Zonder werkbon app kosten 600 bonnen 75 uur kantoorwerk
Een installatiebedrijf met 30 monteurs krijgt 600 werkbonnen per maand binnen. Op kantoor kost elke bon zeven en een halve minuut: ontcijferen, overtikken, bij het juiste project zetten en factureren. Dat is 75 uur per maand, bijna twee werkweken van iemand op de administratie. Een werkbon app haalt het overtikken eruit, het uitzoeken en het beslissen niet.
Hoeveel bonnen van vorige maand zijn bij jou nog geen factuur?
Zo gaat een bon nu van de bus naar de factuur
De monteur schrijft de bon in de bus, tussen twee klussen door. Aan het eind van de week levert hij een stapel in, of hij stuurt een foto. Op kantoor leest iemand het handschrift, belt als een getal niet te lezen is, en tikt de uren en het materiaal over.
Dan begint het zoeken. Bij welk project hoort deze bon? Stond dat extra uur in de opdracht, of is het meerwerk? Pas als dat klopt, komen er factuurregels. In de bouw en installatie ligt er daardoor altijd een stapel bonnen die nog geen factuur is.
De uren op kantoor zijn daarbij niet de grootste post. Meerwerk dat niet op de bon staat, komt nooit op een factuur. En een factuur die drie weken na de klus weggaat, wordt drie weken later betaald.
Dezelfde week met een werkbon app
De monteur opent de opdracht op zijn telefoon. Klant, adres en project staan er al in. Hij vult zijn uren in, kiest het materiaal uit een lijst, maakt een foto en laat de klant tekenen. De bon is binnen voordat de bus wegrijdt.
Op kantoor tikt niemand meer iets over. De bon hangt aan het project en de conceptfactuur staat klaar in het pakket dat je al gebruikt. Belt een klant, dan staat de vorige bon erbij. En per project staan de uren en het materiaal naast wat begroot was, zodat je al tijdens de klus de nacalculatie ziet. Wat overblijft is een rij: de bonnen die nergens bij passen, het meerwerk waar iemand over moet beslissen, en de facturen die nagelezen moeten worden.
Zo loopt het als alles is ingericht. Met alleen een werkbon app kom je halverwege. Dan is de werkbon digitaal en komt hij als pdf in een mailbox, en tikt iemand hem alsnog over.
Hoe een werkbon app werkt, stap voor stap
Zes stappen, van de klus tot de factuur. Per stap staat erbij wat het systeem doet en wat een mens doet.
Stap 1. De monteur vult de mobiele werkbon in
Het systeem. De opdracht komt uit de planning en staat klaar op de telefoon. De mobiele werkbon heeft verplichte velden: uren, reistijd, materiaal uit een vaste lijst, een foto en de handtekening van de klant. Hoort er een checklist of een keuring bij de klus, dan zit die in dezelfde bon. Zonder die velden kan de monteur hem niet afsluiten.
De mens. De monteur vult hem in, op de klus, en laat de klant tekenen voor wat er gedaan is. Doet hij dat pas op vrijdag uit zijn hoofd, dan heb je een digitale bon met dezelfde gaten als de papieren.
Stap 2. De bon wordt nagekeken
Het systeem. Het controleert elke bon op de fouten die steeds terugkomen: uren zonder materiaal, meer uren dan er in een dag passen, een bon op een opdracht die al gesloten is. Klopt er iets niet, dan krijgt de monteur dezelfde dag een bericht. Wie nog niets heeft ingeleverd ook.
De mens. Bellen als een monteur niet reageert.
Stap 3. De bon wordt aan het project gekoppeld
Het systeem. Het koppelt de bon op het opdrachtnummer aan het project. Dat gaat goed zolang de monteur vanuit een opdracht werkt.
De mens. Bonnen die nergens bij passen: de spoedklus tussendoor zonder opdracht, het adres met twee lopende projecten, de bon die bij de verkeerde klant is geboekt. Iemand zoekt uit waar zo'n bon hoort, en dat is bellen met de monteur.
Stap 4. Het meerwerk wordt beoordeeld
Het systeem. Het legt de bon naast de opdracht en markeert wat erbuiten valt: meer uren dan afgesproken, materiaal dat niet in de opdracht stond, een opmerking van de monteur. Het systeem markeert het als vermoedelijk meerwerk en zet het apart.
