Salarisadministratie: 19 uur per maand bij 120 mensen
Een bedrijf met 120 mensen en wisselend personeel draait elke maand de salarisadministratie. We nemen aan dat dat 19 uur kost: verlof en contracten aanleveren, mutaties invoeren, de loonstroken nakijken en de journaalpost boeken. Het grootste deel daarvan is aanleveren en invoeren, werk dat elke maand terugkomt. Dat zijn 19 uur van je collega van de administratie.
Weet jij hoeveel uur jouw maand kost, en hoeveel daarvan invoeren is en hoeveel nakijken?
Je collega van de administratie doet de salarisadministratie erbij
Heb je geen eigen afdeling voor de lonen, dan doet je collega van de administratie het erbij, naast de facturen en de telefoon. Rond de run blijft de rest liggen, en omdat er elke maand mensen bijkomen en weggaan, is geen maand gelijk aan de vorige.
Wat laat jouw collega liggen in de week dat de lonen draaien?
De maand in één tabel: wat de loonadministratie nu kost
Dit is een rekenvoorbeeld voor het bedrijf hierboven. We nemen aan dat 1 op de 4 mensen elke maand een mutatie heeft: iemand komt in dienst, gaat uit dienst of krijgt andere afspraken. Dat zijn 30 mutaties per maand. De minuten zijn ook aannames, geen meting, dus vul gerust je eigen minuten in.
Stap | Aantal per maand | Minuten per stuk | Minuten per maand |
|---|---|---|---|
Verlof, ziekmeldingen en contracten aanleveren | 120 | 4 | 480 |
Mutaties invoeren | 30 | 8 | 240 |
Loonstroken nakijken voor de run | 120 | 3 | 360 |
De journaalpost boeken | 1 | 60 | 60 |
Samen | 1.140 |
120 loonstroken en 30 mutaties kosten 1.140 minuten: 19 uur per maand.
Het aanleveren (8 uur) en het invoeren van mutaties (4 uur) zijn samen 12 uur, ruim de helft van de maand. Dat is geen rekenwerk, het is overnemen wat al ergens staat.
De stappen van de maand, op volgorde
Elke maand loopt hetzelfde rondje. In deze tabel zie je wie wat doet.
Stap | Wat er gebeurt | Wie doet het |
|---|---|---|
1. Aanleveren | verlof, ziekmeldingen en contracten gaan naar het loonsysteem | jij of je collega |
2. Mutaties | nieuwe mensen, vertrekkers en wijzigingen | jij of je collega |
3. Controle | de loonstroken nakijken voor de run | je collega van de administratie |
4. De run | het loonsysteem rekent en betaalt uit | je loonsysteem of je kantoor |
5. Aangifte | de loonaangifte en de afdracht | je loonsysteem of je kantoor |
6. Journaalpost | de totalen in de boekhouding | jij of je collega |
De run, de loonaangifte en de afdracht doet je loonsysteem of je kantoor. Dat werk nemen wij niet over, dus het staat niet in de som.
Zo laat je de maand lopen, stap voor stap
Een stap loopt vanzelf, twee stappen kijk je na en één blijft gewoon mensenwerk. Honderd procent vanzelf bestaat hier niet: er blijft altijd iemand die de afwijkingen nakijkt.
Stap 1. Verlof, ziekmeldingen en contracten aanleveren
Zo gaat het nu. Een ziekmelding staat in een appje, het verlof in een lijstje en de einddatum van een contract in een map. Rond de run zoekt je collega het bij elkaar: 4 minuten per persoon.
Zo automatiseer je het. Leg verlof en ziekmeldingen vast op één plek en zet de einddata van contracten in één overzicht. Daaruit wordt elke maand klaargezet wat je loonsysteem of je kantoor nodig heeft. Zo doen wij het ook bij personeelsadministratie: wij houden de einddata in de gaten en zetten klaar wat het salaris nodig heeft. Je ziet alleen de uitzonderingen, zoals een melding waar een gegeven bij ontbreekt.
Dit heb je nodig. Een plek waar verlof en verzuim worden vastgelegd, en een lijst met de einddata van contracten.
Dit levert het op. De 480 minuten per maand vallen weg: 8 uur. Een contract dat afloopt zie je op tijd, ook als niemand erop let.
