Kosten van offertes maken: reken uit wat automatiseren maximaal oplevert

Even een voorbeeld met aannames. Een bedrijf maakt dertig offertes per maand en is per offerte een uur bezig, met het uitzoekwerk erbij. Dat is dertig uur per maand. We nemen aan dat één op de drie een opdracht wordt. Dan gaan twintig van die dertig uur naar offertes die niets opleveren. Zo reken je de kosten van offertes maken uit in uren, en je eigen uurtarief zet je er daarna zelf op.

Weet jij hoeveel uur één gewonnen opdracht je aan offertes kost?

Iedereen in het bedrijf zegt dat offertes veel tijd kosten, maar hoeveel precies weet niemand, want die uren boekt niemand. Dit stuk gaat over jouw kosten als aanbieder. Of je de klant voor een offerte mag laten betalen is een andere vraag, en die leg je voor aan je jurist. Hier krijg je een som die je zelf maakt, met je eigen getallen.

Wat kost één gewonnen opdracht je aan offertewerk?

De uren van al je offertes, gedeeld door het aantal opdrachten dat je wint. Dat is de hele som.

Een som die bij de tijd voor één offerte stopt, geeft een te laag getal. Win je één op de drie offertes, dan betaal je per opdracht het werk van drie, en win je één op de vijf, dan het werk van vijf. De gewonnen opdracht is namelijk de enige plek waar je die uren terugverdient. Dus is dat de goede deler.

Bij de kosten van offertes maken horen ook de offertes die je verliest

Het uitzoekwerk gebeurt bij elke aanvraag, ook bij de aanvragen die nooit een opdracht worden. Die uren staan nergens, terwijl de gewonnen opdrachten ze moeten terugverdienen. Dat is een patroon en geen los geval.

Britse onderzoekers schreven dertig jaar geleden al op wat maakbedrijven hun vertelden. De reactietijd is kort, calculeren kost geld en je offreert op veel meer werk dan je wint, en daardoor kun je zelden elke aanvraag tot in detail uitwerken (Kingsman e.a., 1996). Dat is wat bedrijven toen zelf zeiden, geen meting bij het mkb van nu.

Waar ernaar gevraagd is, blijkt offreren een post met een prijs. In een Britse enquête gaven aannemers en adviesbureaus zelf op wat een inschrijving hun kostte, ook de inschrijvingen die ze verloren (Constructing Excellence, z.d.). Dat ging over 2014 en over bouwprojecten van miljoenen ponden, dus het percentage nemen we niet over. Het punt blijft wel staan, want ook een verloren offerte kost werk.

De som in vier getallen

Je hebt vier getallen nodig: het aantal offertes per maand, de minuten per offerte, je scoringskans en je uurtarief. Met de eerste drie reken je in uren, en dat doen we hier. Het vierde, je uurtarief, zet je er zelf op. Het aantal offertes en je scoringskans haal je uit je eigen administratie, de minuten moet je meten.

Een betrouwbaar cijfer van buiten is er voor die minuten niet, want wat je op internet leest komt van bureaus en van verkopers van software. Meet het dus zelf.

Tijd per offerte berekenen als het werk over meerdere mensen verdeeld is

Je tijd per offerte berekenen doe je door te turven, niet door te schatten. Leg vier weken lang bij elke offerte vast wie er hoeveel minuten aan zat. Tel daarbij alle handen mee: de binnendienst, de calculator en de eigenaar die er nog even naar kijkt.

Tel ook het werk ervoor mee. Bij een installatiebedrijf is dat de opname en het bestek, bij een maakbedrijf de tekening en bij een groothandel de prijsaanvraag met artikelnummers. Hoe dat werk er per vak uitziet, lees je bij offertes en aanvragen bij bouw- en installatiebedrijven en bij orders en offerteaanvragen in de binnendienst van maakbedrijven en groothandels.

