet op de bon staat, komt niet in het cijfer en dus ook niet op de factuur.
Wat zich vanzelf bijwerkt, en wat niet
Vier van de zes handelingen kunnen automatisch. Voor één staat een voorstel klaar en beslist je projectleider. Eén blijft mensenwerk.
1. De uren. Automatisch. Het systeem haalt de geschreven uren per project op, en wie zijn uren nog niet heeft ingeleverd, krijgt vanzelf een bericht. Je hebt daarvoor nodig: uren die op een projectnummer worden geschreven.
2. De bonnen en de inkoop. Automatisch. Werkbonnen en inkoopfacturen worden uitgelezen en bij het project gezet. Een bon zonder projectnummer komt op een lijstje voor een mens. Je hebt daarvoor nodig: het projectnummer op elke bon en elke bestelling.
3. Wat er al gefactureerd is. Automatisch. Dat staat in je boekhoudsoftware en wordt opgehaald.
4. Hoe ver het werk is. Een voorstel. Het systeem zet de gemaakte uren naast de begroting en zegt: driekwart. Je projectleider weet dat het leidingwerk klaar is en dat de warmtepomp nog geplaatst moet worden, dus hij past het aan en beslist.
5. Uitrekenen en in de lijst zetten. Automatisch. Dezelfde som, elke keer op dezelfde manier, met het oudste werk bovenaan.
6. Nalopen. Mensenwerk. Iemand loopt de lijst na voordat hij naar de directie of de accountant gaat. Dat duurt iets langer dan nu, want je kijkt ook na wat het systeem heeft overgenomen.
We nemen aan dat het straks 4 minuten kost om het voorstel aan te passen en 5 minuten om na te lopen. Schuif hieronder je eigen aantallen in.
Dertig projecten van 9 minuten is 270 minuten: vierenhalf uur per maand in plaats van achttien. Dat is 13,5 uur minder.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Het cijfer werkt zich dus niet helemaal vanzelf bij. Het verzamelen en het rekenen wel: de lijst is bij op de dag dat je hem opent, en niet één keer per maand. De schatting en het nalopen blijven van mensen. Hoe het cijfer in de jaarrekening komt, blijft van je accountant.
Zo pakken wij uren en facturatie aan: het systeem verzamelt en zet klaar, een mens keurt goed. Staat het cijfer er eenmaal, dan kan het mee in het maandrapport. Zie rapportage en dashboarding.
Vijf vragen bij het nalopen
De vijf minuten per project gaan hieraan op:
Welk werk staat het langst open zonder factuur? Begin daar. Werk van maanden terug factureer je moeilijker dan werk van vorige week.
Welk project loopt over de begroting?
Waar is vooruit gefactureerd, en klopt dat met de afspraak?
Welke bon heeft geen projectnummer, en welk meerwerk staat nergens?
Wat factureer je bewust niet, zoals garantie? Schrijf de reden erbij, zodat het volgende maand niet terugkomt als vraag.
Begin deze week, zonder ons
Neem vijf lopende projecten.
Zoek per project de vier gegevens bij elkaar en zet een klok aan per handeling.
Schrijf erbij waar elk gegeven vandaan kwam: welk systeem, welke map, wiens hoofd.
Kijk welke handeling het grootst is, en of het gegeven al ergens digitaal staat.
Staat het er al, dan is het opzoekwerk en kan het automatisch. Moet iemand het schatten, dan kan een systeem een voorstel doen en beslist die persoon.
Projectleiders en administratie bedoelen vaak iets anders met hetzelfde woord. Vraag ze allebei eens wanneer een project gereed is.
Meet een maand voordat je iets laat bouwen. Waarom dat scheelt staat in AI implementeren zonder in de pilot-hel te belanden.
Wanneer je dit niet moet doen
Laat niets bouwen als je een handvol projecten tegelijk hebt lopen, als uren en bonnen nog niet op een projectnummer staan of elke ploeg het anders doet, of als je projectpakket dit overzicht al kan maken.
Van het cijfer naar de factuur
Weet je wat er openstaat, dan is de volgende vraag hoe het sneller een factuur wordt. De begroting waar je de voortgang tegen afzet, komt uit de offerte; lees offerte maken zonder opzoekwerk. Hoe de hele keten loopt bij een bureau dat per dienst factureert, staat in van aanvraag tot factuur. Wil je weten wat er bij bouwen en beheren komt kijken, lees dan wat het automatiseren van een bedrijfsproces kost.
Wil je weten welke handelingen bij jou automatisch kunnen? We kijken het gratis na. Stuur ons het aantal lopende projecten en de minuten per handeling via contact. Je hoort binnen één werkdag van ons. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over onderhanden werk
Wat betekent OHW?
OHW staat voor onderhanden werk: werk dat gedaan is en nog niet gefactureerd. Een OHW-lijst toont dat cijfer per project.
Wat is het verschil tussen onderhanden werk en onderhanden projecten?
Het verschil zit in wie het risico draagt. Onderhanden werken zijn voorraden: nog niet verkocht, risico bij de ondernemer. Onderhanden projecten zijn met een klant overeengekomen en lopen gewoonlijk over meer dan één verslagperiode (Accountant, NBA, 2013). Of het in jouw jaarrekening onderhanden werk of onderhanden projecten heet, bepaalt je accountant.
Wat is onderhanden werk op de balans?
Op de balans is het een bezit als je meer werk hebt gedaan dan gefactureerd, en een schuld als je meer hebt gefactureerd dan gedaan. Een plus staat bij de vlottende activa, een min bij de kortlopende schulden (Accountant, NBA, 2013). Bij onderhanden projecten telt daar ook winst in mee terwijl het project nog loopt: de post is de gemaakte kosten plus de toegerekende winst, min de termijnen die je al hebt gefactureerd (Accountant, NBA, 2013). Hoe het in jouw jaarrekening staat, regelt je accountant.