De mens. Die beslist. Is het meerwerk, of hoorde het bij de klus? Is het met de klant besproken? Breng je het in rekening? Bij aanneming van werk kan de aannemer voor toevoegingen of veranderingen die de opdrachtgever wilde alleen een hogere prijs vorderen als hij de opdrachtgever tijdig op die prijsverhoging heeft gewezen, tenzij de opdrachtgever dat uit zichzelf had moeten begrijpen (Burgerlijk Wetboek, artikel 7:755). Daarom wil je meerwerk op de bon hebben op de dag zelf, met erbij wie erom vroeg en de handtekening van de klant.
Stap 5. De factuurregels worden gemaakt
Het systeem. Het zet de uren tegen het afgesproken tarief en het materiaal tegen de prijs uit je lijst. Het past je regels voor toeslagen toe en zet de conceptfactuur klaar in je boekhoudpakket.
De mens. De afspraak die afwijkt, een klant met een eigen regeling, een klus waar je iets voor hebt toegezegd. Dat beslis jij.
Stap 6. De factuur wordt nagelezen
Dit blijft mensenwerk. Iemand leest elke factuur na voordat hij weggaat, met de bon ernaast. Dat duurt langer dan nu, want je hebt de bon niet zelf overgetikt.
Stap twee tot en met vijf zitten tussen de app en de factuur. Dat deel richten wij in bij uren en facturatie: het verzamelen, het controleren en het herinneren, bovenop het pakket dat je al hebt.
Dit moet er liggen voordat een app iets oplevert
Opdrachten met een nummer, aangemaakt voordat de monteur vertrekt. Zonder opdracht valt er niets te koppelen.
Eén artikellijst voor materiaal. Typt elke monteur zijn eigen omschrijving, dan zoekt kantoor alsnog de prijs op.
Afspraken op papier: tarieven, toeslagen en wat jij meerwerk noemt. Een systeem past regels toe. Het bedenkt ze niet.
Een pakket waar iets in kan. De app moet regels kunnen wegschrijven in je boekhoud- of projectpakket. Niet elke combinatie heeft een koppeling. Soms is er alleen een export als bestand, en soms moet de koppeling gebouwd worden.
Monteurs die hem invullen. Op de klus, niet op vrijdag.
Reken op werk aan je gegevens. Bij werkbonnen zijn het de opdrachtnummers en de artikellijst.
Het rekenvoorbeeld: van 75 naar 25 uur per maand
Dit is een rekenvoorbeeld. De aantallen en de minuten zijn aannames voor het installatiebedrijf van hierboven, geen meting. Het bedrijf heeft 600 bonnen per maand. We nemen aan dat op één van de tien bonnen meerwerk staat, dat zijn er 60. We nemen ook aan dat straks één van de twintig nergens bij past, dat zijn er 30. De tijd van de monteur telt niet mee: die schrijft nu ook een bon.
Handeling op kantoor | Nu, in minuten | Straks, in minuten | Wie doet het straks |
|---|---|---|---|
De bon lezen en navragen | 600 x 1 = 600 | 0 | Gaat automatisch |
Uren en materiaal overtikken | 600 x 3 = 1.800 | 0 | Gaat automatisch |
De bon aan het project koppelen | 600 x 1 = 600 | 30 x 4 = 120 | Wat past gaat automatisch, de rest zoek jij uit |
Het meerwerk beoordelen | 60 x 5 = 300 | 60 x 3 = 180 | Het voorstel staat klaar, jij beslist |
De factuurregels maken | 600 x 1 = 600 | 0 | Gaat automatisch |
De factuur nalezen | 600 x 1 = 600 | 600 x 2 = 1.200 | Jij |
Samen | 4.500 | 1.500 |
Nu 4.500 minuten: 75 uur per maand. Straks 1.500 minuten: 25 uur per maand.
Van die 25 uur is 20 uur nalezen, 3 uur meerwerk beoordelen en 2 uur uitzoeken waar een bon hoort. Lezen, overtikken en factuurregels maken vallen weg, samen 50 uur. Het koppelen en het meerwerk worden samen 10 uur korter, het nalezen wordt 10 uur langer.