Zet er daarna twee kolommen bij, één voor uitzoekwerk en één voor oordeel. Uitzoekwerk is zoeken wat je eerder deed, prijzen opzoeken en het concept opzetten. Oordeel is het gesprek, de prijs bepalen en nakijken. Dat verschil heb je straks nodig.

Met welk uurtarief reken je, de loonkosten of je tarief aan de klant?

Met je interne uurtarief: wat een uur van die medewerker jou kost. Dat is niet het brutoloon, en ook niet het tarief dat je de klant rekent.

De ondergrens zijn de loonkosten per gewerkt uur: het loon plus de premies. Het CBS houdt die per bedrijfstak bij, onder meer voor de bouw, de industrie en de handel (CBS, De arbeidsmarkt in cijfers 2025). Dat is wel een gemiddelde per bedrijfstak, dus een calculator kan erboven zitten, en de werkplek, de software en de overhead zitten er naar ons idee niet in.

Een bedrag noemen wij daarom niet. Jij zet je eigen uurtarief op de uren uit de som, en hoe je zo'n intern uurtarief opbouwt, staat in wat het automatiseren van een bedrijfsproces kost, de hele rekening.

Wat is een normale scoringskans?

Die bestaat niet, dus neem je eigen cijfer. In ouder onderzoek, een studie uit 1988 onder maakbedrijven die op order werken en die Kingsman e.a. aanhalen, liep het deel van de offertes dat een opdracht werd uiteen van 3% tot bijna 100% (Kingsman e.a., 1996).

Ook binnen één sector verschilt het. In een peiling onder bijna 300 bouw- en installatiebedrijven gaven hoofdaannemers gemiddeld rond de 35% op, installateurs 49% en gespecialiseerde aannemers 52% (USP Marketing Consultancy, 2013). Die peiling is uit 2013, een crisisjaar, en de bedrijven gaven het cijfer zelf op, dus een norm voor nu is het niet.

Je eigen cijfer tel je zo. Neem de offertes van de laatste twaalf maanden en kijk hoeveel daarvan een opdracht werden. Tel daarbij in stuks, niet in bedragen.

Rekenvoorbeeld met dertig offertes per maand, één op de drie wordt een opdracht

Dit is een rekenvoorbeeld met aannames, geen meting. We nemen aan dat een bedrijf dertig offertes per maand maakt, dat een offerte zestig minuten kost met het uitzoekwerk erbij, en dat één op de drie een opdracht wordt. Vul gerust je eigen getallen in, want de som werkt hetzelfde.

Dertig offertes van een uur is 30 uur per maand, en dat is 360 uur per jaar. Gedeeld door tien gewonnen opdrachten is die 30 uur 3 uur offertewerk per gewonnen opdracht. Naar de twintig offertes die niets worden gaan 20 van de 30 uur.

De scoringskans doet daarbij meer dan je denkt. Het werk blijft hetzelfde, alleen de deler verandert.

Vraagt een eigenaar of het bij hem loont, dan is dit ons antwoord:

Reken niet uit wat één offerte je kost. Reken uit wat één gewonnen opdracht je aan offertes kost, de verloren offertes meegeteld. Dat bedrag leg je naast elke aanbieding, ook naast die van ons.

Dat bedrag krijg je door de uren per gewonnen opdracht te vermenigvuldigen met je eigen uurtarief.

Wanneer automatiseren het uitzoeken waard is

De uren per jaar zijn je plafond. Meer dan dat kost het handwerk je niet, dus meer kan automatiseren je ook niet opleveren. Daar begint je business case offerteautomatisering, bij wat het werk nu kost en niet bij een belofte van een aanbieder.

Maak de som daarna eerlijk, in drie stappen:

1. Reken alleen met het uitzoekwerk. Alleen dat kan worden voorbereid, en de minuten voor het oordeel blijven staan. Neem dus de kolom uitzoekwerk en niet het hele uur.

2. Reken niet met een hogere scoringskans. Wij vonden geen onafhankelijk onderzoek dat laat zien dat je door automatiseren meer offertes wint, dus de som blijft bij de uren van het werk.