Stap 2. Mutaties invoeren
Zo gaat het nu. Iemand komt in dienst, een ander gaat uit dienst, een derde krijgt meer uren. Elke wijziging komt per mail of op een briefje bij je collega, die de gegevens invoert: 8 minuten per mutatie.
Zo automatiseer je het. Laat elke wijziging binnenkomen op één plek, in een vast formulier: wie, wat er verandert en per wanneer. Een nieuw adres of rekeningnummer laten je medewerkers zelf invoeren, zodat jij het niet hoeft in te typen. Voor een nieuwe medewerker zie je per dossier wat er ontbreekt, en dat wordt nagevraagd. De mutatie staat dan klaar en jij kijkt hem na.
Dit heb je nodig. Een dossier per medewerker waarin staat welke stukken erin horen, en één plek waar een wijziging binnenkomt.
Dit levert het op. We nemen aan dat nakijken 2 minuten per mutatie kost in plaats van 8 voor het invoeren: 30 mutaties kosten 60 minuten in plaats van 240. Dat is 3 uur terug.
Dit blijft van jou. De mutatie nakijken en akkoord geven, vooral bij een nieuw dienstverband.
Stap 3. De controle voor de run: waar het misgaat
Zo gaat het nu. Je collega kijkt elke loonstrook na, 120 stuks, 3 minuten per stuk. Daar komen de fouten boven: overuren die niet kloppen, verlof dat dubbel is afgeschreven, een ingangsdatum die niet klopt. Bij wisselend personeel komen er variabele uren en een onregelmatigheidstoeslag bij.
Zo automatiseer je het. Laat het systeem de loonstroken van deze maand naast die van vorige maand leggen en alleen de afwijkingen melden. Een loonstrook die gelijk is aan vorige maand en past bij de mutaties, hoeft niemand te lezen.
Dit heb je nodig. De loonstroken van vorige maand als vergelijking, en een lijst van wat een afwijking is: andere uren, een nieuwe toeslag of een andere ingangsdatum.
Dit levert het op. We nemen aan dat 1 op de 10 loonstroken afwijkt, dus 12 stuks. We nemen ook aan dat een afwijking 5 minuten kost in plaats van 3, omdat je er echt in duikt. Toch is 12 keer 5 minuten maar 60 minuten in plaats van 360: 5 uur terug.
Dit blijft van jou. Beoordelen of een afwijking klopt, en wat de cao zegt.
Stap 4. De journaalpost boeken
Zo gaat het nu. Na de run komen de totalen als journaalpost in de boekhouding. Je collega boekt hem en kijkt na of de totalen kloppen met de loonstroken: 60 minuten.
Dit blijft mensenwerk. De journaalpost landt in je boekhouding, en daar kijkt een mens of de totalen kloppen met de loonstroken.
Dit heb je nodig. Een vaste dag in de maand en een vaste plek voor de totalen.
Dit levert het op. Niets: de 60 minuten blijven staan.
Fouten in de salarisadministratie: waar het misgaat
Een loonsysteem rekent wat het krijgt. Een verkeerde ingangsdatum, een verlofdag die twee keer is afgeschreven of een verhoging die nog niet is ingevoerd, komt dus rechtstreeks op de loonstrook. De 19 uur zijn niet eens de grootste post. Een foute loonstrook betekent een correctie, een gesprek met de medewerker en een extra betaling, en dat valt midden in de volgende maand.
Heeft je bedrijf een cao, dan bepaalt die de toeslagen en de verhogingen. Die wijzigingen zet een mens met kennis in het loonsysteem. Het systeem meldt de afwijking, maar beslist niet wat de cao zegt.
Zelf doen, uitbesteden of een derde weg
Zelf doen kan als je de regels kent en de maand rustig loopt. Uitbesteden aan een kantoor neemt de run, de loonaangifte en de afdracht over, maar de aanlevering blijft van jou. De derde weg is deels zelf doen en deels uitbesteden: het kantoor draait de run en jij zorgt dat verlof, mutaties en contracten compleet klaarliggen. Meer over die verdeling lees je bij administratiekantoor of automatiseren.