Het aantal bonnen met meerwerk kan straks hoger uitkomen dan 60. Wat nu niet wordt opgeschreven, staat dan wel op de bon. Dat kost kantoor meer tijd, en het komt op de factuur.
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
De scan is gratis · waarde € 500
We kijken mee met je team en laten zien waar de meeste tijd weglekt. Binnen twee weken heb je het advies op papier.
Vul je eigen getallen in. Tel een week lang de bonnen, klok vijf bonnen van de bus tot de factuurregel, en tel hoeveel bonnen iemand moest navragen. Hoe je er daarna een rekening van maakt, staat in wat het automatiseren van een bedrijfsproces kost, met een voorbeeld over werkbonnen.
Wat een werkbon app niet doet
Hij vult niets in wat de monteur niet invult.
Hij weet niet bij welk project een bon hoort als er geen opdracht was.
Hij beslist niet of iets meerwerk is.
Hij leest de factuur niet na.
Begin er nog niet aan als:
je een handvol facturen per maand stuurt;
elke ploeg zijn bonnen anders bijhoudt. Spreek eerst één manier af;
de afspraken over tarieven en toeslagen niet vastliggen. Leg ze eerst vast;
je project- of boekhoudpakket al een werkbon applicatie heeft die niemand heeft aangezet. Gebruik die eerst.
Vier vragen om werkbonnen software mee te toetsen
Komt de opdracht uit de planning in de app, of kiest de monteur zelf een klant uit een lijst?
Waar komt de bon terecht: als pdf in een mailbox, of als regels in mijn boekhoud- of projectpakket?
Wat gebeurt er met een bon die niet compleet is of nergens bij past? Wie krijgt bericht, en waar zie ik de rij?
Kan de monteur meerwerk apart aangeven, met foto en handtekening, ook zonder bereik?
Is het antwoord op vraag twee "als pdf", dan vervangt de app het papier en blijft het overtikken. Vraag een proefperiode en laat twee monteurs hem een week gebruiken op echte klussen.
Na de keuze: eerst meten, dan koppelen
Heb je een werkbon app gekozen, dan gaat het hier verder:
Wil je weten wat de koppeling met je pakket kost aan bouw en beheer? Lees wat het automatiseren van een bedrijfsproces kost.
Wil je weten hoe je begint zonder dat het een proef blijft? Lees AI implementeren zonder in de pilot-hel te belanden: één proces, een maand meten, dan pas bouwen.
Meerwerk beoordelen gaat sneller als de opdracht goed vastligt. Dat begint bij de offerte: zie offerte maken zonder opzoekwerk.
Wil je weten wat er bij jou tussen de app en de factuur blijft liggen? Stuur ons het aantal bonnen per maand, de minuten per bon en het pakket waarin je factureert via contact. Je hoort binnen één werkdag wat wij zouden doen. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.
Veelgestelde vragen over de werkbon app
Is er een gratis werkbon-app?
Gratis proberen kan: er zijn aanbieders met een proefperiode van twee weken, daarna betaal je per gebruiker per maand. Reken er niet op dat een werkbon app gratis blijft als dertig monteurs hem elke dag gebruiken. Kijk bij het vergelijken naar wat er op kantoor overblijft. Een app die de bon als pdf mailt, laat het overtikken staan. Gebruik de proefperiode om de vier vragen hierboven te toetsen.
Hoe kan ik zelf een digitale werkbon maken?
Met een online formulier dat je monteurs op hun telefoon invullen en dat elke bon als regel in een tabel zet. Daarmee is je werkbon digitaal, en voor een paar monteurs is dat genoeg. Het formulier weet niet welke opdracht bij de klus hoort en kent je artikellijst niet. Het koppelen aan het project en het maken van de factuurregels blijven dus handwerk.
Wat moet er op een werkbon staan?
Alles wat je nodig hebt om de factuur te maken zonder de monteur te bellen: de klant en het adres, het opdrachtnummer, de datum, de monteur, de gewerkte uren, het materiaal met aantallen, een omschrijving van het werk, het meerwerk apart, en de handtekening van de klant. Op de factuur moet onder meer staan wat voor diensten je hebt geleverd en de omvang ervan, en de datum waarop ze zijn geleverd (Belastingdienst, 2026). Staat dat niet op de bon, dan staat het nergens.