3. Tel vrijgekomen uren alleen mee als er iets anders mee gebeurt. Maakt de calculator daarna meer offertes, of doet hij werk dat nu blijft liggen, dan telt het. Verandert zijn week niet, dan bespaar je alleen op papier.

Wat kost offerte automatiseren zelf? Dat is de andere kant van de som. Welke posten erbij horen, lees je in wat het automatiseren van een bedrijfsproces kost, de hele rekening, en voor jouw offertes volgt het uit de scan. Hetzelfde geldt voor de terugverdientijd. De cijfers die wij daarover vonden komen van aanbieders, zonder bron, dus reken hem zelf uit met jouw uren per jaar aan de ene kant.

Twijfel je of offertes wel het eerste proces zijn om aan te pakken? Lees dan hoe je bij AI implementeren één proces kiest en de rest laat liggen.

Automatiseren of een extra medewerker aannemen?

Tel eerst de uren. In het rekenvoorbeeld is het offertewerk dertig uur per maand, en dat is minder dan één werkweek. Voor dat werk alleen neem je dus niemand aan.

De keuze automatiseren of extra medewerker gaat daarom over meer dan de offertes. Een medewerker kan wat een systeem niet kan: hij belt de klant, bepaalt een prijs en pakt ander werk op. Daar staat tegenover dat hij elk uur loon kost, ook in een rustige week. Reken daarbij met je eigen loonkosten.

Een systeem kan één ding, en dat is het uitzoekwerk klaarzetten, bij elke aanvraag op dezelfde manier. Het voert geen gesprek en neemt geen besluit. Zit je krapte in het uitzoekwerk, kijk dan eerst daar. Zit hij in de gesprekken en de opnames, dan heb je een mens nodig. Dit is een redenering en geen meetresultaat.

Wat een systeem voorbereidt, en wat van een mens blijft

Het gesprek en de prijs blijven van een mens. Het systeem verzint niets en laat alleen zien wat er eerder is gedaan en wat het kostte. Daarna gaat een offerte pas de deur uit als iemand hem heeft nagekeken.

Dat kan op meer manieren, namelijk in het offerteprogramma of ERP dat je al hebt, naast een calculatie in Excel of vanuit de mailbox. Bij Beach Events zei de eigenaar het zo: het systeem bereidt voor, ik voer het gesprek. Beach Events is een eventbureau en geen bouw- of maakbedrijf, maar de verdeling is dezelfde. Hoe het daar loopt, lees je bij aanvragen en offertes bij eventbureaus, en het hele beeld staat bij hoe wij aanvragen voorbereiden en het concept voor de offerte klaarzetten.

Reken je het oordeel toch weg, dan klopt je som niet. Laat je het oordeel in de praktijk weg, dan kan er een offerte de deur uit gaan die niemand heeft gezien.

Wanneer je dit niet moet doen

In zes gevallen raden wij het af.

• Je krijgt maar een paar aanvragen per maand.

• Er is geen geschiedenis om uit te putten, dus geen oude offertes en geen vaste prijzen.

• Je offerteprogramma kan het al. Gebruik dat dan eerst.

• De uren die vrijkomen worden nergens voor gebruikt.

• De tijd zit vooral in het gesprek, de opname en de prijs, en niet in het uitzoekwerk. Dat is onze inschatting, geen meting.

• Je scoringskans is het probleem. Dan helpt sneller offreren niet, en ook dat is een inschatting.

Wat je dan wel doet, is vier weken turven wat een offerte aan tijd kost en de som maken. Kies daarna op welke aanvragen je een volledige offerte maakt.

Stuur ons je vier getallen

Wil je weten of automatiseren bij jou het uitzoeken waard is? Vraag de gratis scan aan en stuur ons je vier getallen: hoeveel offertes per maand, hoeveel minuten per offerte, welk uurtarief en hoeveel er een opdracht worden. Dan hoor je binnen één werkdag of het loont. Als het antwoord nee is, zeggen we dat ook.