Een kantoor verwerkt alleen wat je aanlevert, dus de overdracht staat of valt met stap 1 en 2. Besteed je uit, spreek dan vooraf af welk probleem onder het contract valt en welke aanpassing extra werk is, want daar botst het later. Het gaat ook om persoonsgegevens van je mensen: alleen wie het voor zijn taak nodig heeft, hoort erbij te mogen.
Wat wij doen is het bewaken, bijhouden en aanleveren: de einddata van contracten, de dossiers, verlof en ziekmeldingen. De loonberekening en de loonaangifte doen wij niet, die blijven bij je loonsysteem of je kantoor. Het zijn terugkerende taken, en wij bouwen ze bovenop het loonsysteem dat je al hebt, zodat het zoeken en het intypen eruit gaan. Wil je het hele kantoorwerk bekijken, kijk dan bij backoffice uitbesteden.
Wat het oplevert: van 19 uur naar 3 uur
Tel de stappen van straks bij elkaar. Het aanleveren kost 0 minuten, de mutaties 60, de controle 60 en de journaalpost 60. De jaaropgave en de loonstrook voor de medewerker komen uit hetzelfde loonsysteem en zitten niet in deze som.
Samen 180 minuten: 3 uur per maand, 16 uur minder dan nu.
Vul hieronder je eigen aantallen in.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Begin deze week
Je hoeft er geen systeem voor te kopen om te beginnen. Dit kun je zelf doen:
Tel vorige maand hoeveel mutaties je had en hoeveel loonstroken opnieuw moesten.
Schrijf per stap op wie het levert en op welke dag.
Zet de gegevens op orde. Loop de einddata van contracten, de adressen en de rekeningnummers na, en reken op meer tijd dan je nu denkt: wat niet meer klopt, zie je pas als je alles naloopt.
Begin met één stap. Pak je er vier tegelijk aan, dan loopt er na een maand niets echt goed.
Wanneer dit niet loont
Heb je een handvol mensen en zit alles in je hoofd of in één lijst, dan kost het inrichten meer dan het oplevert. Houdt je hr pakket of je loonsysteem contracten, dossiers en verlof al bij en geeft het een seintje, gebruik dat dan. Zoek je iemand die de lonen draait, dan is dit niet wat je zoekt: de loonberekening blijft bij je loonsysteem of je kantoor.
Loon salarisadministratie, loonadministratie mkb en salarisadministratie bv: dezelfde maand
Salaris en loon betekenen in het dagelijks gebruik hetzelfde, dus loon salarisadministratie is gewoon de maand uit dit stuk. Ook loonadministratie mkb en salarisadministratie bv gaan over dezelfde zes stappen: aanleveren, mutaties, controle, run, aangifte en journaalpost. Heeft je bv personeel, dan loop je elke maand langs dezelfde stappen als in dit stuk.
Bij online salarisadministratie mkb draait je loonsysteem in de browser. Dat verandert waar je inlogt, niet wat er elke maand moet gebeuren.
De volgende stap
Wil je de aanlevering en de mutaties laten lopen, lees dan hoe personeelsadministratie werkt. De gewerkte uren komen uit je urenregistratie, en daar begint het werk voor het salaris. Het hele kantoorwerk in beeld krijgen doe je met administratie automatiseren. Hoe uren daarna bij de factuur komen, staat bij uren en facturatie.
Wil je weten welke stappen van jouw salarisadministratie je kunt laten lopen? Vraag de gratis scan aan: stuur ons de stappen van je maand en het aantal mensen, en je hoort binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over salarisadministratie
Wat valt er onder salarisadministratie?
Onder salarisadministratie valt het berekenen en uitbetalen van loon, de loonstroken, de loonaangifte en de afdracht aan de Belastingdienst. Verlof en dienstverbanden horen er ook bij.
Kan ik zelf salarisadministratie doen?
Je kunt de salarisadministratie zelf doen als je weinig mensen hebt en de regels voor loon en loonaangifte kent. Hoe groter en wisselender je personeel, hoe meer mutaties je elke maand moet nakijken.
Doet HR salarisadministratie?
De salarisadministratie ligt soms bij HR, soms bij de financiële afdeling en soms bij een extern kantoor. Per stap hierboven zie je wie het moet aanleveren.
